jak zrobić biuletyn, który dostaje czytać

Linda Benedict
rozszerzenie i informacje rolnicze

biuletyn może być wspaniałym środkiem komunikacji. Badania konsekwentnie pokazują, że ludzie lubią biuletyny. Ludzie lubią otrzymywać aktualne informacje dostosowane do ich zainteresowań-informacje, które są szybkie i łatwe do odczytania.

ale żeby się komunikować, trzeba przeczytać newsletter. Nie może zostać wyrzucony przed otwarciem lub wygnany do stosu do odczytu.

chcesz, aby twój biuletyn był ważnym elementem komunikacji, na którą ludzie oczekują. Dzieje się to tylko poprzez planowanie i zaangażowanie.

(otwiera się w nowym oknie)Poznaj swoich odbiorców

pierwszy krok w planowaniu biuletynu jest zbyt często pomijany: Poznaj swoich odbiorców. Kim oni właściwie są? Czym się interesują? Co ich łączy? Co może dla nich zrobić twój newsletter?

publiczność może być dość zróżnicowana demograficznie, ale muszą mieć wspólną płaszczyznę, do której zwracasz się za pomocą biuletynu.

na przykład możesz opracować biuletyn dla osób, które muszą przyjąć dietę niskolesterolową lub dla rolników, którzy chcą nauczyć się korzystać z komputerów. Publiczność biuletynu dystrybuowanego w kraju pod nazwą “Sproutletter” to ludzie, którzy lubią jeść kiełki. Tak wyspecjalizowana może być publiczność.

jeśli Twoi odbiorcy są już zdefiniowani dla Ciebie, na przykład klienci Twojej firmy lub członkowie określonej organizacji, musisz upewnić się, że znasz ich zainteresowania. Dowiedz się. Spotkaj się z kilkoma z nich lub wyślij krótką ankietę.

(otwiera się w nowym oknie)zdefiniuj swój cel

po zdefiniowaniu odbiorców, następną rzeczą do zrobienia jest zdefiniowanie celu. Obowiązuje ta sama zasada: bądź konkretny.

na przykład twój biuletyn może być dla osób, które wykonują rzemiosło za wynagrodzeniem. Celem może być pomoc w sprzedaży tych rzemiosł. Będziesz zawierał informacje o nadchodzących pokazach rzemiosła i przekazywał wskazówki od odnoszących sukcesy rzemieślników.

lub Twoi odbiorcy mogą być ludźmi, którzy mogą jeść w domu. Twoim celem jest informowanie ich o najnowszych badaniach nad bezpiecznymi procedurami konserwowania w domu, nowym sprzętem i recepturami, które eksperci uważają za bezpieczne.

im konkretniejszy cel, tym łatwiej będzie przygotować newsletter. Twój umysł staje się dostrojony do bitów informacji, które mogą tworzyć dobre artykuły. Zanotuj to w aktach. Za każdym razem, gdy składasz biuletyn, wszystko, co musisz zrobić, to zagłębić się w ten plik w poszukiwaniu potrzebnych materiałów.

(otwiera się w nowym oknie)dowiedz się, czy ktoś czyta

mimo że możesz mieć jasną publiczność i cel, nadal nie jesteś gotowy, aby uruchomić nowy biuletyn, dopóki nie wymyślisz planu oceny. Musisz się dowiedzieć, czy ktoś cię czyta. Wymyślenie planu przed rozpoczęciem publikowania pomoże Ci trzymać się odbiorców i celu bez zbaczania z toru.

użyj trzech poziomów oceny. Wymyśl plan dla całej trójki.

Poziom 1
regularnie otrzymuj opinie
napisz co najmniej jeden artykuł na wydanie, który wymaga odpowiedzi od czytelnika. Przykładami mogą być:

Dołącz puste zamówienie i poproś czytelników o przesłanie nazwisk znajomych, którzy mogą chcieć otrzymywać newsletter.

