Modernizacja starszych systemów telefonicznych: jak i dlaczego uaktualnić?

wiele firm nadal boryka się z przestarzałą infrastrukturą komunikacyjną w 2021 roku.

starsze systemy telefoniczne tracą funkcjonalność i z czasem obniżają wartość. Ostatecznie będą kosztować Ciebie i twój zespół cennych zasobów i uwagi.

dobrą wiadomością jest to, że istnieje wiele opcji modernizacji starszych systemów. Modernizacja systemu telefonicznego nie tylko obniży koszty, ale może również drastycznie poprawić wydajność operacji biznesowych.

co to jest stary system telefoniczny?

starszy system to oprogramowanie, Sprzęt lub aplikacja zbudowana na przestarzałych technologiach, ale nadal używana w krytycznych procesach biznesowych. Starszy system telefoniczny jest zasadniczo nieelastycznym i przestarzałym systemem telefonicznym, który nie zapewnia nowoczesnych funkcji.

najczęstsze starsze systemy telefoniczne obejmują połączenia T1, linie POTS, starszych operatorów i konfiguracje PRI. Konfiguracja, która nadal wykorzystuje okablowanie miedziane lub kanały analogowe, jest uważana za ” starszy system.”

Dlaczego Warto Zmodernizować Swój Stary System Telefoniczny?

modernizacja starszego systemu może zapewnić wiele doskonałych możliwości dla Twojej firmy.

powszechne powiedzenie “nie naprawiać tego, co nie jest zepsute” nie dotyczy transformacji cyfrowej. Przedsiębiorstwa muszą dziś zastąpić starsze, nieefektywne systemy i przyjąć bardziej nowoczesne technologie, aby utrzymać konkurencyjność w ciągu następnej dekady.

7 Powodów, aby zmodernizować swój System telefoniczny

Twój stary system telefoniczny będzie cię kosztować na wiele różnych sposobów. Oto niektóre z najczęstszych powodów modernizacji systemu telefonicznego firmy.

• wysokie koszty

w celu skonfigurowania starego systemu telefonicznego firmy, trzeba będzie kupić i zainstalować niezdarny sprzęt. Istnieją również często ukryte opłaty za użytkowanie sprzętu i wsparcie techniczne. Co więcej, starsi operatorzy telekomunikacyjni zazwyczaj próbują zablokować swoich klientów w długoterminowych umowach.

• Konserwacja

utrzymanie starego systemu telefonicznego może być czasochłonne. Aktualizacja oprogramowania, sprzętu i podstawowej infrastruktury może pochłonąć cenne zasoby, które można zamiast tego przeznaczyć na inne projekty.

naprawy są również uciążliwe, ponieważ producent może już nie produkować twoich części. Być może będziesz musiał uciekać się do kupowania używanego sprzętu o wątpliwej jakości.

Rozwiązywanie problemów z przestarzałą technologią może być jeszcze większym bólem głowy. Konserwacja może wymagać kogoś pod ręką, kto jest odpowiednio przeszkolony w obsłudze konkretnego systemu telefonicznego. Wraz z wiekiem systemów technologicznych będzie mniej wykwalifikowanych inżynierów i techników dostępnych do pomocy.

• elastyczność

pandemia z 2020 r. udowodniła znaczenie elastycznej infrastruktury, która szybko dostosowuje się do stale zmieniających się potrzeb biznesowych. Wraz z rozwojem pracy zdalnej I zdalnej pracownicy powinni korzystać z systemu telefonicznego opartego na chmurze, który umożliwia im pracę z dowolnego miejsca w celu zapewnienia ciągłości działania.

kolejną rzeczą do rozważenia jest zmiana lokalizacji biur lub globalna ekspansja. Musisz odinstalować, przetransportować i ponownie zainstalować sprzęt. Może to być mylący i czasochłonny proces. Nowoczesne systemy telefoniczne, z drugiej strony, można skonfigurować natychmiast.

• skalowalność

co się dzieje, gdy twoja rozwijająca się firma potrzebuje zatrudnić nowych pracowników, otworzyć nowe biura itp.? Nie jest łatwo skalować stary system telefoniczny.

po pierwsze, tradycyjny system telefoniczny może obsługiwać tylko skończoną liczbę linii telefonicznych. Jeśli przekroczysz tę liczbę, musisz dodać dodatkowe porty lub kupić więcej sprzętu.

