Jak zostać wirtualnym prawnikiem

w ostatnich latach prawnicy coraz częściej korzystają z elastyczności pracy zdalnej. W miarę jak zmienia się nastawienie do tradycyjnych kancelarii prawnych, bycie wirtualnym prawnikiem staje się coraz powszechniejsze.

bycie wirtualnym prawnikiem ma swoje zalety. Ponieważ prawnicy nie są związani z tradycyjnym biurem, prawnicy mogą zaoszczędzić czas, obniżyć koszty ogólne i pracować wydajniej. Jednocześnie prawnicy mogą podróżować między biurami klientów, notariuszami i biurami sądowymi. Jednak wirtualni prawnicy muszą również rozważyć, w jaki sposób będą obsługiwać bezpieczeństwo, etykę i komunikację kancelarii podczas pracy wirtualnej.

ale co to znaczy być wirtualnym prawnikiem? Czy wirtualna kancelaria prawna może być bardziej dostępnym i skutecznym sposobem na pomoc większej liczbie klientów prawnych? Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej.

eLawyering Task Force ABA zastrzega, że wirtualna kancelaria prawna musi korzystać z bezpiecznego portalu klienta dołączonego do strony internetowej Kancelarii. Bezpieczny portal klienta Wirtualnego prawnika musi być bezpieczny, zaszyfrowany i zależny od nazwy użytkownika/hasła. Ten bezpieczny portal dla klientów to miejsce, w którym klienci i prawnicy współpracują, dzielą się dokumentami i wymieniają danymi.

jakie są korzyści z bycia wirtualnym prawnikiem?

rosnąca popularność bycia wirtualnym prawnikiem wynika z połączenia pozytywnych korzyści, w tym:

mobilność

prowadząc wirtualną firmę, możesz pracować zdalnie z dowolnego miejsca. Możliwość pracy z dowolnego miejsca-czy to w domu, czy w podróży-sprawia, że Twoja Kancelaria jest bardziej wydajna. Elastyczność bycia wirtualnym prawnikiem oznacza, że możesz wykonywać swoją pracę nawet wtedy, gdy nie ma cię przy biurku.

elastyczność

wirtualni prawnicy nie są związani tradycyjnymi godzinami pracy od dziewięciu do pięciu, co oznacza, że mogą pracować w dowolnym miejscu i czasie. Elastyczność pracy w różnych lokalizacjach i o różnym czasie może przynieść korzyści prawnikom z dziećmi lub innym zobowiązaniom, które wymagają bardziej zróżnicowanego harmonogramu. Elastyczność, jaką daje bycie wirtualnym prawnikiem, jest pomocna w osiągnięciu lepszej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.

zredukowane koszty ogólne

nawet jeśli twoja jurysdykcja nie wymaga fizycznej lokalizacji biura (więcej na ten temat później), prowadzenie wirtualnej kancelarii oznacza, że nie musisz płacić za dużą powierzchnię biurową. Bez fizycznej przestrzeni biurowej nie musisz wydawać dużych pieniędzy na sprzęt biurowy (jak duże drukarki i faksy) i jego utrzymanie. Ponieważ wirtualne firmy prawnicze zwykle używają oprogramowania opartego na chmurze, aby ułatwić pracę wirtualną, koszty takich rzeczy jak serwery lokalne są mniejsze.

przyjazność dla środowiska

Wirtualizacja może pomóc zmniejszyć ślad węglowy firmy na wiele sposobów. Bez codziennego dojazdu do biura możesz ograniczyć emisję spalin z jazdy. Dzięki digitalizacji dokumentów i formularzy przyjmowania klientów można również znacznie zmniejszyć zużycie papieru w firmie.

bardziej wszechstronna komunikacja z klientem

wirtualne spotkania mogą sprawić, że Twoje Usługi prawne staną się bardziej dostępne. Nie wszyscy klienci chcą lub mogą spotkać się osobiście. Jeśli możesz prowadzić wirtualne spotkania, twoi klienci mogą skorzystać ze zwiększonej wygody. Klienci, którzy mają problemy z mobilnością lub mogą nie być fizycznie w mieście, nadal mogą uczestniczyć w spotkaniach z Tobą. Ponieważ spotkania wirtualne są wygodniejsze, zachęcają również do częstszej komunikacji prawnik-klient, co ma kluczowe znaczenie dla lepszej komunikacji z klientem kancelarii prawniczej.

Jak zostać wirtualnym prawnikiem?

zostanie wirtualnym prawnikiem może zaoferować wiele korzyści. Ale musisz zastanowić się nad czymś więcej niż tylko tym, jak skonfigurować nową przestrzeń roboczą firmy prawniczej. Aby odnieść sukces jako wirtualny prawnik, musisz znać zasady, opracować plan i wdrożyć go strategicznie.

