6 prostych sposobów na zmniejszenie zużycia papieru w biurze

istnieje szansa, że Twoja firma chce być bardziej przyjazna dla środowiska, zarówno dlatego, że społeczeństwo tego oczekuje, jak i ty chcesz zachowywać się etycznie i odpowiedzialnie. Poza tym, jeśli zmniejszysz zużycie papieru, możesz również uprościć swoje operacje i zaoszczędzić pieniądze. Podczas gdy bezpapierowe może wydawać się teraz zniechęcające, istnieją stopniowe kroki, które możesz podjąć, aby zapewnić, że Twoje biuro dokona przejścia tak płynnie, jak to możliwe.

budżet na stopniowe redukcje papieru

jeśli planujesz radykalnie ograniczyć korzystanie z papieru lub całkowicie zrezygnować z papieru, nagła zmiana prawie na pewno zakłóci przepływ pracy w Twojej firmie. Zamiast tego szukaj sposobów na stopniowe zmniejszanie. Zacznij od budżetu i zdecyduj, gdzie tak naprawdę nie potrzebujesz już papieru, a następnie zajmij się tym obszarem przez kilka miesięcy. Na przykład, jeśli departament, który może przejść bez papieru, ma budżet w wysokości 2000 USD w rocznych dostawach papieru, staraj się zmniejszyć tę liczbę o 200 USD miesięcznie. Jeśli wolisz wprowadzać zmiany we wszystkich obszarach swojej działalności, spróbuj zmniejszyć ogólne zużycie papieru w departamentach o pewien procent każdego miesiąca.

Utwórz kopię zapasową wszystkiego elektronicznie

niektórzy pracownicy biurowi i menedżerowie uwielbiają robić więcej niż jedną kopię każdego dokumentu. Ten dokładny sposób archiwizacji z pewnością ułatwia wewnętrzne przeglądy lub audyty zewnętrzne, ale ilość miejsca, które zajmują stosy kopii, jest podwojona. Zamiast fizycznie powielać wszystko, rozważ tworzenie kopii zapasowych ważnych plików na komputerze lub dedykowanie pamięci masowej serwera do podstawowych dokumentów. Możesz także użyć zewnętrznych dysków twardych, kart pamięci lub chmury, aby wygodniej odzyskać cenne dokumenty.

rozważ transakcje elektroniczne

jeśli jesteś firmą, która wykonuje wiele zamówień, rozważ alternatywy dla wysyłania czeków lub drukowania zamówień zakupu. Istnieje kilka opcji B2B, jeśli chodzi o transakcje e-commerce, takie jak bezpośrednie depozyty. Nie tylko jest to znacznie szybciej, aby te transakcje online, będziesz pominąć wszystkie dni, które normalnie zajmie czeki dotrzeć lub być przetwarzane. Oprogramowanie takie jak nasze może pomóc usprawnić transakcje i zamówienia zakupu, jednocześnie ograniczając papier.

Prowadź całą wewnętrzną komunikację online

Pomóż swoim pracownikom pozbyć się nawyku drukowania notatek lub zostawiania żółtych notatek na biurku, nakazując korzystanie z programów e-mail lub komunikatorów. Staraj się prowadzić spotkania bez użycia papieru, prezentując prezentacje za pomocą PowerPoint lub Prezentacji Google i wysyłając agendy za pośrednictwem poczty e-mail. Pamiętaj, że jeśli Wszystko inne zawiedzie, możesz również porozmawiać ze swoim personelem lub kierownictwem w staromodny sposób: telefonicznie lub osobiście.

Zamów lżejszy i cieńszy papier

jeśli wygląda na to, że bez papieru jest bardziej odległym celem niż wcześniej zrealizowano, istnieje kilka krótkoterminowych rozwiązań, które mogą zmniejszyć twój wpływ na środowisko. Zacznij od zmniejszenia zapasów obligacji z powiedzmy, 50 lbs do 20 lbs. W miarę możliwości unikaj również zapasów powlekanych lub specjalnych lub używaj ich tylko do dokumentów, które możesz udostępniać klientowi.

zdecyduj, co wymaga drukowania

w dzisiejszym nowoczesnym biurze domowym prawdopodobnie masz dobre pojęcie o tym, jakie dokumenty muszą być wydawane w wersji papierowej, a jakie mogą być udostępniane elektronicznie. Na przykład prawdopodobnie łatwiej jest zarządzać dokumentami księgowymi na ekranie w łatwym do odczytania formacie. Mimo to może istnieć pewna dokumentacja, która powinna zostać wydrukowana, taka jak sprawozdania finansowe lub formalne materiały prezentacyjne. Porozmawiaj o tych standardach ze swoimi pracownikami, aby czuli się upoważnieni do samodzielnego podejmowania decyzji dotyczących użytkowania drukarek. Jeśli coś musi zostać wydrukowane, zachęcaj pracowników do używania mniejszych czcionek lub drukowania po obu stronach arkusza.

zmniejsz zużycie papieru i zaoszczędź kilka drzew

bardzo niewiele z tych wskazówek wiąże się z drastycznymi zmianami w zachowaniu biura lub nagłymi zmianami w przepływie pracy w firmie. Po wykonaniu, nie tylko zaoszczędzą pieniądze Twojej firmy w zamówieniach papierowych, ale także cenny czas poświęcony na obsługę, konserwację i żmudne wyszukiwanie drukowanych dokumentów. Co więcej, prawdopodobnie będziesz mieć większy spokój ducha, wiedząc, że być może uratowałeś kilka drzew w tym roku.