jak zorganizować konferencję

najlepsze konferencje inspirują delegatów ciekawymi prezentacjami i doskonałymi możliwościami nawiązywania kontaktów. pomóż generować szum wokół nowych pomysłów i łącz ludzi. Konferencje muszą być stymulujące, interaktywne i angażujące oraz muszą zadowolić zainteresowane strony. Oczekuje się również, że zostaną one szybko odwrócone i będą Realizowane w ramach stale zmniejszających się budżetów. Planowanie konferencji nie jest łatwe, a twoja rola jako organizatora konferencji nie powinna być lekceważona. Nasz przewodnik zawiera wszystkie informacje i porady, których potrzebujesz, aby popchnąć naprzód i zorganizować udaną konferencję.

Umieść Uczestników Na Pierwszym Miejscu!

zanim zaczniemy od tajników planowania konferencji, uważamy, że warto to powiedzieć – przede wszystkim umieść uczestników. Delegat i jego potrzeby powinny kierować każdą podejmowaną decyzją.

• dlaczego delegaci uczestniczą w konferencjach?
• co chcą z tego wyciągnąć?
• co możesz podać, co jest dla nich wyjątkowo cenne?

ważne jest, aby umieścić uczestnika w Centrum Organizacji. Ich czas jest cenny i musisz upewnić się, że w pełni wykorzystają każdą minutę, w której są na konferencji.

powinieneś już dogłębnie zrozumieć swoich docelowych odbiorców i to, co do nich przemawia. f Nie, poświęć czas, aby dowiedzieć się więcej o tym, czego oczekują i czego chcą. Docelowo chcą cieszyć się bardzo istotnymi i angażującymi sesjami i znaleźć unikalną wartość w każdym aspekcie konferencji.

aby zorganizować udaną konferencję, należy wziąć pod uwagę kilka rzeczy, w tym następujące:

budżety konferencji

tematy konferencji

wybór miejsca konferencji

Prelegenci konferencji

ustalenie harmonogramu konferencji

promowanie konferencji

Rejestracja konferencji

networking na konferencji

technologia konferencji

omówimy je w naszym Przewodniku.

planowanie konferencji

rozumiemy, że możesz nie być doświadczonym planistą konferencji. I to prawda, że wszyscy musimy od czegoś zacząć. W następnej części naszego przewodnika po planowaniu konferencji omówimy kluczowe obszary, takie jak budżet, sponsorzy i wybór miejsca.

budżety konferencyjne

wiele stresu, jakiego doświadczysz podczas organizowania konferencji, wynika z próby dostarczenia wszystkiego, co obiecałeś w ramach budżetu. Pieniądze są dużym czynnikiem i musisz być dokładny, jeśli chodzi o każdy aspekt budżetowania.
przy finalizowaniu budżetu trzeba podjąć dwie decyzje: czy konferencja potrwa jeden czy dwa dni? Czy wszystko będzie się odbywać w jednym audytorium, czy będzie się odbywać w dwóch lub więcej oddzielnych scenach? Koszty wzrosną w zależności od tego, jak chcesz zorganizować konferencję.

W 20 Bedford Way oferujemy doskonałe ceny na imprezy wielostrumieniowe, z kilkoma połączonymi przestrzeniami dostępnymi do użytku, w tym flagowym Teatrem Logan Hall. Skontaktuj się z nami już dziś.

:

• wynajem lokalu
• Catering
• zespół ds. logistyki i obsługi imprez
• Wynajem sprzętu
• ; transport; opłaty
• koszty rozrywki
• Drukowanie – powinny być minimalne

na szczęście istnieje wiele rzeczy, które możesz zrobić, aby utrzymać niskie koszty i zmaksymalizować budżet konferencji. Od znalezienia sponsorów po wybór niedrogiego miejsca-w tym przewodniku podzielimy się rozwiązaniami dotyczącymi obniżania kosztów.

ceny biletów na konferencję

pieniądze, które otrzymasz, pochodzą od sponsorów, wystawców (więcej o tym później) i sprzedaży biletów. Teraz, jeśli masz szczęście, aby otrzymać duży wkład od sponsorów bez narażania integralności konferencji, możesz być w stanie zaoferować swoją główną konferencję za darmo.

