Wat is een intranet en is het nog steeds relevant voor uw organisatie?

interne communicatie staat tegenwoordig centraal in de digitale transformatie. En nu bedrijven steeds meer geavanceerde technologische tools gebruiken om te communiceren met en medewerkers te betrekken, is er een groeiende verantwoordelijkheid om effectief de frontlinie en in-office medewerkers te bereiken, ongeacht waar ze werken.

in een recent rapport stelden we vast dat 57% van de interne communicatie-en HR-professionals meer onder druk staan om een samenhangende aanpak van de betrokkenheid van werknemers te ontwikkelen.

Wat is een intranet?

u vraagt zich misschien af: Wat is een intranet? Intranetten zijn particuliere netwerken die door organisaties worden gebruikt om communicatie uitsluitend aan hun personeel te verspreiden, en ze worden al tientallen jaren door bedrijven gebruikt voor interne communicatie.

Wat is het verschil tussen een intranet en het internet?Het verschil tussen het internet en het intranet is eenvoudig: het internet is een openbaar netwerk dat niet in handen is van een entiteit, terwijl een intranet in particulier bezit is en niet toegankelijk is voor iedereen die online kan komen.

zie hoe Boeing onze moderne intranetoplossing in werking heeft gezet met 70% van het personeel dat nu Boeing News bezoekt via desktop, e-mail en mobiel.

Wat is het verschil tussen een intranet en een extranet?

u hebt misschien ook gehoord van een extranet. Het onderscheid tussen een intranet en een extranet is dat, hoewel een intranet beperkt is in de toegang tot een organisatie, een extranet kan worden geopend door geautoriseerde derden, zoals klanten, leveranciers of partners.

intranetten worden voornamelijk gebruikt door werknemers om informatie te zoeken, te communiceren binnen een organisatie en workflows te beheren. Een voorbeeld van een intranet is een website die uitsluitend door een luchtvaartmaatschappij wordt gebruikt om updates en informatie aan haar personeel te leveren.

terwijl intranets begonnen als bouwbare exclusieve bedrijfswebsites, hebben ze nu de mogelijkheid om te integreren met andere tools zoals platforms en sociale media voor een robuuste interne communicatie-ervaring. SharePoint is bijvoorbeeld een populair intranet van Microsoft Office.

voordelen en nadelen van een intranet

voordelen van een intranet

ondanks het feit dat er nieuwe technologie in opkomst is om de communicatie te bevorderen, zijn er voor veel bedrijven nog steeds belangrijke voordelen aan het maken en beheren van een intranet door een eigen team. Hier zijn drie strategische voordelen van het hebben van een bedrijf intranet.

eenvoudige opslag van bestanden en informatie

elke organisatie heeft honderden, zo niet duizenden, van verschillend geformatteerde bestanden zweven tussen e-mail threads, Google Drive, of harde schijven op laptops of desktops. Het hebben van een bedrijf intranet maakt het gemakkelijk om al uw bestanden op te slaan en toegang te krijgen op één centrale locatie. Alle communicatie die plaatsvindt op een intranet wordt ook opgeslagen zolang het intranet actief is. Dit maakt het makkelijker voor individuen om te zoeken naar eerdere berichten van hun bedrijf intranet.

eenvoudige manieren om te communiceren tussen werknemers

intranetten bevatten meestal gebruikersprofielen die vergelijkbaar zijn met uw LinkedIn-profiel. Ze bevatten een foto, functie en beschrijving, en contactgegevens. Elke medewerker met toegang tot het intranet kan nieuwe collega ‘ s ontdekken en berichten sturen via het intranet. Dit vergemakkelijkt meer samenwerking en helpt bij het opzetten van een workforce network.

een goed Content Management systeem (cms)

intranetten begon in de jaren negentig als een eenvoudige welkomstpagina met weinig informatie over een onderneming. Sindsdien zijn ze geëvolueerd naar discussieforums, blogs en sociale functies. Hierdoor kunnen interne communicatoren hun intranet gebruiken om belangrijke berichten en organisatorische updates te delen. CMS intranet stelt interne communicators in staat om eenvoudig inhoud te creëren en te delen over het hele systeem.