Poznaj zasady i etykę bycia wirtualnym prawnikiem

zanim przejdziesz do wirtualnej kancelarii, musisz znać obowiązujące zasady i względy etyczne.

na przykład niektóre stany wymagają od prawników fizycznej powierzchni biurowej. W takich przypadkach musisz mieć fizyczną obecność w biurze i nie możesz być całkowicie wirtualnym prawnikiem. Sprawdź wymagania obowiązujące w Twojej jurysdykcji i postępuj zgodnie z zasadami obowiązującymi w Twoim regionie.

ponadto Twoim obowiązkiem jako prawnika jest ochrona danych klientów i zachowanie poufności klientów. Jako wirtualny prawnik, więcej Twojej komunikacji odbywa się online, a nie osobiście. Dlatego szczególnie ważne jest, aby dane twojej kancelarii były bezpieczne, a wszystkie kanały szyfrowane.

dowiedz się więcej z ABA i etyki wirtualnej praktyki i bezpieczeństwa danych kancelarii.

Zbuduj mapę drogową, aby stać się wirtualnym praktykującym solo

zostanie wirtualnym praktykującym solo wymaga wielu takich samych kroków, jak otwarcie tradycyjnej praktyki prawniczej. Dlatego ważne jest, aby poświęcić trochę czasu na odpowiednie planowanie—zapoznanie się z naszym Przewodnikiem po założeniu własnej kancelarii prawnej jest dobrym miejscem na rozpoczęcie. Oto inne kroki do rozważenia:

• zrób biznes plan. Na przykład będziesz chciał stworzyć (lub zaktualizować istniejący) biznes plan firmy prawniczej, aby wyznaczyć mierzalne cele, zdefiniować wizję firmy i podstawowe wartości, sporządzić plan finansowy i przeanalizować rynek, na który wkraczasz.
• opracuj strategię, w jaki sposób poradzisz sobie z przyjmowaniem klientów. Wirtualne kancelarie prawne mogą korzystać z internetowych, zautomatyzowanych rozwiązań dla pozyskiwania klientów. Oprogramowanie Clio Grow pozwala na wirtualne generowanie formularzy przyjmowania i planowanie konsultacji.
• stwórz plan komunikacji. Będziesz potrzebował strategii komunikacji wewnętrznej bez wszystkich w biurze. Czy będziesz korzystać z poczty e-mail, czatu, spotkań wideo, aplikacji takich jak Slack lub połączeń telefonicznych? Ponadto musisz pomyśleć o tym, jak będziesz obsługiwać komunikację z klientami. Zadaj sobie pytanie: jaki będzie twój proces rezerwacji i prowadzenia spotkań z klientami?
• stwórz plan marketingowy dla swojej praktyki. Ponieważ Twoja wirtualna Kancelaria Prawna jest online, musisz mieć skuteczną strategię, aby ją promować. Zoptymalizowana pod kątem SEO, dobrze zaprojektowana strona internetowa Kancelarii jest niezbędna (zarówno do promocji, jak i łączenia klientów z bezpiecznym portalem klienta online firmy). Twój plan marketingowy powinien również uwzględniać inne sposoby łączenia się z klientami, takie jak media społecznościowe i reklama internetowa dla prawników.

dowiedz się, jak pozyskać nowych klientów dla kancelarii.

dowiedz się, jak przejść z tradycyjnej kancelarii

jeśli prowadzisz już tradycyjną kancelarię i chcesz przejść do bardziej wirtualnej praktyki, rozważ te wskazówki:

• nie przyspieszaj procesu. Jeśli masz już tradycyjną praktykę prawniczą, nie martw się o natychmiastowe przejście do wirtualnej rzeczywistości na raz. Możesz utworzyć plan, aby rozpocząć od hybrydowego modelu osobistego i wirtualnego. Na przykład pracownicy mogą pracować cztery dni w tygodniu w biurze i jeden dzień zdalnie. Następnie możesz stopniowo zwiększać stosunek dni osobistych do odległych w miarę przechodzenia.
• znajdź sposoby na usprawnienie zadań i uczynienie ich wirtualnymi. Poszukaj możliwości tworzenia procesów, które zazwyczaj muszą być wykonywane w bezpiecznym i wirtualnym biurze. Na przykład możesz przełączyć się ze skanowania dokumentu za pomocą skanera biurowego na bezpieczną aplikację do skanowania dokumentów w telefonie.
• zautomatyzuj istniejące procesy za pomocą technologii. Odpowiednia technologia oparta na chmurze może usprawnić Twoje procesy oraz ułatwić i zwiększyć bezpieczeństwo pracy jako wirtualny prawnik. Wybierając rozwiązania technologiczne dla swojej wirtualnej firmy, nie spiesz się i wybieraj ostrożnie. Pamiętaj, aby sprawdzić wiele opcji i upewnić się, że wszelkie rozwiązania, które uważasz za bezpieczne i szyfrowane.

na przykład oprogramowanie do zarządzania praktykami oparte na chmurze, takie jak Clio Manage, pomaga zautomatyzować zadania. Clio Manage umożliwia również Twojej kancelarii uporządkowanie spraw i informacji, śledzenie czasu i wydatków, zarządzanie kalendarzem i fakturami w jednym miejscu.

jak obsługiwać klientów jako wirtualny prawnik?

korzyści wirtualnych kancelarii prawnych nie są tylko dla prawników: wirtualni prawnicy mogą pomóc większej liczbie osób w sposób, w jaki chcą—co oznacza bardziej wyjątkowe doświadczenie klienta.

