Articles /

Co to jest zgodność korporacyjna i dlaczego jest ważna?

definicja zgodności to ” działanie polegające na spełnieniu polecenia “lub” stan spełnienia zasad lub norm.”W świecie korporacyjnym jest to proces upewniania się, że Twoja Firma i pracownicy przestrzegają wszystkich przepisów, przepisów, standardów i praktyk etycznych, które mają zastosowanie do Twojej organizacji i branży.

Zgodność korporacyjna obejmuje zarówno wewnętrzne zasady i procedury, jak i przepisy federalne i stanowe. Egzekwowanie zgodności pomaga twojej firmie zapobiegać i wykrywać naruszenia zasad, co chroni Twoją organizację przed grzywnami i procesami sądowymi.

proces zgodności powinien być w toku. Wiele organizacji ustanawia program, który konsekwentnie i dokładnie reguluje ich zasady zgodności w czasie.

jaki jest cel korporacyjnego programu zgodności?

celem jest ochrona Twojej firmy. To takie proste. Ale zwrot z inwestycji może być znaczący, pomagając uniknąć marnotrawstwa, oszustw, nadużyć, dyskryminacji i innych praktyk, które zakłócają działalność i narażają firmę na ryzyko.

Twój korporacyjny program zgodności musi być zintegrowany ze wszystkimi działaniami w zakresie zgodności w całym przedsiębiorstwie, od zarządzania zewnętrznymi przepisami i wewnętrznymi politykami PO kompleksowe szkolenie pracowników. Upewniając się, że wszystkie działy i pracownicy współpracują ze sobą w celu utrzymania standardów, możesz zmniejszyć ryzyko poważnych awarii i naruszeń.

skuteczny program poprawia komunikację między kierownictwem a personelem. Powinien on obejmować proces tworzenia, aktualizowania, dystrybucji i śledzenia zasad zgodności. W końcu pracownicy nie mogą być pociągnięci do odpowiedzialności za zasady i regulacje, o których nie wiedzą.

ale gdy zrozumieją oczekiwania, Twoi pracownicy mogą skupić się na szerszych celach Twojej organizacji i pomóc w płynnym działaniu. Co więcej, gdy pracownicy są odpowiednio przeszkoleni w zakresie wymogów zgodności, są bardziej skłonni do rozpoznawania i zgłaszania nielegalnych lub nieetycznych działań.

utrzymanie zgodności zapewnia pracownikom dobre wykonywanie pracy, osiąganie celów zawodowych i zadowolenie klientów. Z kolei Twoja firma może osiągnąć swoje cele i szybciej się rozwijać.

powerdms-assets-photos-086-business-people-computers

w niefortunnym przypadku, gdy Twoja organizacja stanie przed sądem, Twój program zgodności korporacyjnej pomoże w sądzie.

jak jeden raport z Rutgers School of Law wyjaśnił, ” organizacja, która podjęła zdecydowany wysiłek, aby zapobiec i wykryć naruszenia prawa przez swoich pracowników i innych działających dla niego będą traktowane mniej surowo niż jeden, który był obojętny na przestrzeganie prawa.”

jak stworzyć udany program zgodności korporacyjnej

niewiele firm może sobie pozwolić na zwlekanie z programem zgodności korporacyjnej. Nie pozwól, aby z perspektywy czasu było 20/20 dla Twojej organizacji. Miej zdolność do podejmowania działań już dziś.

Twój program powinien być starannie zaplanowany i wdrożony, z równoległymi programami szkoleniowymi, aby zagwarantować, że personel jest dobrze zorientowany we wszystkich obszarach zgodności.

oto kilka kroków, aby ustanowić lub udoskonalić swój korporacyjny program zgodności:

zaangażuj swoje kierownictwo

Twój korporacyjny program zgodności nie uruchomi się sam. Jedna osoba powinna być przypisana do zarządzania programem na co dzień.

w zależności od wielkości organizacji możesz mieć jednego lub kilku pracowników ds. zgodności. Niezależnie od tego osoby odpowiedzialne za program zgodności muszą mieć uprawnienia do egzekwowania zasad i rozliczania pracowników na wszystkich szczeblach.

potrzebują również bezpośredniego dostępu do organu zarządzającego spółki, który może obejmować kierownictwo wyższego szczebla lub Radę Dyrektorów.

dostęp do kierownictwa wyższego szczebla i uprawnienia do egzekwowania przepisów jest niezbędny, gdy pojawiają się potencjalne problemy z zgodnością, umożliwiając funkcjonariuszom szybką reakcję.

ale komunikacja przebiega w obie strony. Ważne jest, aby organ zarządzający regularnie oceniał skuteczność programu zgodności korporacyjnej.

powerdms-assets-photos-085-business-people-computers

zgodność korporacyjna polega na krzewieniu kultury pracy, która ceni uczciwość i etyczne postępowanie.

to zaczyna się na górze.

aby program działał, twoi liderzy muszą najpierw przestrzegać zasad. Powinni zachęcać do etycznego zachowania i otwarcie mówić o znaczeniu zgodności.

liderzy firm powinni zachęcać pracowników, podkreślając, że nie zostaną ukarani za zgłaszanie bezprawnych lub nieetycznych zachowań.

