Wat is P2P cyclus? – 12 stappen van sap Procure-to-Pay cyclus

een P2P cyclus is een proces voor de manier waarop een organisatie of bedrijf gaat over de aankoop van goederen en diensten, het betalen van de leverancier, en het ontvangen van de goederen.

de cyclus begint met het aanvragen van offertes bij leveranciers alvorens inkooporders te maken die naar leveranciers worden verzonden. Eenmaal ontvangen, worden kwaliteitscontroles uitgevoerd alvorens facturen uit te geven, gevolgd door betaling.

in dit artikel wordt elke stap van de P2P-cyclus in detail besproken.

Wat is P2P-procedure?

de procure-to-pay cyclus (p2pcycle) is de business process activiteiten die plaatsvinden tijdens het maken en accepteren van inkooporders, betalingen voor items of diensten.

dit omvat alles van het inkopen van producten tot het betalen van Leveranciers na ontvangst van deze goederen; het kan zelfs omgekeerde transacties omvatten waarbij eerder gekochte artikelen worden geretourneerd voordat ze worden verzonden!

alle moderne ERP-systemen, inclusief SAP, onderhouden goede P2P-procesautomatiseringsfuncties.

in deze post wordt de P2P-cyclus SAP MM als referentie genomen.

stappen van de P2P-cyclus

hieronder vindt u de 12 stappen van de SAP Procure-to-Pay-cyclus.

het proces van de Procure-to-Pay-of P2P-cyclus begint wanneer een koper een behoefte aan bepaalde goederen of diensten vindt.

vereiste identificatie

de eis-identificatie is de eerste stap in de P2P-cyclus.

wanneer er een tekort is aan grondstoffen of diensten of onderdelen die nodig zijn om de exploitatie voort te zetten, zal de verantwoordelijke persoon de behoefte of het voordeel van het materiaal vaststellen.

de behoefte van het materiaal of de dienst wordt vervolgens aan de inkoopafdeling meegedeeld door een aankoopaanvraag in te dienen.

het aankoopverzoek wordt ingediend bij de inkoopmanager.

machtiging voor de inkooporder

de inkoopmanager evalueert de ontvangen inkooporder.

afhankelijk van het belang en de kosten van het materiaal of de Dienst, zal het voor herziening naar de hogere kaderleden worden gestuurd.

hier kan de bestelling worden goedgekeurd of afgewezen.

goedkeuring van inkooporders

stel dat de inkoopmanager goedkeuring krijgt van zijn senioren. In dat geval machtigt hij de inkooporder en stuurt hij de PO naar de afdeling inkoop.

de aanbestedingsdienst controleert het aanvraagformulier om de vereiste te begrijpen.

Shortlisting van de verkopers

afhankelijk van het type verzoek wordt ofwel een nieuwe lijst van verkopers op de shortlist gezet, ofwel kan de afdeling inkoop de bestaande verkoper rechtstreeks benaderen voor het materiaal.

de shortlist van de verkopers hangt af van hun geloofwaardigheid, leveranciersrating, kwaliteit van het product of de dienst en prijsstelling.

uitgaande van offertes van de verkopers

hier stuurt de koper RFP ‘ s naar alle op de shortlist geplaatste verkopers om de vereisten toe te lichten. De verkopers worden dan gevraagd om hun offertes te geven.

Vendor selection

hier worden de reacties van de verkoper op de RFP geëvalueerd en worden Voorwaarden en offertes met de verkopers besproken.

de verkoper van wie de offerte en de koper de Voorwaarden aanvaardt, wordt op de shortlist geplaatst en de Overeenkomst zal worden ondertekend.

kennisgeving van verzending

zodra de overeenkomst is ondertekend en de PO is bevestigd, stuurt de verkoper de kennisgeving van verzending naar de koper. Informatie over de goederen of diensten die zij leveren.

op dit moment zijn we halverwege de aanbestedingscyclus. Het verzendingsbericht bevat alle details, zoals een beschrijving van de goederen, verzenddatum.

