Jak pisać raporty, które Twoi klienci faktycznie przeczytają

raportowanie to ciągła praca w toku dla naszego zespołu W Content Harmony. Nieustannie poszukujemy sposobów na zminimalizowanie czasu poświęcanego na raportowanie, jednocześnie maksymalizując spostrzeżenia klientów i wnioski na wynos. Im więcej czasu poświęcamy na raportowanie, tym mniej czasu na realizację strategii.

mając to na uwadze, raportowanie na koniec lub na początku każdego miesiąca jest cennym czasem dla naszego zespołu, aby zastanowić się nad osiągnięciami i przyjrzeć się temu, co działa, a czasami nie działa. Ponieważ tak wiele czasu i energii poświęcamy na raportowanie, pracujemy nad tym, aby było ono jak najbardziej wartościowe i zorientowane na działanie, z jasnymi kolejnymi krokami dla klienta. Dobry raport klienta potrzebuje dobrej struktury, podobnie jak udane spotkanie potrzebuje dobrego programu spotkań.

aby upewnić się, że nasze raporty trafiają do biurka naszych klientów, a nie znikają w głębi ich archiwów e-mail, wymyśliliśmy nasze 9 sposobów na napisanie raportu, o którym twój szef będzie się martwić:

przegląd:

• 1. Restate Cele Projektu
• 2. Co Osiągnąłeś W Zeszłym Miesiącu?
• 3. Jakie Efekty Zobaczyłeś W Swojej Pracy?
• 4. Powiązać Kpi Z Celami Biznesowymi
• 5. Wytłumacz Się
• 6. Co Osiągniemy W Tym Miesiącu?
• 7. Powiedz Im, Co Robić Dalej
• 8. Zadzwoń do Klienta. Zapraszam do rozmowy
• 9. Skupić się na “My”

Restate cele projektu

jakie cele postawiłeś sobie na początku projektu? Miesięczne raportowanie to doskonały czas, aby zatrzymać się i spojrzeć na to, gdzie jesteś w porównaniu z tym, gdzie zamierzasz być. Wyprzedzasz harmonogram? Z tyłu?

jeśli wyprzedzasz przewidywany ruch, przychody, sprzedaż itp., zrozum, co zrobiłeś, aby się tam dostać i jak możesz przenieść impet przez koniec projektu lub umowy.

jeśli jesteś w tyle, poświęć ten czas na zastanowienie się nad tym, co osiągnąłeś do tej pory i co możesz zrobić inaczej, aby nadrobić zaległości. Użyj tego miesięcznego raportu jako punktu odprawy, aby zrozumieć, czy musisz zmienić swoją strategię.

Co Osiągnąłeś W Zeszłym Miesiącu?

jasne, brzmi to dość prosto, ale pewnie zdziwiłbyś się, ile raportów widziałem, że pozostawiło to dość niejasne.

jesteś agencją content marketingową, która koncentruje się na produkcji i dystrybucji? Jakie treści opublikowałeś w zeszłym miesiącu? Gdzie to opublikowałeś? W jaki sposób uzyskałeś treści przed docelowymi klientami swoich klientów? Ile na to wydałeś?

jesteś agencją PR? Dostałaś jakieś znaczące staże dla swojego klienta? Czy nawiązałeś jakieś nowe kontakty, które możesz wykorzystać w przyszłych projektach?

upewnij się, że to są rzeczy, na które możesz wskazać i powiedzieć ” że … zrobiliśmy to.”

jeśli nie masz żadnej konkretnej pracy, na którą możesz zwrócić uwagę, prawdopodobnie byłbym gotowy wyjaśnić, gdzie spędzono czas i zasoby. Co zrozumiałe, są miesiące spędzone na pracy nad strategią i planowaniem, które nie zawsze będą stanowiły namacalne produkty. Jeśli tak jest, wyjaśnij to jasno i wskaż wszelkie rezultaty (lub dokumenty w toku), które stworzyłeś po drodze.

Jakie Efekty Zobaczyłeś W Swojej Pracy?

czy to się udało? Patrząc na wszystko, co osiągnąłeś w zeszłym miesiącu, czy zbliżyło to Twojego klienta do osiągnięcia celów biznesowych i celów, które twój zespół zamierzał osiągnąć na początku projektu?

na początku każdego projektu twój zespół powinien usiąść z klientem i dokładnie określić kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), które będą raportowane co miesiąc. Jeśli chodzi o raportowanie, Twój zespół powinien zbadać każdy z tych wskaźników KPI i zgłosić, w jaki sposób Twoja praca bezpośrednio wpłynęła na ruch wskaźników KPI (pozytywnie lub negatywnie).

powiązaj kpi z celami biznesowymi

opierając się na wynikach, upewnij się, że zgłaszane KPI są powiązane z celami rozwoju firmy, a nie arbitralnymi, bezsensownymi metrykami.

w zależności od klienta, KPI będą prawdopodobnie bardzo różne. Klienci skoncentrowani na generowaniu leadów będą chcieli zobaczyć nowe pozyskane leady, klienci e-commerce będą chcieli zobaczyć nowe przychody i sprzedaż, wydawcy mają tendencję do dbania najbardziej o odsłony stron itp.

niezależnie od przypadku, upewnij się, że wskaźniki KPI są zgodne z celami biznesowymi, co zazwyczaj oznacza więcej pieniędzy dla Twojego klienta. Takie rzeczy jak rankingi wyszukiwania i miejsca PR są świetnymi wskaźnikami wiodącymi, które należy zidentyfikować, ale zazwyczaj nie są wskaźnikami KPI do podkreślenia.

