Jak prowadzić skuteczne spotkania, takie jak Apple i Google?

firmy prowadzą efektywne spotkania, dzięki którym nowe i świeże pomysły młodego pokolenia łączą się z doświadczeniem i praktycznym podejściem dojrzałego pokolenia. Jednak spotkania te są w większości marnotrawstwem czasu i bezproduktywne, ponieważ zawsze było zderzenie myśli, a tym samym Brak rezultatów. Oto pewne rzeczy, o których należy pamiętać, aby spotkania były skuteczne, udane i produktywne.

skuteczne strategie spotkań:

spotkania są najważniejszym czynnikiem realizacji każdego projektu. Ponieważ różni

specjaliści pracują nad podobnym projektem, spotkania są działaniem, w którym można dzielić się informacjami i mogą spotykać się i omawiać postępy w projekcie.

ale zwykle spotkanie biurowe okazuje się być nudne, a niektóre z powodów to

1. początek późno
2. ludzie przybywający późno
3. brak aktywnego uczestnictwa
4. kilku nieobecnych
5. biorąc więcej czasu niż oczekiwano
6. brak ostrości
7. wadliwe gadżety/ błędy techniczne

wszystkie te powody psują całe spotkanie marnując czas, stając się nieskuteczne i mniej produktywne. Wpływa to również na postęp projektu, zmniejszając tym samym sukces organizacji i jej rozwój.

teraz jeśli chcesz pozbyć się wszystkich takich problemów, postępuj zgodnie z 3 zasadami, aby prowadzić skuteczne spotkania.

jak prowadzić skuteczniejsze Spotkanie?

1. AGENDA utrzymuje temat do omówienia w Nienaruszonym Stanie
2. zaczyna się na czas i kończy na czas.
3. Zakończ spotkanie planem działania i podziel się kolejnymi krokami do zrobienia

jak prowadzić skuteczne spotkania jak najlepsze firmy na świecie?

należy dzwonić tylko do tych, którzy są wymagani:

miejsce spotkań nie jest parkiem ani salą imprezową, do której należy zadzwonić wszyscy członkowie Biura. W czasie spotkania należy wezwać tylko tych, którzy są wymagani. Szef powinien zadbać o to, aby na miejscu spotkania obecni byli tylko ci pracownicy, którzy są częścią projektu. Szef nie powinien wahać się poprosić ich o opuszczenie miejsca spotkania, gdy nie jest to wymagane.

według wielu ekspertów w czasie spotkania powinno być tylko 10-11 osób. Jeśli jest więcej osób, które nie są wymagane, cel spotkania nie zostanie zapisany i spowoduje stratę czasu i pieniędzy.

spotkania powinny być krótkie i do rzeczy:

Przewodniczący zebrania zawsze zaznacza, że posiedzenie nie jest przedłużane zbyt długo, ponieważ wtedy wszyscy obecni członkowie tracą zainteresowanie spotkaniem i zawsze czekają, aby je zakończyć.

wielu ekspertów zasugerowało, że pracownicy tracą zainteresowanie po 15-20 minutach, więc po pewnym czasie nie będą w stanie wnieść żadnego produktywnego wkładu w prowadzenie skutecznych spotkań.

decydenta wyznacza się:

na wszystkich posiedzeniach wyznacza się decydenta, którego decyzja będzie ostateczna. Na zebraniach wszyscy członkowie prezentują swoje poglądy, w wyniku czego dochodzi do sprzeczności poglądów i generalnie trudności w podejmowaniu decyzji.

więc zawsze lepiej jest wyznaczyć głowę, której decyzja zostanie podjęta jako ostatnie słowo i nie będzie wątpliwości w jego decyzji.

daj pracownikom wolny czas po spotkaniu:

każde spotkanie, czy to na krótko, czy na długo, ma swój cel i program. Każdy pracownik po spotkaniu czuje się zestresowany i potrzebuje relaksu. Wszystkie duże firmy po spotkaniu poświęcają trochę wolnego czasu swoim pracownikom, aby mogli się zrelaksować, a nowe i świeże pomysły płynęły w ich umyśle.

czas, który jest udzielany pracownikom, jest wypłacany, aby nie mieli żadnego ciężaru utraty dochodów. Google, zapewnia 20% wolnego czasu swoim pracownikom, czego wynikiem jest Gmail i google earth. Aby pracownik generował nowe pomysły, musi czuć się zrelaksowany i czuć się wolny.

miejsce spotkania jest bardzo ważne:

nie zawsze ważne jest, aby spotkanie odbywało się w sali konferencyjnej lub w jakimkolwiek innym oficjalnym miejscu. Dla pracowników, którzy są zainteresowani spotkaniem, lokalizacja jest również ważnym czynnikiem. Jeśli spotkanie odbywa się w parku lub w kawiarni, pracownicy będą czuli się swobodnie, zrelaksowani i będą starali się wnieść bardziej innowacyjny wkład w Spotkanie.

jednak jeśli szef chce stworzyć spotkanie tylko w strefie oficjalnej, to kuchnia jest również ciekawym pomysłem.

pracownicy powinni stać na nogach:

w biurze zawsze siedzą pracownicy i pracodawcy. Według wielu badań ekspertów, osoba siedząca przez godzinę traci około dwudziestu dwóch minut swojego życia. Tak więc wszystkie firmy będą starały się przeprowadzić co najmniej 10-15 minut spotkania w pozycji stojącej.