Opublikuj publikację, którą masz w ilości i zobacz, ile próśb otrzymasz z powodu artykułu.

Zadawaj pytania czytelnikom i włączaj artykuły z pytaniami i odpowiedziami do newslettera.

przedsiębiorczy Specjalista ds. rozszerzenia w Missouri rozpoczął biuletyn o nazwie “początki” dla nowożeńców, aby pomóc im uzyskać finansowe stopy na ziemi.

w jednym numerze miała ten artykuł:

(otwiera się w nowym oknie)co robisz?

jak sobie radzicie z pieniędzmi i rachunkami? Czy jesteś zadowolony ze swojego obecnego systemu? Jeśli chcesz podzielić się swoim systemem z innymi, napisz do mnie lub zadzwoń — dołączę go w przyszłym miesiącu “początki.”

w numerze Ogólnopolskiego biuletynu” Communications Concepts “autor poprosił czytelników o wysyłanie kalamburów, aby mógł rozdawać” fun in the pun awards ” najgorszym i najlepszym kalamburom nadesłanym.

Poziom 2
zrób ankietę
zrób to raz w roku. Zapytaj, co czytelnicy czytają, a czego nie czytają, lubią i nie lubią o Twoim biuletynie. Wykorzystaj te informacje, aby je ulepszyć.

tracisz jednak czas, jeśli nie zaprojektujesz ankiety we właściwy sposób. To sztuka. Oto kilka wskazówek:

pytaj tylko o to, co chcesz wiedzieć i nic więcej.

Zachowaj formularz ankiety tak krótki, jak to możliwe-nie więcej niż jeden arkusz 8-1/2 na 11 cali. Najlepiej z tyłu pocztówki.

Dołącz zaadresowaną, stemplowaną kopertę. Adresowana do siebie, opieczętowana kartka pocztowa ma zalety, ponieważ może być wstawiona do jednego z twoich problemów.

ludzie są wyłączeni pytaniami o wiek i dochody. Jeśli te informacje są dla Ciebie ważne, nie pytaj ich najpierw. Niech najpierw rozgrzeją się do Twojej ankiety. Następnie, gdy o to zapytasz, podaj zakresy, takie jak wiek między 30 a 39 rokiem życia lub dochód mniejszy niż 30 000 USD rocznie.

kolejna wskazówka dla ankiety jest taka, że nie musisz pytać wszystkich. Jeśli masz losową próbkę, możesz ekstrapolować wyniki na całą populację. Wybierz na przykład co dziesiąte Imię z listy mailingowej.

przed wysłaniem ankiety do poczty konieczne jest również przeprowadzenie testu na sucho. Przetestuj ankietę na garstce osób, aby upewnić się, że Twoje pytania są zrozumiałe.

Poziom 3
dowiedz się, czy ktoś robi coś innego z powodu twojego newslettera
jest to najtrudniejszy poziom oceny. To musi być starannie zaaranżowane. Dowiedz się, co chcesz promować w swoim biuletynie. Następnie szybko dowiedz się, czy Twoja kampania zrobiła coś dobrego. Oto kroki:

• Wypromuj coś. Możesz użyć dwóch, trzech lub więcej spraw, aby to zrobić.
• dowiedz się, czy ktoś robi to, co promujesz dzięki newsletterowi.
• pamiętaj, aby dowiedzieć się szybko. Mogą zacząć to robić. Ale zapomną, że mają pomysł z biuletynu, chyba że czas Oceny i kampanii blisko siebie. Idealnie, czas powinien być w ciągu 30 dni od zakończenia kampanii – lub na pewno w ciągu trzech miesięcy.
• ze względu na efektywność możesz dołączyć tę ocenę do corocznej ankiety.