Podobnie, jeśli chcesz obsługiwać większą liczbę połączeń, musisz kupić dodatkowy sprzęt, aby zwiększyć pojemność połączeń. Jeśli twój stary system telefoniczny nie jest w stanie obsługiwać ruchu przychodzącego, dzwoniący trafią na sygnały zajęte i / lub zrezygnują z połączeń. Może to spowodować utratę dochodów.

• cechy

wielu nowoczesnych dostawców UC oferuje zaawansowane funkcje usługowe i dostęp do rejestrów szczegółowych połączeń. Mogą one przyczynić się do poprawy obsługi klienta i wewnętrznego raportowania.

Twój obecny system telefoniczny może umożliwiać odbieranie połączeń, ale może mu brakować wielu funkcji oferowanych przez wiele systemów telefonicznych w chmurze.

• bezpieczeństwo

starsze systemy mają luki w zabezpieczeniach, a jeśli nadal ich używasz, mogą być narażone na ataki hakerskie, cyberataki itp. Jeśli twój dział IT stale spędza czas na łataniu dziur lub odzyskiwaniu danych po naruszeniach bezpieczeństwa, nie będzie w stanie skupić się na bardziej dochodowych projektach.

nie rób z siebie celu. Tylko w 2020 r. doszło do ponad 1000 naruszeń danych.

przechodząc na system telefoniczny w chmurze, będziesz w stanie wdrożyć najlepsze praktyki dotyczące bezpieczeństwa VoIP, aby zapewnić poufność komunikacji biznesowej.

• integracje

integracje są w dzisiejszych czasach wściekłością. Aby zmaksymalizować wydajność pracowników, należy zsynchronizować służbowy system telefoniczny z innymi narzędziami. Starsze systemy nie oferują integracji głosowej ani innych możliwości, jakie mogą mieć nowoczesne systemy. Jeśli oferują integrację, prawdopodobnie potrzebne jest wiele dostosowań.

dziedzictwo kontra nowoczesne systemy telefoniczne

możesz pomyśleć, że nadszedł czas na aktualizację systemu telefonicznego. Na szczęście systemy telefoniczne w chmurze są lepszą alternatywą dla starszych systemów telekomunikacyjnych.

• nowoczesne systemy telefoniczne są oparte na chmurze. Oznacza to, że nie potrzebujesz dodatkowego sprzętu. Wystarczy podłączyć je do sieci IP.
• nowoczesne systemy telefoniczne są na ogół znacznie tańsze. Nie jesteś zamknięty w długoterminowym kontrakcie. Zawsze możesz uaktualnić lub obniżyć swoje plany według własnego wyboru.
• zarówno komunikacja legacy, jak i chmura są bardzo niezawodne. Nowoczesne systemy telefoniczne są ogólnie bardziej bezpieczne i zapewniają znacznie lepszą funkcjonalność.

po prostu nie ma powodu, aby trzymać się przestarzałego systemu telefonicznego. Jeśli jeszcze nie zacząłeś ulepszać swojej starszej technologii, Teraz jest odpowiedni moment. Ale jak dokładnie możesz to zrobić?

Zaktualizuj swój stary System telefoniczny

przed dokonaniem dużej zmiany — takiej jak aktualizacja istniejącego systemu telefonicznego — musisz ocenić, jakie są obecne systemy i określić najlepsze sposoby, aby przejść do przodu. Pomoże to przejść z ograniczonymi przestojami. Oto kilka czynników do rozważenia.

1. Obciążenie pracą i architektura IT
aby zrozumieć głębię wymaganej aktualizacji, musisz najpierw zrozumieć, jak działa twój stary system telefoniczny i które urządzenia są modernizowane. Audyt Twoich technologii (hardphony, softphony, funkcje itp.) i infrastruktury w celu określenia ich funkcjonalności, wartości i zwrotu z inwestycji.

2. Zmiany operacyjne
próbując zoptymalizować procesy, przepływ pracy i produktywność, pomyśl o strategiach poprawy wydajności. W jaki sposób nowsze technologie mogą pomóc w osiągnięciu tych celów? Zmiany te mogą obejmować nowe umiejętności, szkolenia, oprogramowanie, zespoły itp. Odnotowując te zmiany, miej na uwadze koszty i terminy.

