Definicja zarządzania zmianą

jak często koledzy i współpracownicy pytają cię: “czym jest zarządzanie zmianą?”Podczas gdy wielu z nas wie intuicyjnie, czym jest zarządzanie zmianą, możemy mieć trudności z jej zwięzłym zdefiniowaniem dla innych.

zdefiniowano Zarządzanie zmianą

Prosci definiuje zarządzanie zmianą jako zastosowanie zorganizowanego procesu i zestawu narzędzi do kierowania stroną zmian w celu osiągnięcia pożądanego rezultatu.

definiując zarządzanie zmianą dla innych, warto omówić je w kontekście dwóch ściśle powiązanych ze sobą pojęć: sama zmiana i zarządzanie projektami.

sama zmiana

Zmiana to projekt, inicjatywa lub rozwiązanie wprowadzane do organizacji w celu poprawy sposobu pracy, rozwiązania problemu lub skorzystania z okazji.
prawie każdy projekt, inicjatywa lub rozwiązanie, które usprawnia organizację, wpłynie na to, jak pracownicy wykonują swoją codzienną pracę. 10 aspektów wpływu zmian w książce Prosci opisuje, w jaki sposób zmiana może wpłynąć na osobę lub grupę:

idea stawania się “bardziej konkurencyjnym” lub “bliżej klienta” lub “bardziej wydajnym” może być motywacją organizacji do zmiany, ale w pewnym momencie cele te muszą zostać przełożone na konkretny wpływ na te procesy, systemy, narzędzia itp. W tym miejscu pojawia się zarządzanie projektami i zarządzanie zmianą.

Zarządzanie projektami i zmianami

nie wystarczy jedynie przepisać zmianę i oczekiwać, że nastąpi. Udana zmiana zaczyna się od zrozumienia tego, co musi nastąpić, aby zmiana nastąpiła, a także ciężkiej pracy. Zarządzanie projektami i zarządzanie zmianą to odrębne dyscypliny stosowane do zmian organizacyjnych w celu zwiększenia prawdopodobieństwa sukcesu i zwrotu z inwestycji (ROI). Te odrębne, ale ściśle powiązane dyscypliny są niezbędne, aby wprowadzić zmianę w życie.

Zarządzanie projektami – techniczna strona zmian

zgodnie z przewodnikiem PMBOK® Project Management Institute, zarządzanie projektami to zastosowanie wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik do działań projektowych w celu spełnienia wymagań projektu.
chociaż zarządzanie projektami jest zwykle związane z tradycyjnym podejściem Wodospadowym, istnieje wiele sposobów realizacji projektów. Zarządzanie zmianą może współpracować z dowolną metodologią zarządzania projektami, taką jak Agile, Scrum, Kanban, Lean, Waterfall i PRINCE2.
niezależnie od podejścia zastosowanego do zaprojektowania rozwiązania technicznego, zarządzanie zmianą koncentruje się na przygotowaniu, wyposażeniu i wspieraniu osób do przyjęcia i wykorzystania zmian.

Zarządzanie zmianą – ludzie po stronie zmiany

Zarządzanie zmianą to zastosowanie uporządkowanego procesu i zestawu narzędzi do kierowania ludźmi po stronie zmiany w celu osiągnięcia pożądanego rezultatu. Stosujemy zarządzanie zmianą, pomagając osobom dotkniętym zmianą dokonać udanych zmian osobistych, które umożliwiają im zaangażowanie, przyjęcie i wykorzystanie zmiany.
zarówno zarządzanie projektami, jak i zarządzanie zmianami wspierają przenoszenie organizacji ze stanu obecnego (jak rzeczy są dziś robione), przez stan przejściowy i do pożądanego stanu przyszłego. Zarządzanie projektem koncentruje się na zadaniach niezbędnych do pomyślnego zaprojektowania, opracowania i dostarczenia projektu, inicjatywy lub rozwiązania technicznego. Zarządzanie zmianą koncentruje się na ludziach, na których wpływa ta zmiana i umożliwia im zaangażowanie, przyjęcie i wykorzystanie zmiany.

w przypadku projektów iteracyjnych wyniki są osiągane poprzez powtarzające się cykle lub wersje zmian, z każdym cyklem zmierzającym do ostatecznego, zamierzonego rezultatu. Iteracyjne zarządzanie projektami jest zazwyczaj związane ze zwinnym podejściem do projektowania, opracowywania i dostarczania rozwiązań. Zarządzanie zmianą łączy się z podejściem do zarządzania projektami i koncentruje się na przygotowaniu, wyposażeniu i wspieraniu osób do przyjęcia i wykorzystania zmian, niezależnie od tego, czy są one dostarczane iteracyjnie, czy sekwencyjnie.

należy zauważyć, że strona techniczna niekoniecznie jest ” technologiczna.”Choć projekty mają czasami charakter technologiczny, to strona techniczna odnosi się do wszystkich zmian. Obejmuje to zmiany kulturowe, Fuzje i przejęcia, aktualizacje polityki i inne projekty lub inicjatywy, które mogą lub nie muszą obejmować technologii.
każda zmiana organizacyjna będzie miała zarówno stronę techniczną, jak i ludzką, a każda wymaga oddzielnych zasobów i narzędzi, aby wprowadzić zmianę w życie.