W przeciwnym razie będziesz musiał pobierać opłaty za bilety. Głównym pytaniem, na które będziesz chciał odpowiedzieć, jest to, ile? Oczywiście trudno jest nazwać liczbę, ale twój budżet powinien dać ci wskaźnik tego, ile pieniędzy musisz odzyskać, aby osiągnąć próg rentowności. Ważne jest, aby ustawić swoje oczekiwania w oparciu o liczbę osób, które myślisz, że możesz dostać się do udziału, wielkość miejsca i fakt, że nie sprzedasz.

niezależnie od tego, ile zdecydujesz się naładować, powinieneś zniżkować ograniczoną liczbę biletów w początkowym early bird run. To powinno być na początku promocji konferencji, zanim wszyscy prelegenci zostaną ogłoszeni.
Peter-Paul Koch, organizator konferencji i prelegent, radzi, aby uniknąć pokusy, aby ustawić zbyt niskie ceny biletów, a zamiast tego ” wycenić bilety tak, aby złamać nawet wtedy, gdy 60 do 75% pojemności miejsca jest zajęte.”

pozyskiwanie sponsorów na konferencję

sponsorzy i pieniądze, które zapewniają, mogą być niezwykle ważne, jeśli chodzi o utrzymanie budżetu. Mając to na uwadze, musisz utworzyć listę potencjalnych sponsorów. To, czego szukasz, to organizacje, które chcą eksponować swoich odbiorców. Zrób swoje badania, a zostaniesz nagrodzony.

kiedy się do nich zgłosisz, wyjaśnij, jakiego wsparcia potrzebujesz, czy to jest finansowe, czy usługa. Musisz również być wyraźny o tym, co jesteś gotów zaoferować w zamian za swoje pieniądze. Może to obejmować powszechne wykorzystanie ich logo, dodanie do torby na prezenty, a także stoisko, jeśli masz wystawców.

gdy już udoskonalisz swoje wiadomości marketingowe, aby były spójne i przekonujące, kieruj reklamy na tych sponsorów, którzy skorzystają na zaangażowaniu. Jeśli możesz pokryć większość kosztów ze sponsoringiem, dajesz sobie najlepszą szansę na zysk. Należy pamiętać o tym, że najczęściej sponsorzy będą chcieli zaprezentować się na Twoim wydarzeniu. Jeśli tak jest, upewnij się, że ich rozmowa ma wartość i nie jest czysto Promocyjna. Nie ma nic, co podważa konferencję bardziej niż prezentacje promocyjne, które wydają się raczej ofertami sprzedaży niż autentyczną sesją na odpowiedni temat.

Jason Zook bada, jak zdobyć sponsorów w tym podcaście:

więcej wskazówek na temat pozyskiwania sponsorów na wydarzenie można znaleźć w naszym przewodniku.

tematy konferencji

konferencje mogą być naprawdę ekscytującymi wydarzeniami, podczas których delegaci odkrywają, dzielą się i debatują nad pomysłami dotyczącymi konkretnego tematu. Te pomysły mogą nawet mieć moc kształtowania lub redefiniowania branży. Z pasjonatami przychodzą pasjonujące prezentacje, świeże pomysły i prawdziwy szum. Tworzenie takiej atmosfery na Twojej konferencji nie dzieje się po prostu.

wszystko zaczyna się od tematu lub tematu. Być może zauważyłeś lukę na rynku lub zdecydowałeś się na świeże podejście do istniejącego tematu.

nie chodzi o zdefiniowanie tematu, ponieważ wiele z tego zostanie zrobione gdzie indziej, ale o zapewnienie, że masz go do wykorzystania w marketingu wydarzenia i przeprowadź go przez Konferencję.

będzie to musiało być ściśle powiązane z ogólnymi celami państwa i interesariuszy. Ale gdy opracujesz motyw, pomoże to wszystko połączyć. Jasno zdefiniowany temat sprawi, że wszelkie komunikaty marketingowe będą bardziej skuteczne.

