Minute Book: Co To jest książka firmowa i dlaczego jest ważna
co to jest minute book?
dlaczego ważne jest prowadzenie księgi firmowej lub ewidencji działalności gospodarczej?
co jest zawarte w książce minutowej i jakie są konsekwencje, że książka minutowa nie jest aktualizowana?
w tym artykule omówimy wszystko, co musisz wiedzieć o książkach minutowych.
jesteś gotowy?
zaczynajmy…
spis treści
Co to jest minute book
minute book, Corporate minute book lub corporate book jest oficjalnym zapisem wewnętrznych działań i decyzji firmy.
Merriam-Webster definiuje minute book jako “oficjalny pisemny zapis transakcji akcjonariuszy i dyrektorów korporacji”.
Księga minut jest zasadniczo spoiwem korporacyjnym zawierającym uchwały spółki, księgę akcjonariuszy, statut, listę dyrektorów, Regulaminy i wszystkie wewnętrzne dokumenty korporacyjne spółki.
kiedy po raz pierwszy włączasz firmę, musisz natychmiast uporządkować wszystkie dokumenty korporacyjne w Księdze minut, aby zapewnić prowadzenie jasnych rejestrów firmy.
książka zawiera szczegółowe informacje na temat historii firmy.
ponieważ firma jest osobą prawną działającą za pośrednictwem Zarządu, musi śledzić ważne działania i wydarzenia w swoim życiu oraz dokumentować proces podejmowania decyzji.
osoba fizyczna może prowadzić dziennik ważnych wydarzeń w swoim życiu.
korporacja musi prowadzić rejestry ważnych decyzji w swoim życiu i wykazać, że decyzje te zostały podjęte zgodnie z korporacyjnymi zasadami rządzącymi i prawem.
minutnik zasadniczo zawiera pamiętnik firmy.
co to jest “protokół”
protokół lub protokół posiedzenia stanowią udokumentowaną relację ze spotkania lub decyzji.
na przykład zarząd firmy jest odpowiedzialny za podejmowanie ważnych i strategicznych decyzji dla firmy.
zazwyczaj spotykają się kilka razy w roku, aby omówić sprawy firmy, zarządzanie, ocenić, jak sprawy idą i co należy zrobić dalej.
Sekretarz firmy jest odpowiedzialny za przygotowanie pisemnej relacji z tego, co zostało omówione podczas tych spotkań i podjętych decyzji.
tak nazywamy spotkanie “protokołami”.
protokół stanowi szczegółową notatkę o tym, co zostało omówione i jakie decyzje zostały podjęte przez kogo.
po przygotowaniu protokołów z posiedzenia są one następnie przekazywane każdemu członkowi zarządu obecnemu na posiedzeniu w celu zatwierdzenia i potwierdzenia jego treści.
ostatecznie zatwierdzone Protokoły spotkań zostaną umieszczone w Księdze minut firmy, aby uwzględnić decyzje i proces decyzyjny firmy.
co idzie w książce minutowej
co idzie w książce minutowej i jej zawartość jest ogólnie standardem.
w książce minutowej znajdują się niezbędne dokumenty i informacje dla korporacji:
- statut spółki
- statut spółki
- Uchwała zarządu
- Uchwała akcjonariuszy
- rejestr dyrektorów
- rejestr urzędników
- rejestr akcjonariuszy
- księga akcjonariuszy
- Księga przekazań akcji
- umowy subskrypcji
- dokumenty rejestrowe spółek
- certyfikaty na akcje
- umowa akcjonariuszy
- dotacje na opcje
- umowy kredytowe
- zmiany w statucie spółki
minutnik zawiera informacje na temat struktury prawnej spółki, decyzji, które zostały podjęte w przeszłości przez dyrektorów i akcjonariuszy, w jaki sposób firma może podejmować nowe ważne decyzje i kim są interesariusze firmy.
kiedy musisz pokazać swoją książkę firmową
istnieje wiele przypadków, w których musisz przedstawić historię firmy i książkę minut.
oto kilka przykładów zdarzeń wymagających pokazania książki minut dla Twojej korporacji:
- proces Due diligence
- sprzedaż Twojej firmy
- przeniesienie Twojej firmy na inną osobę
- finansowanie bankowe
- transakcja na rynku nieruchomości
- zakup pojazdu
- finansowanie rundy zalążkowej
- finansowanie dla inwestorów
- pierwsza oferta publiczna
- otwarcie linii kredytowej
- dla celów rachunkowości podatkowej
- audyt firmy
- kontakt z organami rządowymi
w każdej z powyższych okoliczności może być wymagane wykazanie, że historia firmy jest dobrze udokumentowane i że inwestor lub firma finansująca prowadzi z Tobą transakcje na podstawie pełnej wiedzy o statusie korporacyjnym i historii Twojej firmy.
jeśli twoja firmowa Księga rekordów jest niekompletna lub nie udokumentowana, może to opóźnić transakcję lub nawet ją skompromitować.
więc upewnij się, że Twoje dane są aktualne.
Czy potrzebuję książki minutowej
krótka odpowiedź brzmi tak!
