co to jest EDI (Electronic Data Interchange)?

co to jest EDI (elektroniczna wymiana danych)?

elektroniczna wymiana danych lub EDI to technologia, która pomaga organizacjom handlowym i partnerom szybciej robić więcej, przyspieszając terminy logistyki i eliminując błędy ręczne poprzez automatyzację komunikacji między przedsiębiorstwami. EDI umożliwia organizacjom produkującym, wysyłającym, kupującym i sprzedającym towary lub świadczącym usługi, takim jak sprzedawcy detaliczni, producenci, ubezpieczyciele, służby zdrowia, linie lotnicze i inne.

EDI jest używany od lat 60., ale obecnie znajduje nowe zastosowanie, umożliwiając automatyzację łańcucha dostaw i działając jako kluczowy element przepływu pracy dla automatyzacji procesów biznesowych. Pod koniec tego postu na blogu powinieneś mieć dość solidne zrozumienie EDI i wprowadzenie do podstaw technologii EDI.

wymiana danych Komputer-Komputer

EDI jest zautomatyzowaną wymianą komputer-komputer standardowych elektronicznych dokumentów biznesowych, która odbywa się między partnerami biznesowymi za pośrednictwem standardowego i bezpiecznego połączenia.

w przypadku komunikacji Komputer-KOMPUTER nie ma potrzeby polegania na ręcznych opcjach, takich jak e-mail, fakty i poczta. Dokumenty przechodzą bezpośrednio z aplikacji komputerowej nadawcy do aplikacji komputerowej odbiorcy. Na przykład kupujący może wysłać zamówienie zakupu, a dostawca automatycznie wyśle fakturę.

tysiące standardowych dokumentów transakcji biznesowych można wydać automatycznie za pomocą EDI. Typowe przykłady obejmują zamówienia zakupu (EDI 850), statusy wysyłki (EDI 214), faktury informacje celne, potwierdzenia płatności (EDI 820) i dokumenty inwentaryzacyjne.

standardowy format EDI umożliwia komputerom przetwarzanie dokumentów EDI. Standardy opisują każdy fragment danych i format, taki jak rodzaj dokumentu, zaangażowane strony, wspólna Data i działania, które należy podjąć. Stosowanie standardów eliminuje różnice między firmami, dzięki czemu każdy system komputerowy partnerów biznesowych mówi wspólnym językiem.

systemy EDI wykorzystują różne standardy dla różnych regionów, wykorzystują klatki i branże. Standardy EDI mają różne wersje, więc partnerzy EDI muszą używać tego samego standardu i wersji, aby dane mogły płynąć prawidłowo.

wśród najpopularniejszych standardów są ANSI x12 używane w Stanach Zjednoczonych, UN / EDIFACT, który jest używany na całym świecie, oraz standardy branżowe, takie jak HIPAA.

EDI wykorzystuje szereg bezpiecznych protokołów do wymiany dokumentów. Partnerzy muszą uzgodnić protokół i upewnić się, że używają tego samego protokołu, zanim będą mogli wymienić pliki EDI. Jeśli nie, muszą współpracować z pośrednikiem w celu ułatwienia wymiany między tymi dwoma protokołami.

niektóre protokoły bezpieczeństwa EDI wymagają więcej technologii niż inne, ale korzystanie z oprogramowania EDI, takiego jak ESSBUS Connect, może ułatwić szeroką gamę wymian bez większych inwestycji.

protokoły te obejmują od dawna stosowany protokół przesyłania plików (FTP) lub bezpieczny protokół FTP (stfp) używany do przesyłania treści na serwer hosta witryny internetowej, do systemów opartych na API, takich jak AS4, web-based via A2 i innych opcji, w tym mobilny EDI.

chociaż sam EDI może być wysoce techniczny, inwestowanie w niego dla Twojej firmy zwróci się w mgnieniu oka. Szybkość przetwarzania zamówień i faktur znacznie się poprawi, co pozwoli Ci obniżyć koszty pracy i skupić wysiłki na innych zadaniach o wartości dodanej.

