co to jest monitoring pracowników?Kompletny przewodnik

niezależnie od tego, czy pracownicy pracują zdalnie, hybrydowo, czy biurowo, monitorowanie pracowników to efektywny sposób na poprawę wydajności pracowników, zapewniając lepszy wgląd nie tylko w to, kiedy pracownicy pracują, ale także w jaki sposób pracują.

tradycyjny monitoring pracowników był historycznie związany z nadzorem i nadzorem, co może prowadzić do zrozumiałych obaw zarówno ze strony pracowników, jak i firm.

postępowe organizacje rozumieją, że monitorowanie pracowników jest jedynie metodą zbierania bardzo wpływowych wskaźników produktywności, które przyczyniają się do produktywności, wydajności i zaangażowania pracowników. W przypadku prawidłowego stosowania i przejrzystości monitorowanie pracowników może rzucić światło na ludzi, procesy i technologię

w tym artykule omówimy podstawy monitorowania pracowników i udzielimy przydatnych wskazówek dotyczących wdrożenia i wykorzystania zebranych danych w celu stworzenia bardziej przejrzystego miejsca pracy.

Wybierz od czego zacząć:

• co to jest Monitoring pracowników?
• rodzaje monitorowania pracowników
• zalety monitorowania pracowników
• wady monitorowania pracowników i ich rozwiązania
• względy prawne dotyczące monitorowania pracowników
• czy firmy takie jak ja osiągają swoje cele za pomocą oprogramowania do monitorowania pracowników?
• jak wybrać najlepsze oprogramowanie do monitorowania pracowników
• jak długo będę mógł skorzystać?
• jakie są jego ograniczenia?
• przygotowanie do sukcesu

czym jest Monitoring pracowników?

Monitorowanie pracowników to metoda monitorowania aktywności, która jest używana przez firmy z różnych powodów: aby zapobiec i wykryć kosztowne naruszenia danych, zwiększyć zaangażowanie pracowników i zoptymalizować nieefektywne przepływy pracy. Ostatnio nowoczesne narzędzia do monitorowania pracowników wykazały większy potencjał w zakresie kompleksowej analizy pracowników i możliwości coachingu produktywności pracowników. Te nowoczesne narzędzia pozwalają firmom optymalizować wydajność pracowników,zwiększać ich zaangażowanie i zmniejszać efektywność procesów. Monitorując i analizując zachowania pracowników, organizacje mogą zwiększyć wydajność pracowników i stać się bardziej opłacalne.

monitorowanie pracowników i aktywność pracowników dane zebrane za pomocą tej metody mogą być analizowane w celu znalezienia trendów, wzorców i korelacji między zespołami, grupami i działami, aby uzyskać wgląd w procesy biznesowe i sposoby ich ulepszania. Te dane aktywności obejmują korzystanie z aplikacji, Czas spędzony na nieproduktywnych zadaniach i porę dnia, w której każdy pracownik jest najbardziej produktywny. Monitorowanie pracowników daje firmom ogólny obraz tego, jak praca jest wykonywana w biurze i poza nim, umieszczając dane dotyczące aktywności pracowników w kontekście i dostarczając informacji pracodawcom i pracownikom, aby zwiększyć produktywność osobistą, zespołową i korporacyjną.

kiedy skończysz czytać ten przewodnik, będziesz w stanie określić, czy monitorowanie pracowników jest odpowiednie dla Twojego zespołu, który system wybrać i jak go wdrożyć w biurze.

rodzaje monitorowania pracowników

historyczne metody monitorowania pracowników

zmiana technologii otworzyła szeroki zakres opcji śledzenia działań pracowników. Zaledwie dziesięć lat temu większość monitoringu pracowników musiała odbywać się lokalnie w biurze. Moje czasy się zmieniły. Wraz z tą zmianą w sposobie wykonywania pracy, firmy muszą teraz przemyśleć, w jaki sposób i dlaczego monitoring pracowników jest wdrażany i wykorzystywany. Pokrótce omówimy niektóre z historycznych rodzajów monitorowania pracowników, a następnie przejdziemy do bardziej nowoczesnego podejścia.

Internet i e-mail

to dwa filary pracy pracowników, a zatem monitorowania pracowników.

wiemy, że internet jest niezbędny do produktywności, o ile jest używany odpowiednio i wydajnie. Chodzi o to, aby odkryć, w jaki sposób Internet jest używany i zobaczyć, czy istnieje jakiś sposób na poprawę jego wykorzystania przez zespół.

chociaż inne narzędzia komunikacyjne spowodowały spadek użycia poczty e-mail, zrozumienie komunikacji i korzystania z poczty e-mail nadal może pomóc w produktywności i wydajności pracowników.

działania komputera

podobne do monitorowania Internetu, niektóre z tych programów pozwalają pracodawcom monitorować użycie aplikacji desktopowych. Zebrane dane można przedstawić w niezwykle szczegółowych raportach, podkreślając, ile czasu ludzie poświęcają na produktywną pracę, kiedy komputer był pasywny i które aplikacje mają największe wykorzystanie.

