Czym jest Extreme Project Management i czy jest odpowiednie dla Twojego zespołu?

dzisiejsze projekty różnią się od projektów sprzed 10 czy 20 lat. Przede wszystkim dzięki wprowadzeniu Internetu, a następnie oprogramowania opartego na chmurze, a także pojęciu tego, co jest profesjonalną usługą, sposób, w jaki pracujemy-a tym samym nasze projekty — przeszedł rewolucję.

sposób, w jaki projekty stoją teraz: wymagania projektowe mogą zmieniać się codziennie, a odpowiedzialne zespoły powinny radzić sobie z takimi sytuacjami płynnie. Interesariusze chcą większego zaangażowania w projekty, gdy są jeszcze w trakcie realizacji, co oznacza, że mogą zmienić zdanie (i stworzyć dodatkową pracę dla zespołów) w dowolnym momencie. Wiadomości na temat problemów politycznych, ekonomicznych lub środowiskowych pojawiają się 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, a zespoły muszą zmienić bieg, aby odpowiednio zareagować.

tradycyjne zarządzanie projektami (TPM) zazwyczaj nie jest przystosowane do obsługi tej nowej ery projektów. Przepływ pracy krok po kroku (np. Model Waterfall), sztywne harmonogramy i surowe wymagania mają trudności z dostosowaniem się do potrzeby zmiany w trakcie projektu. Aktualizacje planu wymagają, aby członkowie zespołu skakali przez obręcze i konsultowali się z kilkoma menedżerami, zanim uzyskają ostateczną zgodę. Ograniczenia te utrudniają postęp i prowadzą do przepychania projektów TPM nad budżetem i minionymi terminami.

dzisiejsze projekty często lepiej nadają się do ekstremalnego zarządzania projektami.

czym jest Extreme Project Management?

Ekstremalne zarządzanie projektami (XPM) jest krótkie i elastyczne, gdy tradycyjne zarządzanie projektami nie jest. Tradycyjne zarządzanie projektami oznacza tworzenie planu i trzymanie się go, zwykle w przypadku projektów długoterminowych. XPM pozwala zmieniać plan projektu, budżet i końcowy wynik, aby dopasować go do zmieniających się potrzeb, bez względu na etap projektu, i zwykle obejmuje projekty, które trwają tylko kilka tygodni, a nawet dni.

XPM ma pomóc Ci zarządzać nieznanymi — tymi zmiennymi, które zmieniają się i pojawiają się w miarę postępu projektu. Na końcu projektu chodzi o osiągnięcie pożądanego rezultatu, a nie tylko pierwotnie zaplanowanego rezultatu. Ci ludzie, którzy zdają sobie sprawę w połowie projektu, że oryginalny produkt nie jest idealny, mają swobodę modyfikacji planu. Zespoły korzystające z XPM muszą być gotowe do podjęcia kilku prób poprawnego działania, zamiast po prostu skupiać się na ukończeniu wszystkiego po pierwszej próbie.

czy extreme project management jest właśnie dla ciebie?

skąd wiesz, czy twój projekt wymaga ekstremalnego zarządzania projektami? Oto kilka wspólnych cech projektów ekstremalnych:

• szybka praca
• bardzo złożone potrzeby i wyniki projektu
• częste zmiany wymagań projektu w miarę postępu projektu
• podejście metodą prób i błędów, aby zobaczyć, co działa
• proces samoregulacyjny, gdy wszystko pójdzie nie tak, aby wrócić na właściwy tor
• z dala od hierarchii w podejmowaniu decyzji
• projekty oparte na ludziach, zamiast na procesach (ludzie nie dostosowują swoich projektów do modelu, dostosowują modele do projektu)

jeśli to brzmi jak Twoja praca, rozważ XPM i jak możesz przyjmij to podejście.

jak wykonać ekstremalne Zarządzanie projektami

Ekstremalne zarządzanie projektami ma być szybkie i zwinne. Zacznij od zebrania wokół siebie zespołu ludzi, którzy są gotowi i chętni do przyjęcia tego zwinnego sposobu myślenia. Jeśli członkowie Twojego zespołu wolą powolną pracę i zatwierdzanie każdej decyzji przez kierownictwo wyższego szczebla, nie zadziała.

po zebraniu drużyny gwiazd wykonaj następujące kroki:

1. stwórz plan projektu z myślą o ekstremalnym zarządzaniu projektami. Oznacza to oczekiwanie zmian, uznanie, że linie czasowe mogą się zmienić i pozostawienie miejsca na błędy.
2. aby zapewnić sukces, upewnij się, że twój plan odpowiada na wszystkie te pytania (z książki eXtreme Project Management Douga DeCarlo):
   – kto czego potrzebuje i dlaczego?
   – co trzeba zrobić?
   – Czy możemy dostać to, czego potrzeba, aby skończyć?
   – czy warto?
3. Zaplanuj pracę w krótkich cyklach-maksymalnie kilka tygodni.
4. zorganizuj spotkanie inauguracyjne projektu, aby dać wszystkim pełny przegląd zaangażowanych prac i zachęcić ludzi do pracy nad wspaniałym, nowym projektem. Odpowiedz na każde pytanie i jasno komunikuj oczekiwania. Spraw, aby widoczność projektu stała się priorytetem od pierwszego dnia.
5. często komunikuj się z klientem, uważnie wsłuchuj się w jego potrzeby i potrzeby oraz natychmiast przekazuj swoją opinię zespołowi.
6. śledź cykle pracy za pomocą odpraw, sesji przeglądowych i spotkań związanych z ponownym wyrównaniem, jeśli projekt wydaje się zboczyć z toru.
7. gdy skończą się projekty lub cykle, świętuj każdą wygraną. Spraw, aby zespoły czuły się doceniane, aby były podekscytowane wymagającą pracą. Rozważ rozpoczęcie każdego spotkania od wyszczególnienia osiągnięć zespołu od ostatniego spotkania lub obejrzenie listy osiągnięć, z których wszyscy są dumni.

nie Konfiguruj więcej procesów niż potrzebujesz, aby ukończyć projekt. Extreme project management radzi całować swoje projekty-keep it simple, stupid. Każdy projekt będzie prawdopodobnie wymagał różnych kroków i różnych szablonów, więc Dostosuj każdy projekt do swoich potrzeb. Jeśli twój zespół nalega, że robisz procesy zbyt skomplikowane, wyciąć dodatkowe kroki.

Ekstremalne Zarządzanie projektami dla zmieniających się projektów

jeśli utożsamiasz się z problemami tradycyjnego zarządzania projektami lub cechami ekstremalnych projektów, rozważ przeczytanie więcej o XPM dla swojego zespołu. Proponuję wspomnianą wyżej książkę, eXtreme Project Management Douga DeCarlo. Szczegółowo opisuje wszystko, co powinieneś wiedzieć, aby rozpocząć pracę z XPM, w tym wskazówki dotyczące sugerowanych spotkań, radzenia sobie z interesariuszami i rozwiązywania blokad projektowych.

udało się przełączyć z TPM na XPM-czy nawet bezskutecznie? Opowiedz nam o swoich doświadczeniach i o tym, co skłoniło cię do Skoku w dal w komentarzach poniżej. Chcielibyśmy dowiedzieć się z twojego konta z pierwszej ręki.