Pasos Involucrados en la Planificación / Dotación de Personal | Gestión

Los siguientes puntos destacan los cinco pasos principales que intervienen en la planificación de la mano de obra. Los pasos son: 1. Análisis de Trabajos 2. Inventario de Habilidades 3. Previsión de Personal 4. Plan de Empleo 5. Formación y Perfeccionamiento del Personal.

Paso # 1. Análisis de puestos de trabajo:

Cualquier programa de planificación de la mano de obra es conocimiento de los puestos de trabajo existentes en la organización. La información es necesaria para elaborar planes de contratación, seleccionar y capacitar a los empleados, proporcionar una remuneración adecuada y elaborar evaluaciones válidas de la actuación profesional. El análisis del trabajo proporciona esta información.

Es la identificación de las actividades específicas a realizar en un trabajo y las características de la persona, la situación de trabajo y los materiales o equipos necesarios para realizar el trabajo de manera efectiva. El análisis de puestos de trabajo es el procedimiento mediante el cual se aseguran, organizan y combinan los hechos con respecto a cada puesto de trabajo.

El análisis de puestos de trabajo puede definirse como un proceso de descubrimiento e identificación de la información prominente relacionada con la naturaleza de un puesto de trabajo específico. Es la determinación de las tareas que comprenden el trabajo y de las habilidades, conocimientos, habilidades y responsabilidades requeridas del trabajador para el desempeño exitoso del trabajo. Se ocupa esencialmente de la recopilación de datos y luego de analizarlos.

Análisis de puestos de trabajo:

El objetivo principal de este análisis es describir y definir la distinción entre los diversos puestos de trabajo de la organización y sus relaciones.

Proporciona al analista datos básicos relativos a trabajos específicos en términos de deberes, responsabilidades, habilidades, conocimientos, etc. Para citar a William Spriegel, “El análisis del trabajo es el proceso de evaluar críticamente las operaciones, los deberes y la relación del Trabajo”.

Edwin Flippo. “El análisis del trabajo es el proceso de estudiar y recopilar información relacionada con el funcionamiento y las responsabilidades de un Trabajo específico.”

El análisis de empleos básicamente busca proporcionar información sobre siete áreas principales:

(i) Identificación del trabajo:

El título del trabajo.

(ii) Naturaleza del trabajo:

Esto incluye las características del trabajo, su ubicación, entorno físico,supervisión, etc.

(iii) Operaciones Involucradas en la Realización del Trabajo:

Lo que hace el empleado, operaciones y tareas específicas que conforman la asignación, su tiempo e importancia relativos, la simplicidad, la rutina o la complejidad de las tareas.

(iv) Materiales y equipos que se utilizarán en la realización del trabajo.

(v) Atributos personales necesarios para realizar el trabajo. Esto está relacionado con la educación, el entrenamiento, la fuerza física, las capacidades mentales.

(vi) Cómo se realiza el trabajo.

(vii) Relación con otros trabajos.

(viii) Otros, como las oportunidades de ascenso, los patrones de ascenso, la relación con otros puestos de trabajo en la organización.

Los tres resultados inmediatos del análisis del trabajo son:

(a) Descripción del trabajo

(b) Especificación del trabajo

(c) Evaluación de puestos de trabajo.

a) Descripción del trabajo:

Es una declaración fáctica organizada del contenido del trabajo en forma de deberes y responsabilidades de un trabajo específico. Esto debe prepararse antes de que se anuncie una vacante. Hace hincapié en los requisitos del puesto de trabajo. El documento es de carácter descriptivo y constituye un registro de los hechos del trabajo de manera organizada. El analista de trabajo debe preparar el documento de manera objetiva después de obtener informes de empleados en varios niveles, como trabajadores, capataces y supervisores de identificación.

El contenido de la descripción del trabajo es:

Título del trabajo, Ubicación del trabajo, Resumen del trabajo, Tareas a realizar, Máquinas, Herramientas y materiales, Relación con otros trabajos, Naturaleza de la supervisión y entorno de trabajo.