EDI i automatyzacja

wiadomości EDI można zautomatyzować za pomocą wstępnie skonfigurowanych przepływów pracy. Na przykład, gdy tylko zamówienie zostanie oznaczone jako wysłane, dostawca może wysłać powiadomienie o wysyłce, a następnie fakturę.

Ogólnie rzecz biorąc, firmy używają tłumaczy EDI za pośrednictwem dostawcy usług lub oprogramowania do tłumaczenia dokumentów EDI do użytku z wewnętrznymi aplikacjami, aby umożliwić automatyczne przetwarzanie. Procesy można rozszerzyć do współpracy z przepływami pracy i integracjami w firmie. Na przykład, gdy firma otrzyma zamówienie zakupu za pośrednictwem EDI, system logistyczny automatycznie generuje zadanie dla pracowników magazynu, aby przenieść towary z zapasów do wysyłki. Po przejściu do wysyłki automatycznie generowana jest etykieta wysyłkowa, a informacje o przesyłce są wysyłane z powrotem do klienta, który złożył zamówienie.

korzystając z EDI w porównaniu do tradycyjnych procesów ręcznych

przy użyciu tradycyjnej metody, takiej jak papier lub e-mail, kupujący otrzyma powiadomienie o złożeniu zamówienia lub może określić, że musi złożyć zamówienie po sprawdzeniu numerów inwentarzowych.

kupujący wprowadza informacje do systemu zakupów, aby utworzyć zamówienie zakupu, a następnie drukuje je i wysyła do sprzedawcy lub wysyła do niego e-mailem.

sprzedawca otrzymuje PO kilka dni później lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, wraz z innymi komunikatami. Po otrzymaniu sprzedawca ręcznie wprowadza go do swojego systemu sprzedaży.

sprzedawca drukuje fakturę i dołącza ją do przesyłki lub wysyła ją oddzielnie, pocztą elektroniczną lub listownie.

kupujący ręcznie wprowadza fakturę do systemu zobowiązań.

w tym momencie System papierowy dodał tydzień lub więcej czasu wysyłki w obie strony. Zarówno papier, jak i e-mail są bardzo podatne na błędy, co zwiększa czas zamówienia.

dzięki procesowi EDI system zamówień z obsługą EDI kupującego automatycznie generuje i wysyła PO sformatowane w EDI, gdy zapasy osiągną wstępnie ustawiony poziom, aby uruchomić system. W ciągu kilku minut System zamówień sprzedażowych dostawcy, wyposażony w oprogramowanie EDI, otrzymuje PO.

system dostawcy automatycznie ostrzega personel magazynu o pakowaniu i wysyłaniu towarów. Po zapakowaniu i przygotowaniu do wysyłki system wysyłkowy generuje zaawansowane powiadomienie o statku (ASN) i wysyła je do działu odbioru kupującego. Stamtąd system ERP sprzedawcy tworzy fakturę EDI, która trafia do systemu płatności kupującego.

cały ten proces trwa około godziny, a nie tygodnia lub więcej.

korzyści EDI

EDI oferuje wiele korzyści wszystkim organizacjom, które go używają.

EDI może przyspieszyć cykle koniunkturalne o 61%. Technologia pozwala na przeprowadzenie transakcji w ciągu kilku minut, a nie dni lub tygodni. Dzięki automatyzacji zadań papierowych pracownicy są zwolnieni z zadań o wyższej wartości, co pozwala im być bardziej produktywnymi. Automatyzacja wymiany danych w łańcuchach dostaw zapewnia, że krytyczne dane są wysyłane na czas i śledzone w czasie rzeczywistym. Skrócenie czasu realizacji zamówienia i dostawy pozwala na zmniejszenie zapasów.

