jaki jest cel systemu zamówień?

jaki jest cel systemu zamówień?

w pewnym momencie w trakcie małych operacji biznesowych na pewno będziesz musiał kupić towary lub usługi od innej firmy. Niezależnie od tego, czy jest to kilka małych zakupów, czy kilka dużych zakupów, będziesz potrzebować sposobu śledzenia zamówień. System zamówień zakupu umożliwia tworzenie i realizację zamówień-od zapotrzebowania na zakup, aż do płatności dostawcy, aby usprawnić proces zakupu.

jak działa System zamówień zakupu

po skonfigurowaniu systemu ze wszystkimi użytkownikami w organizacji – od pracowników, którzy mogą żądać produktów, przez kierowników działów, którzy zatwierdzają zakupy, po Dział Zakupów, który zajmie się większymi zakupami, łatwo staje się zautomatyzować proces zatwierdzania i przekazać rzeczy do działu zobowiązań w celu obsługi płatności faktur.

zapotrzebowanie na zakup

gdy ktoś potrzebuje towarów lub usług dla firmy, tworzy zapotrzebowanie na zakup, które określa, czego potrzebuje, od kogo, kiedy go potrzebuje, gdzie zostanie dostarczony i ile kosztuje.

stamtąd trafi do odpowiedniego pracownika w celu zatwierdzenia. Jeśli nie zostanie zatwierdzony, pracownik może zauważyć, dlaczego został odrzucony lub poprosić o zmiany przed zatwierdzeniem.

zamówienie zakupu

po zatwierdzeniu zapotrzebowania na zakup stanie się ono oficjalnym zamówieniem wysyłanym do dostawcy. Po zaakceptowaniu przez dostawcę staje się prawnie wiążącą umową i wymaga od sprzedawcy wysłania zamówionych towarów lub usług.

każdemu PO przypisany jest numer zamówienia zakupu w celu łatwiejszego śledzenia przez system. Obejmuje wszystko, od zapotrzebowania, wraz z adresem rozliczeniowym i wszelkimi dodatkowymi warunkami.

zamówienie zrealizowane

w tym momencie sprzedawca wysłał zamówiony towar lub wykonał zamówione usługi. Sprzedawca powinien dostarczyć informacje o śledzeniu, aby Twoja organizacja wiedziała, kiedy należy się spodziewać dostawy.

otrzymane towary

po przybyciu przesyłki ktoś w organizacji potwierdza odbiór przedmiotów. Ponieważ produkty mogą być dostarczane w wielu przesyłkach, ważne jest, aby sprawdzić dokument pakowania przed przedmiotami, które zostały zamówione za każdym razem, aby upewnić się, że otrzymałeś tylko zamówione przedmioty i płacisz tylko za to, co otrzymałeś.

przetwarzanie faktur

system zamówień zakupu powinien zautomatyzować proces trójdrożnego dopasowania, porównując zamówienie zakupu z otrzymanym towarem, z fakturą dostawcy. W przypadku, gdy coś nie pasuje, jest oznaczane jako ręczna interwencja.

gdy wszystko pasuje, jest automatycznie przekazywane do działu płatności. Dzięki temu żadne faktury nie wpadną w niepowołane ręce, co pozwoli Ci szybko zapłacić wszystkim dostawcom, co wzmocni relacje z dostawcami i potencjalnie pozwoli ci uzyskać zniżki na wcześniejsze płatności.

w organizacjach, w których jeden dział zajmuje się budżetem, inny dokonuje zakupów, a inny płaci rachunki, system zamówień pozwala wszystkim zobaczyć, co dzieje się w czasie rzeczywistym, podczas gdy systemy papierowe pozostawiają wiele miejsca na błędy.

zalety systemu zamówień zakupu

Poprawa dokładności zamówień

Wysłanie zamówienia do Dostawcy jest legalną ofertą zakupu. Jeśli dostawca przyjmie zamówienie, tworzy ono dokument prawny między tobą a dostawcą. Dopóki dostawca nie przyjmie zamówienia, nie ma umowy.

