co to jest zarządzanie nieobecnościami? 6 sposobów na zmniejszenie absencji w pracy

• “gdzie Mark?”
• “”
• ” Hmm, nie wychodziliście wczoraj wieczorem?”
• “.tak, ale myślę, że coś zjadł i dostał zatrucia pokarmowego.

być może Mark jest naprawdę chory. A może wypił o jedną za dużo zeszłej nocy.

via GIPHY

tak czy inaczej, nie ma go dzisiaj w pracy.

Zarządzanie nieobecnościami zajmuje się właśnie takimi sytuacjami. Jest to praktyka zmniejszania nieplanowanego braku zaangażowania w miejscu pracy.

absencja kosztuje gospodarkę USA ponad 200 miliardów dolarów strat produktywności każdego roku. Dlatego ważne jest, aby Twoja organizacja miała zorganizowany sposób radzenia sobie z tym.

istnieje wiele powodów, dla których pracownik może nie pojawić się w pracy, od stresu, zastraszania w miejscu pracy i niskiego morale po chorobę lub osobistą stratę.

oto 6 podstawowych wskazówek, aby wzmocnić strategię zarządzania nieobecnościami w organizacji:

śledź frekwencję, twórz zasady, ale nie automatyzuj karania

jedną z pierwszych rzeczy, które musisz zrobić, aby zmniejszyć absencję, jest stworzenie systematycznego sposobu śledzenia frekwencji pracowników. Istnieje wiele narzędzi dostępnych online, które mogą pomóc, takich jak Jibble, Clockify i BambooHR.

bez względu na to, jak otwarta i elastyczna jest kultura Twojej firmy, potrzebujesz formalnej polityki zarządzania nieobecnościami. Powinno wyjaśniać, jakie nieplanowane nieobecności są akceptowalne dla firmy, a które nie. na przykład powinno zawierać informacje o:

• jak pracownik bierze zwolnienie lekarskie? Kogo i kiedy powinni powiadomić?
• po ilu zwolnieniach lekarskich pracownicy muszą przedstawić zaświadczenie lekarskie?
• skąd pracownik wie, że ich obecność staje się problemem?

bądź świadomy lokalnych przepisów federalnych podczas tworzenia polityki zarządzania nieobecnościami. W wielu krajach obowiązują przepisy chroniące pracowników przed różnego rodzaju nieplanowanymi nieobecnościami.

jednak traktuj swoją formalną politykę jako zbiór wytycznych, a nie prawa. Oznacza to, że zamiast ogólnej polityki karania, powinieneś ostrożnie traktować każdy przypadek osobno. Na przykład, jeśli pracownik jest chory i odwiedzasz go w szpitalu, nie ma sensu prosić o zaświadczenie lekarskie w celu rozpatrzenia zwolnień lekarskich.

trenuj menedżerów w zarządzaniu nieobecnościami

chociaż zarządzanie nieobecnościami należy przede wszystkim do domeny HR, nie jest to wyłącznie ich odpowiedzialność. Kierownicy liniowi powinni wziąć na siebie równą odpowiedzialność. Jednak w wielu organizacjach nie zapewnia się im wystarczających szkoleń w zakresie zarządzania nieobecnościami.

w tym miejscu HR może wkroczyć i przeszkolić menedżerów (zwłaszcza menedżerów pierwszego szczebla) w zapobieganiu absencji w swoich zespołach. Może to obejmować coaching menedżerów w radzeniu sobie z sytuacjami takimi jak:

• jak poradzić sobie z pracownikiem, który często zaczął brać zwolnienia lekarskie?
• kiedy egzekwować politykę, a kiedy zrobić wyjątek?
• kiedy eskalować sprawy do HR?

gdy menedżerowie liniowi przyjmą bardziej proaktywną rolę w zarządzaniu nieobecnościami, zobaczysz, że wskaźniki absencji przybierają na sile.

pamiętaj, presenteeism nie jest celem

ważne jest, aby zauważyć, że celem zarządzania nieobecnościami jest zmniejszenie absencji, a nie zachęcanie do presenteeism.

jest ogromna różnica między tymi dwoma.

prezencja jest wtedy, gdy pracownik zmusza się do pokazania się do pracy pomimo złego samopoczucia. Może być wiele powodów, począwszy od nieuzasadnionych oczekiwań zarządzania do prawdziwego poświęcenia się swojej pracy.

możesz pomyśleć, jak więcej godzin pracy pracowników może zaszkodzić firmie? Oprócz stresu i wypalenia zawodowego, może to rzeczywiście wpłynąć na ogólną produktywność organizacji. Chociaż trudniej jest oszacować finansowy wpływ presenteeism niż absenteeism. Różne badania wykazały, że jego wpływ może być równy, jeśli nie gorszy. Pracownik, który źle się czuje, naturalnie wykonuje swoją pracę z mniejszą wydajnością, a także ryzykuje wpływ na innych w pracy.

dlatego, aby ograniczyć absencję, należy powstrzymać się od polityki promującej presenteeism, takiej jak nagradzanie pracowników za nie przyjmowanie zwolnień chorobowych/urlopowych lub umożliwienie im zarabiania na zaległych urlopach.