ontvangst van de goederen

het bedrijf ontvangt de goederen van de leverancier. De verkregen materialen of diensten worden geïnspecteerd om de kwaliteit van de materialen te controleren.

het leveringsteam vergelijkt de PO met de kennisgeving van verzending om te valideren of de twee overeenkomen. Als ze overeenkomen, geeft het bedrijf de ontvangst aan de verkoper.

maar als er verschillen zijn, kan de Onderneming contact opnemen met de verkoper en om terugbetaling of vervanging vragen.

registratie van de factuur

na ontvangst van het ontvangstbewijs van de onderneming stuurt de leverancier hun de factuur ter betaling. De factuur bevat alle betalingsgegevens met betrekking tot de geleverde goederen.

3-Weg Match

zodra de factuur van de verkoper is ontvangen, moeten alle gerelateerde documenten, zoals inkooporder en verzendingsbericht, worden beoordeeld door de boekhoudafdeling van het bedrijf.

het doen van een betaling aan de leverancier

stel dat de crediteurenafdeling de overeenkomst vindt tussen alle documenten betreffende prijs, hoeveelheid en voorwaarden. In dat geval geschiedt de betaling aan de verkoper volgens de overeengekomen voorwaarden.

rapportage

zodra de verkoper de betaling verricht, wordt het volledige proces gedocumenteerd en worden rapporten gemaakt.

voordelen van de procure-to-pay-cyclus

de purchase-to-pay cyclus helpt uw bedrijf te groeien met de volgende voordelen.

verbetert het aankoopproces: de procure-to-pay-cyclus definieert duidelijk de stappen die betrokken zijn bij de aankoopprocedure. Vandaar dat het verhoogt de algehele efficiëntie van het aankoopproces.

verlaagt de verwerkingskosten: de ERP-inkoopmodule helpt de verwerkingskosten van de aankoopprocedure te verlagen door het bijhouden van de inventaris zonder papierwerk.

de mogelijkheid om online te bestellen helpt de gebruiker om de voorraadniveaus af te stemmen zodra bestellingen worden verworven.

geeft transparantie: De purchase-to-pay cyclus helpt de inkopers en de verkopers om te zien waar de vordering is. Op deze manier zorgt het voor meer zichtbaarheid in de supply chain.

verbetert de relatie met de verkoper: het inkoop-to-pay-proces zorgt ervoor dat de orders nauwkeurig worden uitgevoerd en betalingen voor de verkopers correct worden gemaakt.

het stelt verkopers en kopers ook in staat om gemakkelijk te communiceren en samen te werken om geschillen snel op te lossen. Deze essentiële dingen leiden tot het verbeteren van de relatie met de verkoper.

geeft een kans om over de prijs te onderhandelen: Omdat het de relatie met de verkoper verbetert, kunnen kopers vragen om te onderhandelen over de prijs en contractvoorwaarden.

maakt gegevensrapportage eenvoudig: wanneer u een voorraadbeheersysteem in de cloud hebt, kunt u eenvoudig realtime rapporten ophalen, zoals rentability reports, cost reports en waste reports.

deze informatie stelt de managers in staat hun kasstroom volledig te beheersen en de juiste aankoopbeslissingen te nemen.

verbetert de productiviteit: doordat het aankoopproces wordt geoptimaliseerd, helpt dit de productiviteit te verbeteren.

helpt bij tijdige levering: wanneer de productiviteit verbetert, levert u het product of de diensten op tijd.

hoe verbetert u de procure-to-pay-cyclus?

door de onderstaande praktijken te volgen, kunt u uw aankoopproces verbeteren.

• de transparantie van het proces behouden
• de beste software implementeren om te betalen
• de leveranciersbetrokkenheid verhogen
• goed georganiseerd contractbeheer
• voorraden verbeteren

automatiseren van de P2P-cyclus

bij de aankoop-naar-pay-cyclus zijn veel afdelingen van de organisatie betrokken, evenals veel verkopers.

omdat het een lang proces is dat veel papierwerk en administratieve taken met zich meebrengt, vraagt het veel geld en tijd.

door de P2P-cyclus te automatiseren, kunnen organisaties het hele proces optimaliseren met behulp van technologie.

minder papierwerk en menselijk ingrijpen door het automatiseren van het P2P-proces helpen bedrijven de operationele kosten te verlagen.