Korzystanie z zamówień zakupu zapewnia dokładną dokumentację tego, co zostało zamówione, w przypadku sporu. PO wymienia ilości, opisy artykułów, cenę, rabaty, termin dostawy i instrukcje, dzięki czemu ryzyko błędu jest mniejsze w porównaniu z zamówieniem słownym.

upewnienie się, że dane na PO są prawidłowe, znacznie ułatwi również opłacenie powiązanej faktury.

lepsze zarządzanie zakupami

ponieważ system zamówień określa koszty przed rozpoczęciem pracy, łatwiej jest zobaczyć, jak wpływają na budżety. Możesz złożyć zamówienie na jeden projekt lub wiele projektów w tym samym czasie.

kiedy zamawiasz towary lub usługi dla projektu, zastosuj odniesienie do projektu do zamówienia, aby móc powiązać towary w zamówieniu z projektem. Automatyzuje to alokację zapasów i kosztów do projektu na każdym etapie cyklu życia zamówienia zakupu, dzięki czemu można podać dokładne oferty.

jeśli chcesz, aby Twój POs był dokładny, musisz obliczyć rzeczywiste ilości zamówienia zakupu, aby określić koszty przed rozpoczęciem projektu.

Oszczędzaj czas i pieniądze

kiedy dostawcy wysyłają faktury, które odnoszą się do Twojego numeru PO, pracownicy nie muszą tracić czasu na sprawdzanie, czy rachunek jest zgodny z prawem. Ponieważ PO staje się umową po zaakceptowaniu jej przez dostawcę, eliminuje to wszelkie spory w tym zakresie.

ze względu na proces PO, faktura powinna zostać wprowadzona do systemu księgowego w odniesieniu do pierwotnego PO, automatycznie rejestrując dostawę i aktualizując stany magazynowe. Szybsze terminy płatności oznaczają oszczędność kosztów przetwarzania faktur, ponieważ ich przetwarzanie zajmuje mniej czasu, co pozwala zespołowi na produktywne wykonywanie innych zadań.

prowadzenie działalności z agencjami rządowymi

większość agencji rządowych nie płaci faktur, dopóki nie otrzyma ważnego zamówienia zakupu. Bez możliwości tworzenia POs masz ograniczone możliwości biznesowe.

jeśli tworzysz zamówienia zakupu, mówisz innym, że jesteś na szczycie swoich finansów i przepływów pieniężnych, dzięki czemu możesz zyskać więcej zaufania do firm, które nie używają systemu zamówień zakupu.

Usprawnij swoje zapasy

dzięki skutecznemu oprogramowaniu do zamówień zakupu możesz łatwo zobaczyć swoje inwestycje finansowe w zapasy, aby lepiej zarządzać zapasami. Będziesz mógł zobaczyć aktualne poziomy zapasów, zmienić kolejność poziomów, wstrzymane zapasy i wolne zapasy. Daje to poziom przejrzystości i kontroli, którego brakuje wielu firmom – co prowadzi do niedoborów zapasów. Korzystanie z zamówień zakupu daje wgląd we wszystkie te obszary, oprócz kosztów i procesu sprzedaży, dzięki czemu można lepiej zobaczyć marże zysku na każdym z produktów.

Odkryj swoich najlepszych dostawców

Czy wiesz, że twoi najlepsi dostawcy są? Czy wiesz, od kogo zamawiasz większość swoich produktów? Czy wiesz, ile płaciłeś za poprzednie produkty i czy powinieneś otrzymywać rabaty za Umowę lub ze względu na wielkość zakupu?

wiele firm pozostawia te pytania bez odpowiedzi i jako takie robią sobie wielką krzywdę.

Twój system zamówień pozwoli Ci szybciej i łatwiej zobaczyć, którzy dostawcy dbają o większość Twoich potrzeb. Będziesz także w stanie określić, którzy dostawcy nie dotrzymują swojej części Umowy – poprzez konsekwentne opóźnienia w dostawach, niedostępne pozycje i tak dalej.

ta informacja pozwala zobaczyć, kiedy nadszedł czas, aby zrezygnować z dostawcy na rzecz innego dostawcy, lub kiedy nadszedł czas, aby wynegocjować lepsze warunki płatności z niektórymi dostawcami.

praca z solidnym systemem zamówień zapewnia Twojej firmie dostęp do wielu informacji, które pomogą Ci podejmować decyzje oparte na danych. Informacje na temat wydatków, miejsca ich wydania i tego, z kim je wydajesz, pomogą Ci informować o przyszłych wyborach, aby przyspieszyć wzrost i poprawić rentowność.