co to jest proces kontroli zmian i jak z niego korzystać?

proces kontroli zmian jest sposobem dla kierowników projektów, aby złożyć wnioski do zainteresowanych stron do przeglądu, które są następnie zatwierdzane lub odrzucane. Jest to ważny proces ułatwiający zarządzanie dużymi projektami z wieloma ruchomymi częściami.

jeśli chodzi o zarządzanie wieloma projektami, sprawy mogą się skomplikować. Od koordynowania harmonogramów pracy po śledzenie celów i wyników, ostatnią rzeczą, z którą chcesz się uporać, jest poważna zmiana projektu. Ale przy wdrożonym procesie kontroli zmian przesyłanie wniosków o zmianę projektu jest proste.

proces kontroli zmian jest niezbędny w przypadku dużych inicjatyw, w których wielu członków zespołu pracuje w różnych działach. Przyjrzyjmy się temu procesowi i konkretnym przykładom, które pomogą Ci wdrożyć własną procedurę kontroli zmian.

co oznacza proces kontroli zmian?

Kontrola zmian to proces służący do zarządzania wnioskami o zmianę w projektach i dużych inicjatywach. Jest to część planu zarządzania zmianą, który określa role zarządzania zmianą w zespole lub firmie. Chociaż proces zmian składa się z wielu części, najprostszym sposobem na przemyślenie tego jest utworzenie dziennika zmian, w którym będziesz śledzić żądania zmian w projekcie.

w większości przypadków każdy interesariusz będzie mógł zażądać zmiany. Żądanie może być tak małe, jak niewielka zmiana harmonogramu projektu lub tak duże, jak nowy produkt. Ważne jest, aby pamiętać, że nie wszystkie wnioski zostaną zatwierdzone, ponieważ to kluczowi interesariusze zatwierdzają lub odrzucają wnioski o zmianę.

ponieważ proces kontroli zmian ma wiele ruchomych części i różni się w zależności od firmy, warto wdrożyć narzędzia, które mogą pomóc w płynnym przepływie procesu cyklu życia. Narzędzia takie jak oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy mogą pomóc w zarządzaniu pracą i komunikacją w jednym miejscu.

Kontrola zmian vs. zarządzanie zmianami

zdezorientowana różnicą między kontrolą zmian a zarządzaniem zmianami? Nie winimy Cię. Istnieje wiele różnic między kontrolą zmian a planem zarządzania zmianami. Kontrola zmian to tylko jeden z wielu elementów strategii zarządzania zmianami.

• Kontrola zmian: proces kontroli zmian jest ważny dla każdej organizacji i może pomóc w przepływie informacji, jeśli chodzi o zmiany w projekcie. Pomyślny proces powinien określać wskaźniki sukcesu, organizować przepływ pracy, umożliwiać zespołom komunikację i przygotowywać zespół do przyszłego sukcesu.

• Zarządzanie zmianą: plan zarządzania zmianą obejmuje koordynację budżetu, harmonogramu, komunikacji i zasobów. Tak więc podczas gdy proces kontroli zmian składa się z formalnego dokumentu, który określa wniosek o zmianę i wpływ zmiany, zarządzanie zmianą jest nadrzędnym planem.

jak widać, proces kontroli zmian to tylko mała część większego planu zarządzania zmianami. Więc podczas gdy są one powiązane, te dwa pojęcia są różne.

Czytaj: czym jest zarządzanie zmianą? 6 kroków do zbudowania udanego procesu zarządzania zmianą

jakie są korzyści z procesu kontroli zmian?

wdrożenie procesu kontroli zmian może pomóc w zorganizowaniu zespołu dzięki wsparciu oprogramowania organizacyjnego i wydajności wokół rezultatów projektu i terminów. Ma to również kluczowe znaczenie przy rozważaniu konsekwencji zmian, które nie są skutecznie zarządzane.

proces zarządzania zmianami może pomóc w realizacji planu zarządzania zasobami lub innych celów zarządzania pracą. Oto kilka dodatkowych korzyści z wdrożenia procesu kontroli zmian.