Keylogging

keylogging lub rejestrowanie naciśnięć klawiszy to proces, który rejestruje klawisze, które użytkownik wpisuje na klawiaturze w kolejności. Programy te mogą również przechwytywać zrzuty ekranu, gdy są wyzwalane przez predefiniowane słowa kluczowe.

istnieje jednak kilka poważnych wad rejestrowania naciśnięć klawiszy. Niektórzy uważają to za naruszenie prywatności w miejscu pracy.

jest również notorycznie używany ze złośliwym zamiarem. ActivTrak i nowoczesne narzędzia do monitorowania pracowników nie zawierają keyloggingu, ponieważ budzą obawy dotyczące prywatności pracowników. Nowoczesne podejście do monitorowania pracowników stawia na otwartą komunikację i przejrzystą strategię wydajności pracowników, więc keylogging nie ma realnej wartości.

telefon

wiesz, że wiadomość, którą słyszysz, gdy dzwonisz do obsługi klienta tego routera, sprawia ci kłopoty? “Zaproszenie to może być nagrywane w celach jakościowych i szkoleniowych.”Będąc na tym telefonie, gratulacje, byłeś aktywnym uczestnikiem monitoringu telefonicznego pracowników! Jest to sposób, aby firma przejęła kontrolę nad zapewnieniem jakości i potwierdziła, że jej pracownicy zapewniają doskonałą obsługę klienta.

śledzenie GPS

dzięki śledzeniu GPS Samochód służbowy jest monitorowany podczas użytkowania. Może to być pomocne dla dostawców, firm kurierskich i pocztowych do śledzenia pojazdów, aby pomóc kierowcom podróżować najbardziej wydajne trasy. Może być również używany do potwierdzenia statusu dostawy, odzyskania brakującego mienia i ogólnego bezpieczeństwa.

zalety monitorowania pracowników

zalety monitorowania pracowników

teraz wiemy, że po odpowiednim wdrożeniu system monitorowania pracowników:

• umożliwia pracodawcom analizowanie procesów biznesowych
• tworzy bardziej zaangażowany zespół
• oszczędza pieniądze na zatrzymaniu pracowników
• zapewnia przejrzystość danych
• chroni przed utratą danych

efektywne zarządzanie

wgląd w zebrane dane pomoże Ci zbudować bardziej efektywną zespół poprzez podkreślenie mocnych i słabych stron pracowników. Widząc, gdzie ludzie walczą i gdzie ludzie błyszczą, możesz skuteczniej delegować zadania. Dopasowanie mocnych stron i umiejętności członków zespołu do odpowiedniej pracy jest niezwykle istotne i umożliwia zespołowi tworzenie najlepszej pracy!

rozpoznanie słabości członków zespołu jest równie ważne. Systemy monitorowania pracowników, które koncentrują się na wskaźnikach zachowań, pomagają określić, gdzie członkowie zespołu potrzebują dodatkowego szkolenia lub coachingu. Możesz odkryć, że ukończenie projektu zajmuje komuś niezwykle dużo czasu. Sprawdź co u nich. Sprawdź, czy rozumieją, jak korzystać z ich narzędzi i skonfiguruj sesję szkoleniową, jeśli nie. Inwestowanie w rozwój kariery pracowników to jeden ze sposobów na zwiększenie zaangażowania i zadowolenia zespołu.

Odkryj niezrealizowane przychody z w pełni zaangażowanego zespołu

powszechnie wiadomo, że prawie 70% Amerykanów nie jest w pełni zaangażowanych w swoją pracę.40% Amerykanów w ogóle się nie angażuje. Ponieważ zaangażowanie pracowników jest tak dużym problemem, firmy potrzebują narzędzi, które pomogą im określić, kto jest wyłączony, powód wyłączenia, jak bardzo szkodzi ich firmie i jak mogą pomóc.

w swoim artykule o Rekruterze.com, menedżer ds. rozwoju strategicznego Shaley McKeever nazywa aktywne wyłączanie ” cichym zabójcą.”Brzmi groźnie? Powinno! Wyjaśnia, że nie tylko aktywnie odłączony pracownik jest nieszczęśliwy i nie wykonuje swojej pracy prawidłowo, ale “działa na swoje nieszczęście”, a przez to “podważa to, co osiągają ich zaangażowani współpracownicy.”

niestety, kiedy pracownicy zostają odłączeni, zazwyczaj nie dbają o cele lub sukces firmy. Przychodzą tylko po wypłatę. Gdy 67% światowej siły roboczej jest odłączonych, czy możesz zgadnąć, ile pracodawcy tracą każdego roku w amerykańskiej gospodarce? Gdybyś zgadł 350 miliardów dolarów, miałbyś rację!

