7 potężnych narzędzi do zarządzania informacjami

kiedyś byłem oszczędzaczem, co oznacza, że zapisałem wszystko. W końcu dotarło do mnie, gdy przeprowadziliśmy się ostatni raz, ponad 9 lat temu, na szczęście, że ciężko mi było odpuścić rzeczy. Kiedy ładowałem ciężarówkę, zdałem sobie sprawę, że przenosimy skrzynie, które pozostały nieotwarte od naszej ostatniej przeprowadzki ponad 3 lata wcześniej.

takie myślenie o “ratowaniu wszystkiego” pojawiło się również w tym, jak wykonuję swoją pracę. Stosy papieru, pudełka i półki pełne książek, notatki przyklejone wszędzie, wszystko to mogłoby z łatwością zawładnąć moją przestrzenią roboczą, gdyby nie pomoc z odrobiny technologii.

oto siedem z moich najpotężniejszych narzędzi do zbierania i wyszukiwania informacji, które pomagają mi przechwytywać informacje tak szybko, jak to możliwe, abym mógł zapomnieć o tym teraz, wrócić do pracy i Wiem, że zapamiętam to później.

oto moje 7 potężnych narzędzi do zarządzania informacjami.

1. Gmail
jeśli nie korzystasz z Gmaila, tracisz jeden z najprostszych i najpotężniejszych sposobów na uporządkowanie wielu informacji, gdy będziesz ich później potrzebować.

używam Gmaila do gromadzenia wiadomości e-mail z kilku adresów e-mail w jednej lokalizacji.

wysyłam sobie przypomnienia z iPhone ‘ a, bo wiem, że później sprawdzę pocztę.

organizuję e-maile z zakupów online w folderze “zamówienia” do wykorzystania w przyszłości.

mam również filtry skonfigurowane w Gmailu, aby łatwo organizować określone wiadomości e — mail i subskrypcje, które ustawiłem, aby ominąć moją skrzynkę odbiorczą-mogę je odczytać później, gdy jest to wygodne.

mogę również uzyskać dostęp do Gmaila z dowolnego miejsca.

2. Kalendarz Google
urodziny, rocznice, spotkania, wydarzenia specjalne, zajęcia, w które zaangażowane są moje dzieci, przypomnienia o rachunkach i wiele innych rzeczy, które przechowuję w Kalendarzu Google. Niektóre z tych rzeczy, które ustawiłem, aby wysłać mi e-mail lub przypomnienie tekstowe w dniu I godzinie zaplanowałem. Jedną z rzeczy, które naprawdę doceniam, jest możliwość planowania powtarzających się wydarzeń, których nigdy nie muszę dotykać, a mimo to otrzymuję powiadomienie co miesiąc lub tydzień w odpowiednim czasie.

3. Simplenote & Notational Velocity (Mac)
to są właściwie dwa narzędzia, ale nie używam jednego bez drugiego. Simplenote to usługa internetowa i aplikacja, której używam na moim iPhonie, która pozwala mi przechwytywać i uzyskiwać dostęp do zapisanych notatek tekstowych, gdziekolwiek jestem. Mogę również uzyskać dostęp do tych wszystkich notatek tekstowych w notacji prędkości na moim komputerze. To, co sprawia, że te dwa programy są dla mnie tak niezbędne, to sposób, w jaki dają mi dostęp do tych samych danych i wszystko jest automatycznie synchronizowane. Przy okazji, używam Dropbox, kolejnej zabójczej usługi internetowej, o której napiszę innym razem, aby wykonać wszystkie synchronizacje dla tych dwóch aplikacji.