Departament Sprawiedliwości stworzył listę kontrolną do oceny programów zgodności korporacyjnej i zaproponował zadawanie następujących pytań:

  • w jaki sposób wyżsi liderzy, poprzez swoje słowa i działania, zachęcali lub zniechęcali do tego rodzaju niewłaściwego zachowania?
  • jakie konkretne działania podjęli, aby wykazać się przywództwem w zakresie zgodności i działań naprawczych w firmie?
  • jak firma monitoruje zachowanie kierownictwa wyższego szczebla? W jaki sposób kierownictwo wyższego szczebla modelowało właściwe zachowanie podwładnych?

przeprowadzaj oceny ryzyka

Zgodność korporacyjna polega na zarządzaniu ryzykiem.

aby zbudować skuteczny program, musisz wiedzieć, jakie obszary zgodności stanowią największe ryzyko dla Twojej organizacji. Po zidentyfikowaniu tych obszarów możesz skoncentrować swoje zasoby na ich rozwiązywaniu.

przepisy federalne i stanowe, a także standardy branżowe, stale się rozwijają. Aby uniknąć ryzyka niezgodności, ważne jest regularne przeprowadzanie ocen. Association of Corporate Counsel (ACC) proponuje przeprowadzenie oceny ryzyka raz w roku.

formalny proces oceny, taki jak ten zalecany przez ACC, może pomóc Twojej organizacji w zapobieganiu naruszeniom zgodności korporacyjnej:

  • wyniki audytu
  • Ostatnie spory sądowe
  • skargi dotyczące zgodności z przepisami
  • roszczenia pracowników
  • trendy w egzekwowaniu przepisów w branży
  • zasady zgodności w każdym obszarze ryzyka

ustanowienie i utrzymanie Kodeksu postępowania, zasad i standardów 5570>

twój korporacyjny program zgodności wymaga dobrze zdefiniowanego kodeksu postępowania. Dlaczego? Ponieważ może pomóc określić cel programu i ustawić oczekiwania dotyczące zachowania.

Kodeks postępowania działa jako podstawa i powinien wyjaśniać następujące kluczowe punkty:

  • kto jest odpowiedzialny za zarządzanie programem
  • jak pracownicy powinni zgłaszać wykroczenia
  • środki dyscyplinarne za naruszenie Kodeksu postępowania

twoja polityka korporacyjna powinna opierać się na tym fundamencie, dostarczając wytycznych dla określonych obszarów zgodności. Na przykład mogą one rozwiązywać typowe naruszenia zgodności korporacyjnej:

  • korupcja w korporacjach
  • przekupstwo
  • praktyki podatkowe
  • konflikty interesów
  • przechowywanie rekordów

lista jest długa. Ale dokładne obszary, którymi musisz się zająć, zależą od twojej branży.

po zidentyfikowaniu obszarów ryzyka i utworzeniu zasad należy ustanowić procedury, które pomogą pracownikom prawidłowo realizować zasady. Tworzenie wytycznych krok po kroku ułatwia przestrzeganie procedur i identyfikowanie niezgodności.

obszary ryzyka w niektórych branżach mogą wymagać dodatkowych norm. Na przykład ustawa o zagranicznych praktykach korupcyjnych może wymagać zachowania szczegółowych protokołów kontroli zewnętrznych partnerów biznesowych.

odpowiednio szkolić wszystkich pracowników

zasady i standardy zgodności są bezużyteczne, jeśli pracownicy ich nie przestrzegają.

po ustaleniu zasad i procedur korporacyjnego programu zgodności należy je rozpowszechnić wśród wszystkich pracowników.

upewnij się, że pracownicy firmy, pracownicy i dostawcy zewnętrzni przeczytali i podpisali wszystkie zasady i procedury zgodności.

powerdms-assets-photos-087-business-people-computers

wszyscy pracownicy i odpowiedni dostawcy powinni zostać przeszkoleni w zakresie przepisów, regulacji, polityki korporacyjnej i zabronionych zachowań. W zależności od wielkości organizacji, możesz chcieć przeprowadzić szkolenia dostosowane do konkretnych pracowników w obszarach wysokiego ryzyka.

ACC zaleca śledzenie, dokumentowanie i monitorowanie szkoleń. Wdrażając politykę zgodności i narzędzie do zarządzania szkoleniami, możesz to osiągnąć i zautomatyzować wiele procesów ręcznych. Odpowiednie oprogramowanie umożliwia dystrybucję zasad, prowadzenie szkoleń online,tworzenie niestandardowych testów i wiele innych.

Ulepsz swój program za pomocą oprogramowania do zarządzania zgodnością

Tworzenie lub zmiana zasad zgodności i szkolenie wymaga dużo pracy. Jest to ciągły proces, wymagający spójnego monitorowania i aktualizacji. Ale nie czekaj, aż wystąpi incydent, aby podjąć działania.

jeśli ty i twoi specjaliści ds. zgodności są już zajęci i mają ograniczony czas, może być trudno znaleźć odpowiedni czas na wdrożenie nowego programu. Sztuką jest znalezienie oprogramowania do zarządzania zgodnością, które zarządza nim za Ciebie.

jako platforma zarządzania zgodnością w chmurze, PowerDMS umożliwia zarządzanie zasadami, szkoleniami i akredytacjami w jednym, połączonym systemie. Dzięki PowerDMS możesz tworzyć, poprawiać, rozpowszechniać i śledzić zasady zgodności. Możesz tworzyć zautomatyzowane przepływy pracy i współpracować nad dokumentami w różnych działach.

jeśli chcesz przejąć kontrolę nad zgodnością i chronić swoją firmę przed ryzykiem, dowiedz się więcej o PowerDMS już dziś i dowiedz się, w jaki sposób możemy pomóc twojemu korporacyjnemu programowi zgodności.

Leave a Reply