co to jest cykl P2P? -12 kroków cyklu od zakupu do płatności SAP

cykl P2P to proces, w jaki organizacja lub firma zajmuje się nabywaniem towarów i usług, płaceniem dostawcy i odbieraniem towarów.

cykl rozpoczyna się od zapytania ofertowego od dostawców przed utworzeniem zamówień zakupu, które są wysyłane do dostawców. Po otrzymaniu, przeprowadzane są kontrole jakości przed wystawieniem faktur, a następnie dokonaniem płatności.

ten artykuł szczegółowo omawia każdy etap cyklu p2p.

co to jest procedura P2P?

cykl procure-to-pay (p2pcycle) to działania procesów biznesowych, które występują podczas tworzenia i przyjmowania zamówień zakupu, płatności za przedmioty lub usługi.

obejmuje to wszystko, od pozyskiwania produktów po płacenie dostawcom po otrzymaniu dostawy tych towarów; może nawet obejmować odwrócone transakcje, w których wcześniej zakupione przedmioty są zwracane przed ich wysłaniem!

wszystkie nowoczesne systemy ERP, w tym SAP, zachowują dobre funkcje automatyzacji procesów P2P.

w tym poście SAP cyklu P2P MM jest traktowany jako punkt odniesienia.

kroki cyklu p2p

Poniżej znajdziesz 12 kroków cyklu od zakupu do płatności SAP.

proces cyklu Procure-to-Pay lub P2P rozpoczyna się, gdy kupujący znajdzie potrzebę niektórych towarów lub usług.

Identyfikacja wymagań

identyfikacja wymagań jest pierwszym krokiem w cyklu p2p.

ilekroć brakuje surowców lub usług lub jakichkolwiek części potrzebnych do kontynuowania operacji, osoba odpowiedzialna zidentyfikuje potrzebę lub korzyści materiału.

zapotrzebowanie na materiał lub usługę jest następnie informowane do działu zakupów, tworząc żądanie zakupu.

żądanie zakupu zostanie przesłane do menedżera zakupów.

autoryzacja zamówienia zakupu

menedżer zakupów ocenia otrzymane zamówienie zakupu.

w zależności od znaczenia i kosztu materiału lub usługi, zostanie on wysłany do kadry kierowniczej wyższego szczebla w celu rewizji.

tutaj zamówienie może zostać zatwierdzone lub odrzucone.

zatwierdzenie zamówienia zakupu

Załóżmy, że menedżer zakupów otrzyma zgodę od swoich seniorów. W takim przypadku autoryzuje zamówienie zakupu i wyśle PO do działu zamówień.

Dział Zamówień sprawdza formularz wniosku, aby zrozumieć wymóg.

lista dostawców

w zależności od rodzaju zapytania, nowa lista dostawców zostanie zakwalifikowana lub dział zamówień może bezpośrednio zwrócić się do istniejącego dostawcy w sprawie materiału.

krótka lista dostawców zależy od ich wiarygodności, oceny sprzedawcy, jakości produktu lub usługi oraz ceny.

biorąc oferty od dostawców

tutaj kupujący wysyła zapytania ofertowe do wszystkich sprzedawców na krótkiej liście, aby wyjaśnić wymagania. Sprzedawcy są następnie proszeni o podanie swoich cytatów.

wybór dostawcy

tutaj odpowiedzi sprzedawcy na zapytanie ofertowe są oceniane, warunki i oferty negocjowane z dostawcami.

Sprzedający, którego oferta i kupujący akceptują warunki, są finalistami, a umowa zostanie podpisana.

powiadomienie o wysyłce

po podpisaniu umowy i potwierdzeniu zamówienia Sprzedawca wysyła powiadomienie o wysyłce do kupującego. Powiadomienie informujące o dostarczanych przez nie towarach lub Usługach.

w tym momencie jesteśmy w połowie cyklu od zakupu do zapłaty. Powiadomienie o wysyłce zawiera wszystkie szczegóły, takie jak opis towaru, data wysyłki.