Zwiększona produktywność

proces kontroli zmian wyeliminuje zamieszanie wokół rezultatów projektu i pozwoli skupić się na wykonywaniu, a NIE zbieraniu informacji. Skutkuje to zwiększoną produktywnością i wydajnością, zwłaszcza za pomocą oprogramowania produktywności.

bez procesu wydajność może ucierpieć z powodu czasu spędzonego na pracy. Przy ograniczonej przepustowości dostępnej dla najważniejszych prac, ponad jedna czwarta(26%) terminów jest spóźniona każdego tygodnia.

Skuteczna komunikacja

właściwe dokumentowanie zmian może pomóc złagodzić problemy z komunikacją. Kiedy cele i zadania są jasno określone, komunikacja w zespole może się rozwijać. Pamiętaj, że proces kontroli zmian nie rozwiąże wszystkich problemów z komunikacją. Pomocne może być również włączenie oprogramowania do zarządzania pracą, aby utrzymać komunikację o projektach w jednym miejscu.

proces kontroli zmian może być również udostępniony interesariuszom wykonawczym w celu łatwego zapewnienia kontekstu dla wniosków o zmianę.

Czytaj: 12 wskazówek, jak efektywnie komunikować się w miejscu pracy

Lepsza praca zespołowa i współpraca

skuteczna komunikacja to nie tylko sama w sobie korzyść, ale może również pomóc w usprawnieniu współpracy. Dzięki przejrzystej komunikacji na temat zmian w projekcie łatwiej jest współpracować i współpracować.

na przykład, gdy zmiany są wyraźnie przekazywane po raz pierwszy, interesariusze mają więcej czasu na skupienie się na kreatywności i pracy zespołowej. Bez skutecznej komunikacji interesariusze są zmuszeni spędzać czas na gromadzeniu informacji zamiast twórczej pracy z członkami zespołu.

chcesz jeszcze bardziej usprawnić współpracę? Sparuj proces kontroli zmian z oprogramowaniem do zarządzania zadaniami, aby przygotować zespół na sukces.

pięć kroków procesu kontroli zmian

podobnie jak w przypadku pięciu etapów zarządzania projektem, istnieje pięć kluczowych kroków, jeśli chodzi o tworzenie procesu kontroli zmian. Chociaż niektóre procesy różnią się nieznacznie, wszystkie zawierają kilka kluczowych elementów. Od rozpoczęcia do wdrożenia każdy z tych podstawowych kroków pomaga w sprawnym przechodzeniu wniosków o zmianę w potoku i zapobieganiu niepotrzebnym zmianom.

Wypróbuj zarządzanie projektami za pomocą asany

niektórzy wolą wyświetlać procedurę w procesie kontroli zmian, co może być łatwiejsze do wizualizacji. Bez względu na to, jak zdecydujesz się na to spojrzeć, rezultatem będzie sfinalizowana decyzja o zatwierdzeniu lub odrzuceniu wniosku o zmianę.

zagłębimy się w pięć kroków, które tworzą skuteczny proces kontroli zmian i co jest zawarte w każdym z nich.

inicjowanie wniosku o zmianę

w fazie inicjowania procesu kontroli zmian żądana jest zmiana. Istnieje wiele powodów, dla których możesz poprosić o zmianę. Na przykład, twórcze dostarczenie trwa dłużej niż przewidywano. Następnie zostanie złożony wniosek o dostosowanie terminu dostawy. Chociaż wniosek może być bardziej prawdopodobny od interesariusza lub lidera projektu, proponowana zmiana może być zgłoszona przez każdego.

członek zespołu, który chce złożyć wniosek, powinien przesłać go za pomocą formularza wniosku o zmianę. Jako kierownik projektu powinieneś przechowywać dziennik zmian w miejscu, które jest łatwe do znalezienia i do którego każdy ma dostęp.

