Komunikacja dla profesjonalistów

Komunikacja, nawet ta, która składa się ze starannie zastosowanego podejścia procesowego, może nadal nie działać, jeśli chodzi o zrozumienie Twojego przekazu przez odbiorców w sposób, w jaki zamierzałeś. Zakłócenia w komunikacji są często nazywane ” szumem.”Hałas może być hałasem fizycznym, takim jak głośna rozmowa w korytarzu, ale może być również spowodowany przez wiele innych źródeł. Akt komunikacji może zostać zakłócony przez następujące rodzaje hałasu, które odwracają uwagę odbiorców od wiadomości:

• szum fizyczny
• szum fizjologiczny
• szum techniczny
• szum Organizacyjny
• szum kulturowy
• szum psychologiczny
• szum semantyczny (język, słowa)

hałas fizyczny

hałas fizyczny to zakłócenia pochodzące z zewnętrznego źródła lub środowiska, w którym następuje komunikacja. Statyka podczas rozmowy telefonicznej, sale konferencyjne w budynku w pobliżu toru lotu lotniska, rozmowy podczas prezentacji, nie wyciszanie dźwięku podczas pisania podczas spotkania online to fizyczny hałas. Hałas fizyczny może mieć również charakter nie słuchowy. Wyskakujące okienka generują wizualny hałas w środowisku online, podobnie jak współpracownik gestykulujący poza oknem biura, gdy jesteś na spotkaniu online, tworzy wizualny hałas. Czasami możesz kontrolować hałas fizyczny, na przykład prosząc bezpośrednio na początku spotkania online, aby uczestnicy wyciszyli dźwięk, gdy nie rozmawiają. Innym razem nie będziesz miał kontroli nad fizycznym hałasem. Jako komunikator zdaj sobie sprawę, że musisz być przygotowany na radzenie sobie z fizycznym hałasem.

niektóre strategie pomagające odbiorcom zrozumieć Twoją wiadomość, nawet przy obecnym fizycznym hałasie, obejmują powtarzanie kluczowych informacji, śledzenie osobistego spotkania lub Prezentacji z podsumowaniem przesłanym e-mailem lub powtarzanie pytań zadawanych przez uczestników podczas spotkania online.

hałas fizjologiczny

hałas fizjologiczny dotyczy twoich własnych zdolności widzenia i słyszenia, stanu zdrowia, zmęczenia lub głodu w czasie komunikacji lub dowolnego z wielu różnych problemów fizjologicznych, które mogą zakłócać zwracanie uwagi na wiadomość. Chociaż nie możesz zrobić wiele jako komunikator, aby złagodzić fizjologiczny hałas innych osób, możesz odbierać sygnały wizualne podczas osobistej komunikacji w czasie rzeczywistym i odpowiednio dostosowywać swoją wiadomość. Na przykład możesz mówić wolniej lub głośno lub być bardziej zwięzły, jeśli widzisz, że zainteresowanie odbiorców maleje przed lunchem. Zarówno w przypadku komunikacji osobistej, jak i elektronicznej możesz oferować elektroniczne wersje swoich informacji odbiorcom, którzy mogą potrzebować zwiększyć rozmiar czcionki. Bądź świadomy, że istnieje hałas fizjologiczny i bądź przygotowany na dostosowanie się do sytuacji komunikacyjnej i potrzeb odbiorców.

hałas techniczny

problemy ze sprzętem technicznym mogą zakłócać odbiór i zrozumienie wiadomości przez odbiorców. Sprzęt online lub wideokonferencyjny może nie działać dla wszystkich, łączność może być powolna lub serwery mogą ulec awarii. Aby zmniejszyć hałas techniczny, upewnij się, że ćwiczysz na sprzęcie, którego potrzebujesz, i masz plan zapasowy do komunikowania długich lub bardzo ważnych wiadomości przy użyciu niższego formatu technologicznego.