nadelen van een intranet

Uiteraard kunnen hulpmiddelen die al tientallen jaren in gebruik zijn ook onhandig en verouderd aanvoelen, vooral als ze niet worden bijgewerkt of aangepast om gelijke tred te houden met de behoeften van het bedrijf. Hier zijn vijf gemeenschappelijke nadelen aan het hebben van een intranet voor veel bedrijven.

informatie is moeilijk te vinden

intranetten zijn traditioneel gestructureerd in een verouderd formaat dat werknemers dwingt om duizenden pagina ‘ s of mappen te doorzoeken om de informatie te vinden die ze nodig hebben. Intranetten halen geen relevante en actuele verhalen op zoals we gewend zijn aan het ontvangen van informatie. Content is vaak verouderd omdat publiceren op intranets moeilijk en tijdrovend kan zijn. Bovendien, u kunt niet richten op werknemers of communicatie personaliseren, zodat de informatie relevant en tijdig is.

omdat informatie moeilijk te vinden is, kunnen werknemers ontgoocheld raken over het bijhouden van intranetcommunicatie. Dit heeft een negatieve invloed op de werknemerservaring en vermindert het effect van uw berichten op bredere bedrijfsdoelstellingen.

Bureauloze werknemers hebben niet gemakkelijk toegang tot intranetten

intranetten zijn beperkt in hun vermogen om alle werknemers te bereiken omdat ze soms alleen toegankelijk zijn op het bureaublad. Externe medewerkers, zoals retailmedewerkers, verpleegkundigen, magazijnmedewerkers en vrachtwagenchauffeurs, hebben mogelijk geen toegang tot intranets. Frontline werknemers kunnen niet beschikken over een bedrijf laptop, thuis toegang tot het intranet, of regelmatige toegang tot het internet. Zelfs als deze werknemers wachten tot ze een computer hebben om toegang te krijgen tot het intranet, is de informatie op het intranet vaak verouderd of ongeorganiseerd, waardoor het voor werknemers moeilijk is om snel de inhoud te vinden die ze nodig hebben. Om elke medewerker te bereiken, moet u ervoor zorgen dat uw communicatiemiddelen externe en veldwerkers ondersteunen.

we verzamelden directe feedback van IT-leiders over dit probleem. Het blijkt dat 80% van de IT-leiders denkt dat een gebrek aan toegang tot informatie de productiviteit in de frontlinie vermindert. Om elke medewerker te bereiken, moet u ervoor zorgen dat uw communicatiemiddelen externe en veldwerkers ondersteunen.

Dow Chemical gebruikte Firstup voor hun moderne intranet en bereikte 80% betrokkenheid met in-office en productiemedewerkers!

mobiel wordt niet ondersteund

het is geen geheim dat we als samenleving verslaafd zijn aan onze mobiele telefoons. Meer dan 85% van de millennials hebben hun eigen smartphone. Veel intranetten ondersteunen geen mobiel of moeten worden bijgewerkt met de volgende mobiele release. Als u al een intranet, kan het verleidelijk zijn om te wachten tot de volgende update die een mobiele functie heeft in plaats van het plegen van een communicatie makeover. Maar door te wachten om de overstap te maken, verliest u een gemakkelijke, toegankelijke manier om te communiceren met uw hele personeelsbestand. Mobiele communicatie, vooral native apps, zijn handig voor elke werknemer en meer kans om hen betrokken te houden.

Updates van intranetten kunnen lang duren

communicatietechnologie en-software verbeteren en ontwikkelen zich voortdurend. We zijn gewend aan regelmatig geplande software-updates, nieuwe releases en spannende nieuwe functies. In vergelijking, het kan jaren duren voor nieuwe intranet versies uit te komen. Microsoft, bijvoorbeeld, is op een release-cyclus van drie jaar. Deze vertraging voorkomt dat interne communicatoren met intranetten toegang krijgen tot de nieuwste strategieën om werknemers op de hoogte en up-to-date te houden. Met deze grote nieuwe releases moeten werknemers ingewikkelde nieuwe functies leren en hun oude workflows aanpassen. Nieuwe releases kunnen niet goed integreren met andere software die u gebruikt of vervelend zijn om te installeren als u te lang wacht tussen releases.