Korzystanie z EDI zmniejsza koszty transakcji, ponieważ nie ma już potrzeby płacenia za papier, atrament, kopie, składowanie i przechowywanie, opłaty pocztowe i odzyskiwanie dokumentów. Może to pomóc Twojej firmie zaoszczędzić ponad 35% na samych kosztach transakcji. Jeśli obsługujesz dużą liczbę transakcji, może to również pomóc ci zaoszczędzić miliony dolarów rocznie w wyniku rabatów na wcześniejsze płatności. Korzystanie z technologii EDI eliminuje również błędy, które mogą kosztować dużo pieniędzy, takie jak utracone zamówienia, nieprawidłowo odebrane zamówienia telefoniczne, błędy wprowadzania danych lub nieczytelne faksy.

EDI pomaga poprawić relacje z dostawcami, ponieważ sprzedawcy korzystają ze zmniejszenia liczby zamówień do cykli gotówkowych i ulepszonych przepływów pieniężnych redukcja błędów oszczędza czas i frustrację partnera w rozwiązywaniu sporów dotyczących danych.

EDI zapewnia również szereg strategicznych korzyści dla Twojej firmy, ponieważ masz wgląd w status transakcji w czasie rzeczywistym, co ułatwia szybsze podejmowanie decyzji opartych na danych. EDI usprawnia również proces wchodzenia na nowe terytoria dzięki powszechnemu ogólnoświatowemu językowi biznesowemu.

technologia EDI promuje zrównoważony rozwój i zmniejsza emisję dwutlenku węgla, zastępując procesy papierowe alternatywami cyfrowymi. Ze względu na wzrost wydajności operacyjnej zmniejsza się również ilość odpadów energetycznych.

jak działa EDI

EDI wymaga trzech kroków:

• przygotuj dokumenty.
• przetłumacz je na format EDI.

korzystając z zamówień zakupu jako przykładu, kupujący przygotowuje swoje zamówienie zakupu, zbierając i organizując wszystkie dane, dzięki czemu działa z EDI. Zamiast drukować zlecenie zakupu, system tworzy plik elektroniczny ze wszystkimi informacjami wymaganymi do zbudowania dokumentu EDI.

po utworzeniu dokumentu należy go przesłać za pośrednictwem oprogramowania do tłumaczenia EDI, aby przekonwertować wewnętrzne dane do standardowego formatu EDI. Jeśli nie masz własnego oprogramowania EDI, możesz wysłać dane do dostawcy usług EDI, aby przetłumaczyć dokument na odpowiedni dla Ciebie format EDI.

po przetłumaczeniu zamówienia na standardowy format zamówienia EDI jest on przesyłany do dostawcy. Dostawca korzysta z EDI z różnymi dokumentami, zaawansowanym powiadomieniem o wysyłce i fakturą, na przykład, aby powiadomić Kupującego o wysłaniu zamówienia i poprosić Kupującego o płatność.

wdrażanie EDI w organizacji

aby zapewnić zgodność z EDI, musisz skonfigurować infrastrukturę EDI, dostosować konfigurację EDI do konfiguracji partnerów handlowych i przestrzegać wspólnych standardów.

aby zacząć korzystać z EDI, musisz mieć:

• oprogramowanie EDI do komunikacji
• komunikacja internetowa, VAN, zgodnie z wymaganiami różnych partnerów
• niezbędny sprzęt lokalny, w tym serwer lub komputer PC, urządzenia komunikacyjne i urządzenia peryferyjne,
• zabezpiecz przestrzeń biurową z monitorowanymi kopiami zapasowymi danych bezpieczeństwa i redundantnym zasilaniem, aby system mógł działać niezawodnie
• oprogramowanie do integracji dowolnego oprogramowania
• mapy dla każdego typu dokumentu EDI, który jest wymieniany z partnerami w celu mapowania rekordów EDI w użyteczny biznes dokumenty.

Twój EDI jest tak cenny, jak twoja integracja z systemami partnerskimi. Musisz określić, które protokoły IDI będą używane do wysyłania i odbierania dokumentów. Wybierzesz i zaimplementujesz wymiany dla poprawnych dokumentów lub transakcji. Będziesz także chciał określić przypadki użycia, w których będziesz wysyłać i odbierać każdy dokument EDI.

skontaktuj się z dostawcami i zespołem IT, aby określić niezbędne kroki do wdrożenia EDI w Twojej organizacji.