Wat is een change control proces en hoe gebruik je het?

een veranderingscontroleproces is een manier voor projectmanagers om verzoeken in te dienen bij belanghebbenden voor herziening, die vervolgens worden goedgekeurd of geweigerd. Het is een belangrijk proces om grote projecten met meerdere bewegende delen te helpen beheren.

als het gaat om het beheren van meerdere projecten, kunnen dingen ingewikkeld worden. Van het coördineren van werktijdlijnen tot het bijhouden van doelstellingen en resultaten, Het Laatste wat je wilt omgaan met een grote project verandering. Maar met een change control proces op zijn plaats, het indienen van project change requests is een eitje.

het veranderingsproces is essentieel voor grote initiatieven waarbij veel teamgenoten interdepartementaal werken. Laten we duiken in het proces en tastbare voorbeelden om u te helpen implementeren van een change control procedure van uw eigen.

wat betekent veranderingsbeheer?

Change control is een proces dat wordt gebruikt om veranderingsaanvragen voor projecten en grote initiatieven te beheren. Het maakt deel uit van een change management plan, dat de rollen definieert voor het managen van verandering binnen een team of bedrijf. Hoewel er veel onderdelen zijn aan een veranderingsproces, is de makkelijkste manier om erover na te denken dat het gaat om het maken van een change log waar je project veranderingsverzoeken zult volgen.

in de meeste gevallen kan elke belanghebbende om een wijziging Verzoeken. Een verzoek kan zo klein zijn als een kleine wijziging van het projectschema of zo groot als een nieuw leverbaar. Het is belangrijk om in gedachten te houden dat niet alle aanvragen zullen worden goedgekeurd, omdat het aan de belangrijkste belanghebbenden is om wijzigingsaanvragen goed te keuren of te weigeren.

omdat het veranderingsproces veel bewegende onderdelen heeft en van bedrijf tot bedrijf verschilt, is het nuttig om tools te implementeren die het levenscyclusproces soepel kunnen laten verlopen. Tools zoals workflow management software kunnen u helpen werk en communicatie op één plek te beheren.

Change control vs. change management

verward door het verschil tussen change control en change management? We nemen het je niet kwalijk. Er zijn veel verschillen tussen change control en een change management plan. Change control is slechts één van de vele onderdelen van een change management strategie.

• Change control: Een change control proces is belangrijk voor elke organisatie te hebben, en kan helpen de stroom van informatie als het gaat om projectwijzigingen. Een succesvol proces moet succes metrics definiëren, uw workflow organiseren, teams in staat stellen om te communiceren, en stel uw team op voor toekomstig succes.

• Change management: een change management plan bestaat uit het coördineren van budget, planning, communicatie en middelen. Dus terwijl een change control proces bestaat uit een formeel document dat een verzoek om verandering schetst en de impact van de verandering, is change management Het overkoepelende plan.

zoals u kunt zien, is een change control proces slechts een klein onderdeel van een groter change management plan. Dus hoewel gerelateerd, zijn de twee termen verschillend.

lees: Wat is change management? 6 stappen om een succesvol verandermanagementproces op te bouwen

Wat zijn de voordelen van een veranderingsbeheer?

het implementeren van een change control proces kan helpen bij het organiseren van uw team met de ondersteuning van de organisatie software en efficiëntie rond project deliverables en vervaldata. Het is ook cruciaal bij het overwegen van de gevolgen van verandering die niet effectief wordt beheerd.

een veranderingsbeheer kan u helpen een resourcebeheerplan of andere doelen voor werkbeheer uit te voeren. Hier zijn enkele extra voordelen van het implementeren van een change control proces.

verhoogde productiviteit

een veranderingscontroleproces elimineert verwarring rond projectresultaten en maakt het mogelijk om de focus te leggen op het uitvoeren in plaats van het verzamelen van informatie. Dit resulteert in verhoogde productiviteit en efficiëntie, vooral met behulp van productiviteitssoftware.

zonder een proces kan de productiviteit lijden als gevolg van de tijd die aan het werk wordt besteed. Met beperkte bandbreedte beschikbaar voor het belangrijkste werk, meer dan een kwart(26%) van de deadlines worden gemist elke week.

effectieve communicatie

het correct documenteren van veranderingen kan communicatieproblemen helpen verlichten. Wanneer doelen en doelstellingen duidelijk zijn gedefinieerd, kan teamcommunicatie bloeien. Houd in gedachten, een change control proces zal niet alle communicatie problemen op te lossen. Het kan nuttig zijn om ook werk management software op te nemen om communicatie over projecten op één plaats te houden.

een veranderingscontroleproces kan dan ook worden gedeeld met uitvoerende stakeholders om eenvoudig context te bieden voor veranderingsverzoeken.

gelezen: 12 tips to effective communication in the workplace

beter teamwork en samenwerking

effectieve communicatie is niet alleen een voordeel op zich, maar kan ook helpen om de samenwerking te verbeteren. Met duidelijke communicatie over projectwijzigingen is het makkelijker om samen te werken en samen te werken.

