10 sposobów ochrony poufnych danych biznesowych

w nowoczesnym biznesie komunikacja i współpraca stają się łatwiejsze niż kiedykolwiek. Możemy pracować zdalnie, możemy uzyskać dostęp do dokumentów na smartfonach i zameldować się u naszych kolegów w podróży.

natomiast wzrost tego typu kultury pracy jest pozytywny. Rozwój mediów społecznościowych, komunikatorów i poczty e – mail-wraz z napływem urządzeń przenośnych i nośników wymiennych do przestrzeni biurowej oznacza, że dane wyciekają z Twojej firmy łatwiej niż kiedykolwiek.

Twoje dane – finansowe, klientów, pracowników lub własność intelektualna – są cennym zasobem. Więc dobrze, że ją chronisz.

ale z poufnymi danymi żyjącymi na wielu urządzeniach (serwerach, bazach danych, komputerach stacjonarnych, laptopach, dyskach USB, telefonach komórkowych) i poruszającymi się wieloma kanałami, trudno jest wiedzieć, od czego zacząć. W tym artykule przedstawimy niektóre z dostępnych rozwiązań, które pomogą rozwiązać problem utraty danych. Zobacz, jak możesz rozpocząć projekt zapobiegania wyciekom danych.

co to jest zapobieganie wyciekom danych (DLP)?

DLP to strategia zapewniająca, że poufne informacje nie opuszczą sieci korporacyjnej. Opisuje każde rozwiązanie lub proces, który identyfikuje i śledzi podróż wrażliwych danych. Lub które wymuszają politykę zapobiegającą nieautoryzowanemu lub przypadkowemu ujawnieniu.

wiele firm decyduje się na realizację projektu DLP w celu ochrony swoich danych IP lub klientów. Jednak złożoność zadania i zasoby wymagane do jego wykonania i utrzymania często powodują, że projekt nigdy nie osiąga końca.

ale ponieważ liczba urządzeń podłączonych do Internetu gwałtownie rośnie, a praca zdalna lub elastyczna jest tak ogromna od czasu pandemii Covid-19, zarządzanie i Ochrona poufnych informacji jest niezbędna. I będzie można to zrobić tylko ze strategią DLP w miejscu.

jak może dojść do wycieku danych?

istnieją trzy kategorie wycieku danych:

• w tranzycie – dane są przechwytywane podczas podróży, np. przez e-mail, czat, ruch internetowy itp.
• w spoczynku – dane są przechwytywane z takich obszarów, jak udziały plików, bazy danych, komputery stacjonarne lub laptopy
• w użyciu – dane są przechwytywane z zrzutów ekranu, schowków, drukarek, dysków USB i innych wymiennych pamięci masowej.

jako firma musisz rozbić każdą kategorię. Utwórz listę wszystkich przechowywanych danych i przypisz je do jednej z trzech kategorii. Następnie sklasyfikuj dane w każdej lokalizacji (np. poziom wrażliwości i ryzyka) i zapisz to również. Dopiero gdy zrozumiesz, jakie masz Dane i jakie ryzyko napotykasz, możesz zacząć myśleć o kontrolach.

Jak mogę zabezpieczyć moje poufne dane?

1. Szyfrowanie przenośne

powinieneś szyfrować wszelkie poufne dane, które opuszczają Twoją sieć. Aby to zrobić, potrzebujesz systemów oprogramowania, ponieważ nie możesz polegać tylko na pracownikach. Wystarczy zgubiony Pendrive, laptop lub telefon, aby zadać poważny cios firmie.

2. Endpoint protection

punkty końcowe danych to Urządzenia, z których korzystają Twoi pracownicy, np. komputery stacjonarne, laptopy lub telefony komórkowe. To na tych urządzeniach znajduje się lub przechodzi własność intelektualna i poufne dane.

rozwiązania punktów końcowych umożliwiają administratorom kontrolowanie używanych urządzeń. Pozwalają im również sprawdzić, kiedy zostały wykorzystane, kto i informacje, do których uzyskano dostęp lub pobrano.

firmy powinny również posiadać zasady bezpieczeństwa regulujące korzystanie z urządzeń. Ponieważ pracownicy przechowują poufne informacje, takie jak e-maile lub dokumenty na swoich smartfonach i tabletach. Zasady bezpieczeństwa muszą obejmować takie obszary, jak złożoność haseł, pobieranie plików i blokady ekranu.

3. Kontrola treści wiadomości e-mail

ponieważ użytkownicy często wysyłają poufne informacje i dokumenty za pośrednictwem poczty e-mail, ma to duży potencjał wycieku danych. Korzystanie z filtrowania treści umożliwia technologię głębokiej kontroli treści skanowanie w poszukiwaniu potencjalnych zagrożeń. Tekst wiadomości e-mail, obrazy i załączniki mogą być skanowane w ten sposób, aby oznaczyć potencjalne wycieki.

filtrowanie treści może również ostrzegać administratorów o zagrożeniach wewnętrznych. Informowanie ich, jeśli użytkownicy próbują wysyłać ograniczone materiały poza firmę.