analiza zachowania pokaże ci, kto z zespołu jest wyłączony lub kieruje tą drogą. Na przykład dane pokażą, ile czasu pracownicy spędzają w nieproduktywnych aplikacjach. Weź te informacje i wyświetl je na wykresie w czasie, a zobaczysz, czyja produktywność wzrosła, zmniejszyła się lub pozostała taka sama. Dzięki tej wiedzy możesz spotkać się z członkiem zespołu, jeśli jest to potrzebne. Zobacz, co się dzieje i dowiedz się, jak możesz pomóc.

wzrost finansowy

amerykańskie firmy tracą 650 miliardów dolarów rocznie z nieproduktywnych pracowników.

możesz zmniejszyć tę stratę, wdrażając program do analizy siły roboczej i śledzenia wydajności. Udane, oparte na danych firmy wykorzystują analitykę, którą daje im oprogramowanie śledzące, aby zwiększyć produktywność, przychody, sprzedaż, retencję pracowników, szczęście i wydajność.

spójrz na przemysł restauracyjny jako przykład. Badanie MIT wykazało, że kiedy restauracje zaczęły monitorować pracowników, przychody wzrosły o 7%. Powód? Naukowiec Andrew McAfee mówi: “z tego, co wiemy, wydajność poprawiła się tylko dlatego, że ludzie zaczęli lepiej wykonywać swoją pracę.”

ponadto rodzaje danych gromadzonych za pomocą oprogramowania do monitorowania pracowników pozwalają na podejmowanie bardziej świadomych decyzji biznesowych. Możesz zdać sobie sprawę, że masz zbyt wielu ludzi przypisanych do jednego zadania. Dlaczego nie lepiej wykorzystać czasu i zasobów firmy, przydzielając kilku z nich nowy projekt? Możesz też dowiedzieć się, które oprogramowanie (za które płacisz) nie jest zbyt często używane. Pozbądź się tego, z czego nie korzystasz i przestań marnować pieniądze.

Bezpieczeństwo i bezpieczeństwo

naruszenia danych i cyberbezpieczeństwo zawsze powinny być problemem dla firm. Hakerzy są super mądrzy! Codziennie wymyślają nowe metody dostępu do danych.

duże organizacje są szczególnie narażone na naruszenia. Dzieje się tak ze względu na skalę organizacji i zwiększone prawdopodobieństwo błędu ludzkiego, które prowadzi do hacków, takich jak przypadkowe otwieranie wiadomości phishingowych. Prawie połowa Ameryki miała ich nazwiska, numery ubezpieczenia społecznego, daty urodzenia, adresy domowe i numery prawa jazdy skradzione z kredytu konsumenckiego agencji raportującej Equifax.

czasami zagrożenie jest wewnętrzne. 87 procent zabrało ze sobą informacje o firmie i dokumenty po opuszczeniu firmy.

monitorowanie pracowników we wszystkich jego różnych formach zapewnia kierownikom jasny obraz tego, co ludzie robią i kiedy. A w przypadku jakichkolwiek naruszeń lub problemów prawnych, dzienniki danych działają jako “czarna skrzynka” Twojej firmy.”Twoje zadanie odkrycia” kto, co, kiedy i gdzie ” incydentu staje się nieco łatwiejsze.

wady monitorowania pracowników i ich adresowania

Wow! Istnieje wiele niesamowitych korzyści! Co powstrzymuje cię od rozpoczęcia pracy? Cóż, możesz mieć do czynienia z problemem percepcji. Widzisz, twoim celem analizy aktywności pracowników powinno być stworzenie kultury firmy, w której każdy może wykonywać swoje najlepsze i pracować spójnie jako zespół-a nie szpiegować ich. Ale twój zespół może nie widzieć tego w ten sposób na początku, tworząc kilka wad.

Prywatność

monitorowanie aktywności wiąże się z troską o prywatność. Ludzie korzystają z komputerów służbowych z powodów osobistych i chcą zachować prywatność swojej działalności. Ponadto ludziom nie podoba się pomysł, że ktoś “obserwuje każdy ich ruch.”To straszne!