intranetportaaloplossingen zijn niet gebruiksvriendelijk

als u denkt aan een intranetvernieuwing of een intranetsoftware-oplossing, is dit misschien niet de beste investering. Dit is slechts een overlay op uw bestaande intranet, dus al uw dezelfde problemen zijn gewoon bedekt met een mooiere interface. U zult worden geplakt met dezelfde slechte zoekopdracht, verouderde technologie, en gebrek aan mobiele responsiviteit.

het “moderne Intranet” is gemaakt om een aantal van deze problemen op te lossen.

waar past het intranet in de digitale werkplek?

intranetten worden uitgevoerd, aangemaakt en bijgewerkt door een speciaal intranet-of digital workplace-team. Deze teams gebruiken een verscheidenheid aan cross-functionele vaardigheden om het intranet te draaien. Het Spark traject Intranet en Digital Workplace skills matrix laat zien hoe intranet en digital workplace teams een verscheidenheid aan vaardigheden hebben die voortkomen uit technologie en IT management, content en communicatie, user experience design en social and collaboration management.

al deze vaardigheden lenen zich voor het creëren van een tool die communicatie, databasebeheer en ontwerp omvat. De Sparks skills matrix laat ook zien dat de afdeling en haar verantwoordelijkheden niet zo vast of gedefinieerd zijn als HR of IT. Omdat het intranetteam verantwoordelijk is voor zowel het maken, uploaden naar als het beheren van het intranet, kan het moeilijk zijn om te ontdekken waar precies nieuwe functies en tools moeten worden toegevoegd.

het intranet is niet de digitale werkplek. Het doel hiervan is het wegnemen van communicatiebarrières en het bevorderen van efficiëntie, innovatie en groei. Het is geen one-size-fits-all oplossing, maar eerder een best-in-class set van platforms en tools die het werk naadloos laten verlopen. Een succesvolle digitale werkplek maakt gebruik van intelligente workflows om alles on-demand en met minder wrijving te laten werken.

een goed communicatieplatform vormt de kern van de digitale werkplek—het leveren van de juiste informatie op het juiste moment aan de juiste werknemer. Als je mensen niet geïnformeerd zijn, of erger nog, nooit geïnformeerd, zullen je beste inspanningen mislukken. Als ze het niet weten, kunnen ze het niet doen.

Intranet Best Practices

het optimaliseren van de efficiëntie en effectiviteit van uw intranet houdt in dat u de best practices bijhoudt. Omdat intranets al tientallen jaren bestaan, kunnen ze vaak moeilijk of traag worden bijgewerkt. Om het beste intranet te bieden, moet u het volgende doen.

zorg ervoor dat het intranet de voorkeur heeft van uw werknemers communicatiemethode

is een intranet de communicatiemethode die uw werknemers willen gebruiken? Vandaag de dag is er een duidelijke technologische kloof in bedrijfscommunicatie: slechts 25% van de communicatoren gebruikt hun bedrijfsintranetten om met werknemers te communiceren. In plaats daarvan maken interne communicators vaak gebruik van e-mailnieuwsbrieven, bedrijfsapps, digital signage of fysieke postings en aankondigingen.

u moet ervoor zorgen dat een intranet een voorkeursmedium is om uw personeelsbestand te bereiken. Vraag jezelf af:

• gebruiken onze teams het intranet?
• heeft elke werknemer er toegang toe?
• kunnen werknemers de informatie vinden die zij nodig hebben?

als u op een van deze vragen nee antwoordt, is het misschien tijd om uw intranetstrategie voor een meerkanaalsbenadering te heroverwegen.

Wat is een omnichannelbenadering?

werknemers hebben Voorkeuren als het gaat om de manier waarop hun bedrijven met hen communiceren. Sommige hebben geen bedrijf e-mails of laptops, en ze kunnen graag gebruik maken van hun bedrijf apps. Ondertussen kunnen andere werknemers e-mails of intranetten handiger vinden.

het is aan de communicatoren om werknemers te bereiken waar zij zich bevinden en op hun favoriete kanaal. De beste manier om dit te bereiken is om al uw communicatiekanalen te integreren in een workforce communicatieplatform.

hetzelfde geldt voor het intranet. Overweeg om uw intranet aan te sluiten op een communicatieplatform voor werknemers. De Firstup Content Amplifier duwt bedrijfsnieuws en informatie naar het intranet op een manier die medewerkers op de hoogte houdt en terugkomt voor meer. Om uw personeel geïnteresseerd te houden in uw messaging, is het van vitaal belang dat u medewerkers bereikt op het kanaal dat zij verkiezen. Het hebben van een oplossing in de plaats die is eenvoudig te gebruiken en oppervlakken relevante informatie zal werknemers aanmoedigen om te gaan met uw communicatie.