wystawcy konferencji

czy masz zamiar mieć wystawców na swojej konferencji? Może to być dodatkowy strumień przychodów, ale ważne jest, aby wybrać wystawców, którzy dodadzą wartości delegatom. Należy również upewnić się, że miejsce ma odpowiednią przestrzeń dla stoisk wystawienniczych przy niewielkim lub bez dodatkowych kosztów. Ta przestrzeń określi, ilu wystawców możesz gościć. Gdy już poznasz przestrzeń, będziesz musiał zaprojektować układ wystawy.

potencjalni wystawcy będą chcieli uzyskać szczegółowe informacje na temat demografii uczestników i Twoich USP. Prawdopodobnie będą mieli wiele pytań, które pomogą im ustalić, czy wystawianie na konferencji jest warte zachodu, więc przygotuj się na odpowiedź na nie Lub jeszcze lepiej przydziel kogoś do czynienia wyłącznie z wystawcami.

Czytaj więcej o kontaktach z wystawcami na konferencjach.

zatrudnianie pracowników na konferencję

organizacja konferencji to ciężka praca i stres. Nawet nie rozważaj robienia tego samemu. Powinieneś zebrać zespół współpracowników i wolontariuszy, którzy pomogą Ci zrealizować konferencję zarówno na etapie planowania, jak i w dniu. Dobrym pomysłem jest również wykorzystanie wewnętrznych zasobów w miejscu konferencji.

każda osoba powinna mieć jasno określoną rolę przed i w dniu konferencji. Należy to zakończyć jak najwcześniej w procesie planowania. Jedną z najważniejszych ról w tym dniu jest MC, który będzie witał uczestników konferencji, wprowadzał prelegentów, zarządzał przekazywaniem i monitorował czas prezentacji. Potrzebne będą również biegacze, menedżerowie sceny i technicy AV.

wybór miejsca konferencji

miejsce konferencji jest niezwykle ważne. Niektórzy ludzie decydują się na korzystanie z wyszukiwarek miejsc konferencyjnych, aby znaleźć miejsca, ale lepiej samemu przeprowadzić badania i osobiście odwiedzić potencjalne lokalizacje. W ten sposób możesz negocjować umowę , oszczędzać pieniądze i mieć kontrolę nad wyglądem i stylem miejsca. Warto zadać obiektowi kilka pytań, aby upewnić się, że może on dostarczyć dokładnie to, czego potrzebujesz i zaspokoić potrzeby odbiorców, takie jak:

• czy są ukryte koszty? np. opłaty parkingowe lub WIFI
• czy jest Dostęp dla osób niepełnosprawnych? To jest niezbędne.
• czy w czasie konferencji odbywa się coś jeszcze w obiekcie lub wokół niego? Może to mieć wpływ na dostęp do miejsca lub transport?
• jak zrównoważony jest obiekt? Czy łatwo jest dostać się transportem publicznym?

upewnij się, że miejsce jest wystarczająco duże – nie tylko główne audytorium, ale inne przestrzenie, takie jak sale wystawowe i przestrzenie rozrywkowe. Nie ma nic gorszego niż bycie stojącym z tyłu pokoju, próbując desperacko usłyszeć prezentera lub co gorsza, nadal pomijając sesję w ogóle.

jakie udogodnienia znajdują się w miejscu konferencji?

Twoje miejsce konferencji musi zapewnić kilka udogodnień, aby każda konferencja zakończyła się sukcesem. Obejmuje to sprzęt AV, Wi-Fi, catering, scenę i oczywiście wygodne fotele.

Wi-Fi – jedną z największych trudności przy większych konferencjach jest znalezienie miejsc z Wi-Fi, które sprostają wymaganiom wielu delegatów. Nie ma wątpliwości, że jakość Wi-Fi poprawia się w miejscach, zwłaszcza w Londynie i innych dużych miastach, ale warto uczciwie poznać możliwości Wi-Fi. Wiele miejsc oferuje bezpłatne Wi-Fi Dzisiaj, co jest świetną wiadomością, jeśli to działa!