(b) Especificación de trabajo:

Este es un documento que especifica las cualidades humanas mínimas aceptables necesarias para realizar una propiedad de trabajo. Establece los requisitos que debe cumplir la persona que ha de ser seleccionada o designada para desempeñar el trabajo.

Es una varilla de medición del personal y combina las cualidades requeridas para un desempeño aceptable de un trabajo, como la educación formal, la actitud psicológica, las mediciones físicas, etc. La evaluación de estas cualidades se registra en el documento de especificación del trabajo. Esto puede implicar un elemento de subjetividad. La evaluación adecuada de estas cualidades depende de los juicios de valor de muchas personas.

c) Evaluación de puestos:

Es un método analítico y sistemático para determinar las tasas de remuneración de los puestos de trabajo. Es un intento de determinar y comparar las exigencias que el desempeño normal de determinados puestos de trabajo supone para los trabajadores medios, sin tener en cuenta las capacidades individuales de rendimiento de los trabajadores. Es la tarea de determinar las exigencias en términos de esfuerzo y capacidad que el desempeño normal de un trabajo impone a un trabajador normal.

Dale Yoder define la evaluación de puestos de trabajo, “como una práctica que busca proporcionar un grado de objetividad en la medición del valor comparativo de los puestos de trabajo dentro de una organización y entre organizaciones.”

El propósito de la evaluación de puestos de trabajo es medir el valor relativo de los diferentes puestos de trabajo en la organización. Valora el trabajo y no al hombre. Una vez que se determina el valor del trabajo, es fácil determinar y fijar el nivel de salario o salario que será justo y ejecutable.

Así que la evaluación del trabajo hace tres cosas:

(i) Proporciona normas que permiten a una empresa actuar de manera uniforme en todos los asuntos relacionados con la administración de salarios y salarios.

(ii) Permite una gestión ordenada de todos los puestos de trabajo de la empresa en función de sus aportaciones.

iii) Toma en consideración los tipos de mercado comparando el nivel salarial comunitario con el nivel de la organización.

Por lo tanto, facilita la gestión en la evolución de una estructura salarial racional y consistente. También establece los criterios para la fijación de sueldos y salarios. Tiende a eliminar las desigualdades salariales dentro de la organización. Ayuda en la selección y contratación adecuada de empleados.

La evaluación de puestos de trabajo implica la evaluación de diversos puestos de trabajo en función de determinados factores.

Normalmente, los factores importantes que deben considerarse para la evaluación del trabajo son:

i. Habilidades mentales y manuales,

ii. Experiencia,

iii. Esfuerzos e iniciativa,

iv. Responsabilidad que ha de asumirse,

v. Entorno de trabajo y

vi. Supervisión necesaria.

No existe una clasificación estándar de los factores que deben considerarse para la evaluación del puesto de trabajo. La lista de factores que se adoptarán para la evaluación dependerá del tipo de trabajo que se vaya a evaluar.

Hay cuatro métodos básicos para determinar el valor de los trabajos.

son:

(a) método de Clasificación

(b) clasificación de puestos método

(c) Factor de método de comparación

(d) método de Punto.

a) Método de clasificación:

En este método, se prepara la lista de trabajos en el orden de importancia que comienza del trabajo más importante al trabajo menos importante en la oficina. La importancia se determina sobre la base de los factores mencionados anteriormente. Este método es adecuado para organizaciones pequeñas.

(b) Método de clasificación de trabajos:

Otro método de clasificación de nombres. La calificación de trabajos busca determinar la calificación de cada trabajo. Los puestos de trabajo se clasifican en función de los niveles predeterminados de competencias requeridas para cada clase de trabajo. Para cada grado o clase hay una escala de remuneración diferente. Es un método útil para la evaluación de puestos de trabajo. Pero la principal dificultad surge en la definición de los diferentes grados.

c) Método de comparación de factores:

En este método, una serie de factores, como los requisitos mentales, los requisitos físicos, las responsabilidades y las condiciones de trabajo, forman la base de la evaluación. Estos factores se enumeran en una hoja en forma de columna. El salario para cada trabajo clave se asigna a diferentes factores relacionados con cada trabajo. Cada puesto clave se evalúa con respecto a cada uno de los factores dados y se inscribe en la columna de factores en relación con el índice salarial apropiado. Los componentes salariales de cada factor se agregan para obtener el nivel salarial adecuado para cada trabajo clave. Los puestos de trabajo se clasifican en relación con la clasificación de puestos de trabajo.