Jakie jest znaczenie książki minutowej?
do zapoznania się z historią firmy potrzebna jest książka minutowa.
w pewnym sensie nie jest to prawdziwa książka minut, która jest ważna, ale cała treść, którą musisz w niej zachować.
w życiu firmy w wielu przypadkach będziesz musiał wrócić do protokołów korporacyjnych, aby przedstawić dowody wcześniejszych decyzji lub działań firmy.
na przykład, jeśli Twoja firma podjęła ważną linię kredytową w banku, wyemitowała akcje w kontekście finansowania korporacyjnego lub finansowania rundy zalążkowej lub mogła odkupić akcje od niektórych akcjonariuszy, będziesz musiał podać zapisy w protokole firmy, aby wykazać, że takie decyzje zostały podjęte zgodnie z zasadami obowiązującymi w firmie i przepisami prawa.
jeśli firma zaniedbuje swoją księgę korporacyjną i nie dotrzymuje protokołów dotyczących jej ważnych decyzji, może w końcu zapłacić wiele opłat prawnych, aby odtworzyć historię firmy.
spółka może być zmuszona zapłacić za udokumentowanie ważnych wcześniejszych decyzji i przedstawienie dowodów, że jej wcześniejsze decyzje zostały należycie zatwierdzone przez zarząd i akcjonariuszy spółki.
jak zorganizować książkę minutową
organizowanie książki minutowej nie jest zasadniczo skomplikowanym procesem.
oczywiście mogą istnieć znaczące różnice między obsługą minut Książki w dużym wielonarodowym a lokalnym małym sklepie.
więc jak zachować książkę minutową?
Twoja książka minut powinna zawierać minimalnie:
- Twój statut lub świadectwo założycielskie wraz ze wszystkimi jego zmianami
- Twój statut spółki wraz ze wszystkimi jego zmianami
- rejestr twojego zarządu
- uchwała i protokół z pierwszego posiedzenia organizacyjnego
- protokół ze wszystkich posiedzeń zarządu
- uchwały akcjonariuszy przedstawiające wszystkie zgody akcjonariuszy
- akcjonariusze spółki i rejestr akcji
każda spółka może zdecydować, jakie informacje zachować w swojej Księdze minut.
często wszelkie informacje, które mogą potencjalnie wpłynąć na korporację jako podmiot, powinny być przechowywane w Księdze korporacyjnej.
co się stanie, jeśli moja książka minut nie jest aktualna
jeśli Twoja firma nie ma Aktualnej i dobrze udokumentowanej Księgi rekordów, możesz mieć do czynienia z ważnymi konsekwencjami.
często firmy widzą ważną transakcję opóźnioną lub nawet wykolejoną w wyniku nieadekwatności ich Księgi minutowej.
na przykład ciężko pracowałeś, aby znaleźć inwestora, który zainwestuje w twoją firmę.
bardzo potrzebujesz funduszy inwestycyjnych.
UPS, jest problem!
inwestor nie chce inwestować, dopóki Twoja firma nie będzie mogła odpowiednio pokazać i udokumentować wcześniejszych decyzji.
inwestor chce mieć pewność, że spółka w przeszłości nie naruszyła niczyich praw, jej decyzje były zgodne z prawem i przepisami spółki.
bez pewności, że działalność spółki była regularna, inwestor widzi ryzyko.
oto krótka lista przypadków, w których firma może zmierzyć się z potencjalnymi konsekwencjami braku zachowania księgi minutowej:
- niewykonanie zobowiązania w obowiązkowych dokumentach regulacyjnych
- narażenie na kary prawne za nieprzestrzeganie przepisów
- szerszy audyt w kontekście transakcji sprzedaży
- Zarząd podlega procesowi sądowemu w zależności od charakteru nieudokumentowanej decyzji
- możliwy pozew akcjonariusza o nieudokumentowane decyzje wpływające na prawa akcjonariuszy
- byli dyrektorzy stają się odpowiedzialni za działania nowych dyrektorów, jeśli zmiana nie została udokumentowana
- niemożność odtworzenia historii firmy na zadowolenie ważnego inwestora
intensywność konsekwencji może się różnić w zależności od charakteru decyzji, wielkości spółki, możliwych naruszeń prawa i liczby interesariuszy potencjalnie dotkniętych decyzjami spółki.
najlepiej skonsultować się z prawnikiem korporacyjnym, aby zapewnić prawidłowe prowadzenie księgi minutowej firmy, aby uniknąć niepotrzebnego ryzyka.
minutnik firmy jest oficjalnym zapisem historii firmy od momentu jej założenia.
firmy są zobowiązane do prowadzenia szczegółowej ewidencji dokumentów korporacyjnych, decyzji i transakcji.
Zwykle Księga firmowa w protokole firmy jest przechowywana w siedzibie firmy.
firmowa Księga protokołów zawiera:
- statut spółki
- rejestr dyrektorów i urzędników
- Uchwały Zarządu Głównego
- uchwały akcjonariuszy
- protokoły Zarządu
- rejestr akcjonariuszy
- rejestr przeniesienia akcji
- dokumenty prawne
i więcej.
jeśli odpowiednio utrzymujesz księgę minut swojej firmy i zapewniasz, że jej treść jest aktualna, skutecznie zminimalizujesz ryzyko dla firmy i dyrektorów zarządzających firmą.
zarząd będzie miał komfort, że ich decyzje były dobrze udokumentowane i przechowywane w aktach spółki.
akcjonariusze mają pewność, że zatwierdzili każdą uchwałę rady dyrektorów zgodnie z wymogami prawa.
osoby trzecie, takie jak banki, inwestorzy, rządy, audytorzy lub prawnicy, mogą szybko zobaczyć szczegółową historię firmy i mieć pewność, że wcześniejsze decyzje i działania firmy były zgodne z jej wewnętrznymi przepisami i prawem.
właściwe utrzymanie minuty jest kluczowe dla firmy, aby udokumentować swoją historię.
masz doświadczenie, którym chciałbyś się z nami podzielić w związku z Księgą przychodów i rozchodów?
Leave a Reply