Polub na Facebooku, gdzie jest 15 minut na jednym spotkaniu, gdzie wszyscy pracownicy są zmuszeni do wstania, a następnie odbywa się spotkanie. Innym ważnym punktem, który należy zauważyć, jest to, że gdy pracownicy są zmuszeni do wstania, ich udział w spotkaniu jest znacznie wyższy niż podczas siedzenia.

wkład wszystkich ludzi jest ważny:

we wszystkich spotkaniach ważne jest, aby wszyscy obecni członkowie przekazywali swój cenny wkład. Wszyscy członkowie, gdy dają swój wkład, ciągle myślą o nowych pomysłach, które są bardzo związane z przepływem spotkania.

ci pracownicy starają się dawać nowe i innowacyjne pomysły, ponieważ zwiększy to ich dobrą wolę w firmie. Pracownicy również czują się zaangażowani i poszukiwani w spotkaniu. Zwiększy to ich wkład w Spotkanie.

zachowaj porządek obrad:

najważniejszy jest porządek obrad. Jeśli nie ma porządku obrad, to spotkanie nie będzie miało kierunku. Pracownicy nie będą zainteresowani dyskusjami, które odbywają się na spotkaniu, ponieważ wiedzą, że ich dyskusja donikąd nie doprowadzi.

kierownik spotkania powinien zawsze mieć przy sobie zeszyt, w którym powinny być wymienione wszystkie punkty, które mają być omówione. Po zakończeniu posiedzenia punkty, które zostały omówione, są zaznaczone tak, aby żaden punkt nie pozostał bez dyskusji.

wszyscy pracownicy powinni znać cel spotkania:

wszyscy pracownicy obecni na spotkaniu muszą znać cel spotkania. Przed spotkaniem pracodawca wyraźnie wskazuje cel spotkania i to, czego się od niego oczekuje.

jeśli spotkanie ma na celu znalezienie rozwiązania problemu, pracownicy powinni znać naturę problemu i jakiego rodzaju rozwiązanie mają dać. Problem należy wyjaśnić maksymalnie w 5 – 7 słowach, aby pracownicy nie byli zdezorientowani.

należy unikać laptopów na spotkaniach:

należy unikać laptopów na spotkaniach, ponieważ z pewnością powodują zakłócenia dla pracowników. Wielu ekspertów dobrze radzi, że pracownicy, którzy sporządzają odręczne notatki, zwracają większą uwagę na cel, dla którego spotkanie zostało zwołane.

również pracownicy, którzy nie używają laptopów, są w stanie zapewnić lepszy wkład w Spotkanie. Pracodawca powinien jednak zapewnić pracownikom 10-15 minutową przerwę na sprawdzenie wiadomości e-mail na wypadek, gdyby spotkanie miało trwać długo.

telefony komórkowe to duże nie na spotkaniu:

wszyscy pracownicy, którzy zamierzają wziąć udział w spotkaniu, proszeni są z wyprzedzeniem, aby ich telefony komórkowe nie były dozwolone na spotkaniu. Istnieje bardzo niewiele rzeczy, które są bardzo ważne, które wymagają pracownika do udziału w rozmowie telefonicznej. Pracownik, który prowadzi spotkanie, ogłasza na długo przed rozpoczęciem spotkania, że pracownicy nie powinni odbierać połączeń podczas spotkania, ponieważ przepływ spotkania przerywa, a wszyscy inni pracownicy są również rozproszeni.

rozliczaj pracowników:

podobnie jak w Apple jest DRI, co oznacza, że wszyscy pracownicy są odpowiedzialni i bezpośrednio odpowiedzialni. Wszyscy pracownicy wyższego szczebla są bezpośrednio odpowiedzialni za działanie firmy. Pracownicy wyższego szczebla powinni dawać przykład młodszym pracownikom, że są bezpośrednio odpowiedzialni przed społeczeństwem i nie ma w tym nic złego.