cele każdego zespołu

zespół zarządzający projektem pracuje nad przesunięciem technicznej strony zmiany do przodu od punktu A do punktu B. takie działania związane z zarządzaniem projektami dotyczą procesów, systemów, narzędzi itp. wpływ na zmianę, co oznacza, że praca ludzi będzie miała wpływ.

zespół zarządzający zmianą pracuje, aby pomóc osobom dotkniętym zmianą chętnie wspierać lub akceptować zmianę, przyjmować zmianę jako własną i stosować zmianę zgodnie z oczekiwaniami (tj. zaangażować, przyjąć i wykorzystać zmianę).

poniższy przykład pokazuje przejście z funkcji (a) do funkcji (b).

celem zarządzania projektem jest efektywne wykorzystanie zasobów do zaprojektowania, opracowania i dostarczenia projektu, inicjatywy lub rozwiązania. Celem zarządzania zmianą jest pomoc każdej osobie dotkniętej zmianą w pomyślnym przejściu, biorąc pod uwagę jej wymagania.

zakres zarządzania zmianą i zarządzaniem projektami

prawie każda inicjatywa organizacyjna lub projekt wymaga pewnego poziomu zarządzania projektami i zarządzaniem zmianami. Istnieje bardzo niewiele przypadków, w których nie będziesz potrzebował obu dyscyplin. Każdy z poniższych projektów wymaga oddzielnego zarządzania projektem i zarządzania zmianą, oprócz wdrożenia samej zmiany:

1. wdrożenie rozwiązania ERP (Enterprise Resource Planning) w całej organizacji
2. przebudowa procesów roboczych i skryptów kontaktowych agentów call center
3. Integracja dwóch organizacji i ich systemów informatycznych po fuzji lub przejęciu
4. wdrożenie nowych narzędzi wirtualnej współpracy dla rozproszonych pracowników
5. opracowanie nowego kanału sprzedaży
6. >

czy zarządzanie projektami i zmianami wygląda tak samo dla każdej inicjatywy? Zazwyczaj nie. Podczas gdy większość potrzebuje przynajmniej kilku, każda dyscyplina działa najlepiej, gdy jest dostosowana do twojej wyjątkowej sytuacji, organizacji, kultury i historii oraz konkretnej zmiany, którą wdrażasz.
ilość i rodzaj zarządzania projektem, którego potrzebujesz, zależy od złożoności, stopnia zmian i elastyczności wymaganej w projektowaniu rozwiązania. Ilość potrzebnego zaangażowania w zarządzanie zmianą zależy od ilości zakłóceń w codziennej pracy poszczególnych ludzi. Zależy to również od atrybutów organizacji, takich jak kultura, system wartości i historia z przeszłymi zmianami.

integracja zarządzania zmianą i zarządzania projektami

chociaż są to odrębne dziedziny studiów, Zarządzanie zmianą i zarządzanie projektami są zintegrowane w praktyce. Kroki i działania idą w parze, gdy zespoły pracują nad postępem od stanu obecnego do pożądanego stanu przyszłego.

Zarządzanie zmianą i zarządzanie projektami planowanie działań

jako przykład weź pod uwagę działania, które występują podczas fazy planowania projektu lub inicjatywy.

kierownicy projektów:

• Określ kamienie milowe i działania, które należy wykonać
• Określ potrzebne zasoby i sposób ich współpracy
• określ zakres tego, co będzie, a co nie będzie częścią projektu

menedżerowie zmian:

• Tworzenie kluczowych komunikatów, które należy przekazać
• współpraca ze sponsorami w celu budowania aktywnych i widocznych koalicji liderów wyższego szczebla
• przekonaj pracowników, dlaczego potrzebna jest zmiana

najskuteczniejsze projekty integrują te działania w jeden plan projektu.

zrozumienie ma zalety

rozróżnienie między zmianą, zarządzaniem projektem a zarządzaniem zmianą może być trudne. W praktyce te trzy elementy są ściśle ze sobą powiązane, aby zapewnić pozytywny wynik organizacji. Ale zrozumienie różnic znacznie ułatwia rozwiązywanie problemów, gdy zmiana nie idzie do przodu zgodnie z oczekiwaniami.

na przykład, czy wyzwania płyną z:

• projekt zmiany (projekt, inicjatywa czy samo rozwiązanie)?
• proces techniczny, działania czy zasoby (zarządzanie projektami)?
• jak ludzie akceptują lub sprzeciwiają się zmianie (zarządzanie zmianą)?

kiedy zrozumiesz różnice między zmianą, zarządzaniem projektem i zarządzaniem zmianą, określenie działań naprawczych staje się jasne. A kiedy wiesz, co każdy komponent stara się osiągnąć, zdefiniowanie zarządzania zmianami dla innych nie jest już trudne.