Zapewnij swoich pracowników, że ich prywatność jest kluczowa. Nie obserwujesz ich, tylko analizujesz dane. Nie interesują cię dane osobowe, takie jak hasła, prawo jazdy, paszporty i numery ubezpieczenia społecznego.

zaufanie

jednym z problemów, które ludzie mają z monitorowaniem, jest współczynnik zaufania. Jeśli zauważą, że to, co robisz, szpieguje, mogą mieć uczucia gniewu i niezadowolenia i zwrócić się do rozłąki. To sprzeczne z Twoimi celami.

możesz uzyskać wsparcie pracowników, demonstrując, że monitorujesz z właściwych powodów. Nie śledź tylko po to, aby śledzić i nie bądź inwazyjny bez dobrego powodu. Najlepszą praktyką jest przejrzystość, więc należy podkreślić, że system monitorowania jest używany tylko jako narzędzie analityczne.

zwiększony poziom stresu

wiedząc, że ich działania są śledzone, człowiek może instynktownie pracować ciężej, robić mniej przerw i martwić się o swoją produktywność. Wszystko to może prowadzić do wzrostu poziomu stresu dla Twojego zespołu, prowadząc zarówno do spadku morale, jak i rotacji pracowników-dokładnie odwrotnie niż to, co próbujesz osiągnąć!

jeśli podejmiesz kroki, aby wyjaśnić rodzaje gromadzonych danych i dlaczego, możesz pomóc złagodzić te obawy. Postępuj zgodnie z planami korzystania z oprogramowania wyłącznie w celach związanych z analityką.

nie nadużywaj swoich narzędzi tak jak menedżer opisany w artykule z Psychology Today. Ten szef migał wiadomość w kółko do bezproduktywnego procesora danych. W notatce napisano: “pracujesz mniej ciężko niż osoba obok ciebie.”

obawy prawne

wokół legalności działań śledzenia jest wiele mętności. Jednym z powodów jest to, że istnieje tak wiele różnych przepisów dotyczących tego, co jest, a co nie jest dozwolone. Przejdziemy do tego więcej w sekcji poniżej, ale na razie wiedz, że legalność monitorowania pracowników jest całkowicie zależna od tego, gdzie ci zależy.

nie oznacza to jednak, że tego typu gromadzenie danych nie wchodzi w grę. Istnieją sposoby analizowania codziennych działań zgodnie z lokalnymi przepisami.

kwestie prawne dotyczące monitorowania pracowników

kwestie prawne dotyczące monitorowania pracowników

• jakie są przepisy regulujące monitorowanie w miejscu pracy?
• kiedy można monitorować? Czym się to różni w poszczególnych krajach?
• co musisz zrobić przed monitorowaniem?

Czy Monitoring Pracowników Jest Legalny?

czas zwrócić się do słonia w pokoju. Istnieje kilka błędnych przekonań dotyczących legalności gromadzenia danych, które mogą cię Wyłączyć. Czy monitoring pracowników jest w ogóle legalny?

krótko mówiąc, tak! Prawo pracy stanowi, że Twoje miejsce pracy może być monitorowane cyfrowo. Oznacza to, że na przykład mogą przeczytać, co mówią twoje e-maile na ich serwerze. Na razie jedynym ograniczeniem są rozmowy telefoniczne. Nielegalne jest, aby pracodawca monitorował osobiste rozmowy telefoniczne pracownika, chyba że pracownik wie i wyrazi na to zgodę. W przypadku jakiejkolwiek innej działalności pracownik nie potrzebuje zezwolenia, jeśli korzysta z firmowego sprzętu.

niektóre stany podjęły jednak krok w kierunku prywatności. W Connecticut i Delaware pracodawcy muszą powiadomić pracowników przed ich monitorowaniem. Przed zainstalowaniem oprogramowania należy sprawdzić, czy nie ma żadnych przepisów specyficznych dla danego stanu.

prawo może być jednak inne w Twoim kraju. Kraje Unii Europejskiej wierzą w prawo do prywatności w pracy. Pracodawcy muszą być bardziej otwarci, gdy wdrażają śledzenie aktywności. Wszystkie osoby w UE muszą wyrazić zgodę na gromadzenie danych osobowych oraz muszą być informowane o tym, w jaki sposób i dlaczego są one gromadzone. Na wszelki wypadek sprawdź prawo w swoim kraju.
aby uzyskać najlepsze wyniki i rozwijać kulturę zaufania, zalecamy, aby zawsze informować pracowników, że planujesz zainstalować oprogramowanie i wyjaśniać, w jaki sposób będzie ono używane. Będą świadomi rodzaju gromadzonych danych, kiedy i z jakich powodów. Im większa przejrzystość, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że będziesz miał do czynienia z kwestiami prawnymi.

zanim przejdziemy do wyboru najlepszego oprogramowania do monitorowania pracowników dla Twojego zespołu, musisz być absolutnie pewien, że jest to właściwe dla ciebie. Tego typu oprogramowanie może być używane ze wszystkich niewłaściwych powodów, które całkowicie nie trafiają w sedno sprawy. Łatwo jest jednak określić, czy powinieneś zrobić następny krok.

zastanów się, co następuje:

jakie są moje cele?

pomyśl o celach swojej firmy. Zapisz je z miejscem na notatki. Tutaj pomożemy Ci wraz z pewnymi możliwościami.