Catering konferencyjny – zdecyduj, czy zamierzasz zapewnić catering. Może to być duży wydatek dla ciebie, ale także ważny atut dla delegatów. Jeśli nie zdecydujesz się na lunch catering (herbata i kawa w przerwach są niezbędne), musisz podać informacje na temat pobliskich opcji jedzenia.

jeśli zdecydujesz się na lunch na konferencji, sensowne jest spotkanie z firmami cateringowymi i omówienie opcji. Chcesz, aby jedzenie wyglądało i smakowało dobrze, ale zawsze pamiętaj o swoim budżecie. Ważne jest, aby zawsze dostarczać opcje wegetariańskie i roślinne. Numery należy również potwierdzić na trzy dni przed konferencją.

tutaj w 20 Bedford Way nasze usługi cateringowe są bezkonkurencyjne. Nasz zespół ekspertów kucharzy wykorzystuje zdrowe, etycznie pozyskiwane składniki, aby stworzyć bogaty wybór dań dla Twoich gości. Dowiedz się więcej o naszych usługach cateringowych już dziś.

inscenizacja, Oświetlenie, AV-prezentacje muszą odbywać się na scenie, która oferuje dobrą widoczność dla publiczności i cały sprzęt AV, którego potrzebują Głośniki. Będzie to duży projektor, przypięty mikrofon, który jest wzmacniany przez PA. Dodatkowym bonusem, jeśli zdecydujesz się na miejsce w stylu teatralnym, jest to, że ma profesjonalne oświetlenie i AV, które mogą dodać prawdziwego czynnika wow i poprawić prezentacje dla publiczności.

ze względu na skłonność telefonów komórkowych, tabletów i laptopów na konferencjach, ważne jest, aby mieć dostępne gniazda dla delegatów do ładowania swoich urządzeń elektronicznych.

jak wybrać datę konferencji

gdy wiesz, gdzie zamierzasz zorganizować konferencję, musisz zablokować datę. Najbardziej popularny czas na konferencje to od marca do listopada, a konferencje Letnie w lipcu i sierpniu często odwołane z powodu wakacji. Mieć kilka potencjalnych dat na uwadze w przypadku preferowanego miejsca jest niedostępna. Daty te nie powinny kolidować z żadną inną powiązaną konferencją lub wydarzeniem, więc pamiętaj o przeprowadzeniu badań.

Peter-Paul Koch stwierdza, że: “konferencja powinna odbywać się w czwartek i piątek lub w poniedziałek i wtorek. Pozwala to uczestnikom również na zabawę w turystę. Jeśli jedziesz tylko na jeden dzień, jest piątek.”

Prelegenci konferencji

po potwierdzeniu dat i wpłaceniu depozytu na miejsce konferencji możesz teraz potwierdzić dostępność swoich prelegentów konferencyjnych.

Prelegenci mogą zrobić lub przerwać konferencję, więc musisz zainwestować czas i wysiłek w znalezienie najlepszych. Angażujące prezentacje mogą naprawdę zainspirować delegatów i przekształcić wszystkie pomysły i nabazgrane notatki w rzeczywiste działania i prawdziwą zmianę. Właściwa prezentacja może być katalizatorem dla delegatów dostosowujących swój biznes i powinni pamiętać, gdzie to wszystko się zaczęło.

czasami może być zbyt łatwo wybrać z tego samego obrotu głośników, zwłaszcza, że słynne Głośniki keynote mogą pomóc w zmianie biletów. Ale posiadanie świetnego mówcy, którego publiczność nie widziała wcześniej, dodaje realną wartość. Możesz również rozważyć wprowadzenie do programu kilku prelegentów off-topic, aby nieco wstrząsnąć. Zawsze istnieje opcja headhunting kogoś wykonującego inspirującą pracę w twojej dziedzinie, kto nie jest doświadczonym mówcą. Czego może im brakować w prezentowaniu doświadczenia, nadrabiają pasją i jakością pomysłów.

istnieje kilka sposobów na pozyskanie dobrego głośnika. Możesz zwrócić się do PeerIndex i BlueNod. Zbliżając się do głośnika, zrób to poprzez kontakt, jeśli to możliwe, a nie nagle.

po potwierdzeniu głośników ważne jest, aby traktować je dobrze. Wyjaśnij im, co oferujesz od samego początku. Co najmniej będziesz musiał pokryć wszystkie swoje wydatki, takie jak podróże i zakwaterowanie. Upewnij się, że ich kwatery są dostępne, wygodne i znajdują się blisko miejsca konferencji, jeśli to możliwe. Nie chcesz ryzykować, że głośniki się spóźnią, bo nadchodzą z drugiej strony miasta.