Elastyczne godziny pracy i praca zdalna

według badań szwedzkiego Instytutu Karolinska, Elastyczne godziny pracy mogą zmniejszyć absencję. Badanie przeprowadzone przez flexjobs wykazało, że pracownicy (zwłaszcza rodzice) cenią elastyczność nawet bardziej niż wynagrodzenie.

co zrozumiałe, elastyczność w pracy (bycie zdalnym, Elastyczne godziny pracy) zależy od charakteru branży i organizacji. Niektóre zadania wymagają obecności w pracy w określonych godzinach. Jeśli jednak Twoja firma nie jest jedną z nich, powinieneś rozważyć zaoferowanie większej elastyczności swojemu zespołowi.

pracownicy mogą zgłosić chorobę do pracy, jeśli mają pewne ważne sprawy do załatwienia w godzinach pracy-naprawianie kanalizacji, chodzenie do szkoły dla dzieci itp. Jeśli dostosują harmonogram, będą bardziej skłonni do pokazywania się w pracy.

kolejnym ważnym elementem elastyczności jest praca zdalna, która staje się coraz bardziej jednym z najpopularniejszych trendów Kultury firmowej. Praca zdalna nie jest już uważana za przywilej oferowany przez kilka firm new age. Wielu pracowników oczekuje teraz pracy zdalnej, gdy szukają nowej pracy. 90% osób, które pracowały zdalnie, planuje pracować zdalnie do końca życia. Umożliwienie pracy zdalnej znacznie zmniejsza powody, dla których pracownik może rozważyć skorzystanie z zwolnienia lekarskiego.

praca zdalna zyskuje coraz szerszą akceptację nawet wśród bardziej tradycyjnych firm ze względu na rosnącą popularność narzędzi do współpracy online.

popraw morale zespołu, zanim będzie za późno

czy zauważyłeś, że rozmowy o morale zespołu zwykle pojawiają się, gdy coś poszło nie tak? Często staje się to kwestią zarządzania tylko wtedy, gdy znajduje się na spirali spadkowej.

uczynienie środowiska pracy zabawnym i angażującym jest prawdopodobnie najważniejszą rzeczą, jaką możesz zrobić, aby ograniczyć absencję. Dlatego dobrze wróży całej organizacji, aby zainwestować w poprawę morale w miejscu pracy, nawet jeśli nie ma wokół czerwonych flag.

stoły do Ping ponga i ćwiczenia budowania zespołu zaprojektowane przez HR mogą nie zawsze być odpowiedzią. Ważne jest, aby zrozumieć puls swojego zespołu, aby wiedzieć, co mogłoby poprawić jego morale. Niektóre zespoły mogą preferować wspólne zajęcia na świeżym powietrzu, niektóre mogą być zadowolone z kilku drinków po pracy.

jednak to, co niewątpliwie działa dla wszystkich zespołów, to wpajanie Kultury rozpoznawania opartej na częstych opiniach.

podejmij szybkie działania przeciwko tym, którzy nadmiernie wykorzystują

jeśli uważasz, że wszystkie poprzednie 5 sugestii są przekrzywione w stosunku do pracowników, a nie pracodawcy, masz rację. Jednak firma to przede wszystkim jej pracownicy. Rozwiązując podstawowe problemy uniemożliwiające im obserwowanie stałej obecności, problem dla menedżerów jest często rozwiązywany.

Niezdolność do tego może zagrozić całej polityce i zaszkodzić tym, którzy przestrzegali jej odpowiedzialnie. Konstruktywna polityka zarządzania nieobecnościami wymaga zaufania między firmą a jej pracownikami.

na przykład, jeśli dowiesz się, że pracownik skłamał na temat zwolnienia lekarskiego (zamiast tego udając się na rozmowę o pracę), należy natychmiast zwrócić się z oficjalnym pisemnym ostrzeżeniem.