6 rodzaje dokumentacji personalnej i dlaczego są ważne, aby zachować

dokumentacja personalna jest standardowym sposobem dokumentowania relacji pracownika z firmą lub organizacją. W niektórych przypadkach zapisy te zawierają dość ogólne informacje, podczas gdy w innych przypadkach mogą zawierać prywatne lub poufne dane. Niezależnie od rodzaju pliku, dokumentacja personelu musi być regularnie aktualizowana, aby zapewnić wydajność operacyjną i sukces.

co to jest dokumentacja personalna?

dokumentacja personalna lub akta osobowe są dokumentami odnoszącymi się do pracowników w organizacji i składają się z kompleksowych, zgromadzonych informacji. Dane osobowe są zazwyczaj przechowywane przez dział HR agencji i zawierają odpowiednie informacje dotyczące aplikacji pracownika, opisu stanowiska, danych płacowych i innych.

6 różnych rodzajów dokumentacji personalnej

chociaż istnieje szereg dokumentacji personalnej, z których może korzystać organizacja, wszystkie te dokumenty mieszczą się w jednej z sześciu kategorii. Spośród tych kategorii najczęściej wymieniane są dokumenty dotyczące zatrudnienia i raporty dotyczące wydajności pracy.

1. Informacje ogólne: ta grupa obejmuje również dane osobowe, takie jak imię i nazwisko pracownika, Data urodzenia, numer ubezpieczenia społecznego, numer telefonu, adres i potencjalnie numery kontaktowe w nagłych wypadkach.
2. dokumenty dotyczące zatrudniania: większość pracodawców korzysta z dokumentów używanych w procesie zatrudniania, takich jak podania o pracę, opisy stanowisk, życiorysy lub listy motywacyjne.
3. umowy pracownicze: Czasami aspekty relacji pracodawca-Pracownik są regulowane przez oficjalne dokumenty, takie jak umowy unijne, umowy o zakazie konkurencji oraz umowy o poufności lub poufności.
4. odszkodowanie: rejestry związane z odszkodowaniem (i informacje o świadczeniach) obejmują W-4s, formularze beneficjenta, dokumentację płacową i karty czasowe za poprzednie lata.
5. wydajność pracy: Ta sekcja jest dość szeroka, ale może obejmować oceny wydajności, działania naprawcze, listy dyscyplinarne, nagrody, nominacje, edukację, referencje, zapisy szkoleniowe lub promocje w agencji.
6. informacje po zatrudnieniu: w ten sam sposób pracodawcy zachowują dokumenty dotyczące zatrudniania, wiele plików również po zatrudnieniu. Dokumenty te są takie jak rezygnacja lub wypowiedzenie, ostateczna ocena wydajności i ostateczna wypłata.

6 dokumentacja, która powinna być przechowywana w osobnym, poufnym pliku

dobrym pomysłem-i często wymaganym prawnie-jest przechowywanie pewnych danych pracowników i informacji w poufnym pliku, który jest oddzielony od reszty dokumentów. Właściwe zarządzanie rejestrami personelu może wymagać dodatkowego wysiłku, ale jest to niezbędny krok w kierunku ochrony prywatności wszystkich pracowników lub członków personelu.