odbiór towaru

firma otrzymuje towar od dostawcy. Uzyskane materiały lub usługi są kontrolowane w celu sprawdzenia jakości materiałów.

zespół ds. dostawy porównuje PO z powiadomieniem o wysyłce, aby potwierdzić, czy oba pasują. Jeśli się zgadzają, firma wystawia paragon sprzedawcy.

ale jeśli są rozbieżności, firma może skontaktować się ze sprzedawcą i poprosić o zwrot LUB WYMIANĘ.

zapisanie faktury

po otrzymaniu paragonu od firmy dostawca wysyła im fakturę do zapłaty. Faktura będzie zawierała wszystkie szczegóły płatności związane z dostarczonym towarem.

3 sposób dopasowania

po otrzymaniu faktury od sprzedawcy wszystkie powiązane dokumenty, takie jak zamówienie zakupu i powiadomienie o wysyłce, muszą zostać sprawdzone przez dział księgowości firmy.

dokonywanie płatności na rzecz dostawcy

Załóżmy, że Dział płatności znajdzie zgodność wszystkich dokumentów dotyczących ceny, ilości i warunków. W takim przypadku płatność zostanie dokonana na rzecz sprzedawcy zgodnie z uzgodnionymi warunkami.

raportowanie

po dokonaniu płatności przez dostawcę cały proces jest dokumentowany i tworzone są raporty.

zalety cyklu procure-to-pay

cykl zakupu-płatności pomaga twojej firmie rozwijać się dzięki następującym zaletom.

usprawnia proces zakupu: cykl procure-to-pay jasno określa etapy związane z procedurą zakupu. Stąd zwiększa ogólną efektywność procesu zakupu.

zmniejsza koszty przetwarzania: moduł zakupów ERP pomaga obniżyć koszty przetwarzania procedury zakupu, zapewniając śledzenie zapasów bez papierkowej roboty.

jego zdolność zamawiania online pomaga użytkownikowi dostroić poziom zapasów, gdy tylko zamówienia zostaną nabyte.

zapewnia przejrzystość: Cykl zakupu do płatności pomaga kupującym i dostawcom zobaczyć, gdzie znajduje się zapotrzebowanie. W ten sposób zapewnia i zwiększa widoczność łańcucha dostaw.

wzmacnia relację ze sprzedawcą: proces zakupu do płatności zapewnia, że zamówienia są wykonane precyzyjnie, a płatności dla dostawców są poprawnie tworzone.

pozwala również dostawcom i kupującym na łatwą komunikację i współpracę w celu szybkiego rozwiązywania sporów. Te istotne rzeczy prowadzą do poprawy relacji ze sprzedawcą.

daje możliwość negocjacji ceny: Ponieważ poprawia to relacje ze sprzedawcą, kupujący mogą poprosić o negocjowanie ceny i warunków umownych.

ułatwia raportowanie danych: mając oparty na chmurze system zarządzania zapasami, możesz łatwo pobierać raporty w czasie rzeczywistym, takie jak raporty rentowności, raporty kosztów i raporty odpadów.

informacje te pozwalają menedżerom na pełne utrzymanie przepływów pieniężnych i podejmowanie właściwych decyzji zakupowych.

poprawia produktywność: ponieważ optymalizuje proces zakupu, pomaga to zwiększyć produktywność.

pomaga dostarczać produkty na czas: gdy zwiększy się produktywność, dostarczysz produkt lub usługi na czas.

jak poprawić cykl procure-to-pay?

postępując zgodnie z poniższymi praktykami, możesz usprawnić proces zakupu do płatności.

• Zachowaj przejrzystość procesu
• wdrażaj najlepsze oprogramowanie do zakupu, aby zapłacić
• zwiększ zaangażowanie dostawców
• miej dobrze zorganizowane zarządzanie kontraktami
• zwiększ zapasy

Automatyzacja cyklu P2P

cykl od zakupu do zapłaty obejmuje wiele działów organizacji, a także wielu dostawców.

ponieważ jest to długi proces obejmujący wiele formalności i zadań administracyjnych, wymaga dużo pieniędzy i czasu.

automatyzując cykl P2P, organizacje mogą zoptymalizować cały proces za pomocą technologii.

ograniczenie formalności i ingerencji człowieka dzięki automatyzacji procesu P2P pomaga firmom obniżyć koszty operacyjne.

parametry aby wybrać oprogramowanie dla cyklu procure-to-pay

musisz wybrać najlepszą technologię dla procesu P2P. Wybierając oprogramowanie, należy wziąć pod uwagę następujące parametry.