Po wypełnieniu formularza wniosku zaktualizujesz dziennik zmian podając nazwę, Krótki opis i wszelkie inne szczegóły, takie jak Data i nazwa wnioskodawcy. Dziennik jest zapisem wszystkich zmian w projekcie, co może być korzystne dla zarządzania wieloma projektami, które obejmują wiele miesięcy.

oto przykład różnych pól, które możesz uwzględnić w formularzu żądania zmiany.

• Nazwa projektu

• Data

• zapytanie opis

• wniosek

• Zmień właściciela

• priorytet

• wpływ zmian

• termin

pola, które dołączysz, zależą od tego, jak dokładny ma być twój dziennik zmian i rodzaju zmian, które napotkasz.

ocena wniosku o zmianę

Po wypełnieniu wniosku i złożeniu i zatwierdzeniu wstępnego formularza wniosek zostanie oceniony. Różni się to od wstępnego formularza, ponieważ ocena jest wtedy, gdy rzeczywista zmiana zostanie oceniona.

etap oceny niekoniecznie polega na podjęciu decyzji, ale raczej na przeglądzie podstawowych informacji. Informacje będą prawdopodobnie oceniane przez kierownika projektu lub działu, który dokona przeglądu szczegółów, takich jak potrzebne zasoby, wpływ wniosku i komu wniosek powinien zostać przekazany.

jeśli wniosek o zmianę przejdzie wstępną ocenę, zostanie on następnie przeniesiony do fazy analizy, w której zostanie podjęta faktyczna decyzja.

analiza wniosku o zmianę

Faza analizy wpływu zmiany to etap, w którym zostanie podjęta ostateczna decyzja o zatwierdzeniu lub odrzuceniu wniosku przez odpowiedniego lidera projektu. Chociaż możesz również wnieść wkład w decyzję, dobrym pomysłem jest również uzyskanie oficjalnej zgody lidera. W niektórych przypadkach może nawet istnieć tablica kontrolna zmian, która kontroluje wszelkie zatwierdzenia zmian.

zatwierdzone żądanie zmiany będzie wymagało podpisania, a następnie zostanie przekazane zespołowi i będzie kontynuowane przez resztę pięciofazowego procesu. Powinna być udokumentowana w dzienniku zmian i gdziekolwiek indziej, aby zapewnić, że wszyscy uczestnicy projektu zrozumieją potrzebne zmiany.

jeśli żądanie zmiany jest odrzucone, powinno być również udokumentowane w dzienniku zmian. Chociaż przekazywanie zespołowi odmowy nie jest konieczne, może to być pomocne, aby zapobiec zamieszaniu.

implementacja żądania zmiany

jeśli żądanie zmiany zostanie zatwierdzone, proces przejdzie do fazy implementacji. W tym miejscu ty i uczestnicy projektu będziecie pracować nad zmianą projektu.

wdrożenie zmiany będzie wyglądać inaczej w zależności od etapu, w którym znajduje się projekt, ale zwykle składa się z aktualizacji osi czasu projektu i rezultatów, a także informowania zespołu projektowego. Wtedy rozpocznie się prawdziwa praca. Dobrym pomysłem jest Ocena zakresu projektu, aby upewnić się, że wszelkie zmiany w osi czasu nie będą miały dużego wpływu na przewidywane cele.

najlepiej rozpowszechniać informacje o żądaniu we współdzielonym obszarze roboczym i dzienniku zmian, aby upewnić się, że wydajność nie zostanie utracona, próbując szukać nowych informacji. Możesz nawet wysłać poprawioną wersję biznesową, która obejmie wszystkie Twoje bazy.

Zamknięcie żądania zmiany

po udokumentowaniu, rozpowszechnieniu i wdrożeniu żądania jest ono gotowe do zamknięcia. Chociaż niektóre zespoły nie mają formalnego planu zamknięcia, warto go mieć, aby przechowywać informacje w miejscu, do którego wszyscy członkowie zespołu mogą się odwoływać w przyszłości.

w fazie końcowej dokumentacja, dzienniki zmian i komunikacja powinny być przechowywane we wspólnej przestrzeni, do której można uzyskać dostęp później. Należy również przechowywać formularz wstępnej zmiany i wszelkie zmienione plany projektu utworzone po drodze.

gdy dokumenty znajdą się w odpowiednim miejscu, możesz zamknąć wszystkie otwarte zadania i pracować nad pomyślnym ukończeniem projektu. Niektórzy prowadzący projekt organizują również pośmiertne spotkanie przed oficjalnym zamknięciem projektu.