poza zakwaterowaniem możesz zaoferować im udział w zyskach lub ustaloną opłatę.

przed konferencją będziesz chciał poznać szczegóły ich zawartości sesji, tytuł, a także wszystkie wymagania AV. Najlepiej zrobić to tak wcześnie, jak to możliwe i regularnie sprawdzać wszystkie głośniki, aby upewnić się, że przygotowania są na dobrej drodze. Jeśli mają jakieś obawy lub możesz zobaczyć kilka problemów, które mają miejsce później, najlepiej radzić sobie z nimi raczej wcześniej niż później.

jeśli chodzi o samą konferencję, poświęć trochę czasu, aby przedstawić swoim mówcom pełne informacje na temat programowania, długości ich wystąpienia i konfiguracji AV, aby nie było niespodzianek. Pomoże to sprawnie działać i zrelaksować je. Gdy masz już prelegenta na swoim wydarzeniu, warto zachęcić go do pozostania w pobliżu, aby wmieszać się w tłum i nawiązać kontakt. To sprawi, że poczują się bardziej zrelaksowani i dodadzą wartości delegatom.

to oczywiste, ale warto powtórzyć-upewnij się, że każdy MC wie, jak poprawnie wymawiać swoje nazwy. Upewnij się również, że ich dane są poprawne wszędzie tam, gdzie się pojawiają-w druku, online i społecznościowym (tak, obejmuje to uchwyty na Twitterze!).

jak zrobić harmonogram konferencji?

jeśli chodzi o zaplanowanie dnia konferencji, warto pogrupować prelegentów i ich prezentacje według tematu. Mam nadzieję, że będzie to łatwe zadanie, gdy będziesz miał ukończone opisy sesji.

ważne jest, aby nie wciskać zbyt wielu sesji w jeden dzień. Jeśli prezentacje są tak wciągające i prowokujące do myślenia, jak chcesz, uczestnicy mogą się zmęczyć pod koniec dnia. Mając to na uwadze, ważne jest, aby wziąć pod uwagę ostatniego mówcę. Przy słabnących zainteresowaniach ostatnia sesja “cmentarna” może być słabo uczęszczana. Albo zapisać głośnik do tego gniazda, które przyciągnie tłum lub rozważyć zakończenie dzień wcześniej, dając ludziom szansę podróżowania lub sieci.

jest też trudna do rozważenia kwestia długości sesji. Jak długo to za długo? Jak krótkie jest za krótkie? Uważamy, że większość “normalnych” prezentacji powinna trwać od 20 do 40 minut, a prelekcje trwają nawet godzinę. Treść musi być wciągająca i zapewniać krótkie uwagi-motto “all killer no filler” jest dobre.

po każdej sesji tematycznej powinieneś mieć przerwę kawową (przynajmniej jedną rano, jedną po południu), a także dłuższą przerwę obiadową. Ludzie potrzebują szansy na oddychanie, przetwarzanie informacji i sieci, a także odwiedzanie toalety. Gdy sesja nie przebiega zgodnie z harmonogramem, postępuj zgodnie z Radą Petera-Paula kocha: “Jeśli sesja jest zbyt długa lub zbyt krótka, po prostu rób to, co przychodzi naturalnie, ale zakończ następną przerwę zgodnie z harmonogramem.”Zapewni to powrót do harmonogramu następnej sesji.

promowanie konferencji

często najtrudniejszą częścią planowania konferencji jest marketing i promocja. Chcesz, żeby ludzie, którzy się liczą, dowiedzieli się o tym i przyszli. Aby to zrobić, będziesz musiał w pełni wykorzystać swoje sieci zarówno online, jak i offline, aby zbudować świadomość na temat konferencji i wszystkich ważnych sprzedaży/rejestracji biletów. Stwórz listę odpowiednich publikacji branżowych, w których możesz udostępnić szczegóły swojej konferencji.

ważne jest również, aby jak najwcześniej rozpocząć promocję i wysyłać przypomnienia i regularne wiadomości marketingowe za pośrednictwem wszystkich kanałów (bez spamowania), gdy zbliżysz się do Wielkiej daty.

niektórzy organizatorzy imprez przeżywają lawinę aktywności zbliżoną do daty konferencji, więc jeśli nie sprzedaliście wszystkich biletów na miesiąc, nie traćcie nadziei – ostatnie dwa tygodnie mogą być kluczowe. Świetnie jest również sprawić, aby głośniki również udostępniały swoje aktualizacje.