• szybkość oprogramowania: Wybierz aplikację, która działa szybko, aby pomóc skrócić czas potrzebny na proces i zmniejszyć siłę zespołu.
• elastyczność oprogramowania: Wybierz aplikację, która spełni wszystkie twoje potrzeby biznesowe i będzie przestrzegać reguł biznesowych. Oprogramowanie powinno być aktualizowane do nowej wersji i łatwo konfigurowalne w zależności od potrzeb.
• przejrzystość: aplikacja powinna dawać dobre wgląd w twoją pracę. Powinno to pozwolić na posiadanie prawidłowych informacji, aby ograniczyć działania następcze zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy.
• nawet dzielenie zadań: upewnij się, że Twoje oprogramowanie dzieli zadanie równo między członków zespołu. Oprogramowanie powinno mieć możliwość automatycznego wysyłania zamówień do sprzedawcy w zależności od Historii zakupów.
• komunikacja z dostawcami: aplikacja powinna pomóc w komunikacji z dostawcami, a także powinna umożliwić dostawcom samodzielne sprawdzanie faktur, zatwierdzania ofert, płatności.

lista dostawców oprogramowania od zamówienia do zapłaty

wielu dostawców dostarcza oprogramowanie na rynku. Wymieniam kilku najlepszych sprzedawców.

• SAP Ariba
  • zapewnia prostą, szybką i przyjazną dla użytkownika technologię.
  • skutecznie integruje się z innymi systemami ERP.
  • oferuje elastyczne procesy kontroli budżetu i zarządzania zatwierdzaniem.
  • zapewnia bezwzględny proces odbioru i ponownego połączenia.
• GEP Smart
  • jest zbudowany przez doświadczenie w procesie zamówień.
  • zapewnia kompleksową technologię dla bezpośrednich i pośrednich procesów zaopatrzenia.
  • zapewnia platformę w chmurze z ujednoliconym procesem pozyskiwania i pozyskiwania.
• Platforma Coupa BSM
  • zapewnia oprogramowanie, które ma pełną widoczność i utrzymuje proces zamówień.
  • zapewnia nowoczesne doświadczenie projektowe.

jakie są wyzwania związane z cyklem od zakupu do zapłaty?

podczas przetwarzania od zakupu do zapłaty organizacja napotyka wiele problemów. Tutaj zamierzam wymienić wyzwania w procesie procure to pay.

Konsolidacja systemu i procesu

wiesz, że organizacja ma wiele działów, a każdy dział będzie miał swoje systemy i narzędzia. To utrudnia integrację danych.

brak autorytetu i zgodności

zazwyczaj zarządzanie i zgodność wpływają na elastyczność procesu zamawiania.

brak zainteresowania ze strony kierownictwa

generalnie kierownictwo uważa, że proces zakupu nie jest procesem krytycznym. Tak więc zarządzanie daje mniej priorytetu ulepszaniu procesu za pomocą ulepszonych technologii.

brak adopcji

zazwyczaj osoba, która wie znacznie więcej o zakupach i ich zawiłościach projektuje narzędzia zakupowe lub oprogramowanie.

dlatego oprogramowanie będzie całkowicie skupione na jego funkcjach, a nie na użyteczności. Tak więc czasami użytkownicy mogą napotkać trudności podczas korzystania z systemu zamówień.

użytkownicy nie mają wystarczających szkoleń, aby prawidłowo korzystać z systemu. Z powodu tych wszystkich problemów kilka firm nie będzie wykazywać zainteresowania przyjęciem technologii zakupu do zapłaty.

