korzyści z pracy bez papieru

co to jest biuro bez papieru?

biuro bez papieru to miejsce pracy, które ma minimalne procesy oparte na papierze i opiera się na zdigitalizowanych dokumentach. Niektóre organizacje preferują termin “papierowe światło”, ponieważ wiele biur i działów nie może całkowicie wyeliminować plików papierowych z powodu wymagań dotyczących procesu lub zgodności.

niezależnie od tego, ograniczenie użycia papieru pomaga przyspieszyć proces transformacji cyfrowej organizacji. Zazwyczaj wiąże się to z przejściem do elektronicznego systemu zarządzania dokumentami, który digitalizuje pliki i przechowuje je w centralnym repozytorium.

korzyści płynące z braku papieru

korporacje w USA wydają ponad 120 miliardów dolarów rocznie na same drukowane formularze, z których większość staje się przestarzała w ciągu trzech miesięcy i kończy się w śmieciach. Ponadto pracownicy biurowi spędzają 30-40% czasu na poszukiwaniu dokumentów w fizycznych szafach na dokumenty.

niektóre z najbardziej papierowych działów to Zasoby ludzkie, zobowiązania i należności, zarządzanie obiektami i obsługa klienta, które zajmują się dużą ilością wniosków, życiorysów, paragonów, zleceń pracy, faktur, rachunków i innych.

oczywiście praca z dokumentami papierowymi stwarza problemy, które uniemożliwiają pracownikom produktywność, a Organizacji oszczędność kosztów. Zastosowanie systemu bez papieru może rozwiązać te problemy i osiągnąć korzyści, takie jak:

• oszczędność czasu poświęconego na lokalizowanie i pobieranie plików fizycznych. Dokumenty cyfrowe można łatwo organizować i indeksować, co sprawia, że wyszukiwanie potrzebnych plików jest znacznie szybsze dzięki funkcjom wyszukiwania. W miarę jak dokumenty stają się bardziej dostępne, czas potrzebny na odzyskanie plików jest znacznie krótszy, dzięki czemu Twój zespół może być bardziej produktywny i skupić się na innych ważnych zadaniach.
• promowanie współpracy między członkami zespołu. Pracownicy mogą udostępniać pliki cyfrowo bez drukowania i przeglądać zaktualizowane i poprzednie wersje dokumentów. Minimalizuje to kroki i optymalizuje przepływ pracy podczas wspólnej pracy nad dokumentami.
• poprawa bezpieczeństwa informacji. Prawa dostępu mogą być przypisywane i cofane w zależności od poziomu użytkownika i typu dokumentu. Dzięki szczegółowym ustawieniom zabezpieczeń poufne i poufne informacje mogą być śledzone i chronione przed niewłaściwym wykorzystaniem i nieautoryzowanymi zmianami. Zmniejsza to również ryzyko utraty i kradzieży.
• oszczędność kosztów związanych z drukowaniem i przechowywaniem dokumentów. Eliminacja większości dokumentów pomaga zaoszczędzić pieniądze wydane na papier i szafki na dokumenty, a także inne koszty, takie jak tusz do kserokopiarki i materiały biurowe.

jak przekształcić się w biuro bez papieru

system zarządzania dokumentami przechwytuje i przechowuje informacje cyfrowo na jednej platformie ze zintegrowanymi opcjami wyszukiwania. Aby ułatwić przejście z papierowego na cyfrowy, możesz zacząć od:

• ustalenie właściwego rozwiązania. Platforma, którą wdrażasz, powinna odpowiadać na unikalne potrzeby i wyzwania biznesowe, z elastycznością dostosowywania się do zmian i skalowania wraz ze wzrostem.
• rozpoczęcie procesu digitalizacji. Jest to prawdopodobnie najtrudniejsza część ze względu na czas i pracę. Wielkość pracy zależy od ilości plików papierowych. Jednak z pomocą dostawcy rozwiązań możesz opracować strategię walki z procesem cyfryzacji, która następnie może zostać wdrożona jako najlepsze praktyki dla pracowników.
• wpajanie zarządzania zmianami. Kluczowym elementem każdej udanej inicjatywy transformacyjnej jest uzyskanie akceptacji ze strony zainteresowanych stron. Pomóż swojemu zespołowi zrozumieć potrzebę zmian i w jaki sposób nowy system pomaga im stać się bardziej produktywnymi, wpływowymi i wartościowymi w ich pracy. Opracuj program szkoleniowy, aby przygotować pracowników do obsługi nowych procesów i zebrać od nich informacje zwrotne w celu dalszego doskonalenia.

jak w przypadku każdej zmiany, dostosowanie organizacji zajmie trochę czasu. Zaleca się, aby rozpocząć na mniejszą skalę od krytycznych procesów, które mają największy wpływ od przejścia na papier, przed skalowaniem rozwiązania do innych procesów i działów.

aby dowiedzieć się więcej o tym, jak system zarządzania dokumentami może pomóc w bezpapierowym przejściu biura, skontaktuj się z nami.