to, co wybierzesz do kampanii, zależy od odbiorców i celu. Jeśli Twoi odbiorcy są świeżo poślubieni, a twoim celem jest pomóc im w dobrym rozpoczęciu finansowo, możesz chcieć przeprowadzić kampanię dla nich, aby ustalić budżet.

możesz chcieć kampanii, aby pomóc obserwatorom wagi utrzymać wagę, palaczom rzucić palenie lub rolnikom przyjąć określone praktyki ochrony gleby. Pracownik szpitala przeprowadził kampanię promującą uprzejmość w windach. Cokolwiek to jest, jeśli okaże się, że ludzie zmienili swoje życie z powodu biuletynu, jest to spore osiągnięcie. Tego rodzaju wyniki mogą pomóc ci uzyskać podwyżkę lub więcej subskrybentów. Tak czy inaczej, Ustawiłeś się na gwiazdę newslettera.

(otwiera się w nowym oknie)Market your newsletter

następnym planem, który musisz opracować, jest sposób marketingowy biuletynu. Skutecznym sposobem na to jest poprzez direct mail marketing. Będziesz potrzebował list mailingowych. Jeśli wybrani odbiorcy należą do organizacji, które będą udostępniać Ci listy mailingowe, jesteś gotowy. Ale jeśli próbujesz dotrzeć do publiczności, której członkowie nie są jeszcze zorganizowani w jakiś sposób, to masz swoją pracę przygotowaną dla Ciebie.

oto kilka wskazówek, które pomogą Ci uruchomić listę mailingową:

Zdobądź rozgłos w publikacjach, które docierają do Twoich odbiorców. Jeśli dostaniesz to za darmo, świetnie. Jeśli nie, być może będziesz musiał kupić trochę powierzchni reklamowej. Ogłoszenia niejawne są tańsze niż reklamy displayowe i mogą zawierać znaczną liczbę nazw.

umieść kupony w każdym numerze biuletynu, prosząc czytelników o przesłanie nazwisk przyjaciół lub krewnych, którzy mogą być zainteresowani subskrypcją.

skontaktuj się z kluczowymi osobami, które mają kontakt z publicznością, której szukasz. Zobacz, czy będą skłonni pomóc ci wymyślić nazwiska i adresy. Na przykład w przypadku biuletynu “początki” dla młodych małżeństw autor udał się do Ministrów z prośbą o nazwiska.

gdy już masz listę mailingową, możesz przystąpić do promowania swojego Newslettera i zachęcania do subskrypcji. Zaprojektuj ulotkę pocztową i list motywacyjny, które wyjaśnią czytelnikowi, co zyska na Twoim biuletynie. Odpowiedz Czytelnikowi na odwieczne pytanie: “co z tego będę miał?”Oto wzór, którego możesz chcieć przestrzegać podczas pisania kopii:

• Obiecajcie Benefis.
• powiedz czytelnikom, co dostaną. Zmotywuj ich.
• Utwórz kopię zapasową swoich oświadczeń za pomocą dowodu.
• powtórz najsilniejszą korzyść na zamknięciu.
• Podżegaj do akcji.

idealnie, pakiet direct mail marketing powinien zawierać:

• list motywacyjny.
• ulotki wysyłkowe.
• karta abonamentowa płatna, samoprzylepna.
• przykładowe wydanie Biuletynu.

jeśli twój biuletyn jest dostępny od jakiegoś czasu i szukasz więcej subskrybentów za pomocą kampanii direct mail, możesz włączyć technikę referencji. Dowiedz się od czytelników, co zyskali z twojego newslettera. Jeśli wykonałeś dobrą robotę, powinieneś mieć już tego rodzaju cytaty w swoich plikach. Uwzględnij te cytaty w projekcie ulotki direct mail.

