co to jest dziennik odwiedzin i dlaczego go potrzebujesz?
każdy obiekt — czy to hotel, szpital, szkoła, czy biuro firmy — ma na celu utrzymanie bezpieczeństwa jako najwyższego priorytetu. Jednak większość wejść do biura nie jest Bezpieczna, a powodem jest użycie ręcznych i papierowych arkuszy meldunkowych do rejestrowania danych odwiedzających.
aby ograniczyć obawy i zagrożenia związane z bezpieczeństwem, konieczne jest wdrożenie cyfrowej księgi odwiedzin.
bardziej niż kiedykolwiek, ważne jest, aby zachować czujność w zakresie bezpieczeństwa w miejscu pracy – ludzie wchodzący & wychodzący z budynku. Bezpieczeństwo mienia i personelu jest najważniejsze, ale tradycyjny dziennik odwiedzin nie jest odpowiedni w odniesieniu do zagrożeń bezpieczeństwa.
co to jest dziennik odwiedzin?
dziennik odwiedzin jest niezbędnym narzędziem, które pomaga uchwycić, kto wchodzi i wychodzi z Twojego obiektu biurowego. Jest to Księga Rekordów, która śledzi odwiedzających na miejscu, ich tożsamość, firmę, którą reprezentują, kogo odwiedzili, cel przybycia, dane kontaktowe, czas i czas przerwy.
dzienniki odwiedzin mogą być zarówno papierowe, jak i cyfrowe. Papierowy dziennik odwiedzin w recepcji jest tradycyjnym dokumentem, który wymaga od Gości wypełnienia formularza z danymi kontaktowymi, godziną i osobą, którą odwiedzają.
z drugiej strony, cyfrowy dziennik odwiedzin jest zautomatyzowaną i usprawnioną wersją, w której informacje są wstawiane za pomocą technologii. Może przechwytywać statyczne zdjęcia odwiedzających, kody QR zasilane odpraw, skanowanie kart IDENTYFIKACYJNYCH, biometryczne odciski palców i inne, które pomagają zwiększyć bezpieczeństwo miejsca pracy.
ponadto dziennik Odwiedzin Online przechowuje cyfrowe zapisy każdego odwiedzającego wchodzącego i wychodzącego. Generuje również powiadomienia i alerty w nagłych przypadkach, aby poinformować obecnych odwiedzających o niebezpieczeństwie.
po co organizacjom dziennik odwiedzin?
bezpieczeństwo to najwyższy priorytet każdego obiektu, w tym biur korporacyjnych. Pracodawcy utrzymywali bezpieczeństwo zarówno pracowników, jak i miejsca pracy na szczycie listy. Bezpieczeństwo obiektu biurowego jest niezbędne dla bezpieczeństwa pracowników w miejscu pracy.
przewiduje się, że rynek systemów zarządzania odwiedzającymi wzrośnie w ciągu najbliższych pięciu lat, co potwierdza znaczenie wdrożenia takiego systemu. Wiele powodów może przyczynić się do tego, dlaczego organizacje muszą prowadzić dziennik odwiedzin.
:
- Bezpieczeństwo i Bezpieczeństwo – Kontrola dostępu i zwiększenie ogólnego bezpieczeństwa w miejscu pracy
- czujność w sytuacjach awaryjnych – znajomość odwiedzających na miejscu
- Analiza odwiedzających-dane odwiedzających przychodzących i wychodzących, które mogą być potrzebne do wielu celów
zagłębimy się głębiej w każdy z nich.
Bezpieczeństwo i Ochrona
dzienniki odwiedzin są integralną częścią systemu zarządzania odwiedzającymi, ponieważ zapewniają, że osoba wchodząca na teren obiektu ma ważne dane uwierzytelniające, aby uzyskać dostęp do czegoś, niezależnie od tego, czy chodzi o odwiedzanie kogoś, czy o kontrolę bazy danych lub systemu.
aby zapewnić niezbędne siatki bezpieczeństwa, konieczne jest, aby organizacje posiadały odpowiedni system i proces rejestracji, który ogranicza wejście osób nieupoważnionych i zapewnia bezpieczeństwo w miejscu pracy za wszelką cenę.
ponadto odwiedzający loguje się do kontaktów systemowych i pyta osoby wchodzące do niezwykle pomocnych lokali.
na przykład, osoba dostarczająca może nie mieć możliwości przejścia obok recepcji. Ale dzięki dziennikowi odwiedzin mogą uzyskać odpowiednie uprawnienia poprzez zalogowanie się i kontynuowanie. W ten sposób dane kontaktowe i dane identyfikacyjne są przechowywane w systemie w razie potrzeby.
czujność w nagłych wypadkach
dzienniki odwiedzających mogą dostarczać ważnych informacji o odwiedzających, w tym ich imieniu, Z kim przyszli się spotkać, co może dać wskazówki dotyczące obszaru budynku, w którym znajduje się gość. Na przykład w przypadku klęski żywiołowej lub zagrożenia pożarowego może pomóc w szybszej i dokładniejszej ewakuacji.