wanneer veranderingen bijvoorbeeld de eerste keer duidelijk worden gecommuniceerd, hebben belanghebbenden meer tijd om zich te concentreren op creativiteit en teamwork. Zonder effectieve communicatie worden stakeholders gedwongen om tijd te besteden aan het samenstellen van informatie in plaats van creatief met teamleden te werken.

wil je de samenwerking nog verder verbeteren? Koppel uw change control proces met task management software om uw team op te zetten voor succes.

de vijf stappen van een change control proces

net als de vijf project management fasen, zijn er vijf belangrijke stappen als het gaat om het creëren van een change control proces. Hoewel sommige processen enigszins verschillen, bevatten ze allemaal een paar belangrijke elementen. Van initiatie tot implementatie helpt elk van deze basisstappen veranderingsverzoeken efficiënt door de pijplijn te lopen en onnodige veranderingen te voorkomen.

probeer Projectmanagement met Asana

sommigen geven de voorkeur aan het bekijken van de procedure in een change control proces flow, die gemakkelijker te visualiseren kan zijn. Het maakt niet uit hoe je ervoor kiest om ernaar te kijken, de uitkomst zal een definitieve beslissing zijn over de vraag of een veranderingsverzoek is goedgekeurd of geweigerd.

laten we een kijkje nemen in de vijf stappen die een effectief change control proces maken en wat er in elke stap zit.

verzoek om wijziging initiatie

in de initiatiefase van het controleproces voor wijziging wordt een wijziging gevraagd. Er zijn tal van redenen waarom u een wijziging zou kunnen vragen. Bijvoorbeeld, een creatieve deliverable duurt langer dan verwacht. Vervolgens wordt een verzoek gedaan om de leverbare vervaldatum aan te passen. Hoewel een verzoek eerder afkomstig kan zijn van een stakeholder of projectleider, kan een voorgestelde wijziging door iedereen worden aangevraagd.

een teamlid dat een verzoek wil indienen, dient een verzoek in te dienen via een wijzigingsformulier. Als projectmanager moet u de change log opslaan op een plaats die gemakkelijk te vinden is en waar iedereen toegang toe heeft.

zodra het aanvraagformulier is ingevuld, werkt u het wijzigingslogboek bij met een naam, een korte beschrijving en alle andere gegevens die u nodig acht, zoals de datum en de naam van de aanvrager. Het logboek is een overzicht van alle projectwijzigingen, wat nuttig kan zijn voor het beheren van meerdere projecten die vele maanden beslaan.

hier is een voorbeeld van verschillende velden die u zou kunnen opnemen in een aanvraagformulier voor wijziging.

• naam van het Project

• Datum

• Verzoek beschrijving

• Gevraagd door

• eigenaar Veranderen

• Prioriteit

• Impact van de wijziging

• Deadline

De velden die u opneemt, zal afhangen van hoe grondig u wilt uw logbestand te worden en de aard van de wijzigingen die je tegenkomt.

beoordeling van wijzigingsverzoeken

zodra het verzoek is ingevuld en het oorspronkelijke formulier is ingediend en goedgekeurd, wordt het verzoek beoordeeld. Dit verschilt van het oorspronkelijke formulier, aangezien de beoordeling is wanneer de werkelijke verandering zal worden geëvalueerd.

de beoordelingsfase is niet noodzakelijk het moment waarop een beslissing wordt genomen, maar eerder het moment waarop basisinformatie wordt verzameld. De informatie zal waarschijnlijk worden beoordeeld door een project-of afdelingshoofd, die details zal beoordelen zoals de benodigde middelen, het effect van het verzoek, en aan wie het verzoek moet worden doorgegeven.

als het verzoek tot wijziging de eerste beoordeling doorstaat, wordt het doorgegeven aan de analysefase, waar een daadwerkelijk besluit zal worden genomen.

analyse van wijzigingsverzoeken

in de fase van de analyse van de gevolgen van wijzigingen wordt een definitief besluit genomen over de vraag of het verzoek door de relevante projectleider wordt goedgekeurd of afgewezen. Terwijl u ook input kan geven over de beslissing, het is een goed idee om officiële goedkeuring van een leider te krijgen. In sommige gevallen, kan er zelfs een change control board die de controle over elke wijziging goedkeuringen.

voor een goedgekeurd wijzigingsverzoek is ondertekening vereist, en van daaruit wordt het team gecommuniceerd en wordt het proces gedurende de rest van de vijffasenprocedure voortgezet. Het moet worden gedocumenteerd op het change log en ergens anders project communicatie leven om ervoor te zorgen dat alle project stakeholders begrijpen de verschuivingen die nodig zijn.

als het wijzigingsverzoek wordt geweigerd, moet het ook worden gedocumenteerd in het wijzigingslogboek. Terwijl het communiceren van een afgewezen verzoek aan het team niet nodig is, kan het nuttig zijn om verwarring te voorkomen.

implementatie van wijzigingsverzoek

als het wijzigingsverzoek wordt goedgekeurd, gaat het proces over naar de uitvoeringsfase. Dit is waar jij en de projectstakeholders aan de slag gaan om het project te veranderen.