• zmniejsz wydatki
• popraw obsługę klienta
• lepiej zabezpiecz dane
• zatrzymywanie pracowników
• Przenieś Biuro
• Zwiększ wydajność
• Zapewnij większą ochronę prawną
• lepiej Zarządzaj mikroprzedsiębiorstwami

czy oprogramowanie do monitorowania pracowników pomoże mi osiągnąć te cele?

spójrz na to, co zapisałeś, a następnie zapisz, w jaki sposób śledzenie aktywności może pomóc.

• zmniejsz wydatki – dowiedz się, które oprogramowanie nie jest używane i pozbądź się go.
• popraw obsługę klienta-przyjrzyj się przepływowi pracy dla przedstawicieli i przeanalizuj jego wydajność. Przyspiesz czas reakcji.
• lepiej zabezpiecz dane-korzystając z alarmów, Otrzymuj alerty o naruszeniach danych w toku. Cenzuruj wrażliwe informacje za pomocą DLP.
• zatrzymywanie pracowników – dzięki raportom wydajności możesz sprawdzić, którzy pracownicy stają się coraz bardziej wyłączeni i dowiedzieć się, dlaczego tak jest. Pokaż swojemu zespołowi, że chcesz utrzymać go w zespole i zapytaj, jak możesz pomóc mu poczuć się bardziej cenionym.
• przeniesienie biura-chyba bardziej pośredni wynik. Być może redukując wydatki, możesz przenieść się i zmierzyć, czy wpływa to na produktywność Twojego zespołu.
• stań się bardziej wydajny-spójrz na swój proces biznesowy. Usuwaj pracowników z projektów, w których nie są potrzebni, i przypisuj ich do nowych projektów.
• wdrażaj większą ochronę prawną – dzięki wirtualnej czarnej skrzynce wszystkich aktywności komputera będziesz mieć ślad danych do zbadania i dostarczenia w sądzie.
• bądź lepszy w Mikrozarządzaniu-Hmm. To jest twój cel? Chociaż technicznie można użyć oprogramowania do monitorowania pracowników, aby osiągnąć ten cel,czy jest to właściwy cel?

czy wdrożenie oprogramowania do analizy zachowań jest dla mnie tego warte?

to proste. Jaka jest wartość lepszej obsługi klienta? A co z zabezpieczonymi danymi? Lepsza wydajność? Więcej ochrony prawnej?

Porównaj wartość osiągania celów z kosztem potencjalnego oprogramowania. W przypadku większości programów sensowne jest śledzenie aktywności w pracy. Ale ostatecznie, to do ciebie, aby rozważyć plusy i minusy.

czy firmy takie jak ja osiągają swoje cele dzięki oprogramowaniu do monitorowania pracowników?

monitorowanie pracowników nie polega na nadzorze, chodzi o dane.

w chwili pisania tego tekstu narzędzia, które gromadzą te dane, to przemysł wart 200 milionów dolarów i kwitnący. W ciągu najbliższych kilku lat zobaczymy więcej firm inwestujących w oprogramowanie i inne rozwiązania, które śledzą działania pracowników.

firmy ubezpieczeniowe, uczelnie, firmy projektowe, szkoły i duże międzynarodowe korporacje to tylko niektóre przykłady zespołów, które zdecydowały się analizować zachowania. Nawet restauracje używają oprogramowania, które monitoruje kelnerów, śledząc każdą istotną aktywność. Firmy wszystkich typów z powodzeniem ulepszają swój proces biznesowy na podstawie wskaźników zebranych przez oprogramowanie do monitorowania pracowników.

jak wybrać najlepsze oprogramowanie do monitorowania pracowników

w porządku! Rozważyłeś zalety i wady i zdecydowałeś, że możesz osiągnąć swoje cele dzięki oprogramowaniu do śledzenia aktywności! Będziemy szczerzy.; istnieje wiele różnych rodzajów oprogramowania do monitorowania pracowników. Podjęcie decyzji może być przytłaczające! Ułatwmy to trochę.

opracuj listę kontrolną monitorowania pracowników

zanim poświęcisz dużo czasu na zakupy, możesz zacząć od opracowania listy kontrolnej funkcji, których potrzebuje Twoja firma.

