Outlook Anywhere: Una herramienta antigua con nueva vida en la era del trabajo remoto

El trabajo desde casa y el trabajo desde cualquier lugar ya no son solo términos elegantes, sino una realidad hoy y se espera que también sea una forma de vida del futuro. Esta tendencia requiere un pensamiento listo para usar y la necesidad de herramientas como Outlook Anywhere que ayuden a los empleados y las organizaciones a encontrar un equilibrio entre flexibilidad y seguridad. Y dado que muchos empleados que trabajan desde casa todavía usan versiones anteriores de Microsoft Outlook, aquí es donde Outlook Anywhere puede ser especialmente útil.

¿Qué es Outlook Anywhere?

Outlook Anywhere es una característica ofrecida por Microsoft para permitir a los usuarios de Microsoft Outlook 2010, 2003 y 2007 acceder a sus correos electrónicos y calendario fuera de su respectivo dominio corporativo sin tener que usar una red privada virtual.

En otras palabras, los empleados pueden acceder a sus correos electrónicos corporativos a través de una conexión a Internet sin preocuparse por los riesgos de seguridad. No requiere VPN ni ninguna otra red segura para acceder a correos electrónicos de forma remota.

¿Cómo funciona Outlook Anywhere?

Ahora que sabes lo que es, echemos un vistazo a la tecnología subyacente para entender cómo funciona.

En términos generales, en un entorno corporativo, el cliente de Outlook utiliza Llamadas a procedimientos remotos (RPCs) con TCP / IP para comunicarse con el servidor de Exchange para enviar y recibir mensajes, calendarios, tareas y más. Esta es una forma rápida y eficiente de comunicación entre el cliente de Outlook y el servidor de Exchange.

¿Qué sucede cuando el cliente de Outlook está fuera de la red corporativa?

Normalmente, utiliza VPN para conectarse a su red corporativa y acceder a sus correos electrónicos. De hecho, con una VPN, puede acceder no solo al correo electrónico, sino también a otros servicios seguros en su red corporativa porque la conexión pasa por el firewall de la organización.

Pero Outlook Anywhere no requiere una VPN para conectarse, y puede acceder al servidor Exchange a través de una conexión a Internet. Esto es posible porque el cliente de Outlook utiliza RPC sobre HTTP para conectarse.

Sin embargo, Exchange 2007 y 2010 requieren una configuración manual para configurar Outlook en cualquier lugar. Si tiene Exchange 2013, 2016 o superior, no tiene que preocuparse por configurar nada porque usan RPC sobre HTTP de forma predeterminada.

Entonces, ¿cómo puedes configurarlo?

Configuración de Outlook en cualquier lugar

Es fácil configurar Outlook en cualquier lugar y, antes de entrar en los detalles, estos son los requisitos previos.

• Microsoft Windows XP SP2 o posterior.
• Microsoft Exchange Server 2003 o, si tiene la versión 2007, debe ejecutarse en Windows Server 2003.
• Una administración de Exchange para configurar configuraciones manualmente en el servidor para permitir conexiones a través de HTTP.

Pasemos a las configuraciones a realizar tanto por un usuario como por un administrador de Exchange con todo esto en su lugar.

Configuración de usuario

Los usuarios no tienen muchas configuraciones que manejar porque el administrador de Exchange se encarga de la mayoría de las cosas.

Por lo tanto, un usuario aquí tiene una guía paso a paso sobre lo que debe hacer.

• En su Microsoft Outlook, vaya a Herramientas- > Configuración de la cuenta.
• Elija la cuenta de Exchange y busque una opción llamada ” Cambiar.”Haz clic en él.
• En esta pestaña, ingrese el nombre de Microsoft Exchange y su nombre de usuario si aún no están configurados, y haga clic en el botón “Más configuraciones”.
• Vaya a la pestaña” Conexión “y marque la opción” Conectarse a Microsoft Exchange mediante HTTP”. Nota si esta opción no está disponible, significa que su cuenta no está configurada para Outlook en ningún lugar, así que póngase en contacto con el administrador de Exchange.
• Después de marcar la opción, haga clic en el botón” Configuración de Proxy de intercambio ” justo debajo.
• En la configuración de conexión, ingrese la URL proporcionada por su administrador de Exchange.
• Marque las opciones” Conectarse solo con SSL “y” Conectarse solo a servidores proxy que tengan este nombre principal en su certificado ” si su administrador lo solicita porque depende de la configuración de Exchange server.
• En el cuadro de texto a continuación, escriba”msstd”: seguido de la URL que ingresaste anteriormente.
• Para la configuración de autenticación de proxy, seleccione “Autenticación básica”o” Autenticación NTLM”.
• Clock OK de todas las ventanas.

Conecte su Outlook al servidor Exchange y vea si funciona. De lo contrario, comprueba si has seguido los pasos correctamente y ponte en contacto con el administrador de Exchange si es necesario.