(d) Método de puntos:

En este método se realiza una evaluación cuantitativa de diferentes trabajos en términos de diversos factores. A cada factor de trabajo considerado se le asignan valores de puntos máximos. Cada trabajo recibe puntos por cada uno de los factores. El nivel salarial adecuado para cada trabajo se fija sobre la base de los puntos totales obtenidos.

Paso # 2. Inventario de habilidades:

Cada organización debe ser consciente de su potencial de mano de obra dentro de la organización para su éxito a largo plazo. La organización debe tomar medidas sistemáticas para garantizar que la reserva de talento debe ser continua dentro de la organización.

Con este fin, la dirección debe conocer el inventario de recursos humanos, desarrollar y evaluar a sus ejecutivos, elaborar planes de sucesión de la dirección y calcular los reemplazos que se necesitarán por jubilación y otras causas.

Se necesita un inventario de habilidades para comprender la naturaleza del problema de reclutamiento y desarrollo. La dirección debe tratar de desarrollar de antemano empleados talentosos para ocupar los puestos directivos en el futuro.

Paso # 3. Previsión de personal:

Otro nombre Previsión de personal. Esto implica dos aspectos.

Son:

(a) Análisis de carga de trabajo

(b) Análisis de fuerza de trabajo.

(a) Análisis de carga de trabajo:

El análisis de carga de trabajo se utiliza para determinar cuántos empleados de diversos tipos se requieren para alcanzar los objetivos de producción. Del mismo modo, cada parte de la organización elabora planes relativos a la cantidad de trabajo que se ha de realizar durante el año siguiente. Es necesario determinar la carga de trabajo en algunas unidades tangibles para que pueda traducirse en horas-hombre requeridas por unidad. Este análisis de carga de trabajo es adecuado para proyecciones a corto plazo de los requisitos de mano de obra.

b) Análisis de la fuerza de trabajo:

Esto es útil para proyecciones a largo plazo de las necesidades de mano de obra. Este análisis se centra en las capacidades de la fuerza de trabajo y sus problemas. Esto facilitará el conocimiento de la fortaleza y la debilidad de la organización. La atención se centra más en el lado problemático de la fuerza de trabajo con el objetivo de mejorar el rendimiento. Los principales problemas de la mano de obra son el absentismo y la rotación de la mano de obra.

Absentismo significa que el empleado no se presenta al servicio. El absentismo excesivo supone una pérdida considerable para la empresa, ya que afecta a los horarios de trabajo y da lugar a retrasos.

Para completar el trabajo a tiempo, esto debe ser frenado. La Rotación laboral significa la relación entre el número de personas que se afilian a la organización y salir debido a la renuncia, jubilación o la reducción de personal para el promedio de número en el pay-roll. La dirección debe controlar la elevada tasa de rotación de la mano de obra reduciendo las causas evitables de la rotación.

Paso # 4. Plan de Empleo:

Esto se refiere a la necesidad de preparar un programa de reclutamiento, selección, capacitación, traslado y promoción para satisfacer las necesidades de personal de los diversos departamentos de la organización.

Paso # 5. Formación y Desarrollo del Personal:

La preparación del inventario de habilidades ayuda a identificar las necesidades de formación y desarrollo de la organización. La capacitación para aprender nuevas habilidades y para refrescar la memoria es necesaria no solo para los nuevos empleados, sino también para los empleados antiguos. Hay que elaborar programas de desarrollo ejecutivo para el perfeccionamiento del personal directivo.