należy unikać korzystania z programu PowerPoint:

wykorzystanie PowerPointa przez pracowników ułatwia zadanie tym, którzy prezentują swoje projekty na spotkaniu, ale staje się nudne dla tych, którzy muszą to zrozumieć. W Amazon, korzystanie z powerpoint jest ścisłe nie mają używać punktorów. To sprawia, że rzeczy nie tylko interesujące, ale także łatwe do zrozumienia.

dane powinny być wykorzystywane na spotkaniach:

pracownicy, którzy prezentują swoje projekty na spotkaniach, wykorzystują dane do popierania swoich opinii. Jeśli nie zostaną wykorzystane żadne dane, spotkanie stanie się miejscem debaty, ponieważ wszyscy pracownicy przedstawią swoją opinię, ale nie będzie żadnych danych do poparcia. Wykorzystywane dane powinny być pomocne zarówno pod względem jakości, jak i ilości. Na przykład, w Yahoo dane ilościowe są wykorzystywane w spotkaniach na poparcie opinii.

notatnik jest na wszystkich spotkaniach:

notatnik jest zawsze wyznaczany na wszystkich spotkaniach, ponieważ na spotkaniu są dwie do trzech prezentacji powerpoint. Jeśli będzie notatnik, wszystkie ważne punkty można łatwo wymienić. Ponadto, jeśli jest pracownik, który ma spotkanie, może uzyskać kopię tego samego i tuszowania, którego brakuje.

rozsyła się notę przeglądową z posiedzenia:

w biurze rozsyła się kopię tego, co zostało ustalone na posiedzeniu. Dzięki temu pracownicy zapamiętają wszystkie ważne decyzje podjęte podczas spotkania. Pomoże to pracownikom pracować w kierunku, w którym cele firmy zostaną osiągnięte.

Ustaw limit czasu na spotkanie:

w Google w miejscu spotkania ustawione są ogromne liczniki czasu, dzięki czemu ustalony jest limit czasu na spotkania. Jeśli w miejscu spotkania są liczniki czasu, prezenter na spotkaniu upewni się, że wszystko idzie zgodnie z harmonogramem.

Zaplanuj spotkania w regularnych odstępach czasu:

wszystkie firmy powinny zwrócić uwagę na to, że organizują spotkania w regularnych odstępach czasu. W ten sposób będą mogli omówić sprawy, które pojawią się w najbliższej przyszłości i te, które wymagają podejmowania decyzji jakiegokolwiek rodzaju. Ponadto pracodawca może kontrolować różne aspekty firm, a pracownicy mogą być kontrolowani.

wszyscy obecni powinni być gotowi na wyzwanie i zostać wyzwani:

Steve Jobs kiedyś prezes Apple miał możliwość doprowadzenia pracowników do płaczu, jeśli Cross go przesłuchał. We wszystkich firmach pracownicy uczestniczący w spotkaniu muszą mieć możliwość zadawania pytań przełożonemu, gdy są zdezorientowani co do jakiegoś punktu, a także być przygotowani na odpowiedzi, gdy pracodawca zadaje pytania.

bądź pozytywnie nastawiony do spotkań:

wszyscy obecni w miejscu spotkania powinni pozytywnie Oceniać pomysły, które są prezentowane na spotkaniu. Żaden pomysł nie może być odrzucony od razu. Wady i zalety wszystkich przedstawionych pomysłów oblicza się przed odrzuceniem ich.

nowe pomysły powinny być zawsze mile widziane:

nowe pomysły powinny być zawsze mile widziane przez pracodawców. Ogólnie rzecz biorąc, na spotkaniach pracownik, który przedstawia nowy pomysł, jest krytykowany przez innych pracowników. Kierownik spotkania nie tylko zachęca do nowych pomysłów, ale także stara się włączyć je w proces pracy.

prace domowe powinny być odrobione przez pracowników:

wszyscy, którzy uczestniczą w spotkaniu, powinni przyjść przygotowani do odrabiania prac domowych. Pomaga to pracownikom odzyskać to, co zostało zrobione podczas poprzednich spotkań, aby mogli przejść dalej. Ponadto pracownicy zatuszują te punkty, które zostały pominięte wcześniej.

szanuj czas innych ludzi:

wszyscy pracownicy szanują czas innych ludzi. Wiedzą dobrze z wyprzedzeniem o spotkaniu, więc powinni odpowiednio zaplanować inne działania. Ludzie, którzy nie szanują czasu innych ludzi, nie oczekują tego samego od innych.

podsumowanie:

zarówno Google, jak i Apple słyną nie tylko z innowacji technologicznych, ale także ze sposobów prowadzenia spotkań. Spotkania, które odbywają się w tym miejscu, są nie tylko bardziej produktywne, ale także z korzyścią dla pracowników. Tak więc wszystkie firmy będą starały się postępować zgodnie z tymi prostymi krokami, aby prowadzić skuteczne spotkania i jak najlepiej wykorzystać swoich pracowników.