5 kroków do uwzględnienia w przeglądzie procesów biznesowych (BPR)

każdy potrzebuje planu

każda organizacja powinna mieć ciągły plan ciągłego doskonalenia. W konkurencyjnym środowisku każda szansa na poprawę procesu może zapewnić firmie przewagę potrzebną do przetrwania—i ostatecznie prosperować. Dobry szablon Business Process Review (BPR) jest cennym pierwszym krokiem w tym planie.

kiedy należy przeprowadzić przegląd procesów biznesowych?

aby wszystko było proste, omówmy dwa różne scenariusze Biznesowe, w których pomocne byłoby BPR.

scenariusz 1: Twoja firma jest na rynku nowego rozwiązania do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP).

szukając pakietu ERP, który pasuje do Twoich potrzeb, musisz najpierw zebrać jak najwięcej informacji, aby uświadomić sobie, jakie są te potrzeby. Szczegółowy przegląd procesu biznesowego dałby jasność wymaganiom każdego działu w organizacji, wraz z identyfikacją integracji między działami. Każde rozwiązanie ERP, które wybierzesz, powinno nie tylko pasować do obecnych procesów, ale co ważniejsze, powinno je usprawniać i ulepszać.

szukasz oprogramowania ERP dla swojej firmy? Przeprowadź dokładną ocenę swoich opcji za pomocą tego bezpłatnego ebooka.

Scenariusz 2: masz już rozwiązanie ERP i chcesz udokumentować jego wykorzystanie i skuteczność.

jednym z największych błędów popełnianych przez niektóre firmy podczas wdrażania nowego rozwiązania ERP jest niewłaściwe dokumentowanie ich nowych procedur. Staje się refleksją w trakcie realizacji. Z biegiem lat erozja wiedzy następuje, gdy nowi pracownicy przychodzą, Starzy pracownicy odchodzą i tak dalej. Przegląd procesów biznesowych może pomóc w “naprawie statku”i przywróceniu rozwiązania na właściwe tory.

oba scenariusze skorzystałyby z BPR; główną różnicą między nimi jest sposób wykorzystania BPR. Przegląd procesu w scenariuszu 1 będzie przeglądem “tak jak jest”, zapewniającym rzeczywistą reprezentację sposobu prowadzenia działalności dzisiaj.

w scenariuszu 2 BPR będzie przeglądem “tak jak powinno być”. Określiłoby to, jaki powinien być proces w porównaniu z tym, czym jest obecnie.

5 kluczowych etapów weryfikacji procesów biznesowych

niezależnie od tego, który scenariusz pasuje do Twojej firmy, wymagana jest określona metodologia weryfikacji procesów biznesowych, aby BPR odniósł sukces. Lista kontrolna przeglądu procesów biznesowych powinna zawierać pięć podstawowych kroków:

1. Zbuduj przegląd przepływu procesów

Stwórz schemat, który przedstawia całą firmę z perspektywy wysokiego poziomu. Powinien pokazać, jak postęp przepływu pracy między działami, i jakie narzędzia i raporty każdy dział może wykorzystać.

2. Utwórz szczegóły przepływu procesu

po zidentyfikowaniu sposobu przepływu procesu między działami Utwórz bardziej szczegółowy schemat przepływu procesu specyficzny dla każdego działu. Używając wpisu zamówienia sprzedaży jako przykładu, wykresuj, jak zamówienie jest odbierane i przetwarzane w całym wpisie zamówienia i odwołaj się do jakiejkolwiek innej dokumentacji procesu działowego, gdy zamówienie przechodzi do tych działów. Jeśli jest to nowy klient, na przykład, zamówienie może wymagać wpłynięcia do działu kredytowego w celu zatwierdzenia, a następnie powrotu do wpisu zamówienia.

3. Napisz procedurę operacyjną

po zidentyfikowaniu każdego etapu procedury działu w szczegółach przepływu procesu, następnie dostarczysz pisemne wyjaśnienie i definicję dla każdego obiektu “box” i “decision” w szczegółach schematu blokowego. Ten krok pomaga określić cel i zakres poszczególnych procedur, a także odwołuje się do odpowiednich szczegółów przebiegu procesu i dokumentów instrukcji pracy.

4. Opracowanie szczegółowej instrukcji pracy

dokument instrukcji pracy jest najbardziej szczegółową warstwą wszystkich etapów przeglądu procesu. Tutaj dodasz instrukcje krok po kroku dla każdej procedury działowej do poprzedniego dokumentu procedury operacyjnej. Jest to dokument, do którego nowi pracownicy powinni mieć możliwość nawiązania do pomocy w wykonywaniu swoich obowiązków – z niewielką lub żadną pomocą ze strony nikogo innego. Oczywiście ten poziom szczegółowości sprawia, że instrukcja pracy jest największym krokiem przeglądu procesu i prawdopodobnie najbardziej krytycznym. Jest to największa obrona przed ” erozją wiedzy.”

5. Mieć Plan ciągłego doskonalenia procesów

każdy dobry przegląd procesów biznesowych należy podsumować z sekcji do poprawy procesów. Wracając na początku do scenariusza 1, efektem końcowym może być zalecenie wdrożenia rozwiązania ERP w celu poprawy przestarzałych lub chaotycznych procesów. W zaleceniach w scenariuszu 2 możliwe byłoby lepsze sposoby usprawnienia obecnej procedury lub wyjaśnienie, w jaki sposób więcej szkoleń mogłoby przynieść korzyści temu procesowi.

chociaż każda firma jest w jakiś sposób wyjątkowa, a liczba kroków z pewnością może się różnić, przeprowadzenie odpowiedniego przeglądu procesów biznesowych może znacznie zwiększyć efektywność wykorzystania dowolnego rozwiązania ERP. Jeśli chcesz omówić BPR, kliknij poniżej.