Możesz lub nie potrzebujesz takich funkcji jak:

• blokowanie strony internetowej
• monitorowanie w czasie rzeczywistym
• pełny dostęp do danych SQL
• przechwytywanie i eksportowanie zrzutów ekranu
• alerty użycia USB
• zapobieganie wyciekom danych
• rejestrowanie naciśnięć klawiszy
• czas spędzony na czynnościach
• możliwość kategoryzowania działań jako produktywnych lub nieproduktywnych

również, głównym czynnikiem jest sposób działania systemu. Większość z nich można podzielić na dwie kategorie: wprowadzanie użytkownika i zawsze włączone/zaplanowane. Niektóre oprogramowanie do śledzenia pracowników daje pracownikowi kontrolę nad każdym zadaniem. Używają aplikacji do rejestrowania, kiedy rozpoczynają, zatrzymują lub wstrzymują projekt. Zbieranie danych odbywa się tylko w tym okresie.

inni zbierają dane tak długo, jak używany jest komputer, umożliwiając pracownikom swobodę pracy bez konieczności myślenia o rejestrowaniu. W większości przypadków istnieje możliwość zaplanowania tego nagrania przez administratora. Jest to przydatne, jeśli chcesz śledzić tylko w godzinach pracy. Zaletą tego typu śledzenia jest to, że zapewnia on bezstronny zestaw danych. Bez wkładu użytkownika, masz tylko fakty, które nie mogą być manipulowane.

po zawężeniu funkcji, które są dla Ciebie najważniejsze, możesz zacząć porównywać, która usługa oferuje te funkcje, a która najlepiej spełni Twoje potrzeby.

teraz nadszedł czas, aby naprawdę przyciąć tłuszcz. Te trzy pytania informacyjne są świetne zarówno dla małych, jak i korporacyjnych firm, które mogą zadać przy wyborze odpowiedniego systemu analizy zachowań.

jak długo będę mógł skorzystać?

czas, aby zobaczyć dane

weź pod uwagę czas od instalacji do otrzymania wiarygodnych danych gotowych do analizy. Jak długo trwa instalacja w całej sieci? Czy wyniki zaczynają napływać do pulpitu analitycznego po zainstalowaniu, czy jest opóźnienie?

dostosowywanie

Dostosowywanie jest świetne, ale jeśli na początku nie ma wystarczającej liczby ustawień domyślnych, skonfigurowanie wszystkich kont i użytkowników może być trudnym i długim zadaniem! Zaplanuj odpowiednio na ten okres.

czy eksperci są potrzebni?

oprogramowanie może wymagać eksperta, którego nie masz w swoim zespole. Możesz potrzebować kogoś do konserwacji oprogramowania lub analityka danych, aby zinterpretować wyniki. Czynnik czasu, aby albo znaleźć odpowiednią osobę lub szkolić członka zespołu na odpowiednich umiejętności.

krzywa uczenia się

podobnie jak większość nowych narzędzi, na początku będzie trochę krzywa uczenia się dla większości użytkowników. Niektóre szkolenia mogą być konieczne dla wszystkich dostępnych funkcji. Aby zrealizować pełny potencjał oprogramowania, może to zająć trochę czasu.

jakie są jego ograniczenia?

skalowalność

skalowalność to zdolność oprogramowania do rozwoju wraz z Twoją firmą. Musi być w stanie poradzić sobie z dużymi ilościami, skokami aktywności i rosnącą liczbą miejsc lub użytkowników. Powinien również szybko przetwarzać i przechowywać ogromne ilości danych w sposób niezawodny, niezależnie od liczby członków zespołu. Nie chcesz, aby oprogramowanie do monitorowania pracowników zawiedło, jeśli jesteś firmą eCommerce, która musi mierzyć wydajność w Cyber poniedziałek!

rozmiar, szybkość i pamięć masowa

sprawdź, w jaki sposób oprogramowanie przetwarza dane, z jakich serwerów korzysta, gdzie są przechowywane dane, ile pamięci jest dostępnych i czy istnieją jakiekolwiek ograniczenia dotyczące objętości nieprzetworzonych danych, które mogą być przetwarzane. Jeśli nie do końca znasz tajniki przetwarzania danych, porozmawiaj z przedstawicielem firmy. Wyjaśnij swoje potrzeby i sprawdź, czy ich system wytrzyma!

dostosowywanie

oczywiście, może mieć wszystkie funkcje na liście kontrolnej, ale czy możesz je zmienić, zmodyfikować, usunąć lub dodać? Niektóre firmy wolałyby oznaczyć witryny mediów społecznościowych jako nieproduktywne. Ale jeśli Facebook, Instagram i Twitter w dużym stopniu polegają na marketingu, być może trzeba sklasyfikować te witryny jako wydajne, aby móc uwzględnić te dane podczas analizy wydajności. Każda firma jest inna. Jeden rozmiar nie pasuje do wszystkich. Dostosowanie jest kluczem do pracy oprogramowania dla Ciebie.

grając dobrze z innymi

oprogramowanie do monitorowania pracowników było znane z powikłań z niektórymi programami antywirusowymi. Zapobiegaj bólom głowy. Zapytaj kierownika sprzedaży, czy są jakieś znane komplikacje z oprogramowaniem antywirusowym.

