5 wskazówek dotyczących organizacji biura nieruchomości / Blog Zebry

wygląda na to, że zorganizowanie własnego biura było w głowach większości moich klientów w styczniu. Jednak, jak wielu zapracowanych ludzi, może być trudno wiedzieć, od czego zacząć. Jeśli to brzmi jak ty, oto lista obszarów, które możesz chcieć rozwiązać w nadchodzących tygodniach:

1. Archiwizacja-jeśli masz stosy na biurkach i każdej płaskiej powierzchni, możesz czuć się przytłoczony po prostu wchodząc do biura. Chociaż przenosimy się do świata, w którym nie ma papieru, nadal istnieje fizyczna Papierkowa robota, którą należy zarządzać. Jeśli zaczynasz od stosów, pierwszym krokiem jest upewnienie się, że poprawnie zamknąłeś pliki klientów w biurze i poprawnie zarchiwizowałeś pliki fizyczne. Może to wymagać, aby najpierw przejść przez stosy i oddzielić wszystkie dokumenty dotyczące transakcji, która musi zostać zarchiwizowana. Włóż te papiery do pudełka. Teraz to pudełko staje się oddzielnym projektem, ale ponieważ jest zawarte, będzie mniej przytłaczające. Może będziesz w stanie przejrzeć te dokumenty w ciągu popołudnia.

teraz, kiedy zajmujesz się resztą Papierów na biurku, zadaj sobie pytanie, gdzie te papiery? Gdzie jest ich dom? Czy reszta twoich dokumentów to stare, opłacone rachunki? Notatki MLS? Broszury i ulotki z ostatnich targów NAR, w których uczestniczyłeś? Problem większości ludzi polega na tym, że ponieważ Papierkowa robota nie ma domu, po prostu się kumuluje. Ale jeśli masz foldery na rachunki i wyciągi bankowe, folder na inspiracje i pomysły, i pozbywasz się notatek po ich przeczytaniu, będziesz miał znacznie większą kontrolę nad papierami, które musisz przesiać.

jedną rzeczą, którą lubię robić dla starych opłaconych rachunków, które są nadal wysyłane do Ciebie pocztą, jest zebranie ich wszystkich razem przez rok, a następnie umieszczenie ich w pudełku, które trafia do magazynu pod koniec tego roku. Tak więc, gdy sortujesz i natykasz się na informacje za 2015 i 2016 rok, możesz łatwo przesłać je bezpośrednio do pudełka i wyjąć z biura.

2. Organizacja przestrzeni-często żyjemy z systemem lub przestrzenią, którą stworzyliśmy lata temu. To mogło zadziałać na to, jak wtedy prowadziłeś interesy, ale czy teraz działa na Ciebie? Spójrz na swoją przestrzeń krytycznym okiem. Czy w ciągu ostatniego roku wykorzystałeś wszystko w swojej przestrzeni? Pamiętaj, aby spojrzeć w szufladach biurka, na półkach i, oczywiście, na pulpicie. Czy wszystko tam służy aktualnemu celowi? Na przykład, jeśli masz dodatkowe segregatory z trzema pierścieniami, które zapisałeś z projektu, który zrobiłeś pięć lat temu, ale nie możesz zobaczyć, jak możesz ich użyć w przyszłości, odpuść te elementy. To samo dotyczy starych materiałów edukacyjnych, książek, a nawet starego oprogramowania komputerowego. Jeśli zbierasz długopisy, nawet przejrzyj je i rozdaj te przybory do pisania, które nie dają ci radości z używania.Kilka lat temu, zacząłem robić Nowy Rok 100 przedmiot wyzwanie. Celem było wyedytowanie 100 pozycji z mojego domu. Spróbuj w swoim biurze.

teraz, gdy edytowałeś wszystko, czego nie potrzebujesz, zastanówmy się, jak należy to zmienić, aby uzyskać największą wydajność i radość.

3. Tworzenie spokojnej przestrzeni-Twoje biuro powinno być spokojnym schronieniem, w którym możesz się skupić i znaleźć inspirację. Rozejrzyj się po swoim biurze. Czy korzystasz z naturalnego światła? Czy Twoje krzesło biurkowe jest wygodne? Potrzebujesz instalacji biurowej? A co z Grafiką? Czy musisz przemalować ściany farbą? Pomyśl o 7-10 rzeczach, które chciałbyś zmienić lub dodać do swojego biura, aby przynieść Ci największą radość. Pamiętaj, jeśli Twoje biuro czuje się jak Jaskinia lub jest niewygodne, nie będziesz chciał spędzać tam dużo czasu.

4. Chwyć i idź-pomyśl o różnych działaniach, do których regularnie jesteś wezwany – pierwsze spotkanie kupującego, prezentacja oferty, otwarte domy, pokazy, prezentacje ofert, oczekujące na zamknięcie i inne. Czy Twoje biuro jest skonfigurowane w taki sposób, że materiały, których potrzebujesz do każdego z nich, są łatwo dostępne i pogrupowane, aby niczego nie zapomnieć? Czy masz półkę lub miejsce na już wydrukowane pakiety lub broszury dla kupujących i sprzedających? Czy masz przygotowane i gotowe do pracy Pliki nowego klienta, więc jeśli otrzymasz telefon w biurze, możesz wyciągnąć formularz przyjęcia i zrobić notatki? Zbadaj swoją przestrzeń i procesy krytycznym okiem i wprowadzaj zmiany w oparciu o swoje potrzeby.

5. Wszystko ma swój dom-wspomniałem o tym wcześniej w sekcji Edycja, ale musisz również pomyśleć o swoich procesach dotyczących nowych elementów, które przychodzą do Twojego biura. Na przykład, gdzie idą paragony? Gdzie trafiają twoje nowe pliki klientów kupujących? Jeśli umieścisz reklamę w magazynie i zdecydujesz się zatrzymać ten magazyn, gdzie to się skończy? Wszystko musi mieć swoje miejsce.

chociaż możesz zrewolucjonizować swoje biuro w jeden dzień, jeśli nie masz całego dnia wolnego, ewoluuj z miejsca, w którym jesteś teraz, do idealnej przestrzeni. Zacznij od edycji, a następnie Dodaj lub zmień, aby uczynić go spokojnym i produktywnym miejscem. Uczyń rok 2017 rokiem, w którym mówisz: “Ahhhhh!!”kiedy wejdziesz do biura, a nie, “Eh.”