Jak stworzyć skuteczne RFP

może zdarzyć się, że Twoja organizacja potrzebuje wiedzy zewnętrznego dostawcy lub konsultanta. Znalezienie właściwego nie zawsze jest łatwe.

zapytanie ofertowe może pomóc.

pisanie zapytań ofertowych jest łatwiejsze niż się wydaje – i o wiele łatwiejsze niż sprzątanie później, ponieważ sprzedawca, którego zatrudniłeś, źle pasował.

pisząc zapytanie RFP, pamiętaj tylko: “śmieć Na Zewnątrz, śmieć z powrotem.”Dostawcy, którzy będą odpowiadać, muszą mieć jasne zrozumienie twojej organizacji i jej potrzeb.

dobrze napisane zapytanie ofertowe wyjaśni Twoje cele i zakres usług, których szukasz. Zapewni również ustrukturyzowany format, w którym sprzedawca powinien przedstawić swoje możliwości, koszty i oczekiwania. Szablony RFP są dostępne w Internecie, które mogą Ci pomóc.

pisanie zapytania ofertowego

pierwszym krokiem w tworzeniu zapytania ofertowego jest zdefiniowanie projektu i konkretnych potrzeb. Co dokładnie chcesz, aby sprzedawca zrobił? Jak? Kiedy? Gdzie?

Zapytania ofertowe mają zazwyczaj następujące sekcje, choć mogą się one nieco zmienić w zależności od charakteru projektu:

wprowadzenie. Wyjaśnij potencjalnym oferentom w szerokim zakresie, dlaczego wystawiasz zapytanie ofertowe i co masz nadzieję osiągnąć, zatrudniając jednego z nich. Możesz również podsumować kluczowe punkty z innych sekcji, takie jak czas ich odpowiedzi i czas rozpoczęcia projektu.

Ta sekcja zawiera informacje o organizacji i historii bieżącego projektu, co prowadzi do potrzeby zapytania ofertowego.

wymagania. Jest to szczegółowe wyjaśnienie tego, co chcesz, aby sprzedawca zrobił, oraz lista informacji, których oczekujesz od kandydatów.

jest to najważniejsza sekcja I zwykle wymaga najwięcej czasu – zarówno na napisanie, jak i na odpowiedź sprzedawcy. Może być zapisany jako zdania imperatywne (“List all of your locations.”) lub przesłuchań (“gdzie znajdują się Twoje oddziały?”).

struktura odpowiedzi. Przedstaw strukturę, w jaki sposób chcesz otrzymać odpowiedź. Jeśli projekt jest złożony lub wysoce techniczny, możesz podzielić wymagania na podpunkty, na które dostawcy mają odpowiedzieć.

typowy format odpowiedzi może obejmować:

• Streszczenie (przegląd wysokiego poziomu z kluczowymi punktami)
• Informacje ogólne o firmie dostawcy
• proponowane usługi lub produkty (w jaki sposób sprzedawca spełni wymagania RFP)
• cennik
• Referencje (poprzedni klienci)

kryteria wyboru. Poinformuj sprzedawców, w jaki sposób zostanie wybrany zwycięski oferent. Daje to szansę na podkreślenie swoich priorytetów, niezbędnych i miłych klientów, aby kierować odpowiedziami dostawców.

Określ termin otrzymania odpowiedzi, datę ogłoszenia zwycięskiego oferenta i datę rozpoczęcia projektu.

pamiętaj, że im dłuższe jest zapytanie ofertowe i im bardziej szczegółowa odpowiedź jest wymagana od oferentów, tym więcej czasu potrzebujesz, aby umożliwić im przygotowanie dokładnej odpowiedzi.

ocena dostawców

proces oceny faktycznie rozpoczyna się przed otrzymaniem odpowiedzi na zapytanie ofertowe – to znaczy, gdy zdecydujesz, kto powinien być odbiorcą zapytania ofertowego. Zróbcie małą pracę domową, żeby mieć dobre perspektywy.

możesz już wiedzieć, kim są zainteresowani dostawcy. Jeśli nie, wypróbuj odpowiednie organizacje zawodowe, zapytaj zaufanych współpracowników i innych dostawców, którzy nie są konkurentami, a nawet wyszukaj w Internecie.

uzyskaj wystarczającą ilość informacji, aby wykluczyć sprzedawców, którzy wyraźnie nie pasują do siebie. Ale ogranicz odbiorców, aby nie skończyć z ryzami odpowiedzi, które tworzą masę rozczarowanych stron, które nigdy nie miały szans. Z drugiej strony dobrze jest mieć różnorodność. Wyślij go do niektórych dużych sprzedawców krajowych i do niektórych małych regionalnych, na przykład.

nie wybieraj dostawcy na podstawie samej ceny. Po przeczytaniu odpowiedzi RFP zawęź listę do tych najlepszych i przeprowadź Wywiad.

wywiady twarzą w twarz dostarczają najwięcej informacji. Jaka jest między wami Chemia? Jak dobrze słuchają twoich obaw? Sprawdź referencje. Zadawaj konkretne pytania. Mogą niechętnie mówić coś negatywnego, ale to, czego nie mówią, może być równie przydatne.

wreszcie, gdy wybierzesz sprzedawcę, napisz dobrą umowę, która wyszczególni wszystkie szczegóły i ochroni zarówno Twoje interesy, jak i interesy twojego sprzedawcy. Twoje zapytanie ofertowe i odpowiedź sprzedawcy na nie stanowią ramy umowy. Jeśli zapytanie ofertowe jest dobrze napisane, proces negocjacji umowy powinien przebiegać sprawniej.