czym są Arkusze zadań (i dlaczego są ważne)

minęły czasy setek arkuszy zadań zapisanych na dysku twardym, utworzonych w programie Excel lub Word.

w dzisiejszych czasach jesteśmy o wiele mądrzejsi. Wiemy, że jeśli wyprodukujemy dobre arkusze pracy, praca zostanie wykonana. Inżynierowie będą wiedzieć, co robią, a to ułatwi nam życie na dłuższą metę.

Co To Są Arkusze Pracy?

arkusze pracy mogą być dostępne w wielu formatach i rozmiarach. Są klejem, który trzyma pracę razem. Inżynierowie mogą znaleźć szczegóły dotyczące pracy, w tym Kontakt i adres strony. Mogą również wprowadzać wyniki, gdy ukończą pracę, wypełnią listy działań i oznaczą je jako ukończone po zakończeniu.

pewnie już dobrze znasz arkusze pracy. To były tylko kserokopie papieru. Ale teraz Można je przekształcić w szablony, aby upewnić się, że nie tracisz czasu na tworzenie zupełnie nowych od zera. A to tylko jedna z zalet stosowania technologii.

Dlaczego Arkusze Pracy Są Ważne?

Ok, więc wiemy, co to są arkusze pracy i najprawdopodobniej już z nich korzystasz na co dzień. Ale dlaczego są tak ważne dla branży usługowej?

elektroniczne arkusze pracy są już od jakiegoś czasu drogą naprzód. Format cyfrowy ma wiele zalet dla wielu różnych firm. Niezależnie od tego, czy jesteś inżynierem gazu, czy menedżerem firmy zajmującej się sprzętem gastronomicznym, ważne jest śledzenie zadań we właściwy sposób.

Oto pięć powodów, dla których kochamy arkusze pracy:

1. Sprawia, że klienci są zadowoleni

zapewnienie inżynierom wszystkiego, czego potrzebują, aby dostać się na miejsce i wykonać zadanie, sprawi, że cały proces będzie znacznie płynniejszy.

podanie im połowy adresu, żadna nazwa klienta lub nieprawidłowe części ich nie stresują. Mogli zapomnieć o długopisie albo rozlać kawę na papierach. Będą mieli zły dzień przed rozpoczęciem pracy, co spowoduje niezadowolenie klientów i ewentualne skargi.

z elektronicznymi arkuszami pracy to inna historia; Twój inżynier przybywa na czas z aplikacją arkusza pracy w ręku. Klient podpisuje dokumenty elektronicznie, a czas administracji w pracy zostaje skrócony. Pozostawia to zadowolonego klienta, który poleca firmę swojej rodzinie i współpracownikom.

2. Historia sklepów

elektroniczne karty pracy są bezpośrednio powiązane z kontem klienta, więc masz wszystko, czego potrzebujesz do projektu w jednym miejscu. Będziesz mieć pełną historię poprzednich zleceń, a także faktury, kto jest Twoim kontaktem, na których stronach pracowałeś i tak dalej. Oznacza to, że nie stawiasz się do pracy nieprzygotowany.

wszystko i wszystko tam będzie.

arkusze pracy można następnie znaleźć pod Kontakt/firma w CRM. Możesz łatwo znaleźć wszelkie arkusze pracy związane z klientem, nawet jeśli ma kilka lat. Nie będziesz w stanie zrobić tego tak łatwo z papierowymi arkuszami pracy, nawet jeśli Twój system plików jest bezbłędny.

3. Utrzymuje proces sprzedaży w ruchu

połączenie każdego etapu procesu pomaga również utrzymać organizację firmy.

karty pracy zawierają zapis wszystkich wykonanych prac, co oznacza, że nie zapomnisz utworzyć faktury. Gdy tylko praca zostanie oznaczona jako ukończona przez inżyniera, możesz utworzyć fakturę i wysłać ją bezpośrednio do klienta.

jeśli korzystasz z oprogramowania do zarządzania zadaniami, możliwość łączenia arkuszy zadań z innymi modułami może również przynieść korzyści Twoim klientom.

być może twoi klienci mają własny zdalny dostęp do zadań i ważnych informacji. Mogą zgłaszać incydenty serwisowe, gdy pojawi się problem, aby szybko poinformować Cię o problemie. Następnie możesz utworzyć arkusz zadań, przypisać inżyniera i rozpocząć pracę za pomocą kilku kliknięć. Klienci mogą przeglądać postępy swoich incydentów i związanych z nimi zadań, nawet poza godzinami pracy.

dzięki tej łatwości dostępu dla klientów oznacza to, że możesz rozpocząć pracę tak szybko, jak to możliwe. Mniej opóźnień na każdym etapie procesu daje Tobie i Twojemu zespołowi więcej czasu na skupienie się na zakończeniu pracy na wysokim poziomie.

4. Pomaga planować z wyprzedzeniem

arkusze pracy pozwalają określić, ile pracy nadchodzi, aby w razie potrzeby zwiększyć poziom personelu. Możesz przeglądać arkusze ofert pracy w harmonogramie lub dzienniku inżyniera, aby łatwo zobaczyć, jak zajęci będą twoi pracownicy.

zanotuj czasy rozpoczęcia i zakończenia na arkuszach zadań i przydziel inżynierów, aby zapobiec podwójnej rezerwacji. W ten sposób oferujesz elastyczną usługę, dzięki której inżynierowie są zajęci i nie zawiedli klientów.

realizacja planowanej konserwacji jest również ważnym procesem dla inżynierów. Prowadzenie rejestru wcześniejszych prac konserwacyjnych przygotowuje Ciebie i Twoich pracowników do przyszłych kontroli konserwacji i rocznej pracy.

5. Rejestruje wszystko, co robisz

Twoi inżynierowie muszą rejestrować większość tego, co robią. Wszystko od czasu pracy i podróży, wykonanych prac i używanych części.

chcesz zrobić to tak łatwe, jak to możliwe dla nich, więc może mniej czasu na admina, a więcej na prawdziwej pracy. Teraz dzięki aplikacji job sheet na telefonie komórkowym inżynierów, stało się to niezwykle proste.

arkusze pracy są centralnym punktem Twojej firmy. Dlatego ważne jest, aby były one wykonane dokładnie. Dzięki aplikacjom do zarządzania zadaniami inżynierowie mają wszystko, czego potrzebują, aby wykonać zadanie i odesłać je do Ciebie w biurze.