4. Evernote
jest to kolejna aplikacja do przechwytywania informacji. W sieci jest mnóstwo informacji na temat korzystania z Evernote na komputerze i iPhonie, ale uważam, że jest to nieco więcej niż potrzebuję do przechwytywania tekstu, co jest tym, co robię najbardziej.

niektórzy wolą używać Evernote a nie Simplenote & To może być prostsze dla Ciebie. Ale głównie używam Evernote do organizowania papierowych dokumentów, które przechwyciłem i zdigitalizowałem za pomocą skanera.

po zeskanowaniu dokumentu i zapisaniu go jako PDF, po prostu upuszczam plik PDF na ikonę Evernote. Po zarchiwizowaniu w Evernote mam dostęp do wszystkich zeskanowanych kartek papieru, które mogłem zapisać gdzieś na stosie i są przechowywane w chmurze w celu przechowania. Uzyskuję dostęp do wszystkiego z Evernote na moim komputerze, w przeglądarce z dowolnego komputera na stronie Evernote lub na moim iPhonie z aplikacji Evernote.

synchronizowanie odbywa się za pomocą usługi Evernote — używam darmowej wersji — i nie robię nic innego, jak tylko od czasu do czasu organizuję pewne rodzaje informacji w folderze lub dwóch w Evernote.

5. Instapaper
to usługa internetowa, do której uzyskuję dostęp z mojej przeglądarki internetowej, a także z aplikacji na moim iPhonie i są dwie rzeczy, które naprawdę kocham w Instapaper.

pierwszy to łatwość, z jaką mogę zapisać rzeczy, które znalazłem w sieci, które chciałbym później przeczytać. Mam skrót w przeglądarce, który po kliknięciu przechowuje link do bieżącej strony internetowej do usługi Instapaper. Teraz mogę przejść do ważniejszych rzeczy, nie martwiąc się, zapomnę o tym, co chciałem przeczytać. Mogę wyciągnąć usługę Instapaper później w moim bowserze lub mogę otworzyć aplikację i przeczytać stronę internetową na moim iPhonie, gdy jestem z dala od mojego biurka.

drugą rzeczą, którą uwielbiam, jest sama aplikacja Instapaper z po prostu prezentuje tekst stron internetowych, które zapisałem bez bałaganu często spotykanego na stronie internetowej. Teraz mogę czytać rzeczy z dala od komputera w prostym i nie rozpraszającym formacie.

6. Pinbaord.in
to jest przydatna usługa zakładek. Nie jest to bezpłatna usługa, ale jest warta tych kilku dolarów, które kosztuje utrzymanie uporządkowanych zakładek. Używam tego, aby łatwo dodawać do zakładek strony internetowe z informacjami do późniejszego wyszukiwania, jeśli będę ich potrzebować później. Dodaję do zakładek mnóstwo rzeczy na później, a każdy element można oznaczyć, dzięki czemu można je łatwo skategoryzować i pobrać później. Kiedyś korzystałam z pysznej usługi, ale odkryłam, że Pinboard.in jest o wiele prostszy, pozwala mi szybko i łatwo zakładać strony internetowe na później i jest łatwy w użyciu, gdy muszę szukać czegoś, co zapisałem.

na marginesie — Pinboard.in pozwala mi połączyć moje konto Instapaper, dzięki czemu wszystko, co wysyłam do Instapaper, zostanie również oznaczone zakładkami pinboard.in

7. Kindle&aplikacja Kindle
włączam Kindle i aplikację Kindle tutaj w moich najlepszych narzędziach do zbierania informacji 7, ponieważ bardzo lubię i używam środowiska czytania kindle. Nie tylko nie kupuję już książek z papierem i tuszem, gdy dostępna jest wersja cyfrowa, ale mam również strony internetowe Instapaper wysyłane do mojego Kindle. Często wolę czytać długie artykuły z sieci na moim Kindle. Za pośrednictwem usługi Instapaper mam archiwum dokumentów automatycznie wysyłanych do mojego kindle okresowo.

wyślę również długie pliki PDF do mojego Kindle, konwertując je do formatu ebook przez usługę konwersji dokumentów Amazon. A teraz dzięki synchronizacji dokumentów osobistych mogę czytać te dokumenty na Kindle lub w telefonie, a moja lokalizacja czytania pozostaje zsynchronizowana.

te 7 potężnych narzędzi do zbierania informacji zaoszczędziło mi mnóstwo czasu i uratowało mnie od stosów papieru. Dotknąłem tylko powierzchni tego, co te narzędzia mogą zrobić. Może nie wszystkie służą ci tak dobrze, jak mi, ale najlepszym narzędziem do organizowania informacji jest to, którego użyjesz.