13 zasadniczy element skutecznego systemu komunikacji | zarządzania przedsiębiorstwem

rozwijając skuteczny system komunikacji, kierownictwo powinno wziąć pod uwagę następujące podstawowe elementy skutecznej komunikacji:

(1) przejrzystość informacji:

komentując “realizm komunikacyjny” Terry mówi, że pierwszym niezbędnym elementem skutecznej komunikacji jest “pełne zapoznanie się”. Oznacza to, że przede wszystkim komunikator musi być jasny w swoim umyśle z informacjami, które chce komunikować. Komunikacja powinna być zawsze wspólnym i łatwo zrozumiałym językiem, aby nie mogła być źle zrozumiana przez osoby ją odbierające.

(2) adekwatność komunikatu:

przekazywany komunikat powinien być adekwatny i kompletny pod każdym względem, ponieważ niepełne informacje okazują się niebezpieczne z punktu widzenia biznesu. Adekwatność przekazywanych informacji zależy od zdolności intelektualnych zainteresowanych stron.

(3) spójność przekazu:

przekaz, który ma być przekazywany, nie powinien być sprzeczny ze sobą, lecz powinien być zgodny z ogólnymi celami, politykami, programami i procedurami organizacji. Sprzeczne ze sobą komunikaty zawsze tworzą chaos i zamieszanie w organizacji, co jest bardzo szkodliwe dla efektywnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Jeśli wiadomość zostanie zmieniona z poprzedniej, fakt powinien być jasno określony, aby zmniejszyć szanse na zamieszanie.

(4) opinie:

informacja zwrotna jest ważną metodą zapewnienia skutecznej komunikacji. Odnosi się do potwierdzenia przekazanej idei, czy wiadomość została zrozumiana przez odbiorcę w tym samym sensie, w jakim nadawca sprawia, lub czy odbiorca jest uzgodniony lub nie zgadza się z propozycją komunikatora, sprawia, że konieczne jest potwierdzenie przez nadawcę od odbiorcy.

w przypadku komunikacji twarzą w twarz łatwiej jest uzyskać informacje zwrotne obserwując emocje i wyrażenia na twarzy odbiorcy. Jednak w przypadku komunikacji pisemnej kierownictwo powinno opracować lub opracować odpowiednie środki i sposoby zwiększenia skuteczności komunikacji.

(5) zrozumienie odbiorcy:

zrozumienie jest głównym celem komunikacji. Komunikacja musi tworzyć właściwe zrozumienie w umyśle odbiorcy. Killian radził: “komunikować się ze świadomością całkowitego fizycznego i ludzkiego otoczenia, w którym informacje będą odbierane.

obrazuj miejsce pracy; określ poziom wrażliwości i zrozumienia odbiorców; bądź świadomy klimatu społecznego i zwyczajów, kwestionuj aktualność informacji. Zapytaj, z czym, kiedy i w jaki sposób chciałbyś być komunikowany, jeśli znajdujesz się w podobnym środowisku i pozycji.”

(6) konsultacje:

ogólnie pożądane jest skonsultowanie się z innymi w komunikacji planowania. Zapewni to dodatkowy wgląd i obiektywizm do wiadomości. Ważną zaletą konsultacji będzie to, że osoby, które zostały uwzględnione w zaufaniu podczas planowania komunikacji, będą udzielać aktywnego wsparcia.

(7) :

po ustaleniu przedmiotu należy określić, w jaki sposób najlepiej przekazać tę wiadomość. Wszystkie aspekty komunikacji ustnej lub pisemnej muszą być dokładnie zbadane.

(8) :

komunikator musi uważać na język, którego używa podczas mówienia lub pisania. Jego ton, ekspresja i emocje będą miały zdecydowany wpływ na skuteczność lub w inny sposób tego, co próbuje komunikować.

(9) Czas i aktualność:

należy zwrócić należytą uwagę na czas i aktualność komunikatu. Ta sama wiadomość będzie odbierana lub odpowiadana w różny sposób przez różne osoby i grupy w tym samym czasie i w różny sposób przez te same osoby i grupy w różnym czasie.

nawet w nagłych wypadkach nie można pominąć sytuacyjnego, psychologicznego i technicznego aspektu czasu. Ponadto konieczne jest również, aby informacje były przekazywane w terminie, ponieważ nieaktualne informacje są tak złe, jak ich brak lub gorsze od ich braku.

(10) wsparcie z działaniem:

bardzo konieczne jest, aby działania komunikatora wspierały jego komunikację. Dzieje się tak dlatego, że działanie mówi głośniej niż słowa. Należy zauważyć, że najbardziej przekonującą komunikacją nie jest to, co się mówi, ale to, co się robi.

(11) słuchanie:

bardzo ważnym aspektem skutecznej komunikacji jest to, że kierownictwo i przełożeni powinni być dobrymi słuchaczami. Niebezpiecznie jest być nieuważnym lub obojętnym, gdy inni próbują się komunikować. Dziesięć przykazań Amerykańskiego Stowarzyszenia Zarządzania stwierdza: “słuchanie jest jedną z najważniejszych, najtrudniejszych i najbardziej zaniedbanych umiejętności komunikacji.

wymaga, abyśmy skoncentrowali się nie tylko na wyraźnych znaczeniach, które wyraża inna osoba, ale na ukrytych znaczeniach, niewypowiedzianych słowach i podtekstach, które mogą być o wiele bardziej znaczące. Tak więc musimy nauczyć się słuchać uchem wewnętrznym, jeśli mamy poznać wewnętrznego człowieka. “

(12) środowisko zaufania i zaufania:

F. E. Fischer zauważył, że “komunikacja rozwija się najlepiej w klimacie zaufania i zaufania”. Należy zatem dołożyć wszelkich starań, aby zdobyć zaufanie poprzez rzetelne przedstawianie faktów. Pracownicy muszą być przekonani i czuć, że firma jest prawdomówna i szczera w kontaktach.

Paul Arnold, Prezes Arnold Bakeries: “jeśli program relacji twojego pracownika jest solidny, jeśli twoje intencje są prawdziwe, jeśli twoi ludzie wierzą w tę intencję i w tę prawdę, to i tylko wtedy skutecznie się komunikujesz.”

(13) utrzymanie systemu zawsze przy życiu:

system komunikacji powinien być otwarty i żywy przez cały rok. Tylko dzięki uczciwym próbom można rozwijać dobre relacje komunikacyjne.