4. Inteligentne zapory sieciowe

oprócz poczty e-mail, komunikatorów internetowych i Internetu stanowią również zagrożenie dla danych. Zapory mogą chronić poszczególne komputery i całe sieci przed zagrożeniami bezpieczeństwa. Ale mogą również podejmować automatyczne działania przeciwko potencjalnym wyciekom danych, nieautoryzowanemu dostępowi lub złośliwemu zachowaniu. Osiąga się to poprzez powiadomienie administratora lub zablokowanie działania.

5. Kontrola urządzeń

oczekuje się, że pracownicy będą mieli przy sobie smartfon w pracy. W przypadku DLP oznacza to, że pracownikom znacznie łatwiej jest odbierać poufne dane.

aby to ograniczyć, musisz mieć zasady bezpieczeństwa regulujące korzystanie z urządzeń. Zasady muszą obejmować takie kwestie, jak złożoność hasła, wytyczne dotyczące pobierania i aplikacji oraz limity czasu na ekranie. Bez takiej polityki wrażliwe dane będą zagrożone, gdy wejdą do urządzenia pracownika.

6. Oceń uprawnienia zabezpieczeń

wiele firm zapewnia pracownikom znacznie większy dostęp niż potrzebują. Podejście oparte na zerowym zaufaniu do uprawnień dostępu pomaga temu zaradzić. Zero zaufania oznacza, że ludzie mają dostęp tylko do tego, czego będą potrzebować na co dzień.

takie podejście pozwala ograniczyć skalę wycieków i uniemożliwia pracownikom dostęp do poufnych danych. Powinieneś sprawdzić swoje aktualne uprawnienia zabezpieczeń i zobaczyć, kto ma dostęp do czego. Następnie utwórz zasady dostępu, które ograniczają uprawnienia sieciowe pracowników tylko do tego, czego potrzebują do swojej pracy.

Twój system powinien również wydawać alerty, jeśli pracownicy działają Nietypowo. Na przykład, jeśli zaczną uzyskiwać dostęp do dużej liczby dokumentów. Lub jeśli użytkownik próbuje uzyskać dostęp do zastrzeżonych dokumentów. Często są to oznaki uruchomienia skryptu lub naruszenia konta.

7. Druk kontrolny

Drukarki wielofunkcyjne (MFP) są zazwyczaj niemonitorowane, a więc mają duży potencjał wycieku danych. Wymaganie od użytkowników zalogowania się przed użyciem może to zmniejszyć, ponieważ będą mieli dostęp tylko do niektórych funkcji. Zapobiega to również pozostawianiu dokumentów na drukarce, ponieważ dokument drukuje się tylko po zalogowaniu się użytkownika.

8. Bezpieczne kopie zapasowe

tworzenie kopii zapasowych ważnych informacji jest podstawową częścią biznesu. Ale kopie zapasowe mogą być również podatne na ataki i często zawierają poufne dane.

podobnie jak w przypadku oryginalnych plików, należy zaszyfrować kopie zapasowe. Ważne jest również, aby upewnić się, że serwery kopii zapasowych nie są publicznie widoczne, na przykład przez Internet. Utrudnia to atakującym próby uzyskania nielegalnego dostępu.

9. Analiza tekstu obrazu

to nie tylko dokumenty i tekst, które musisz chronić, obrazy mogą być również wrażliwymi danymi. Rozpowszechnienie urządzeń obsługujących kamery, takich jak smartfony, w miejscu pracy sprawiło, że kopiowanie obrazów jest proste. Rozwiązania DLP mają możliwość analizowania tekstu w obrazach, zapobiegając ekspozycji danych.

10. Edukuj użytkowników

firmy często zakładają, że ich pracownicy wiedzą, jakie informacje są poufne, a jakie nie mogą być udostępniane. Ale wycieki danych nie zawsze są złośliwe, a pracownik może nawet nie zdawać sobie sprawy, że ich zachowanie naraża firmę na ryzyko.

warto edukować użytkowników na temat zagrożeń związanych z wyciekiem danych. Powinieneś uwzględnić to jako część procesu wdrażania do pracy co najmniej. I powinien przeprowadzać sesje regularnie, aby upewnić się, że wszyscy są świadomi zagrożeń i aktualni w Polityce firmy.

dobra polityka bezpieczeństwa będzie dobrze zdefiniowana i łatwa do zrozumienia. Bez tego ludzie nie przyjmą go, ponieważ odpowiedzialność i role pracowników nie będą jasne.

RODO i Ochrona danych

Kolejną kwestią jest Ogólne Rozporządzenie o ochronie danych (RODO) UE. Chociaż Wielka Brytania głosowała za opuszczeniem UE, nowe rozporządzenie może nadal mieć zastosowanie do Twojej firmy. Dlatego należy zapoznać się z polityką ochrony danych i technologią, aby upewnić się, że są zgodne z przepisami.

RODO koncentruje się bardziej na tym, o czym są dane, a nie na tym, gdzie są dane. Tak więc nawet jeśli działasz poza UE, nowe przepisy mogą nadal obowiązywać. RODO reguluje, że jeśli Twoja firma oferuje usługi na rynku UE lub przechowuje dane o obywatelach UE. Musisz być zgodny.

jeśli chodzi o dane, Twoja firma powinna być proaktywna w kwestii ich ochrony. Aktualizuj swoje rozwiązania bezpieczeństwa i nie bój się zasięgnąć porady konsultanta.