Wskazówka bonusowa: nie zgłaszaj rzeczy, które nie mają znaczenia. Na przykład, jeśli pracujesz z klientem lead gen i jeden miesiąc masz duży wzrost odsłon stron, zadaj sobie pytanie ” czy to naprawdę ma znaczenie, czy tylko zgłaszam te liczby, ponieważ są pozytywne?”

łatwo jest, zwłaszcza gdy wskaźniki KPI mogą być od czasu do czasu niedostępne, zgłaszać inne wskaźniki tylko dlatego, że wyglądają dobrze. Unikaj tego. Jeśli nie możesz rozsądnie wyciągnąć wniosku, że dane metryczne przyczyniają się do ogólnych celów biznesowych, pomiń je całkowicie. W przeciwnym razie prawdopodobnie przygotowujesz się do pytań klientów, na które możesz nie być przygotowany.

Wytłumacz się

czy liczby i KPI są na miesiąc? Nie żyją? Wykorzystaj tę szansę, aby naprawdę zanurzyć się w “dlaczego”, niezależnie od tego, w którym kierunku rzeczy są trendy.

jeśli liczby idą w dobrym kierunku, poświęć trochę czasu, aby poinformować klienta dokładnie, co zrobiłeś, aby to osiągnąć. Opublikowałeś post na blogu, który stał się wirusowy? Czy twój whitepaper generuje więcej potencjalnych klientów niż twój Klient kiedykolwiek widział? Weź to na siebie.

jeśli twoje liczby spadają, najpierw spróbuj zrozumieć, dlaczego. Może to sezonowy trend, a może twoja ciężka praca po prostu nie osiągnęła tego, co myślałeś. Gdy zrozumiesz, co się dzieje, stwórz plan działania, aby zmienić to w przyszłym miesiącu.

dokładnie poinformuj przyczynę spadku wraz z planem poprawy tego w nadchodzących miesiącach. Z mojego doświadczenia wynika, że nie każdy miesiąc będzie home runem, a po drodze będą spadki. Tak długo, jak ty i twój zespół macie plan, aby to naprawić, większość klientów będzie skłonna kontynuować pracę nad ulepszeniem.

Co Osiągniemy W Tym Miesiącu?

znowu coś, co powinno być dość proste, ale często zostaje zaniedbane; zwykle w przypadku, gdy nie ma jasnego planu działania.

w harmonii treści zwykle pracujemy w cyklach 6-12 miesięcy. Poświęcimy czas na tworzenie strategii i planowanie 6-12 miesięcy pracy jednocześnie z jasnym harmonogramem rezultatów i celów. Ta oś czasu jest zawsze komunikowana z Klientem z góry, ale zawsze dobrze jest powtórzyć każdy miesiąc wraz z raportowaniem.

po omówieniu osiągnięć w poprzednim miesiącu wraz z wynikami, które widziałeś, przejrzyj plan na następny miesiąc. Zawsze dołączaj zadania,rezultaty i terminy. Nie tylko zapewni to klientowi, że jesteś na szczycie rzeczy, ale to będzie utrzymywać własny wewnętrzny zespół odpowiedzialny za trafienie terminów i pozostawanie zgodnie z harmonogramem.

wyraźnie komunikuj kolejne kroki i elementy działania dla każdej osoby w zespole, a także dla Klienta. przy tak wielu e-mailach i listach zadań między obydwoma zespołami łatwo jest stracić kontrolę nad zadaniami. Korzystaj z comiesięcznych raportów, aby wywoływać określone działania do wykonania przez każdy zespół.

zadzwoń do Klienta. Porozmawiaj.

gdy otrzymasz Miesięczne raportowanie, ustaw czas, aby zadzwonić lub spotkać się z klientem i omówić Miesięczne raportowanie. Nawet 30 minut na Wyjaśnienie wszelkiego rodzaju pytań może przejść długą drogę i nadal budować na relacji z klientem/agencją.

Wskazówka bonusowa: Użyj tego spotkania, aby przejrzeć elementy działania potrzebne od klienta. Twój kontakt z Klientem jest prawdopodobnie zajętą osobą i może nadal przeglądać ważne części (nawet jeśli jest to jedna, którą powinni obchodzić). Upewnij się, że ona / on wie, co jest potrzebne od nich i kiedy tego potrzebujesz.

pamiętaj, aby wysyłać obszerne Protokoły spotkań po każdym spotkaniu, aby wszyscy wiedzieli o kolejnych krokach.

skup się na “My”

relacja klient/agencja to po prostu relacja. Wraz z rozwojem biznesu Twojego klienta, Twój również. Oboje jesteście zachęcani do dobrej pracy i współpracy zespołowej. Upewnij się, że raportowanie i komunikacja odzwierciedlają tę pracę zespołową.

używaj “my” lub “nas”, gdy mówisz o sukcesach i osiągnięciach:

• “w tym miesiącu udało nam się osiągnąć XYZ.”
• ” widzieliśmy x % poprawę w ciągu ostatniego miesiąca.”

pamiętanie o tym jest jednym z tych drobnych ulepszeń, które mogą przeformułować pracę, którą wykonujesz i stworzyć trwałe relacje z klientami/agencjami.

praktyka czyni mistrza. Jak wspomniano powyżej, jest to ciągły proces, który musisz stale udoskonalać jako agencja, aby lepiej służyć swoim klientom.

każdy klient jest inny i te punkty powinny pomóc poprawić wiele rodzajów działań raportowania.