oczywiście odwiedzający nie będą zaznajomieni z obszarami budynków, więc mogą się zgubić, pozostawić lub uwięzić w nieznanym miejscu, które może ryzykować ich życie. Dzięki dziennikowi odwiedzin będziesz wiedział, w jakich obszarach znajduje się większość ludzi i które z nich należy natychmiast ewakuować.
i załóżmy, że to cyfrowy dziennik odwiedzin. W takim przypadku posiada on cały rejestr odwiedzających zapisany w systemie, który może ostrzegać ludzi na miejscu za pomocą automatycznego powiadamiania awaryjnego, dzięki czemu proces ewakuacji jest łatwiejszy i szybszy.
podejście oparte na danych
chociaż bezpieczeństwo jest najważniejszym powodem wykorzystania dziennika odwiedzin, informacje uzyskane z dziennika mogą pomóc organizacjom w innych sprawach.
dzięki cyfrowemu systemowi dzienników odwiedzin zyskujesz cenne informacje i analizy, które pomogą Ci odpowiednio opracować strategię.
dzienniki odwiedzin dostarczają wiele danych o odwiedzających w budynku. Te informacje mogą mieć dla ciebie kluczowe znaczenie, ponieważ możesz analizować dane i oceniać wzorce odwiedzających oraz ogólną skuteczność dzienników odwiedzających.
to z kolei może pomóc w podejmowaniu świadomych decyzji i podejmowaniu niezbędnych środków w celu ochrony miejsca pracy, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Going digital: the future of visitor logbooks
wiele firm przeniosło się do cyfrowego dziennika wizjera i usprawniło procesy logowania i prowadzenia dokumentacji. Cyfrowy dziennik odwiedzin, oparty na systemie zarządzania odwiedzającymi, oferuje szeroką gamę korzyści.
nie tylko low-tech visitor log sprawia, że Twoja organizacja wygląda na przestarzałą, ale także nie chroni informacji o odwiedzających, ponieważ są one dostępne dla nieautoryzowanych użytkowników.
oto niektóre z zalet, które można uzyskać, przechodząc na cyfrowy dziennik odwiedzin.
szybkie i łatwe zameldowanie, wylogowanie
cyfrowy rejestr gości zapewnia wygodę i bezpieczeństwo. Oszczędza to czas i kłopoty związane z ręcznym procesem rejestracji. Co więcej, pozwala odwiedzającym zalogować się w ciągu kilku sekund, skanując swoje karty identyfikacyjne lub kod QR (bezdotykowe zameldowanie).
szczegóły odwiedzających, takie jak ich cel, imię i nazwisko osoby, którą chcą odwiedzić, oraz inne informacje mogą być łatwo przechwycone i zapisane za pomocą zdjęcia, aby uzyskać łatwy dostęp.
dzięki cyfrowemu dziennikowi odwiedzin Sine możesz mieć rozwiązania bezdotykowe. Należą do nich odprawy z kodem QR, które zapewniają bezpieczeństwo gości, umożliwiając jednocześnie dostosowanie zarządzania przepływem odwiedzających.
zwiększona ochrona i bezpieczeństwo
w przeciwieństwie do prowadzenia dokumentacji papierowej, cyfrowy dziennik odwiedzin automatycznie przechwytuje wszystkie poufne informacje odwiedzającego podczas procesu rejestracji. Możesz łatwo rozpoznać i ograniczyć wejście na czarną listę lub nieautoryzowanych odwiedzających.
Ponadto można również monitorować pobyt odwiedzających. Co oznacza, że system ostrzega również o wszelkich nadmiernych odwiedzinach. Zapewnienie dostępu do danych tej osoby w celu upewnienia się, że mogą przebywać w lokalu.
System zarządzania odwiedzającymi, taki jak Sine, ułatwia różne opcje zwiększające bezpieczeństwo w miejscu pracy. Takie jak rozpoznawanie twarzy, przechwytywanie identyfikatora ze zdjęciem gościa, przygotowanie i ostrzeganie personelu za pomocą list obserwowanych. Przede wszystkim, Sine jest zgodny z GDPR, który chroni wszystkie firmy i informacje o odwiedzających przy jednoczesnym wspieraniu bezpiecznego miejsca pracy.
rozwiązanie oparte na chmurze
jeśli chodzi o bezpieczeństwo danych, papierowe dzienniki nie są w stanie chronić poufnych informacji odwiedzających, tak jak cyfrowy dziennik oparty na chmurze.
każdy pracownik lub gość może wpaść i sprawdzić zapisy odwiedzających w dzienniku papierowym. Ujawnienie ich danych kontaktowych, co jest naruszeniem prywatności.
z drugiej strony cyfrowy dziennik odwiedzin automatycznie zapisuje informacje o przyjazdach i odjazdach gości. Jednocześnie chroniąc dostęp do informacji przed nieautoryzowanymi użytkownikami i innymi osobami.
ponadto o wiele łatwiej jest pobrać informacje z systemu cyfrowego. Dostęp do danych niestandardowych można uzyskać za pomocą zaledwie kilku kliknięć określonej daty i godziny. Minęły czasy przeglądania setek stron, aby znaleźć dane pewnej osoby.
Leave a Reply