szum Organizacyjny

szum Organizacyjny może wystąpić, jeśli nie jesteś świadomy lub lekceważysz oczekiwane kanały komunikacji w swojej organizacji. Niektóre organizacje są tak skonstruowane, że pracownicy na niektórych poziomach komunikują się tylko z pracownikami na podobnych poziomach, podczas gdy inne organizacje są mniej zorganizowane z ich kanałami komunikacji. Jako komunikator, upewnij się, że rozumiesz swoją kulturę organizacyjną w jak największym stopniu. Nie bój się zapytać rówieśników lub przełożonych o odpowiednie kanały komunikacji, aby inni skupili się na twojej wiadomości, a nie na trasie lub osobach, do których została wysłana.

hałas kulturowy

hałas kulturowy występuje, gdy różnią się oczekiwania kulturowe, Etykieta, postawy i wartości. Istnieje wiele różnych kultur na podstawie narodowości, wieku, płci, regionów, pozycji społecznych, grup roboczych i innych, a osoby należą do wielu kultur. Jako komunikator, Twoim zadaniem jest próba zmniejszenia szumu kulturowego poprzez bycie jak najbardziej poinformowanym o swoich odbiorcach komunikacyjnych; próba przewidywania i odpowiadania na pytania z innych punktów widzenia; i używanie inkluzywnego, nie stronniczego języka.

hałas psychologiczny

hałas psychologiczny powstaje w wyniku osobistych postaw, założeń i uprzedzeń. Ludzie mają szczególne perspektywy i światopogląd; hałas komunikacyjny występuje, gdy treść, język i postrzegane postawy komunikatora i odbiorców nie zazębiają się. Podobnie jak w przypadku hałasu kulturowego, Twoim zadaniem jako komunikatora zajmującego się hałasem psychologicznym jest uświadomienie sobie, że ludzie będą interpretować twoje przesłanie inaczej, w zależności od własnych perspektyw. Staraj się zredukować szum psychologiczny, oferując swoją komunikację bardzo jasno i bezpośrednio, używając otwartego i bezstronnego języka oraz odpowiadając spokojnie i troskliwie na postawione pytania i problemy.

szum semantyczny

szum semantyczny dotyczy słów i języka. Czy język komunikacji jest jasny i łatwy do zrozumienia? Czy jest wolny od profesjonalnego żargonu (jeśli publiczność jest na niskim lub mieszanym poziomie profesjonalnego zrozumienia)? Czy abstrakcyjne koncepcje są poparte konkretnymi przykładami? Czy język jest wolny od błędów gramatycznych i technicznych? Czy zdania są przejrzyste w swojej strukturze i łatwe do czytania lub słuchania? Czy koncepcje oferowane w kolejności logicznej do celu komunikacji i właściwej dla jej odbiorców? Czy jest za dużo informacji i / lub jest za dużo słów? Wszystkie te problemy językowe, nawet niewielkie, mogą wymknąć się z treści wiadomości. Jako przykład, możesz przeczytać dokumenty, w których pisarz konsekwentnie używa “its/its” nieprawidłowo, lub możesz słuchać mówców, którzy stale mówią “uh” podczas mówienia. Czy bardziej skupiłeś się na liczeniu ” swoich “lub” uhs ” niż słuchaniu wiadomości?

jako komunikator powinieneś pracować nad wyeliminowaniem szumów semantycznych poprzez ostrożną rewizję. Jeśli to możliwe, poproś innych o opinię, aby ustalić, czy Twoi odbiorcy rozumieją Twój język w sposób, w jaki zamierzałeś.

poniższy film zagłębia się w szum semantyczny i psychologiczny.

podsumowanie

poniższy film przedstawia wiele rodzajów szumów, które mogą zakłócić ostrość komunikacji. Jednak sam film zawiera trochę szumu-sprawdź, czy możesz go znaleźć i zastanów się, jaki ma na Ciebie wpływ.