Configuración de administrador de Exchange

Si eres el administrador de Exchange, tienes que hacer muchas más configuraciones, como:

• Configure la función de detección automática si no está habilitada de forma predeterminada.
• Compre un certificado SSL para su nombre de dominio e instálelo en su servidor IIS.
• Use el Administrador del servidor para agregar la característica RPC sobre HTTP.
• Utilice una herramienta de prueba de conectividad remota para comprobar si las conexiones remotas funcionan.
• Compruebe si su enrutador de firewall tiene el puerto 443 abierto para enviar tráfico a su servidor de correo.

Veamos ahora cada elemento de la lista.

Configure los ajustes

Como primer paso, configure los ajustes en su servidor para que sea propicio para Outlook en cualquier lugar. Para hacer esto:

• Abra la Consola de administración de Exchange y vaya a Configuración del servidor – > Acceso de cliente.
• En el panel derecho, busque “Configurar cliente externo” en el sub-panel acceso al cliente.
• Esto abre un asistente, y aquí, agregue su servidor para que los clientes externos puedan acceder a él.
• A continuación, mire un sub-panel en el centro del lado derecho, y encontrará una opción llamada “Habilitar Outlook En cualquier lugar”, Haga clic en eso para habilitar esta opción. Si ya lo tiene habilitado, verá una opción “Deshabilitar Outlook en cualquier lugar” en su lugar.
• Para habilitar, ingrese el nombre de host externo, y este es el mismo que usará para el certificado SSL. Además, seleccione el tipo de autenticación (basic o NTLM).

Además, compruebe si hay un registro de detección automática en su servidor DNS. Para comprobar esto, vaya al administrador del servidor, servidor DNS -> Zonas de búsqueda directa -> su URL. En el panel central, busque el registro de detección automática. Si no lo encuentra, agregue esta opción.

Para esto:

• • Vaya al Administrador de DNS de su dominio y vaya a Acción > CNAME.

I

• Se abre un cuadro de diálogo y aquí, agregue Detección automática como el tipo y autodiscover.outlook.com como la dirección CNAME. Haga clic en Aceptar .

Compre el certificado SSL

Una vez que lo haya configurado, compre el certificado SSL a continuación. Aunque no tiene que hacer esto justo después de la configuración, aún así es algo que debe hacer para habilitar Outlook en cualquier lugar.

• El siguiente paso es comprar el SSL. Dado que se basa en un par de claves público-privadas, debe proporcionar la clave de su servidor. Para encontrar esta clave, vaya a la consola de administración del servidor, elija su servidor y busque la opción “Crear solicitud de certificado” en el panel superior derecho. En la nueva ventana, ingrese los detalles, como el nombre del servidor, la ubicación y la organización.
• Esto genera un archivo de texto con su clave, y ahora, cargue esta clave en el sitio donde está comprando el certificado SSL. A su vez, el proveedor creará un certificado y lo enviará a un ID de correo electrónico en su dominio.
• Una vez que obtenga el certificado, instálelo en su servidor. Para ello, vuelva a la consola de administración del servidor y busque una opción llamada “Solicitud de certificado completa” en el panel superior derecho. Cargue el certificado desde el proveedor SSL y estará listo.

Agregar RPC sobre HTTP

El siguiente paso es agregar RPC sobre HTTP. Para esto:

• Vaya al Administrador del servidor y desplácese hacia abajo hasta la pestaña características.
• En el panel derecho, haga clic en “Agregar características”.”
• En la ventana emergente, desplácese por las características y marque ” RPC sobre proxy HTTP.”Haz clic en instalar y listo.

Pruebe la conectividad remota

Una vez que haya realizado todos los pasos, compruebe si la conexión remota funciona. Hay muchas herramientas, y de la que hablaremos aquí es el Analizador de Conectividad remota.

• Vaya a la consola de administración de Exchange y desplácese hacia abajo hasta “Caja de herramientas” en el panel izquierdo.
• Busque el Analizador de Conectividad Remota en el panel central. Esto abre un navegador web y, en él, elige Outlook. En la página siguiente, introduzca la dirección de correo electrónico y la contraseña. Al introducir las credenciales, esta herramienta intentará conectarse al servidor de Exchange a través de Internet.
• Esta herramienta probará automáticamente su configuración de DNS, certificado SSL, RPC sobre HTTP y configuraciones de detección automática.

Con esto, su organización está lista para Outlook en cualquier lugar.

Outlook Anywhere es una excelente opción para las versiones anteriores de Microsoft Outlook, ya que permite a los usuarios acceder de forma segura al servidor Exchange de su empresa a través de Internet. Elimina la necesidad de VPN y brinda a los usuarios la flexibilidad de trabajar desde cualquier lugar.

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