1. Background check results: Background check results span from past employment verification, to credit history, to the criminal history of an applicant. Przeprowadzanie kontroli przeszłości odbywa się w celu zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony każdego pracownika.
2. dokumenty sądowe: postępowanie sądowe to proces rozstrzygania sporów w ramach systemu sądowego. Dokumenty związane z postępowaniem sądowym (tj. samego zaskarżonego czynu lub ostatecznej decyzji sędziego) powinny być zawsze przechowywane w poufnej teczce.
3. formularz i-9s: formularz i-9s służy do weryfikacji tożsamości i upoważnienia do zatrudnienia osób zatrudnionych do pracy w Stanach Zjednoczonych. Ponieważ formularze te posiadają bardzo wrażliwe informacje umożliwiające identyfikację osobistą, wymagają starannej ochrony.
4. dokumentacja medyczna: wszelkie dokumenty związane z zatrudnieniem, które zawierają informacje medyczne, muszą być zapisywane niezależnie od innych akt osobowych, więc nic nie jest przypadkowo ujawniane ani udostępniane innemu pracownikowi.
5. dokumenty urlopów federalnych i stanowych: większość pracowników federalnych i stanowych otrzymuje płatny urlop każdego roku w sytuacjach takich jak narodziny, adopcja lub umieszczenie nowego dziecka w rodzinie zastępczej; opieka nad współmałżonkiem, dzieckiem lub rodzicem; cele opieki wojskowej i urlopów; i osobiste powody zdrowotne, z których wszystkie są całkowicie poufne.
6. dochodzenie pracownicze: dokumenty odnoszące się do postępowania dyscyplinarnego pracownika lub dochodzenia HR dotyczącego roszczenia pracowniczego muszą być zabezpieczone w poufnych aktach, do których inni pracownicy w biurze nie mają dostępu.

dlaczego ważne jest aktualizowanie dokumentacji personalnej

łatwiej jest składać podatki

przegląd dokumentacji personalnej jest niezbędny do sukcesu Twojej organizacji, zwłaszcza jeśli weźmiesz pod uwagę, w jaki sposób te zapisy wchodzą w grę w przypadku składania państwowych i federalnych podatków pracowniczych. Jeśli zrelaksujesz się przy aktualizacji tych dokumentów, prawdopodobnie będziesz miał większe wyzwanie, wypełniając obowiązkowe formularze podatkowe i przygotowując kwartalne dane dotyczące listy płac. Ale dzięki dokładnemu i ciągłemu prowadzeniu dokumentacji będziesz miał znacznie łatwiejszy czas składania pozapłacowych wynagrodzeń, świadczeń pracowniczych, czasu urlopu, zwolnienia lekarskiego i tak dalej.

jest zgodny z prawem

oprócz aktualizacji dokumentacji personalnej, która jest dobrą praktyką biznesową, możliwe, że będziesz musiał śledzić pewne zapisy, aby zachować zgodność z przepisami zarówno prawa stanowego, jak i federalnego. Podczas gdy przepisy stanowe oczywiście różnią się w zależności od miejsca pracy, będziesz chciał upewnić się, że przestrzegasz obowiązujących przepisów bez względu na to, gdzie znajdują się Twoje biura. Przepisy te mogą decydować o tym, jakie informacje mają być gromadzone, co organizacja może, ale nie musi, robić z tymi informacjami i jak długo powinna być przechowywana dokumentacja pracowników.

pomaga w korektach wynagrodzeń

korekta wynagrodzenia różni się od podwyżki wynagrodzenia, ponieważ korekta dostosowuje całą strukturę wynagrodzeń (w tym wszystkie podstawowe składniki). Ponieważ zmiana jest bardziej zaangażowana niż tradycyjna podwyżka, o wiele ważniejsze jest posiadanie właściwych informacji, które ułatwią tę zmianę. Bez dokładnej dokumentacji personalnej służącej jako przewodnik, każda liczba problemów może nas przyciąć podczas próby zainicjowania tej modyfikacji. Jednak dzięki aktualnym zapisom korekty wynagrodzeń mogą przebiegać bezproblemowo, dzięki aktualnym danym i wartościom procentowym.

pomaga w sporze prawnym

jeśli Twoja organizacja znajdzie się w środku sporu prawnego, z przyjemnością będziesz mieć stos akt osobowych na poparcie swojej sprawy. Prowadzenie dokumentacji personalnej pozwala zachować pisemną historię wokół wyznaczonego zdarzenia (lub wydarzeń), a w postępowaniu sądowym tego typu dokumentacja może mieć kluczowe znaczenie dla ostatecznego wyniku. Dobrze zarządzane pliki są najlepszym sposobem na cytowanie awansów pracowników, podwyżek płac, działań dyscyplinarnych, a nawet wypowiedzenia, a tego rodzaju fizyczne dowody mogą znacznie zagwarantować uczciwą i zrównoważoną decyzję.