brak komunikacji

w wielu organizacjach zmiany dokonywane w całej organizacji nie będą komunikować się z użytkownikami ani pracownikami. Tak więc czasami organizacja nie będzie w stanie wybrać odpowiedniego oprogramowania zaopatrzenia dla niego.

dlatego wybrana technologia nie spełni i nie spełni wymagań użytkownika. Co więcej, wpływa na jakość i terminowość dostaw.

jak radzić sobie z wyzwaniami?

poniżej znajduje się kilka sugestii, aby poradzić sobie z powyższymi wyzwaniami, przed którymi stoi proces cyklu zakupu-płatności.

zautomatyzuj proces

najlepiej jest zautomatyzować cały proces zakupu-płatności. Pomaga zwiększyć wydajność i obniżyć koszty procesu.

Konwersja zapotrzebowania na zakup na zamówienie zostanie wykonana automatycznie.

proces zatwierdzania, fakturowania i inne procesy odbywają się bez żadnych komplikacji i przerw. Dlatego jest odpowiedni zarówno dla dostawców, jak i organizacji.

ten zautomatyzowany system pozwala zespołowi zakupowemu skoncentrować się na bardziej wartościowych pracach. Pozwala to również działowi Account payable zwiększyć wydajność i zmniejszyć wydatki.

technologia płaci dostawcy na czas. W związku z tym nie ma ryzyka opóźnień w płatnościach. Pomaga związać klienta i dostawcę z dobrą więzią.

ze względu na wcześniejszą płatność możesz również uzyskać zniżki, co pomaga obniżyć koszty.

rozważ doświadczenia użytkowników

automatyzacja procesu staje się skuteczna i godna tylko wtedy, gdy służy swojemu celowi. Dlatego powinien być pomocny i łatwy w użyciu dla pracowników.

jeśli pracownicy mają trudności podczas korzystania z systemu lub technologii, nie ma sensu wdrażać zautomatyzowanego procesu.

dlatego wdrażając nowy system, należy wziąć pod uwagę doświadczenia pracowników lub użytkowników.

pomyśl o odpowiednim projekcie

Przyjmij metodę zorientowaną na pracownika, aby zaprojektować proces zamówień. Pomaga stworzyć system uwzględniający użytkownika i użyteczność. Będzie łatwy w użyciu dla pracownika w miarę upływu czasu.

Zastosuj system w chmurze

wiesz, że dla organizacji bezpieczeństwo danych Głównych jest znacznie ważniejsze. Technologia chmury pomaga organizacji w standaryzacji procesu biznesowego.

zwiększa wydajność i zmniejsza koszty procesu. Pozwala również organizacji na szybką i efektywną zmianę systemu.

zachowaj elastyczność procesu

w starym procesie zakupu proces był wykonywany tylko wewnętrznie z jednym lub dwoma urządzeniami.

w dzisiejszych czasach pracownicy zaczynają prosić o dostęp w dowolnym miejscu i czasie, niezależnie od urządzeń.

dzięki temu pracownik może pracować w dowolnym miejscu i czasie, a tym samym usprawnia proces od zakupu do zapłaty z pełną prędkością.

wnioski

ten post na blogu dał ci podstawową wiedzę na temat kroków 12 związanych z cyklem od zakupu do płatności SAP.

cykl od zakupu do zapłaty to proces przenoszenia towarów z punktu zakupu do dostawy. Odbywa się to w wielu etapach i może być bardziej wydajne dzięki automatyzacji.

technologia przyszłości może być blockchain w procure-to-pay w celu zwiększenia przejrzystości.

blockchain jest otwartą, rozproszoną księgą, która może rejestrować działania między dwiema stronami, które są weryfikowalne i niezmienne.

nie tylko aplikacje SAP MM, P2P cycle Oracle, PeopleSoft i podobne rozwiązania dla przedsiębiorstw zapewniają funkcje P2P.

też ci się spodoba:

• lista 7 najważniejszych modułów ERP szczegóły
• moduł zakupów ERP i jego funkcje
• co to jest roczna Inwentaryzacja fizyczna?
• Jakie jest zamówienie klienta?
• czym jest zarządzanie popytem?