Blog, zasoby

Przeprowadzki biur mogą zrewolucjonizować sposób prowadzenia biznesu. Niezależnie od tego, czy szukasz jednej dużej przestrzeni, aby zapewnić firmie przestrzeń do rozwoju, czy rozszerzyć zasięg poprzez rozgałęzienie się na mniejsze biura satelitarne, istnieje wiele powodów, dla których możesz chcieć się przenieść.

niezależnie od motywacji, ten przewodnik pomoże przygotować Ciebie i twój zespół, dostarczając poręczną listę kontrolną relokacji biura. Po drodze zajmiemy się wszystkim, od zaangażowania personelu w proces podejmowania decyzji po ocenę ryzyka w kontekście COVID-19. Dołącz do nas, odkrywając najważniejsze rzeczy, które należy wziąć pod uwagę przy przeprowadzce biura.

planowanie i ustalanie terminów

przygotowanie jest kluczowe, jeśli chodzi o przeprowadzkę biura. Poświęcenie czasu na jasne przemyślenie celów swojej firmy w zakresie przeprowadzki pozwoli zaoszczędzić ból głowy w przyszłości i upewnić się, że przejście przebiega tak płynnie, jak to możliwe. Zapisz wszystkie swoje pomysły na papierze, w tym szczegóły, takie jak budżet, preferowane lokalizacje i data, do której chcesz się wprowadzić.
kolejną ważną częścią fazy planowania jest ustalenie terminów kluczowych punktów w podróży relokacyjnej biura: wybierz ramy czasowe, w których możesz ukończyć wstępne badania, opracować pomysły zespołu, a następnie zdecydować o liście funkcji, które będą miały idealne biuro. Będziesz chciał pozwolić co najmniej kilka miesięcy po tym, aby zbadać i porównać swoje opcje przed podjęciem decyzji.

angażowanie pracowników

zastanawiając się, jaki rodzaj biura najlepiej pasuje do Twojej firmy, spróbuj zaangażować swój zespół. Dając swoim pracownikom głos w procesie podejmowania decyzji, nie tylko sprawisz, że ruch będzie znacznie bardziej produktywny w krótkim okresie, ale także poprawisz samopoczucie pracowników i wskaźniki retencji na przyszłość.
w niedawnym badaniu prawie 70% pracowników stwierdziło, że przeprowadzka biur miała korzystny wpływ na nich i ich firmę jako całość, a korzyści, takie jak większa przestrzeń do wykonywania zadań i praca w bardziej atrakcyjnym wizualnie środowisku, stały się głównymi przyczynami udanej przeprowadzki.
Mając to na uwadze, jest prawdopodobne, że opinie Twojego zespołu na temat przeprowadzki do nowego biura będą oparte na dość subiektywnych cechach, więc konsultowanie ich przed rozpoczęciem poszukiwań jest mądrą decyzją. Podejście, które sprawdziło się dobrze dla naszych klientów, polega na rozpoczęciu nieformalnych rozmów, a następnie przeprowadzeniu ankiety w całej firmie, gdy dowiesz się, na których funkcjach ludzie najbardziej dbają.

kryteria wyboru

następnym krokiem jest ustalenie listy kryteriów dla przeprowadzki biura. Zrozumienie, czego szukają Twoi pracownicy w nowej przestrzeni, pomoże Ci to osiągnąć. Jeśli twój zespół preferuje parking na miejscu lub przestronne miejsca do ucieczki, spróbuj wziąć to pod uwagę (po prostu upewnij się, że pasuje do Twoich własnych celów i realistycznie oceniaj swój budżet).
nie martw się, jeśli pomysł wymyślenia ostatecznej listy kontrolnej wydaje się na początku trochę przytłaczający. Jest to kamień milowy w relokacji biura, ale współpracowaliśmy z wieloma firmami, aby uzyskać tę część w przeszłości-po prostu skontaktuj się z nami, a nasz przyjazny zespół z przyjemnością Ci pomoże.

znalezienie idealnego lokalu

dzięki wszystkim wstępnym badaniom i gotowej liście kryteriów, nadszedł czas, aby rozpocząć wyszukiwanie. Jak już mówiliśmy, uporządkowanie planów na czas i zgodnie z harmonogramem jest ważną częścią procesu relokacji biura-ale staraj się nie spieszyć z samym wyszukiwaniem biura.
niezależnie od lokalizacji, nasza przydatna wyszukiwarka biurowa pomoże Ci znaleźć idealne miejsce dla Ciebie z setek lokalizacji w Wielkiej Brytanii. Po prostu powiedz nam, gdzie mają być twoje nowe biura, a my pomożemy Ci zawęzić opcje.
lokalne ograniczenia blokowania pozwalają, oferujemy wycieczki z przewodnikiem z dystansem społecznym i wszystkie niezbędne środki w celu zapewnienia właściwego rozglądania się bez narażania bezpieczeństwa ciebie lub Twoich pracowników. Dla tych, którzy wolą nie uczestniczyć osobiście, czasami oglądanie wideo są udostępniane (nie wahaj się z nami skontaktować i zapytać!)
nasze wirtualne wycieczki 360º umożliwiają również zwiedzanie naszych biur gdziekolwiek jesteś. Znalazłeś coś, co ci się podoba? Przejdź do dowolnej strony Biura na naszej stronie, aby poczuć wygląd miejsca w swoim czasie-po prostu kliknij ikonę ” 360 ” pod obrazem.