Wypróbuj Zarządzanie projektami za pomocą asany

przykład procesu kontroli zmian

teraz, gdy rozumiesz pięć kroków procesu kontroli zmian, nadszedł czas, aby wprowadzić je w życie. Zebraliśmy przykład, aby dać ci namacalne miejsce do rozpoczęcia.

przed opracowaniem własnego planu ważne jest, aby ocenić obecne procesy i narzędzia, aby upewnić się, że są odpowiednie dla Twojego zespołu. Możesz nawet stworzyć uzasadnienie biznesowe lub plan projektu, aby przedstawić go interesariuszom firmy.

wpisy zawarte w dzienniku zmian mogą się różnić w zależności od rodzaju zmian, z którymi często się spotykasz i stopnia skomplikowania projektów. Podczas gdy skomplikowane projekty, które trwają miesiące, mogą napotkać więcej żądań zmian, mniejsze jednorazowe projekty mogą nie potrzebować, jak opisano w dzienniku zmian.

oto przykładowy dziennik zmian, który daje ci wyobrażenie o tym, co należy uwzględnić i jak sformatować własne. Ten przykład kontroli zmian obejmuje:

• Nazwa projektu

• Nazwa zadania

• cesjonariusz

• termin płatności

• Status Priorytetu

• Status postępu

• Zmień typ

ten prosty format jest doskonałym punktem wyjścia dla dziennika zmian, ale możesz dodać dodatkowe pola w zależności od złożoności projektu.

aby utworzyć własny dziennik zmian, możesz utworzyć własny szablon lub obejrzeć naszą galerię szablonów projektów.

kiedy korzystać z procesu kontroli zmian

warto pamiętać, kiedy korzystać z planu zarządzania kontrolą zmian, aby być przygotowanym, gdy nadejdzie czas. Istnieje wiele różnych rodzajów zmian, które możesz napotkać, w zależności od nowych inicjatyw i istniejących narzędzi.

typowe zmiany mogą obejmować prośby o przedłużenie terminów, reorganizację informacji lub zmianę wyników. Oto kilka dodatkowych przypadków, w których możesz chcieć użyć procesu kontroli zmian.

• ponad zakres: możesz rozważyć użycie tego procesu, gdy projekt przekroczy zakres, znany również jako pełzanie zakresu.

• niespójności w projekcie: jeśli zauważysz niespójności podczas projektu, Prośba o zmianę może pomóc uniknąć konieczności późniejszej przeróbki rezultatów.

• wysokie cele: w niektórych przypadkach okr może być poza zasięgiem i dobrym pomysłem jest zaznaczenie tych problemów przed ukończeniem projektu.

• nowe narzędzia: Jeśli istnieją nowe procesy lub narzędzia, zmiany mogą być nieuniknione podczas opracowywania nowych problemów podczas pierwszych kilku projektów.

Wypróbuj Zarządzanie projektami za pomocą asany

poproś o sposób zmiany

chociaż zmiany są nieuniknione, dobrą wiadomością jest to, że zmiana nie musi niszczyć następnego projektu. Wdrażając proces kontroli zmian, możesz upewnić się, że projekt pozostaje na dobrej drodze, a komunikacja jest jasna i skuteczna. Zwiększy to Produktywność i zmniejszy zamieszanie związane z rezultatami projektu.

w przypadku, gdy napotkasz zmiany, pocieszającym jest wiedzieć, że masz odpowiednie procesy, aby poradzić sobie z sytuacją. Gdy masz gotowy plan zarządzania zmianą, możesz złagodzić negatywne skutki związane ze zmianą strategii i nadal koncentrować się na dostarczaniu efektów.