Reach every worker

Intranets werden gemaakt vóór de opkomst van werknemers op afstand, wat betekent dat ze vaak niet zijn bijgewerkt met genoeg nieuwe functies en tools om dit groeiende personeelsbestandssegment te ondersteunen. Uw intranet moet worden gebruikt als een hulpmiddel om al uw medewerkers te verbinden en uw personeelsbestand op één lijn te houden met organisatorische doelen.

om uw berichten een impact te laten hebben, moeten de communicatiemedewerkers ontmoeten bij de keuze van apparaat en kanaal. Dit geldt met name voor het betrekken van desktoploze werknemers, omdat ze mogelijk niet altijd toegang hebben tot een desktop. Gewoon vertrouwen op het plaatsen op het intranet voor al uw communicatie zal niet genoeg zijn om uw personeel te betrekken.

een multichannel-aanpak, inclusief mobiel, is de beste manier om het bereik van uw communicatie te optimaliseren. Meerdere kanalen maximaliseren het aantal touchpoints, om ervoor te zorgen dat uw berichten worden gezien. Deze aanpak zou kunnen zijn instant messaging, een newsfeed-functie, en een mobiele app. Een mobiele app zal vooral helpen bij het bereiken van frontline werknemers die het gezicht van uw bedrijf zijn.

evenzo is het veel gemakkelijker om verschillende medewerkersegmenten te targeten door te begrijpen hoe ze omgaan met de content die u maakt. Werknemers hebben meer kans om te gaan met content die is gepersonaliseerd en relevant. Bijvoorbeeld, als u zich ervan bewust bent dat frontline werknemers gebruik maken van uw bedrijf app meer dan ze uw e-mails te openen kunt u een meerderheid van de in-app messaging om zich te concentreren op hun behoeften.

houd content boeiend en relateerbaar

om de aandacht van uw werknemers echt te trekken, moet uw intranet meer content hebben die waarde biedt aan uw gehele personeelsbestand. De manier waarop we content consumeren is veranderd en de tools die we gebruiken om onze medewerkers te betrekken, moeten de manieren weerspiegelen waarop we online en buiten kantoor communiceren.

om uw contentstrategie te optimaliseren, moet u ervoor zorgen dat werknemers gemakkelijk toegang hebben tot uw berichten en deze kunnen ontdekken. Verschillende soorten inhoud op uw intranet kan omvatten:

• evenementen en conferentiemededelingen
• CEO thought leadership pieces
• FAQs
• it how-to tutorials
• Newsfeeds
• discussieforums
• een blog
• video ‘ s en infographics
• publieke erkenning van individuele prestaties

intranet moet een hulpmiddel om te helpen bieden een geweldige werknemer ervaring. Teams hebben veel meer kans om te worden betrokken bij uw inhoud als je de inhoud gericht op het stimuleren van werknemers participatie in plaats van top-down messaging.

een intranet moet een plaats zijn voor dialoog tussen werkgever en werknemer in plaats van een plaats waar werknemers alleen informatie consumeren in plaats van deel te nemen.

alle beste intranetten hebben deze dingen nodig

opnieuw zijn intranetten een oudere technologie, wat betekent dat bedrijven stappen moeten ondernemen om ze up-to-date te houden en op een manier te werken die aan de behoeften van het bedrijf voldoet. Hoewel intranetten, door het ontwerp, zijn traag te updaten, moeilijk toegankelijk voor externe en frontline werknemers, en waren niet echt gebouwd om tijdig informatie te verstrekken, dat betekent niet dat je niet kunt overwinnen van deze nadelen. De beste intranetten kunnen doorgaans worden uitgerust met de beste tools om uw medewerkers in staat te stellen. Hier zijn de belangrijkste elementen die uw intranet nodig heeft.