Komunikacja

regularna komunikacja zarówno z delegatami, jak i prelegentami jest kluczowa. Najważniejszym e-mailem jest ten, który wysyłasz na tydzień przed konferencją, który zawiera wszystkie ważne informacje. Powinno to obejmować adresy i strony internetowe miejsca, pobliskich hoteli, dane parkingowe, a także daty, godziny i wszelkie inne istotne informacje.

oprócz wysyłania regularnych e-maili powinieneś mieć również stronę internetową, która zawiera aktualne informacje. Aby uzyskać więcej informacji na temat stron internetowych i ofert wydarzeń, przeczytaj nasz przewodnik, jak uzyskać wydarzenie online.

media społecznościowe

media społecznościowe są dziś ważną częścią konferencji i muszą być wykorzystywane. Zacznij od stworzenia hashtagu dla swojej konferencji-zachowaj go krótko i słodko i dołącz do e-maili i wszelkich materiałów promocyjnych. Następnie aktywnie zachęcaj uczestników do korzystania z Twittera na konferencji i poświęć czas na interakcję z nimi online. Przy odrobinie wysiłku możesz uzyskać trendy hashtag i zwiększyć świadomość i zaangażowanie.

dzień konferencji

Gratulacje, dotarłeś do dnia konferencji! To się dzieje naprawdę. Ta część przewodnika przeprowadzi Cię przez to, co dzieje się dalej.

rejestracja na konferencję

rejestracja na konferencję może być bardziej skomplikowana niż musi być. Wszyscy uczestnicy mogą pojawić się w podobnym czasie i chcą odebrać smycze i zarejestrować się przy minimalnym stresie. Organizacja i przejrzysta komunikacja są kluczem do radzenia sobie z dużą liczbą ludzi i upewnienia się, że każdy może dostać się i osiąść tak szybko, jak to możliwe. Mając to na uwadze, ważne jest, aby usprawnić proces rejestracji. Po pierwsze, powinieneś być w stanie zarejestrować się online z wyprzedzeniem. Po drugie, musisz dać każdemu Uczestnikowi smycz wraz z torbą z upominkami, jeśli planujesz to zrobić. Możesz nawet wydrukować smycz w domu.

Piotr-Paweł Koch zaleca przygotowanie stanowiska rejestracyjnego ze smyczami ułożonymi Alfabetycznie od A-K i inną dla L-Z.

co trzeba zebrać:

• smycz z ich nazwą i firmą wyraźnie na niej wyświetlaną, dzięki czemu można ją przeczytać na pierwszy rzut oka
• Torba z gadżetami zawierająca gratisy od sponsorów

harmonogram dnia i inne istotne informacje powinny być dostępne w aplikacji eventowej lub online. Posiadanie podstawowych informacji w formie drukowanej może być przydatne na niektórych konferencjach, ale ważne jest, aby zrównoważyć to ze zrównoważonym rozwojem.

Networking na konferencji

jeśli chodzi o konferencje branżowe, networking jest naprawdę ważny. Najbardziej udane konferencje zapewniają wiele możliwości, a te zrelaksowane, aby uczestnicy mogli porozmawiać, nawiązać cenne nowe kontakty i ponownie nawiązać kontakt z tymi, których już znają.

pomaga mieć regularne przerwy w ciągu dnia i wyznaczone miejsca do zgromadzeń. Jeśli sesje były dobre, będzie wiele punktów rozmów, które pomogą przełamać lody i ułatwią wymianę pomysłów.
Zach Inglis, organizator HybridConf, postawił sobie za cel: “zjednoczyć ludzi w jednym miejscu, gdzie mogą odkrywać i dzielić się, a następnie pozostawić pełen pozytywnego nastawienia do wielkiej społeczności, której mamy przywilej być częścią.”Networking odgrywa kluczową rolę w rozwijaniu tego poczucia wspólnoty.