dzięki odpowiednim kombinacjom programów skuteczność systemu monitorowania pracowników może zostać zwiększona wykładniczo! Integracja z oprogramowaniem pozwala na zautomatyzowanie wielu aplikacji lub rozmawianie z innymi aplikacjami. Dowiedz się, czy system, który rozważasz, ma tę zdolność, aby ułatwić Ci życie.

przygotowanie do sukcesu

czy zdecydowałeś się na najlepsze oprogramowanie do monitorowania pracowników dla swojego zespołu? Gratulacje! Masz prawdziwy potencjał, aby Twoja firma działała w sposób, który osiągnie wyznaczone cele!Nie jesteś jeszcze gotowa. Jest jeszcze kilka punktów, które musimy pokonać, a wszystkie powinny być częścią waszego planu działania. Zaczniemy od twojej motywacji do pozostania z nami przez cały ten długi przewodnik: Twój zespół!

zaangażuj swój zespół

legalne może być gromadzenie danych o pracownikach w pracy w USA (minus kilka Stanów) bez ich wiedzy, ale tylko dlatego, że możesz, nie znaczy, że powinieneś. W rzeczywistości sugerujemy zwołanie spotkania, aby poinformować pracowników, że będziesz wdrażać oprogramowanie monitorujące. Oto punkty, które powinieneś trafić:

• o co chodzi?
• Jak to działa?
• Rozwiąż obawy dotyczące prywatności(stres, że nie szpiegujesz)
• dlaczego jest to potrzebne?
• korzyści dla firmy
• korzyści Indywidualne

do tej pory nie omówiliśmy szczegółowo bezpośrednich korzyści dla pracownika, ale jest ich sporo! Twój umysł prawdopodobnie wiruje z kilkoma pomysłami, ale możesz ukraść niektóre z naszych na spotkanie:

• każdy jest mierzony jednakowo za pomocą tych samych danych. Ponieważ dane nie kłamią, wydajność jest poparta faktami, a nie faworyzowaniem.
• dzięki procesowi analizy danych obciążenia będą współdzielone bardziej równomiernie, aby znaleźć optymalny sposób działania.
• twoja ciężka praca nie pozostanie niezauważona. Istnieje wiele możliwości, aby zostać uznanym za swoje wysiłki!
• raporty są narzędziem coachingu i szkolenia. Obszary wzrostu, które są niezbędne do rozwoju kariery stają się jasne.
• praca staje się grą. Poprawa produktywności z tygodnia na tydzień jest przyjazną konkurencją przeciwko twojej przeszłości!

po przejrzeniu tych punktów otwórz czas na pytania. Zobacz, co wszyscy myślą. Oczekuj, że ludzie będą się martwić o swoją prywatność lub stres związany z byciem obserwowanym na początku. Posiadanie tych uczuć jest naturalne. Jeśli dobrze wyjaśniłeś swój cel i korzyści płynące z analizy zachowań zespołowych,nie powinno być zbyt trudno uspokoić wszystkich.

jeśli nadal jest jakiś niepokój, upewnij się, że postępujesz zgodnie z poniższymi wskazówkami, aby udowodnić, że twoje intencje są legalne.

Wskazówki dotyczące użytkowania

bądź rozsądnym adminem

bądź rozważny przy wyborze stron internetowych do blokowania i blokowania z moderacją. YouTube może być pierwszą stroną, która myśli o ograniczeniu, ale pomyśl o tym. YouTube ma wiele przydatnych samouczków, które mogą rozwijać umiejętności dla Twojego zespołu. Blokuj i filtruj witryny sprawiedliwie, ale nie przesadzaj. Nigdy nie używaj narzędzia do monitorowania pracowników, aby karać pracowników.

Bądź elastyczny z oczekiwaniami

nie oczekuj, że każda osoba będzie pracować osiem godzin bez przerwy. Masz taką wytrzymałość? Ludzie potrzebują przerwy! Kluczem do etycznego monitorowania pracowników jest pamiętanie, że ludzie są ludźmi. Rozpraszasz się i robisz sobie przerwy, nie karz ludzi za to, że ich zdrowie psychiczne jest nienaruszone. Podkreśl, że rozumiesz, że pracownicy potrzebują przerw i całkowicie dobrze jest robić rozsądne przerwy, gdy ich potrzebują. Ustaw granice, ale zapewnij elastyczność do użytku osobistego. Osiągnięcie odpowiedniej równowagi między pracą a życiem prywatnym jest niezbędne dla szczęścia Twojego zespołu.

nie bądź przerażający

ten przewodnik wielokrotnie podkreślał, że śledzenie aktywności nie jest narzędziem do szpiegowania, więc nie rób tego! Nie oglądaj każdej akcji. Jeśli potrafisz nazwać znajomych Stephanie na Facebooku, ponieważ studiowałeś jej zrzuty ekranu, posuwasz się za daleko! Ponownie musisz zrozumieć, że to narzędzie służy wyłącznie do audytu wydajności i poprawy wydajności firmy.