Parameters om de software voor de procure-to-pay-cyclus

te selecteren, moet u de beste technologie voor het P2P-proces kiezen. Bij het selecteren van de software, rekening houden met de volgende parameters.

• snelheid van de software: Selecteer de toepassing die snel werkt, zodat het helpt om de tijd die nodig is voor het proces te verminderen en de teamsterkte te verminderen.
• de flexibiliteit van de software: kies de toepassing die aan al uw bedrijfsbehoeften kan voldoen en volg de bedrijfsregels. De software moet kunnen worden geüpgraded naar de nieuwe versie en gemakkelijk aan te passen aan uw behoeften.
• transparantie: de toepassing moet goede inzichten geven om uw werk te doen. Het moet u toelaten om de juiste informatie te hebben om follow-ups zowel binnen als buiten het bedrijf te verminderen.
• even taken delen: zorg ervoor dat uw software de taak gelijkelijk deelt onder uw teamleden. De software moet de mogelijkheid hebben om vorderingen automatisch naar de leverancier te sturen, afhankelijk van het verleden aankoop geschiedenis.
• Leverancierscommunicatie: de applicatie moet u helpen met uw leveranciers te communiceren, en het moet de verkopers ook in staat stellen om de facturen, goedkeuringen en betalingen zelf te controleren.

lijst van Leveranciers van aanbestedingssoftware

veel leveranciers leveren de software op de markt. Ik noem een paar beste verkopers.

• SAP Ariba
  • het biedt eenvoudige, snelle en gebruiksvriendelijke technologie.
  • het integreert effectief met andere ERP-systemen.
  • het biedt flexibele processen met budgetcontrole en goedkeuringsbeheer.
  • het biedt een absoluut ontvangst-en reunion-proces.
• GEP Smart
  • het is opgebouwd door expertise in het aanbestedingsproces.
  • het biedt uitgebreide technologie voor de directe en indirecte inkoopprocessen.
  • het biedt een cloudplatform met een geüniformeerd upstream sourcing-en downstream inkoopproces.
• Coupa BSM platform
  • het biedt software die volledige zichtbaarheid heeft en het aankoopproces vasthoudt.
  • het biedt een moderne ontwerpervaring.

Wat zijn de uitdagingen van een procure-to-pay cyclus?

bij het verwerken van inkoop-naar-pay wordt een organisatie met veel problemen geconfronteerd. Hier ga ik een lijst van uitdagingen in de procure to pay proces.

consolidering van het systeem en proces

u weet dat een organisatie veel afdelingen heeft, en elke afdeling zal zijn systemen en hulpmiddelen hebben. Dat maakt de integratie van data moeilijk.

gebrek aan gezag en naleving

gewoonlijk beïnvloeden governance en naleving de flexibiliteit van het aanbestedingsproces.

niet bezorgd door het management

in het algemeen is het management van mening dat het aankoopproces geen kritiek proces is. Het management geeft dus minder prioriteit aan het verbeteren van het proces met verbeterde technologieën.

afwezigheid van adoptie

gewoonlijk ontwerpt een persoon die veel meer weet over inkoop en de complexiteit ervan, inkoopinstrumenten of-software.

daarom zal de software volledig gericht zijn op de functies, niet op de bruikbaarheid. Dus soms, gebruikers kunnen problemen vinden tijdens het gebruik van het aanbestedingssysteem.

gebruikers hebben onvoldoende training om het systeem correct te gebruiken. Vanwege al deze kwesties, verschillende bedrijven zullen geen interesse tonen in het aannemen van de aankoop-to-pay-technologie.