gebruiksvriendelijk ontwerp

aangezien het intranetteam verantwoordelijk is voor het uploaden, aanmaken en beheren van het intranet, kan het vaak moeilijk zijn om een stap terug te doen en ervoor te zorgen dat het intranet gebruiksvriendelijk is. Je moet jezelf afvragen waarom werknemers het intranet gebruiken. Gebruiken ze het om samen te werken met collega ‘ s, nieuwe informatie te ontdekken of gewoon papierwerk in te vullen?

dit is wat uw intranet nodig heeft als u het gebruiksvriendelijk wilt maken en medewerkers de tools wilt bieden die ze nodig hebben.

• integratie functionaliteit: in plaats van het ondergaan van de vervelende taak van het updaten van het intranet, met integratie functionaliteit betekent dat u de nieuwste tools en functies kunt krijgen zonder een volledige vernieuwing ondergaan. Met de integratiefunctionaliteit kunt u automatisch nieuws en updates rechtstreeks naar het intranet pushen zonder een extra stap te hoeven zetten.
• zoekfunctionaliteit: een van de grootste belemmeringen van een intranet is een verouderde zoekfunctie. Ervoor zorgen dat uw medewerkers krijgen de informatie die ze nodig hebben zonder urenlang graven door pagina na pagina is van cruciaal belang voor het waarborgen van een gebruiksvriendelijke ervaring.

uw intranet moet de eerste plaats zijn waar uw werknemers de informatie krijgen die zij nodig hebben. Het optimaliseren van hun ervaring betekent ervoor zorgen dat uw intranet is gebouwd om uw personeel in staat te stellen en te ondersteunen.

Metrics

uw intranet dient als een platform voor interne communicatie en helpt bredere bedrijfsdoelstellingen te bereiken. Vraag jezelf af welke rol speelt het intranet bij het oplossen van strategische organisatorische doelen, en is het afgestemd om ze te helpen bereiken?

de enige manier om te weten of het intranet bijdraagt aan het succes van uw onderneming, is door uw interne communicatieprestaties te meten. Om uw communicatiestrategie te optimaliseren, moet u weten wat werkt en wat niet. Door uw communicatiegegevens te analyseren, kunt u ontdekken hoe verschillende medewerkers omgaan met uw berichten.

u moet eerst bepalen welke metrics u wilt volgen om uw prestaties te analyseren. Of het nu gaat om het verhogen van de intranet adoptie of het in staat stellen van medewerkers om te communiceren via het intranet, het identificeren van key performance indicators zal u helpen uw vooruitgang te volgen. Door uw statistieken na verloop van tijd te volgen, kunt u bruikbare inzichten creëren om uw communicatiestrategie te herdefiniëren.

empowerment van werknemers

een succesvolle organisatie heeft een sterke bedrijfscultuur die op alle afdelingen aanwezig is. Een intranet kan dienen als een voertuig om uw missie en waarden over te dragen aan uw gehele personeelsbestand.

medewerkers moeten zich op hun gemak voelen om uw bedrijfscultuur te ontwikkelen en bij te dragen door middel van een levendige dialoog op uw intranet. Maak middelen beschikbaar die medewerkers in staat stellen om een sterke bedrijfscultuur op te bouwen. Functies zoals werknemersherkenning, prestatiedoelstellingen, een onboardingproces en het stimuleren van werknemers om actief te zijn op het intranet kunnen bijdragen aan het opbouwen van een succesvolle bedrijfscultuur.

hoe verhoudt uw digitale werkplek zich?Wist u, volgens McKinsey & bedrijf, dat effectieve interne communicatie de productiviteit met 20-25% kan verhogen?

werknemers betrokken en productief houden is een belangrijk doel voor veel bedrijven. Het hebben van berichten die gemakkelijk toegankelijk zijn en beschikbaar zijn op verschillende apparaten en kanalen staat centraal om teams op de hoogte te houden.