Dostosuj

dzięki możliwości dostosowania dostępnych w niektórych programach masz możliwość dostosowania narzędzi do swoich potrzeb. Pamiętaj, że jeden rozmiar nie pasuje do wszystkich, więc niektóre aplikacje i zadania, które jedna firma może uznać za bezproduktywne, postrzegasz jako konieczność prowadzenia biznesu. Dostosuj sposób, w jaki oprogramowanie reaguje na korzystanie z tych aplikacji. Jeśli jest to funkcja, Ustaw harmonogramy monitorowania obejmujące przerwy na lunch i nie śledź Po godzinach pracy. Spójrz na wszystko, co możesz zrobić i spraw, aby Twoje oprogramowanie działało najlepiej dla Twojego zespołu.

Stwórz oficjalną politykę

jeśli zaangażujesz swój zespół w wdrożenie, jak zalecamy, spraw, aby wszyscy zaangażowani poczuli się jeszcze bardziej swobodnie, mając politykę, która umieszcza wszystko na piśmie. Aby ci to ułatwić, podsumuj to, co omówiłeś podczas spotkania wprowadzającego! Obejmuje oprogramowanie, którego używasz, co robi, twoje intencje dotyczące jego stosowania i dlaczego jest to niezbędne do rozwoju kariery i rozwoju firmy.

kilka rad:

• rozłóż to w codziennym języku. Nie musisz brzmieć jak ekspert prawny.
• nie używaj języka, który sprawia, że wyglądasz jak tajemnicza agencja rządowa.
• bądź czysty. Unikaj oszukiwania ludzi, czy to celowo, czy nie.
• Powiedz, co powinien zrobić pracownik, jeśli ma pytania lub wątpliwości.
• Dołącz miejsce na podpis, aby pokazać, że rozumieją i akceptują warunki.
• zrób to przed rozpoczęciem korzystania z oprogramowania!

bądź przystępny

przyjęcie oprogramowania do monitorowania pracowników może być początkowo stresującą rzeczą dla pracowników. Staraj się widzieć rzeczy z ich punktu widzenia i przygotuj się i chętnie wysłuchaj ich obaw. Nie lekceważ niczyich myśli jako paranoi. I mogą nawet nie mieć obaw! Być może niektórzy członkowie zespołu są podekscytowani oprogramowaniem i mają pomysły, jak z niego korzystać w sposób, który nigdy nie był brany pod uwagę.

Bądź kreatywny

w końcu przechodzimy do zabawy! To tutaj twoja ciężka praca zaczyna się opłacać. Omówiliśmy kilka świetnych przykładów korzystania z oprogramowania, ale możesz być bardziej kreatywny! Pomyśl tylko, monitorowanie pracowników może zaczynać się jako sposób na kontrolowanie, ale przekształca się z tego w wgląd biznesowy i narzędzie analityczne.

ogranicza cię tylko wyobraźnia. Zacznij od przedstawienia pytania lub problemu, który wymaga rozwiązania i zastanów się, w jaki sposób możesz użyć oprogramowania do jego rozwiązania. Oto delikatne szturchnięcie we właściwym kierunku:

ilu pracowników w pełni przyjęło PowerPoint po naszych obszernych szkoleniach? Jak wygląda korzystanie z Facebooka dla całej firmy? Czy istnieją schematy w różnych działach? Czy istnieje sposób na ułatwienie życia naszym freelancerom? Mam dość wysyłania wiadomości wieloma kanałami. Którego ludzie używają najczęściej? Dlaczego mamy tak dużą rotację pracowników?

jeśli nadal zadajesz właściwe (i nie przerażające) pytania, nadal znajdziesz ekscytujące sposoby korzystania z oprogramowania. Jeśli zabrakło Ci pomysłów, zwróć się o nie do swojego zespołu.

Arthur, główny twórca treści w zespole marketingowym, chce skrócić czas, w którym zespół widzi i komentuje posty na blogu. Odpowiednie oprogramowanie do śledzenia aktywności może w tym pomóc! Jednym z rozwiązań jest stworzenie webhooka, który dostarcza komentarz do kanału marketingowego na Slack. Komentarz jest tam dla całego zespołu, aby zobaczyć, przeanalizować, omówić i zdecydować, co z nim zrobić. Zostawić? Odpowiedzieć? Używać go do celów marketingowych? Cokolwiek zdecydują, ich zadanie monitorowania komentarzy stało się o wiele łatwiejsze!

zobacz, jak łatwo jest wymyślić nowe sposoby wykorzystania narzędzi? Wystarczy dociekliwy umysł, a otrzymasz poważny przebieg z oprogramowania do monitorowania pracowników.