Wat is het doel van een Inkoopordersysteem?

Wat is het doel van een Inkoopordersysteem?

in de loop van kleine ondernemingen zult u zeker goederen of diensten van een ander bedrijf moeten kopen. Of het nu gaat om een bos van kleine aankopen of een paar grote aankopen, Je hebt een manier nodig om de bestellingen te volgen. Een inkoopordersysteem stelt u in staat om de bestellingen te maken en uit te voeren – van de aankoopaanvraag tot aan de Leveranciersbetaling om uw inkoopproces te stroomlijnen.

Hoe werkt een Inkoopordersysteem

zodra u het systeem hebt opgezet met alle gebruikers in uw organisatie – van medewerkers die items kunnen opvragen tot de afdelingshoofden die aankopen goedkeuren, tot de inkoopafdeling die grotere aankopen zal afhandelen, wordt het gemakkelijk om het goedkeuringsproces te automatiseren en dingen door te geven aan de afdeling crediteuren om de betaling van facturen af te handelen.

Aankoopaanvraag

wanneer iemand goederen of diensten voor het bedrijf nodig heeft, creëert hij een aankoopaanvraag die aangeeft wat hij nodig heeft, van wie hij het nodig heeft, wanneer hij het nodig heeft, waar het zal worden geleverd en hoeveel het kost.

van daaruit zal het ter goedkeuring aan het betrokken personeelslid worden voorgelegd. Als het niet is goedgekeurd, kan de medewerker noteren waarom het is afgewezen, of wijzigingen aanvragen voordat het wordt goedgekeurd.

aankooporder

zodra de aankoopaanvraag is goedgekeurd, wordt het een officiële aankooporder die naar de leverancier wordt verzonden. Zodra het door de leverancier is geaccepteerd, wordt het een juridisch bindend contract en vereist de verkoper om de bestelde goederen of diensten te verzenden.

aan elke PO wordt een inkoopordernummer toegekend om het systeem gemakkelijker te kunnen volgen. Het omvat alles van de vordering, samen met het factuuradres, en eventuele aanvullende voorwaarden.

bestelling vervuld

op dit moment heeft de verkoper de bestelde goederen verzonden of de bestelde diensten verricht. De leverancier moet tracking-informatie leveren, zodat uw organisatie weet wanneer u de zending moet verwachten.

ontvangen goederen

zodra de zending aankomt, bevestigt iemand in de organisatie de ontvangst van de artikelen. Omdat items in meerdere zendingen kunnen aankomen, is het belangrijk om de pakbon te controleren op items die elke keer zijn besteld, om ervoor te zorgen dat u alleen items hebt ontvangen die u hebt besteld en alleen betaalt voor wat u ontvangt.

Factuurverwerking

het inkoopordersysteem moet het proces automatiseren waarbij de inkooporder in drie richtingen wordt vergeleken met de ontvangen goederen, met de leveranciersfactuur. In het geval dat iets niet overeenkomt, wordt het gemarkeerd voor handmatige interventie.

wanneer alles overeenkomt, wordt het automatisch doorberekend aan de crediteurenafdeling voor betaling. Dit zorgt ervoor dat er geen facturen vallen door de mazen, zodat u snel te betalen al uw leveranciers, dus het versterken van de relaties met de leverancier en mogelijk waardoor u vroeg betaling kortingen vast te leggen.

in organisaties waar een afdeling het budget beheert, een andere afdeling aankopen doet en weer een andere de rekeningen betaalt, laat een inkoopordersysteem iedereen zien wat er in real-time gebeurt, terwijl papieren systemen veel ruimte laten voor fouten.

voordelen van een Inkoopordersysteem

verbetering van de Ordernauwkeurigheid

het verzenden van een inkooporder naar uw leverancier is een legaal aanbod om een aankoop te doen. Als de leverancier de bestelling aanvaardt, vormt deze een juridisch document tussen u en de leverancier. Totdat de leverancier de bestelling aanvaardt, is er geen contract.

het gebruik van inkooporders geeft een nauwkeurige documentatie van wat er is besteld, in geval van een geschil. De PO vermeldt de hoeveelheden, artikelbeschrijvingen, prijs, kortingen, leveringsdatum en instructies, zodat er minder kans op fouten is in vergelijking met een mondelinge bestelling.