gebrek aan communicatie

in veel organisaties zullen veranderingen in de hele organisatie niet met de gebruikers of het personeel communiceren. Dus soms, de organisatie zal er niet in slagen om de juiste inkoop software voor te kiezen.

derhalve zal de gekozen technologie niet aan de gebruikerseisen voldoen. Bovendien beïnvloedt het de kwaliteit en tijdige levering van de output.

hoe moeten de uitdagingen worden aangepakt?

hieronder volgen enkele suggesties om de bovengenoemde uitdagingen aan te pakken waarmee het proces van de aankoop-naar-betaalcyclus wordt geconfronteerd.

automatiseer het proces

het is het beste idee om het hele inkoop-to-pay-proces te automatiseren. Het helpt om de efficiëntie te verhogen en de proceskosten te verlagen.

omzetting van aankoopaanvraag in inkooporder zal automatisch gebeuren.

het goedkeuringsproces, de facturering en andere processen verlopen zonder complicaties en onderbrekingen. Daarom is het geschikt voor zowel leveranciers als de organisatie.

dit geautomatiseerde systeem stelt het inkoopteam in staat zich te concentreren op waardevollere werken. Het stelt ook de Account payable afdeling om de productiviteit te verhogen en de kosten te verlagen.

de technologie betaalt de verkoper op tijd. Er is dus geen risico van betalingsachterstanden. Het helpt om de klant en leverancier te binden met een goede band.

vanwege de vervroegde betaling, kunt u ook enkele kortingen krijgen, wat helpt de kosten te verlagen.

beschouw de gebruikerservaringen

het automatiseren van het proces wordt alleen succesvol en waardevol als het zijn doel dient. Daarom moet het nuttig en gemakkelijk te gebruiken zijn voor de werknemers.

als de werknemers het moeilijk vinden bij het gebruik van het systeem of de technologie, is er geen nut bij de implementatie van het geautomatiseerde proces.

bij de implementatie van een nieuw systeem moet dus rekening worden gehouden met de ervaring van werknemers of gebruikers.

denk aan het juiste ontwerp

gebruik een op de werknemer gerichte methode om het aanbestedingsproces te ontwerpen. Het helpt bij het ontwikkelen van een systeem dat rekening houdt met de gebruiker en bruikbaarheid. Het zal gemakkelijk te gebruiken zijn voor de werknemer naarmate de tijd verstrijkt.

Adopt cloud system

u weet dat Voor een organisatie de beveiliging van stamgegevens veel belangrijker is. Cloud-technologie helpt de organisatie om het bedrijfsproces te standaardiseren.

het verhoogt de efficiëntie en vermindert proceskosten. Het stelt de organisatie ook in staat om het systeem snel en efficiënt te veranderen.

houd het proces flexibel

In het oude aankoopproces werd het proces alleen intern uitgevoerd met één of twee apparaten.

tegenwoordig vragen werknemers de toegang overal, op elk moment, met ongeacht welke apparaten.

zodat de werknemer overal en altijd kan werken en daardoor het procure-to-pay-proces op volle snelheid verbetert.

conclusie

deze blog post heeft u een basiskennis van de 12 stappen die betrokken zijn bij SAP Procure-to-Pay cyclus gegeven.

de “Procure-to-Pay” – cyclus is een proces waarbij goederen van de plaats van aankoop naar de levering worden vervoerd. Het gebeurt in meerdere fasen en kan efficiënter worden gemaakt door automatisering.

toekomstige technologie zou de blockchain kunnen zijn in procure-to-pay om de transparantie te vergroten.

de blockchain is een open, gedistribueerd grootboek dat verifieerbare en onveranderlijke activiteiten tussen twee partijen kan registreren.

niet alleen SAP MM, p2p cycle Oracle apps, PeopleSoft en soortgelijke enterprise software oplossingen bieden P2P functionaliteiten.

dit vindt u ook leuk:

• lijst van top 7 ERP-modules detail
• ERP-Aankoopmodule en de functies
• Wat is de jaarlijkse actuele inventaris?
• Wat is klantorder?
• Wat is vraagbeheer?