Event Management: a step-by-step guide on how to use it in your events

event management. Jest to zdanie, które często jest rzucane, ale poza dosłownym znaczeniem zarządzania zdarzeniami, co dokładnie oznacza? A co ważniejsze, jak można go wykorzystać w wydarzeniach?

każdy rodzaj Wydarzenia wymaga unikalnego zestawu umiejętności i know-how, które pomogą Ci złagodzić chaos i przeprowadzić płynne, angażujące wydarzenia dla uczestników.

jest wiele do omówienia, dlatego w tym artykule omówimy kluczowe koncepcje zarządzania wydarzeniami, pokazując, w jaki sposób można je zastosować bezpośrednio do wydarzeń.

zarządzanie wydarzeniami wyjaśnione

mówiąc prościej, zarządzanie wydarzeniami to koordynacja, planowanie, organizacja i realizacja wydarzenia. Termin ten obejmuje zarządzanie projektami w każdym aspekcie wydarzenia, Od wyszukiwania prelegentów po wysyłanie ankiet po wydarzeniu. Co więcej, zarządzanie zdarzeniami może być stosowane do każdego rodzaju zdarzenia w dowolnym środowisku.

chociaż często używane synonimicznie z terminem “planowanie wydarzeń”, zarządzanie wydarzeniami jest bardziej praktyczne i ma więcej wspólnego z logistyką i ogólną obsługą w okresie poprzedzającym i dniu wydarzenia.

dlaczego zarządzanie wydarzeniem ma znaczenie

prawidłowe zarządzanie wydarzeniem jest niezbędne, aby odnieść sukces. Mówiąc najprościej, bez względu na to, jak dobre jest twoje miejsce, Głośniki lub rozrywka, brak odpowiednich podstawowych czynników, takich jak budżetowanie i logistyka, oznacza, że możesz narażać się na potencjalnie nieprzewidziane wyzwania.

pomyśl o tym w ten sposób, im więcej czasu zainwestujesz w zarządzanie wydarzeniami, tym bardziej profesjonalne będzie Twoje wydarzenie.

wirtualne zarządzanie wydarzeniami

szybki rozwój wydarzeń online szybko zmusił nas do skorzystania z naszego know-how w zakresie osobistego zarządzania wydarzeniami i dostosowania go do wirtualnego świata. Zadania takie jak znalezienie miejsca, tworzenie protokołów BHP i catering zostały zastąpione przez znalezienie odpowiedniej technologii i tworzenie wartościowych treści i angażujących uczestników.

dlatego zarządzając wirtualnym wydarzeniem, nie tylko powinieneś rozumieć logistykę, która za nim stoi, ale także powinieneś kłaść dodatkowy nacisk na tworzenie ciekawych treści.

pięć kroków zarządzania wydarzeniami

teraz mamy już podstawy, przejdźmy do pięciu podstawowych kroków zarządzania wydarzeniami. Można je zastosować do każdego wydarzenia i powinny dać ci dużo wglądu, który można zastosować bezpośrednio do wydarzeń, w dowolnej formie i formie.

Krok 1: Stwórz cel i odrób pracę domową

pierwszym etapem każdego udanego wydarzenia jest zdefiniowanie celu i stworzenie planu działania, w jaki sposób go zrealizujesz. Zacznij od zidentyfikowania tego, co chcesz osiągnąć, skoncentruj się na jednym celu i naprawdę do niego zmierzaj. W wielu przypadkach będzie to oczywiste. Na przykład, może chcesz uruchomić nowy produkt lub może chcesz wygenerować dodatkowe potencjalnych klientów.

niezależnie od tego, co zdecydujesz, ważne jest, aby uzyskać szczegółowe informacje, ponieważ zapewni to jaśniejszą wizję wydarzenia, ułatwiając zarządzanie nim w dłuższej perspektywie. Następnie, po zidentyfikowaniu celu, nadszedł czas, aby rozpocząć badania.

Mikrodisektuj to, co chcesz osiągnąć i Mapuj działania, które cię tam zaprowadzą. Pomoże to udoskonalić zakres wydarzenia i zidentyfikować działania wymagane do osiągnięcia celu.

im więcej badań przeprowadzisz, tym bardziej szczegółowe i dopracowane będzie wydarzenie. A na dodatek, będziesz miał lepsze zrozumienie opłacalności wydarzenia, zwłaszcza pod względem budżetu i tego, jak to odpowiada Twojemu celowi.