als de gegevens in de PO correct zijn, zal het betalen van de bijbehorende factuur ook veel gemakkelijker worden.

beter aankoopbeheer

aangezien het PO-systeem de kosten schetst voordat een baan begint, is het gemakkelijker om te zien hoe de budgetten worden beïnvloed. U kunt een bestelling plaatsen voor één project, of meerdere projecten tegelijk.

wanneer u goederen of diensten bestelt voor een project, moet u de projectreferentie toepassen op de bestelling, zodat u de goederen op de bestelling kunt koppelen aan het project. Dit automatiseert de toewijzing van voorraad en kosten aan het project in elke fase van de levenscyclus van de inkooporder, zodat u nauwkeurige offertes kunt verstrekken.

als u wilt dat uw POs accuraat is, moet u de werkelijke inkooporderhoeveelheden berekenen om de kosten te bepalen voordat een project begint.

Bespaar tijd en geld

wanneer Leveranciers facturen sturen die verwijzen naar uw PO-nummer, hoeven werknemers geen tijd te besteden aan het controleren of de factuur legitiem is. Omdat de PO een contract wordt zodra de leverancier het aanvaardt, elimineert hij elk geschil hierover.

vanwege het PO-proces moet de factuur in uw boekhoudsysteem worden ingevoerd onder verwijzing naar de oorspronkelijke PO, waarbij de levering wordt geregistreerd en de voorraadniveaus automatisch worden bijgewerkt. Snellere betalingstermijnen betekenen dat u geld bespaart in termen van factuurverwerkingskosten omdat het minder tijd kost om ze te verwerken, zodat uw team productief kan zijn met andere taken.

zaken doen met overheidsinstellingen

de meeste overheidsinstellingen betalen geen facturen voordat zij een geldige aankooporder hebben ontvangen. Zonder de mogelijkheid om POs te creëren, bent u beperkt in termen van uw zakelijke kansen.

als u inkooporders produceert, vertelt u anderen dat u bovenop uw financiën en cashflow staat, zodat u meer vertrouwen kunt krijgen over bedrijven die geen inkoopordersysteem gebruiken.

Stroomlijn uw voorraad

met een effectieve inkoopordersoftware kunt u eenvoudig uw financiële investering in voorraad zien voor een beter voorraadbeheer. U zult in staat zijn om de huidige voorraad niveaus te zien, reorder niveaus, voorraad in de wacht, en gratis voorraad. Dit geeft u een niveau van duidelijkheid en controle dat veel bedrijven missen – wat leidt tot voorraadtekorten. Met behulp van inkooporders geeft u inzicht in al deze gebieden, in aanvulling op de kosten en verkoopproces, zodat u beter kunt zien de winstmarges op elk van uw producten.

ontdek uw beste leveranciers

weet u dat uw beste leveranciers zijn? Weet u bij wie u de meeste van uw producten bestelt? Weet u wat u hebt betaald voor producten uit het verleden, en of u kortingen moet ontvangen per contract of vanwege uw aankoopvolume?Veel bedrijven laten deze vragen onbeantwoord en bewijzen zichzelf als zodanig een slechte dienst.

met uw inkoopordersysteem kunt u sneller en gemakkelijker zien welke leveranciers voor het grootste deel van uw behoeften zorgen. U zult ook in staat zijn om te bepalen welke leveranciers niet houden hun einde van de afspraak – door consistente late leveringen, out of stock items, enzovoort.

met deze informatie kunt u zien wanneer het tijd is om een leverancier te laten vallen ten gunste van een andere leverancier, of wanneer het tijd is om betere betalingsvoorwaarden te onderhandelen met sommige van uw leveranciers.

werken met een solide inkoopordersysteem zorgt ervoor dat uw bedrijf toegang heeft tot veel informatie om u te helpen gegevensgestuurde beslissingen te nemen. Met informatie over wat je uitgeeft, waar je het uitgeeft en met wie je het uitgeeft, kun je keuzes in de toekomst helpen om de groei te versnellen en de winstgevendheid te verbeteren.