(otwiera się w nowym oknie)Uruchom newsletter

ok, znasz swoich odbiorców i masz jasny cel. Przemyślałeś Plan oceny i marketingu. Jak zorganizować i napisać newsletter?

najskuteczniejsze podejście do organizacji biuletynu wynika zarówno ze świata gazety, jak i ze świata magazynu. Pożyczasz od świata gazety podejście do wiadomości, aby określić znaczenie twoich artykułów. Twój najlepszy, najbardziej aktualny i ważny artykuł idzie pierwszy. Reszta artykułów poniżej.

zapożyczasz ze świata magazynu technikę wydziałów. Oznacza to, że umieszczasz pewne rodzaje informacji pod wstępnie określonymi nagłówkami. Na przykład w “Biuletynie na biuletynach” autor ma dział o nazwie ” recenzje biuletynów.”W nim opowiada o nowych biuletynach, ich odbiorcach, celu, formacie i informacjach o subskrypcji.

inne przykłady działów mogą obejmować kolumny z pytaniami i odpowiedziami, profile osobowości pracowników miesiąca lub felietony gości. Określisz swoje działy na podstawie odbiorców i celu biuletynu.

technika działu sprawia, że Twój biuletyn jest łatwiejszy i szybszy do przeczytania. Działy również pomóc w wydaniu biuletynu. Wiesz dokładnie, gdzie umieścić pewne fragmenty informacji bez konieczności odkrywania koła każdej kwestii.

(otwiera się w nowym oknie)napisz o odpowiednich rzeczach

napisz o tym, co Twoi odbiorcy chcą i muszą wiedzieć. Pomyśl o tych pięciu potrzebach, które każdy ma:

ludzie lubią rozpoznawanie
używają nazw w biuletynie. Ludzie lubią najpierw czytać o sobie, potem o ludziach, których znają i wreszcie o ludziach, którzy są sławni. Wykorzystaj tę potrzebę. Włącz nazwy, kiedy tylko możesz. Podaj przykłady tego, jak prawdziwi ludzie robią rzeczy, które chcesz promować w swoim biuletynie.

na przykład specjalista ds. tkanin w Missouri zrobił biuletyn dla profesjonalnych szwaczek. W każdym numerze używała nazwiska kogoś, kto zadał jej pytanie lub dostarczył jej cenny napiwek.

specjalista od hodowli zwierząt w Missouri zastosował tę samą technikę. Odnajdywał rolników wykonujących takie praktyki, jakie chciał promować, a następnie używał ich nazwisk w swoim biuletynie.

ludzie lubią zarabiać i oszczędzać
bez względu na odbiorców lub cel, zapewnij ekonomiczny kąt biuletynu. Co najmniej jedno odniesienie w każdym wydaniu powinno pomóc ludziom zaoszczędzić lub zarabiać pieniądze.

ludzie tacy jak ochrona
umieszczają w artykule informacje dotyczące bezpieczeństwa lub zdrowia lub mają dział porad. Ludzie wydają się być bardziej świadomi bezpieczeństwa i zdrowia niż kiedykolwiek.

ludzie lubią oszczędzać czas
prawie każdy ma o wiele więcej do zrobienia niż godziny w ciągu dnia. Dotyczy to zwłaszcza odbiorców newslettera. Dlatego subskrybują biuletyny. Łatwe do odczytania wskazówki dotyczące oszczędzania czasu mogą zainteresować czytelników biuletynu.

ludzie lubią się bawić
kiedy autorzy podchodzą do swojego biuletynu jako środka komunikacji z przyjacielem, są bardziej skłonni do pisania lepszej kopii i czytania więcej. Jeśli możesz wywołać uśmiech na czyjejś twarzy, wygrałeś przyjaciela. Dodaj trochę humoru do swojego newslettera. Napisz sprytny nagłówek. W tym dział poke-fun. Przekaż zabawną sytuację, którą ktoś rozwiązał.

na przykład administrator z Missouri napisał biuletyn dla swoich pracowników i zawsze zawierał dział “indyka miesiąca”, w którym przyznał się do błędu lub boo-boo, który popełnił.

nazwa biuletynu pracownika dla morskiego świata San Diego to ” the Whale Street Journal.”Specjalista ds. produkcji mleczarskiej zatytułował swój biuletyn” nie ma faktów na temat wymion byków.”