het lijdt geen twijfel dat de productiviteit op de werkplek dit jaar als nooit tevoren is getest. Maar zijn er te veel zakelijke apps die strijden om de aandacht van uw medewerkers? Lees ons rapport en ontdek waarom IT-leiders het ermee eens zijn-74% zegt dat het grote aantal kanalen voor werknemersbetrokkenheid de productiviteit op de werkplek heeft beïnvloed.

naarmate de werknemers meer gedistribueerd raken, moeten communicatiemiddelen elke werknemer kunnen bereiken. De meeste intranetten duren jaren om te updaten en zijn vaak ontoegankelijk voor werknemers die niet aan een bureau werken. Deze inefficiëntie belemmert het vermogen van werknemers om hun rol te vervullen. Hoewel een intranetvernieuwing op uw takenlijst kan staan, kunt u zich afvragen of een intranet alleen de beste oplossing is voor uw communicatiebehoeften. Je moet jezelf afvragen:

1. is een intranet nog relevant voor uw organisatie?
2. zijn uw berichten gebruiksvriendelijk en frequent?
3. heeft uw bureauloze personeel gemakkelijk toegang tot het intranet?
4. bereikt u elke werknemer via de kanalen van hun voorkeur?
5. kunt u zich richten op specifieke medewerkersegmenten met gepersonaliseerde informatie?
6. hoe lang wacht u voordat u uw intranet kunt bijwerken?
7. kunt u de impact van uw communicatie nauwkeurig meten?

als u zich afvraagt waarom u nog steeds een intranet hebt, is het misschien tijd om uw strategie te heroverwegen en gebruik te maken van een communicatieplatform voor werknemers om al uw interne communicatiekanalen te integreren om uw werknemers echt te betrekken en op één lijn te brengen.

een internetvernieuwing lost de fundamentele structurele problemen niet op waardoor werknemers niet tijdig de informatie krijgen die zij nodig hebben. Benut het volledige potentieel van uw intranet door de best practices bij te houden en te integreren met de tools die u kunnen helpen uw bedrijfsdoelstellingen te bereiken.

leer hoe Firstup organisaties met het toonaangevende communicatieplatform voor werknemers in staat stelt om werknemers echt te bereiken, te informeren en te betrekken om als één te werken.

Intranet FAQs

vraag: Wat is een intranet?
antwoord: Intranetten zijn particuliere netwerken die door organisaties worden gebruikt om communicatie uitsluitend aan hun personeel te verspreiden, en ze worden al tientallen jaren door bedrijven gebruikt voor interne communicatie.

vraag: Wat is het verschil tussen het internet en een intranet?
antwoord: het internet is een openbaar netwerk dat niet in handen is van een entiteit, terwijl een intranet in particulier bezit is en niet toegankelijk is voor iedereen die online kan komen.

vraag: Wat is het verschil tussen een intranet en een extranet?
antwoord: Het onderscheid tussen een intranet en een extranet is dat, hoewel een intranet beperkt is in de toegang tot een organisatie, een extranet kan worden geopend door geautoriseerde derden, zoals klanten, leveranciers of partners.Vraag: Waarom zou een bedrijf een intranet gebruiken?
antwoord: intranetten worden voornamelijk gebruikt door werknemers om informatie te zoeken, te communiceren binnen een organisatie en workflows te beheren. Een voorbeeld van een intranet is een website die uitsluitend door een luchtvaartmaatschappij wordt gebruikt om updates en informatie aan haar personeel te leveren.

Vraag: Wat is intranet software?
antwoord: een intranetsoftware stelt bedrijven in staat een privé, veilig netwerk te bouwen dat alleen toegankelijk is voor de werknemers van dat bedrijf. Dit intranet dient als portaal voor medewerkers om toegang te krijgen tot interne en externe bronnen en stelt werknemers in staat om te communiceren, samen te werken en documenten en andere informatie te delen.

vraag: Wat is een intranetsite?
antwoord: een intranetsite is een interne website (of portaal) die werknemers helpt up-to-date te blijven met hun bedrijf. Het dient als een website, communicatiekanaal, kennis management tool, en samenwerking platform. Naarmate bedrijven steeds meer geavanceerde technologische tools gebruiken om te communiceren met en medewerkers te betrekken, is er een groeiende verantwoordelijkheid om effectief de frontlinie en in-office medewerkers te bereiken, ongeacht waar ze werken.