het implementeren van een wijziging zal er anders uitzien, afhankelijk van de fase waarin het project zich bevindt, maar het bestaat meestal uit het bijwerken van de projecttijdlijnen en-resultaten, evenals het informeren van het projectteam. Dan kan het eigenlijke werk beginnen. Het is een goed idee om de omvang van het project te evalueren om ervoor te zorgen dat eventuele wijzigingen in de tijdlijn geen enorme impact hebben op de geprojecteerde doelen.

het is het beste om de informatie van de aanvraag te verspreiden in een gedeelde werkruimte en het change log om ervoor te zorgen dat de productiviteit niet verloren gaat door te zoeken naar nieuwe informatie. U kunt zelfs wilt sturen een herziene business case om al uw bases te dekken.

afsluiting wijzigingsverzoek

zodra het verzoek is gedocumenteerd, verspreid en geïmplementeerd, is het verzoek klaar om te worden afgesloten. Hoewel sommige teams geen formeel sluitingsplan hebben, is het handig om er een te hebben om informatie op te slaan op een plek waar alle teamleden in de toekomst naar kunnen verwijzen.

in de afsluitende fase moeten alle documentatie, change logs en communicatie worden opgeslagen in een gedeelde ruimte die later kan worden geopend. U moet ook het eerste wijzigingsformulier en eventuele herziene projectplannen die u hebt gemaakt langs de weg op te slaan.

zodra de documenten op de juiste plaats zijn, kunt u alle openstaande taken afsluiten en werken aan het succesvol afronden van uw project. Sommige projectleiders organiseren ook een post-mortem bijeenkomst voordat het project officieel wordt afgesloten.

probeer projectbeheer met Asana

change control process voorbeeld

nu u de vijf stappen van een change control proces begrijpt, is het tijd om ze in actie te brengen. We hebben een voorbeeld samengesteld om je een tastbare plek te geven om te beginnen.

voordat u uw eigen plan samenstelt, is het belangrijk om uw huidige processen en tools te evalueren om ervoor te zorgen dat ze goed zijn voor uw team. U kunt zelfs een business case of projectplan maken om aan stakeholders van het bedrijf te presenteren.

de items die u in uw change log opneemt, kunnen verschillen afhankelijk van de soorten wijzigingen die u vaak tegenkomt en hoe ingewikkeld de projecten zijn. Terwijl ingewikkelde projecten die maanden beslaan meer veranderingsverzoeken kunnen krijgen, hoeven kleinere eenmalige projecten mogelijk niet zo gedetailleerd te zijn als een veranderlogboek.

hier is een voorbeeld change log om u een idee te geven van wat u moet opnemen en hoe u uw eigen opmaak. Deze change control voorbeeld bevat:

• naam van het Project

• Taak naam

• Opdrachtnemer

• uitgerekende datum

• de Prioritaire status

• Vooruitgang

• Wijzig type

Deze eenvoudige indeling is een prima uitgangspunt voor een change log, maar u kunt extra velden toevoegen, afhankelijk van de complexiteit van uw project.

om uw eigen change log aan te maken, kunt u een aangepaste sjabloon maken of onze galerij van projectsjablonen bekijken.

wanneer gebruik je een change control proces

het is een goed idee om op te merken wanneer gebruik je een change control management plan, zodat je voorbereid bent wanneer de tijd komt. Er zijn veel verschillende soorten veranderingen die je zou kunnen tegenkomen, afhankelijk van eventuele nieuwe initiatieven en de instrumenten in de plaats.

gemeenschappelijke wijzigingen kunnen verzoeken tot verlenging van termijnen, reorganisatie van informatie of een wijziging van de te leveren zaken omvatten. Hier zijn een aantal extra gevallen waar u misschien een change control proces wilt gebruiken.

• Over scope: u kunt overwegen om dit proces te gebruiken wanneer een project over scope gaat, ook bekend als scope creep.

• projectinconsistenties: als u inconsistenties opmerkt tijdens een project, kan het aanvragen van een wijziging u helpen te voorkomen dat deliverables later opnieuw moeten worden bewerkt.

• steile doelen: in sommige gevallen kunnen OKRs buiten bereik zijn en het is een goed idee om deze problemen te markeren voordat het project is voltooid.

• nieuwe hulpmiddelen: Als er nieuwe processen of tools in de plaats, verandering kan onvermijdelijk zijn, terwijl u uit te werken nieuwe problemen tijdens uw eerste paar projecten.

probeer projectbeheer met Asana

vraag uw manier om

te veranderen hoewel veranderingen onvermijdelijk zijn, hoeft een verandering uw volgende project niet te laten ontsporen. Door het implementeren van een change control proces, kunt u ervoor zorgen dat het project op schema blijft en de communicatie duidelijk en effectief is. Dit zal de productiviteit versterken en verwarring over uw project deliverables verminderen.

in het geval dat u veranderingen tegenkomt, is het geruststellend om te weten dat u de juiste processen hebt om de situatie aan te kunnen. Wanneer u een verandermanagementplan klaar hebt, kunt u de negatieve effecten van een verschuiving in de strategie beperken en u blijven concentreren op het leveren van impact.