Specjalista ds. hodowli zwierząt dodałby cytat na końcu swojego biuletynu jako wypełniacz. Ale zamiast używać jednego z tych niewinnych anonimowych cytatów, zawsze cytował prawdziwą osobę z żartu usłyszanego przy kawie w restauracji w małym miasteczku, gdzie często spotykał się z rolnikami.

(otwiera się w nowym oknie)napisz do szybkiego czytania

ludzie chcą, aby biuletyny były szybkie czytanie. Chcą być w stanie szybko uchwycić informacje, które zaprezentowałeś. Napisz swoje artykuły, aby pomóc czytelnikowi czytać szybciej.

zacznij z hukiem
nie owijaj w bawełnę. Do rzeczy. Artykuły z newslettera nie wymagają kwiecistych wstępów. Więc Pożycz zwięzły styl pisania dziennikarstwa prasowego.

użyj bardziej znanego i krótszego słowa.

pisz do Expressu, nie imponuj. Po co mówić “wykorzystaj”, kiedy” użyj”?

napisz na poziomie nieco poniżej tego, co Twoi odbiorcy są w stanie przeczytać. Czytelnicy doceniają to, ponieważ czytanie idzie szybciej, a to oszczędza im czas. Nawet takie Gwiezdne publikacje jak The Wall Street Journal nie przekraczają poziomu lektury w liceum. Zrób tak zwany “indeks mgły” w swoim biuletynie. Jest to technika sprawdzania poziomu klasy, dla której jest napisany.

napisz tak jak mówisz
Zachowaj nieformalny styl. W końcu to list.

Edytuj swoją kopię
pozostaw ją co najmniej 24 godziny, a następnie wróć i pozbądź się słownictwa i wyczyść tekst dla jasności. Jeśli to możliwe, poproś co najmniej jedną inną osobę, aby edytowała kopię za Ciebie. Trudno być własnym redaktorem.

najważniejszą częścią artykułu jest pierwsze zdanie. Po napisaniu pierwszego projektu artykułu wróć i upewnij się, że pierwsze zdanie przyciąga uwagę.

jeszcze ważniejszy od pierwszego zdania jest nagłówek. Nagłówki mogą tworzyć lub łamać twój biuletyn. Co ludzie robią, gdy skanują publikację? Czytają nagłówki gazet. To decyduje o tym, co będą czytać-jeśli coś przeczytają.

(otwiera się w nowym oknie)walka o dobre nagłówki

pisanie dobrych nagłówków to walka. Często zajmuje to więcej czasu niż napisanie artykułu. Ale to, co znajdziesz, to to, że pisząc nagłówek, przebijasz się do istoty artykułu. Autorzy często wracają i ponownie piszą pierwszą część swoich artykułów, aby dopasować je do dobrych nagłówków. Pisanie nagłówków pomaga sformułować punkt tak zwięźle, jak to tylko możliwe. Oto kilka zasad dobrego pisania nagłówków:

użyj czasowników akcji
czasowniki takie jak “grab”, “strike”, “stir” I “build” są czasownikami, które implikują działanie. Trzymaj się z dala od czasowników statycznych, takich jak “jest” i ” są.”Nagłówek jest nawet ciemniejszy, jeśli w ogóle nie zawiera czasownika. Nagłówki te nazywane są” nagłówkami etykiet ” i mogą być śmiertelne, chyba że są używane w połączeniu z towarzyszącym nagłówkiem, często w mniejszym typie, który zawiera czasownik.