określa promocje lub zakończenia

innym powodem, dla którego zaleca się aktualizowanie akt osobowych, jest to, że pomagają one w określaniu promocji — a czasami ujawniają również podstawy do wypowiedzenia. Jeśli Twoja organizacja nie zmieni i nie poprawi swoich danych, monitorowanie wydajności i poziomu produktywności pracowników może być niezwykle trudne. Ale kiedy chcesz udokumentować spóźnienie, nieobecność i osobiste wyniki, możesz lepiej śledzić, gdzie pracownicy kwitną lub zawodzą, a następnie podejmować działania w razie potrzeby na podstawie tych informacji.

Digitalizacja dokumentacji personalnej

Aktualizacja dokumentacji personalnej jest niezbędnym elementem każdego dobrze zorganizowanego działu HR, A jednak Obsługa wszystkich tych dokumentów może wydawać się zniechęcającym (i niekończącym się) zadaniem. Dobrą wiadomością jest to, że digitalizacja plików personalnych ułatwia i usprawnia pracę każdego zespołu. Korzystając z zapisów cyfrowych, nie będziesz już musiał zajmować się nieporęcznymi szafkami na dokumenty, a zamiast tego twoje ważne dokumenty będą wygodnie przesyłane i dostępne za pośrednictwem chmury — co według wielu jest najbezpieczniejszym i najbardziej wydajnym sposobem zarządzania dokumentami i procesami.

współpracując z interfejsem Image API, Twoja agencja może wyjść poza stosy papierowej dokumentacji kadrowej i zanurzyć się w nowoczesnym, cyfrowym krajobrazie. Usługi obrazowania cyfrowego Image API, zarządzanie treścią w chmurze i cyfrowa automatyzacja procesów zostały zaprojektowane w celu uproszczenia złożoności zarządzania dokumentami i zapewnienia, że Twoja organizacja osiąga mierzalną wartość i trwałe wyniki w tempie cyfrowym.

cyfryzacja dokumentacji personalnej sprawia, że odpowiednie zarządzanie plikami jest łatwiejsze i bezpieczniejsze. Zachowanie poufności niektórych plików osobowych jest uproszczone dzięki różnym uprawnieniom dla różnych poziomów użytkowników, a znalezienie potrzebnych dokumentów jest wydajne dzięki inteligentnym opcjom wyszukiwania. Zdigitalizowane dane osobowe sprawiają, że zachowanie zgodności ze skomplikowanymi harmonogramami przechowywania jest bezbolesne-systemy takie jak Image API Axiom Pro automatycznie zarządzają tymi harmonogramami.

dokumentacja personalna FAQs

kto ma prawo wglądu do dokumentacji personalnej?

w większości przypadków akta osobowe pracowników powinny być traktowane jako prywatne akta należące do organizacji i odpowiedniego pracownika. W związku z tym pomocne może być ustanowienie polityki, która przyznaje, kto ma prawo do przeglądania dokumentacji personalnej, takiej jak przełożony lub kierownik pracownika (oprócz samego pracownika).

dlaczego ważne jest prowadzenie dokumentacji personalnej?

ważne jest prowadzenie dokumentacji personalnej, ponieważ dokumenty te zawierają pisemną historię wszystkiego, co wydarzyło się w okresie zatrudnienia. Z tego powodu potrzebna jest dokumentacja kadrowa, aby wspierać działania takie jak awanse, podwyżki płac, a nawet działania dyscyplinarne.

jakie są główne dokumenty, które powinny znajdować się w aktach osobowych?

dokumentacja personalna powinna być przechowywana dla każdego pracownika od oficjalnej daty zatrudnienia. Główne dokumenty do złożenia obejmują Informacje ogólne (imię i nazwisko, adres, numer telefonu); formularze zatrudnienia (podanie o pracę, cv, Opis stanowiska); oficjalne umowy pracownicze (umowy unijne, umowy o zakazie konkurencji); dane o wynagrodzeniu lub wynagrodzeniu; oceny wyników; i informacje po zatrudnieniu (pismo o rozwiązaniu umowy, przegląd końcowy).