6 kroków, aby zorganizować swoje dokumenty podatkowe

Mar 23, 2018 | podatki

sytuacja

co roku odkładam swoje podatki, aż w ostatniej chwili zbieram paragony i dokumenty. (Mam poboczny koncert Sprzedający zabytkowe meble, więc mam wiele wydatków biznesowych do załatwienia.) Po tym, jak w końcu skończę wypełniać, wrzucam wszystko do pudełka i wkładam do szafy, ale te pudełka się piętrzą. Jest tak wiele rzeczy do śledzenia przed i po dniu podatkowym, ale nigdy nie jestem pewien, co zachować i na jak długo. Pomocy!

– Megan, Coeur d ‘ Alene, Idaho

rozwiązanie

nie jesteś jedynym podatkowym opóźniaczem—nie na dłuższą metę. Aż jedna czwarta wszystkich podatników czeka do ostatnich dwóch tygodni przed terminem IRS, aby uzyskać swoje zeznania. Co, jak już zauważyłeś, nie jest supermartem, biorąc pod uwagę, że większość ludzi otrzyma zwrot pieniędzy. Ale dla kogoś takiego jak ty, pływającego w paragonach i zbierającego dokumenty, ból jest ostry.

wiedz jednak o tym: jak już się zorganizujesz, ulga, którą poczujesz, będzie jak ciężar tysiąca paragonów zrzuconych z ramion.

“Nauka organizowania dokumentów to umiejętność, której każdy może się nauczyć” – powiedział Rashelle Isip, konsultant ds. organizacji z Nowego Jorku, który bloguje na TheOrderExpert.com ” tak, potrzeba cierpliwości, dyscypliny i poświęcenia, aby uporządkować i utrzymać papierkową robotę, ale zwroty mogą być świetne, jeśli chodzi o spokój ducha.”

OK, ale jak stoisz na dole góry, to jak w ogóle zaczniesz to wszystko porządkować? A skąd wiesz, co zatrzymać, a co zniszczyć, gdy skończysz? Oto kilka wskazówek na początek.

1. dokonaj inwestycji z góry. Wrzucenie rachunku lub paragonu na stos gdzieś w domu zajmuje około 0,3 sekundy. (Jestem pewien, że gdzieś na świecie jest naukowiec badający to.) Uporządkowanie tego wszystkiego może zająć mniej więcej … wieczność. Budżetowanie więcej czasu na front-godzinę lub dwie na skonfigurowanie systemu plików, minutę lub tak na złożenie każdego nowego kawałka papieru-zwróci się bardzo szybko. Będziesz spędzać dużo mniej czasu wędrując po domu szukając rzeczy i mrucząc pod nosem jak szalona osoba.
2. Utwórz scentralizowany system dla dokumentów papierowych. Może to wydawać się skomplikowane, ale Isip zaleca proste podejście. “Łatwiej jest otrzymywać, otwierać i przetwarzać dokumenty płacowe, dochodowe i inwestycyjne, gdy masz wyznaczone miejsce do przechowywania ich w domu lub biurze” – powiedziała. “Proste etykietowanie folderu z Manili” dokumentami podatkowymi ” i umieszczenie w nim odpowiednich materiałów może pomóc, podobnie jak teczka na akordeon, pudełko na buty, a nawet uchwyt na czasopisma.”
3. zapis elektroniczny jest tam, gdzie jest. Jeśli myśl o papierkowej robocie cię przeraża-lub jesteś tylko technikiem-Zeskanuj swoje paragony i pobierz wyciągi online do folderu na komputerze. (Jeśli nie masz skanera, aplikacje na telefon, takie jak Genius Scan lub Scanner Pro, działają świetnie.) Tak, Urząd Skarbowy jest-OK z tej metody. Jeśli jednak korzystasz z zapisów elektronicznych, musisz je bezpiecznie wykonać w chmurze takiej jak Dropbox lub Google Cloud. To nie tylko mój wewnętrzny dział IT mówi; to wymóg urzędu skarbowego. (Nawet osoby które przechowują papierowe kopie wszystkiego powinny przechowywać elektroniczną kopię w chmurze.
4. lenistwo może cię kosztować-dosłownie. W przypadku oświadczeń i formularzy elektronicznych kuszące jest pozostawienie ich online, dopóki ich nie potrzebujesz. Nie. wiele instytucji udostępnia elektroniczne zapisy na swoich stronach tylko na okres, powiedzmy, roku lub osiemnastu miesięcy-może mniej. Po tym może być konieczne ich zażądać, co może potrwać kilka dni. Możesz nawet zostać poproszony o uiszczenie opłaty.
5. Konserwacja zapobiega kryzysowi. Jeśli stworzyłeś system, jesteś w połowie drogi. Druga połowa go używa. Wybierz konkretny czas do złożenia: każdego dnia, gdy otrzymasz pocztę, w każdy piątek podczas oglądania Great British Baking Show lub gdy płacisz rachunki. Isip miał jednego klienta, właściciela małej firmy ,dla którego sezon podatkowy ” zawsze kończył się męką.”Poradziła swojemu klientowi, aby nosił fizyczny folder w ciągu dnia na paragony, a następnie deponował je w centralnej lokalizacji w domu każdej nocy, przez cały rok. Zadziałało.
6. postępuj zgodnie z zasadą “na zawsze lub siedem lat.”Ogólnie rzecz biorąc, IRS ma trzy lata na kontrolę po złożeniu zwrotu, ale jeśli zidentyfikuje znaczący błąd, może cofnąć się dalej, zazwyczaj sześć lat. Jeśli jednak ktoś zgłosi fałszywy zwrot lub spróbuje pominąć płacenie podatków, nie ma przedawnienia. Więc powinieneś zachować swoje zwroty-i swoje W-2s i 1099s-na zawsze, a dokumenty finansowe wspierające przez siedem lat. (Aby uzyskać więcej informacji na temat tego, co należy zachować i jak długo, zobacz poręczny Wykres zgłoszenia finansowego w rozdziale 2 mojej książki Get a Financial Life.)

nie odkładaj organizacji, dopóki Papierkowa robota nie zniknie w magiczny sposób. Zamiast w tym roku robić podatki po swojemu, chaotycznie, stwórz ten folder i wyrusz na polowanie na paragony. Zorganizuj swoje W-2 i 1099. Będziesz ustanawiał precedens dla lepszego zachowania w sezonie podatkowym w przyszłym roku. Kto powiedział, że jest za późno na postanowienia noworoczne?