Krok 2: Wybierz motyw i zarysuj wydarzenie

po zakończeniu badań nadszedł czas, aby wykorzystać wstępne wyniki, aby stworzyć konkretny plan działania dla wydarzenia. Co ważne, da ci to podstawy do rozpoczęcia projektowania wydarzenia, więc przejrzyj każdy szczegół, jednak może być mały.

aby zacząć działać, oto lista pytań, które pomogą Ci wyprasować te szczegóły:

• jaki jest temat imprezy?
• kto jest grupą docelową?
• gdzie i kiedy będzie impreza?
• jaki jest format?
• jaki jest czas trwania imprezy?
• ilu uczestników mogę się spodziewać?
• kto będzie przemawiał na imprezie?
• czy oferuję zajęcia czy rozrywkę?
• Jak mogę utrzymać zaangażowanie uczestników?
• będziesz pobierał opłaty za bilety?
• potrzebujesz sponsorów?
• jakiej technologii eventowej potrzebuję?

jest tu dużo do przemyślenia i wiele innych pytań, które trzeba będzie rozwiązać. Najważniejsze jest to, abyś wpadł w zamyślony sposób myślenia, w którym wyobrażasz sobie każdy możliwy szczegół i ewentualność wokół wydarzenia. Pozwala to zidentyfikować wszelkie problemy, które mogą pojawić się na początku.

Krok 3: zapoznaj się ze szczegółami

już teraz powinieneś mieć dobre pojęcie o tym, jak powinno wyglądać wydarzenie, co oznacza, że nadszedł czas, aby przekształcić to w rzeczywistość. Ten krok jest zdecydowanie najbardziej czasochłonny i składa się z długiej listy działań (patrz poniżej) w zależności od rodzaju uruchamianego zdarzenia.

• znajdowanie miejsc (lub internetowych platform eventowych), dostawców, prelegentów, sponsorów itp.
• zbudowanie strony internetowej Wydarzenia i uruchomienie komunikacji przed wydarzeniem
• Event marketing i zasięg
• śledzenie RSVPs i numerów rejestracyjnych wydarzeń
• Komunikacja uczestników
• Logistyka wydarzeń w dniu
• Projektowanie i finalizacja kluczowych dokumentów zdarzeń, takich jak minuta po minucie
• projektowanie proces sprawdzania zdarzeń i tworzenie oznakowania
• komunikacja po zdarzeniu

krok 4: Dostarczenie wydarzenia

po wykonaniu wszystkich czynności, które wykonałeś, wykonując poprzednie kroki, jest to dzień wydarzenia. Już prawie. Teraz nadszedł czas, aby dostarczyć wydarzenie, które zaangażuje i podnieci uczestników. Oto niektóre z działań, które musisz podjąć, aby pokonać ostatnią przeszkodę i zapewnić płynne i udane wydarzenie.

• upewnianie się, że wszystko jest skonfigurowane
• zameldowanie
• komunikacja z Gośćmi
• Zarządzanie nieoczekiwanymi problemami i nagłymi sytuacjami
• Obsługa prelegentów i gości
• media społecznościowe i interakcja z publicznością

Etap 5: obowiązki po wydarzeniu

Twoje wydarzenie zakończyło się, ale na tym się nie kończy. Już teraz powinieneś mieć dobre pojęcie o tym, jak przebiegło to wydarzenie i nadszedł czas, aby zacząć zbierać opinie, nadal angażować uczestników i planować przyszłość.

pierwszą czynnością, wykonaną od 12 do 48 godzin po wydarzeniu, jest wysłanie uczestnikom wiadomości e-mail z podziękowaniem i ankietą po wydarzeniu. Daje to uczestnikom mnóstwo czasu na przetrawienie tego, jak znaleźli wydarzenie, zapewniając Ci mnóstwo wglądu w to, jak poprawić.

następnie, dzięki wszystkim cennym opiniom, które zebrałeś, Zbierz zespół na odprawę. Te spotkania i rozmowy są bardzo przydatne do dzielenia się osobistymi wrażeniami i identyfikowania, co można zrobić, aby iść do przodu.

przemyślenia końcowe

Organizacja imprez to duże wyzwanie, ale to działanie, które może przynieść ogromne korzyści. Dlatego zarządzanie zdarzeniami jest tak ważne, że pomaga ograniczać ryzyko, pozwalając skupić się na rzeczach, które mają największe znaczenie. Im więcej czasu zainwestujesz w zarządzanie wydarzeniami,tym bardziej profesjonalna będzie Twoja impreza.