• Poor
  Annual Meeting News
• Better
  Zaplanuj swoją drogę do Portland na doroczne spotkanie

Użyj czasu teraźniejszego
Zachowaj czasowniki w czasie teraźniejszym. Jest to styl, do którego czytelnicy są przyzwyczajeni w gazetach. Czas teraźniejszy zwykle zajmuje również mniej cenną przestrzeń.

przejdź do rzeczy
powiedz o czym jest artykuł. Bądź sprytny, jeśli potrafisz. Ale nie oszukuj czytelnika co do punktu artykułu. Na przykład nagłówek artykułu o tym, jak napisać dobre CV, zatytułowany był “nie pozwól, aby CV zapchało Twój plik.”To sprytna gra słów, ale wciąż mówi o tym, o czym był artykuł.

(otwiera się w nowym oknie)opracowanie stylu

aby ułatwić pisanie, musisz ustalić pewne wytyczne, znane w branży wydawniczej jako styl. Oznacza to, że zawsze robisz pewne rzeczy w ten sam sposób, więc nie musisz ponownie myśleć, jak to zrobić.

Twój styl zawiera takie rzeczy jak np. tytuły. Po pierwsze, Twoim źródłem może być John Smith, a po drugie, Pan Smith lub Smith. Może chcesz odnieść się do wszystkich kobiet z tytułem ms. lub może chcesz zrezygnować z tytułów całkowicie. Nie ma nic dobrego ani złego w żadnym z tych wyborów. Po prostu zdecyduj i trzymaj się tego. To również sprawia, że pisanie jest łatwiejsze do odczytania. Czytelnik podświadomie podłapuje Twój styl i nie gubi się.

oprócz tytułów, możesz również podjąć decyzję o tym, jak pisać cyfry i jak określać Stany.

jeśli nie chcesz podejmować tych wszystkich decyzji samodzielnie, po prostu przyjmij styl kogoś innego. Popularnym przewodnikiem po stylu jest The Washington Post Deskbook on Style. Wiele gazet używa tych książek. Oba są łatwo dostępne w księgarniach lub można je łatwo zamówić.

inne rzeczy, które dotyczą Twojego newslettera, nie będą objęte standardową książką stylów. Więc stwórz swój własny suplement. W nim mogą być takie rzeczy, jak akronimy, których nie przeliterujesz i jak odnosisz się do organizacji na drugim odwołaniu. Na przykład, MU ma dodatkową książkę stylu, w której zasady dotyczące drugiego odniesienia do uniwersytetu są wyjaśnione: albo używać MU lub Mizzou.

postępuj zgodnie z tymi wskazówkami, a jesteś na dobrej drodze do dobrze napisanego, dobrze zorganizowanego i dobrze przeczytanego biuletynu.

(otwiera się w nowym oknie)Bibliografia

• Edycja Newslettera: Jak stworzyć skuteczną publikację przy użyciu tradycyjnych narzędzi i komputerów. Coast to Coast Books, 1988.
• Benedykt, Linda i Jan Colbert. CM0440, 1990.
• Davis, Frederic and John Barry. Publikowanie newslettera z Pagemaker. Dow Jones-Irwin, 1988.
• Francuski, Krzysztof W., Red. The Associated Press Stylebook and Libel Manual, 1987.
• Goss, Fryderyk. Sukces w wydawaniu biuletynu.praktyczny przewodnik. Biuletyn Stowarzyszenia, 1985.
• Hudson, Howard. Publikowanie Biuletynów. Scribners, 1982.
• Copyediting: A Practical Guide. William Kaufman, 1982.
• Kessler, Lauren i Duncan McDonald. When words Collide: a Journalist ‘ s Guide to Grammar and Style. Wadsworth, 1984.
• Webb, Robert A., Red. The Washington Post Deskbook on Style. McGraw-Hill, 1978.
• Biały, Jan Editing by Design: A Guide to Effective Word-and-Picture Communication for Editors and Designers. R. R. Bowker Co., 1982.
• Biały, Jan Korzystanie z Wykresów i Wykresów. R. R. Bowker Co., 1984.