Jack Newton, CEO i współzałożyciel Clio, opisuje w swojej książce “Kancelaria Prawna skoncentrowana na kliencie”, że kluczem do doskonałych doświadczeń klientów jest zapewnienie klientom tego, czego chcą i potrzebują w danej sytuacji.

jeśli chodzi o Usługi prawne, klienci coraz częściej chcą wygodnego doświadczenia, jakie mogą zapewnić wirtualne kancelarie prawne, w tym:

wirtualny portal klienta

jak już wcześniej wspomniano, dla wirtualnej kancelarii niezbędny jest bezpieczny portal internetowy—gdzie można udostępniać informacje i komunikować się z klientami. Dzisiejsi konsumenci chcą również prawnika, który może to zaoferować. Według raportu 2020 legal Trends 69% konsumentów woli współpracować z prawnikiem, który może udostępniać dokumenty drogą elektroniczną za pośrednictwem strony internetowej, aplikacji lub portalu internetowego.

zapewnienie klientom bezpiecznego dostępu do ich spraw za pośrednictwem portalu internetowego to wygrana dla prawników i klientów. Klienci mogą uzyskać lepsze wrażenia, ponieważ mogą samodzielnie uzyskać dostęp do informacji o swojej sprawie i sprawdzić je. Jednocześnie wirtualny portal klienta oszczędza również czas prawników, który w przeciwnym razie mogliby poświęcić na informowanie o aktualizacjach.

dowiedz się więcej o bezpiecznym portalu klienta Clio Manage, Clio for Clients.

oprogramowanie do zarządzania dokumentami

wirtualne kancelarie prawne muszą mieć bezpieczny dostęp do dokumentów spraw z dowolnego miejsca. Wirtualni prawnicy mogą korzystać z rozwiązań do zarządzania dokumentami w chmurze (takich jak Clio Manage, OneDrive lub Dropbox).

na przykład oprogramowanie Clio Manage do zarządzania dokumentami w chmurze oferuje nieograniczone miejsce na dokumenty. Dzięki Clio Manage możesz uzyskać dostęp do dokumentów klienta z dowolnego miejsca na laptopie lub telefonie komórkowym.

z punktu widzenia klientów, oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania dokumentami oszczędza czas i pomaga stworzyć bardziej bezproblemową obsługę prawną. Oprócz szybkiego udostępniania dokumentów prawnych za pośrednictwem bezpiecznego portalu internetowego, Clio oferuje również funkcję podpisu elektronicznego, dzięki której podpisywanie dokumentów w określonych sytuacjach jest łatwiejsze i szybsze dla klientów.

konsultacje wideo

chociaż wirtualni prawnicy nadal mogą mieć osobiste spotkania, wideokonferencje ułatwiają wirtualnym prawnikom pomaganie większej liczbie klientów bez względu na to, gdzie się znajdują.

jak zauważa raport 2020 legal Trends Report, 37% konsumentów woli spotkać się praktycznie z prawnikiem na konsultację lub pierwsze spotkanie. Ponadto 50% konsumentów wolałoby odbywać spotkania następcze za pośrednictwem wideokonferencji. Wirtualna praca może zapewnić klientom doświadczenie, którego chcą, oszczędzając jednocześnie czas prawników.

zostanie wirtualnym prawnikiem może przynieść korzyści Twojej kancelarii i klientom

praca zdalna nie jest już abstrakcyjnym pomysłem dla prawników. Bezpieczna, oparta na chmurze technologia sprawia, że praca jest praktycznie możliwa—i pod wieloma względami preferowana.

chociaż bycie wirtualnym prawnikiem może się różnić od pracy zdalnej do prowadzenia wirtualnej kancelarii prawnej, wirtualni prawnicy potrzebują bezpiecznego portalu dla klientów online. Nie wszystkie firmy mogą być w 100% wirtualne ze względu na przepisy wymagające fizycznej obecności biura w ich jurysdykcji. Ale dzięki planowaniu i przezorności większość firm może włączyć elementy wirtualnych kancelarii prawnych, aby odblokować korzyści płynące z większej elastyczności dla prawników-i lepszego, wygodniejszego doświadczenia dla klientów.

Mając to na uwadze, jeśli zastanawiasz się, czy bycie wirtualnym prawnikiem może pracować dla ciebie, zacznij od poznania zasad dla Twojego obszaru i stworzenia planu dla Twojej firmy. Dzięki odpowiednim narzędziom technologicznym i planom komunikacji i marketingu, wirtualizacja może pomóc większej liczbie klientów, jednocześnie ciesząc się niższymi kosztami i lepszą równowagą między pracą a życiem prywatnym.

opublikowaliśmy ten post na blogu w lipcu 2021 roku. Ostatnia aktualizacja: 14 października 2021 r.

Kategoria: Biznes