ocena ryzyka podczas przeprowadzki biura

szczególnie w kontekście COVID-19 i dostosowując się do “nowej normy”, bezpieczeństwo pracowników powinno być priorytetem podczas przeprowadzki biura. Twoja ocena ryzyka musi wykraczać poza zwykłe względy dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa, biorąc pod uwagę kluczowe kwestie, takie jak:

• czy jest wystarczająco dużo miejsca na Biurko dla pracowników na odległość społeczną?
• czy można wydzielać miejsca siedzące w stołówkach i pomieszczeniach ogólnodostępnych?
• czy w holu jest odpowiedni obszar do bezpiecznego zameldowania i innych środków ostrożności przed wejściem do budynku?
• czy są łatwo dostępne umywalki, kuchnie i łazienki, aby personel mógł regularnie myć ręce?
• czy przestrzenie robocze mogą być wentylowane poprzez otwieranie pobliskich okien i drzwi?

aby uzyskać więcej informacji, odwiedź oficjalne wytyczne HSE dotyczące oceny ryzyka podczas pandemii COVID-19.

przed przeprowadzką

po podjęciu decyzji i podpisaniu linii przerywanej musisz zacząć myśleć o logistyce samego przeprowadzki. Oto kilka ostatnich rzeczy do rozważenia przed przeprowadzką do nowego biura:
1. Wyznacz menedżera ds. relokacji biur
świetnym pomysłem, który wybraliśmy od klientów BizSpace, jest wyznaczenie menedżera ds. relokacji biur, który będzie nadzorował praktyczne aspekty samej przeprowadzki. Będą odpowiedzialni za zorganizowanie drobniejszych punktów, takich jak zmiana adresu biura i inne kwestie omówione poniżej. Zacznij przyjmować aplikacje, gdy już zdecydujesz się na przeprowadzkę biura i zaoferuj jakąś formę wynagrodzenia za dodatkową odpowiedzialność.
2. Wi-Fi i linie telefoniczne
nie zapomnij uporządkować swoich Wi-Fi i linii telefonicznych. Pamiętaj, że mogą wystąpić przestoje – szczególnie jeśli zmieniasz dostawców – więc zaplanuj to na kilka tygodni przed przeprowadzką. Jeśli wybierzesz Biuro serwisowane, prawdopodobnie niektóre niezbędne udogodnienia zostaną uwzględnione w pakiecie wynajmu, ale sprawdź to z wyprzedzeniem.
3. Adres i numer telefonu
jednym z kluczowych obowiązków menedżera relokacji biura jest zorganizowanie zmiany adresu i numeru telefonu. Powinieneś dążyć do tego, aby Twój numer telefonu był taki sam, jak wygodny punkt kontaktowy dla klientów i dostawców. Jeśli nie jest to możliwe, umów się na usługę przekierowania połączeń i poinformuj kontakty o nowym numerze i adresie. Na koniec skonfiguruj przekierowanie poczty na nowy adres biura.
4. Office delivery
w związku z tym ostatnim punktem będziesz również chciał powiadomić dostawców office delivery o zmianie adresu (lub umówić się na nowych dostawców, jeśli przeprowadzasz się dalej). Od jedzenia i picia po środki czystości i artykuły papiernicze-pracownicy będą chcieli dostarczać wiele rzeczy od samego początku, więc wcześniejsze uporządkowanie tego zapewni płynne przejście dla wszystkich zaangażowanych osób.
5. Bezpieczeństwo i ubezpieczenie
bezpieczeństwo biura może być objęte umową najmu, ale sprawdź, czy masz coś odpowiedniego na miejscu z dużym wyprzedzeniem, aby uniknąć czkawki. W podobny sposób musisz również zastanowić się, jakie rodzaje ubezpieczeń mają zastosowanie do Twojej firmy. Może to obejmować takie rzeczy, jak zawartość & zapasów, pokrycie budynku i ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej.
6. Pomyśl o meblach i przechowalniach
w zależności od rodzaju pakietu, który wybierzesz, być może będziesz musiał przyjrzeć się swoim opcjom, jeśli chodzi o meble i przechowywanie. Biorąc pod uwagę plany rozwoju lub redukcji firmy, upewnij się, że masz wystarczająco dużo biurek, szafek i szafek, aby wspierać całą siłę roboczą – i uporządkuj je, jeśli odkryjesz niedobór. Jeśli to możliwe, warto odwiedzić, aby zmierzyć się przed zakupem czegokolwiek.
7. Kontrole końcowe
udaj się do nowego miejsca pracy na tydzień przed datą przeprowadzki, aby przeprowadzić kontrole końcowe. Zalecamy jeszcze raz przejrzenie listy, którą tutaj przedstawiliśmy i zaznaczenie rzeczy, aby upewnić się, że startujesz.
ten przewodnik BizSpace oferuje pełną listę kontrolną relokacji biura, przeprowadzając Cię przez wszystkie ważne szczegóły, które zapewniają płynny i udany ruch. Jeśli chcesz skorzystać z fizycznej listy kontrolnej w swojej organizacji, możesz pobrać listę kontrolną w formacie PDF zawierającą wszystko, co omówiliśmy.
aby uzyskać więcej informacji – lub omówić swoje plany z naszym przyjaznym i doświadczonym zespołem – nie wahaj się z nami skontaktować już dziś.