kolejną rzeczą, która pomaga zachęcić do produktywnego networkingu, są napoje pokonferencyjne. Niezależnie od tego, czy odbywa się to w lokalu, czy w pobliskim barze, te “sesje” pozwalają ludziom kontynuować współpracę, relaksując się przy zasłużonym drinku.

pod koniec wydarzenia powinieneś mieć stos wizytówek i wiele ekscytujących możliwości.

przeczytaj nasz przewodnik zachęcający do lepszego nawiązywania kontaktów podczas wydarzeń.

warsztaty/szkolenia/okrągłe stoły

konferencje nie muszą zatrzymywać się na prezentacjach i networkingu. Możesz dodać realną wartość organizując warsztaty i szkolenia, a także okrągłe stoły i sesje breakout. Te mniejsze wydarzenia i sesje pozwalają ludziom zgłębiać i debatować bardziej szczegółowo.

Add Ons

Technologia konferencyjna

Technologia Eventowa rozwijała się w niesamowitym tempie w ostatnich latach. Obecnie dostępnych jest niezliczona ilość narzędzi do usprawnienia konferencji. Od wirtualnych uczestników do hologramatycznych prezenterów, to naprawdę odważny i ekscytujący nowy świat.

wiele konferencji otrzymuje własne aplikacje, które pomagają uczestnikom w pełni wykorzystać ich dni. Wszystkie zebrane dane, w tym informacje zwrotne na temat poszczególnych prezentacji i całego wydarzenia, mogą być nieocenione w dostarczaniu większych i lepszych w przyszłym roku.

przeczytaj nasz blog o konferencyjnych aplikacjach mobilnych i o tym, jak mogą zwiększyć zaangażowanie, zapewnić duże zbiory danych i ulepszyć konferencję.

ważne jest, aby pamiętać, że rzeczy mogą pójść nie tak z technologią, więc upewnij się, że ktoś jest pod ręką, aby rozwiązać wszelkie problemy, które mogą się zdarzyć w danym dniu.

jak sfilmować konferencję

jeśli twój budżet się rozciąga, powinieneś udokumentować konferencję, robiąc zdjęcia i filmując prezentacje. W zależności od branży, często łatwo jest znaleźć wolontariusza z wymaganymi umiejętnościami i wyposażeniem. Nagrane sesje można następnie przesłać (za zgodą)i możesz dzielić się wiedzą jeszcze dalej, a także dodawać wartość dla wszystkich zaangażowanych.

e-mail po konferencji

kiedy konferencja jest zakończona i odkurzona, a Ty dałeś sobie czas na pełny relaks i relaks, nadszedł czas na kontynuację. Zacznij od wysłania szczerych podziękowań do prelegentów, wolontariuszy i sponsorów. Może również dodać wartość do wysłania wiadomości e-mail do uczestników z kompilacją pokazów slajdów, filmów i innych zasobów związanych z dniem. Musisz również zapłacić wszystkie zaległe faktury.

dzięki wypełnionym praktycznym zadaniom możesz zacząć oceniać sukces konferencji. Przejrzyj wszystkie dane zebrane z aplikacji lub formularzy opinii i przyjrzyj się sposobom usprawnienia konferencji na przyszły rok.

Central London Conference Venue

20 Bedford Way ma szczęście gościć wiele krajowych i międzynarodowych konferencji w naszym Bloomsbury venue. Z biegiem lat rozwinęliśmy naszą usługę i wierzymy, że wiemy co nieco o tym, jak zorganizować konferencję. To jedno zmartwienie mniej, gdy masz oddany i doświadczony zespół cateringowo-konferencyjny pod ręką.
jednym z największych dodatkowych kosztów jest wynajęcie sprzętu i techników AV – tak nie jest w przypadku 20 Bedford Way, ponieważ uwzględniamy to w naszym wynajmie lokalu. Nasz 910 seater Logan Hall theatre jest audytorium ze wszystkimi udogodnieniami, których potrzebujesz. Oprócz tego, Nasza lokalizacja w centrum Londynu korzysta z niesamowitych połączeń komunikacyjnych, dzięki czemu jest to idealne miejsce na konferencje. Jako kierunek turystyczny i biznesowy, konferencje w Londynie przyciągają ludzi z zagranicy. Dowiedz się więcej lub umów wizytę.