3. Finanse
Oceń wydatki i budżet firmy oraz określ sposoby i zasoby, aby wesprzeć taką aktualizację. Podczas gdy większość firm martwi się kosztami modernizacji swoich systemów, utrzymanie starszych systemów może okazać się droższe. Dzieje się tak dlatego, że Twoja firma będzie musiała inwestować w innych dostawców usług, aby zwiększyć skalę, co z czasem zwiększa koszty. Ponadto utrzymywanie i aktualizowanie przestarzałych systemów jest zwykle droższe niż rejestracja nowego.

4. Bezpieczeństwo i ryzyko
na koniec zastanów się nad potencjalnymi zagrożeniami, jakie może napotkać Twoja firma. Oznacza to możliwe przestoje, wpływ na procesy, harmonogram aktualizacji itp. Zastanów się również nad ryzykiem związanym z utrzymaniem starego systemu w takim stanie, w jakim jest. Jeśli zdecydujesz się na modernizację starszego systemu, zaplanuj ochronę systemów i danych przed, w trakcie i po zakończeniu procesu. Ma to na celu ochronę utraty danych, zachowanie zgodności, skrócenie przestojów i płynną aktualizację.

kiedy uaktualnić System telefoniczny?

więc skąd wiesz, kiedy nadszedł czas na aktualizację systemu telefonicznego? Nadszedł czas, aby rozważyć modernizację starego systemu, jeśli potrzebujesz:

1. zaktualizuj przestarzałą technologię.
2. Przestań przepłacać za podstawowe usługi i funkcje.
3. poznaj wzrost wymagań klientów.
5. jeśli wdrażasz hybrydową kulturę pracy.
6. Uzyskaj dostęp do lepszych funkcji i jakości głosu.
7. przygotuj się na katastrofę.
8. Chroń przed cyberatakami i chroń dane.
9. Zwiększ elastyczność i mobilność.
10. Skaluj skutecznie bez nadmiernego budżetowania.

Jak zaktualizować swój stary system telefoniczny

modernizacja starego systemu telefonicznego oznacza aktualizację i przekształcenie architektury w celu przygotowania się na nowe osiągnięcia technologiczne. W przypadku służbowych usług telefonicznych i komunikacji biznesowej oznacza to migrację systemu telefonicznego do chmury i przyjęcie UCaaS w celu przygotowania do digitalizacji. Umożliwia to współpracę, pracę zdalną i zwiększoną wydajność. Najlepsze sposoby modernizacji starszych systemów i aktualizacji systemu telefonicznego obejmują:

1. Całkowite odnowienie
wiąże się to z usunięciem istniejącego systemu i technologii i zastąpieniem go komunikacją w chmurze

2. Stopniowe lub przyrostowe zmiany
wiąże się to z wymienianiem poszczególnych części istniejącego systemu. Chociaż ta metoda może wydawać się opłacalna, możesz skończyć z coraz bardziej przestarzałymi systemami budującymi się nad sobą, co prowadzi do dalszej złożoności.

3. Drobne poprawki
to podejście szuka szybkich poprawek i obejść, aby system funkcjonalny. Chociaż takie podejście może dodawać dodatkowe funkcje i funkcjonalność, nie poprawia to ogólnej wydajności systemu.

4. Ulepszenie istniejących systemów
ta metoda jest zdecydowanie najbardziej opłacalna i wydajna. Obejmuje to wprowadzanie ulepszeń i modernizację istniejącego systemu telefonicznego, aby działał wraz z nową technologią i oprogramowaniem. Integracje, oprogramowanie bez kodu i interfejsy API mogą pomóc w ulepszeniu takich systemów.

Globalne przekierowanie połączeń może pomóc

starszy system telefoniczny może być trudny do aktualizacji ze względu na jego znaczenie w krytycznych codziennych operacjach. Są jednak firmy, które specjalizują się w modernizacji starszych systemów telefonicznych.

Global Call Forwarding jest jedną z tych firm. Oferujemy wirtualną centralę PBX, która poprawi efektywność i rentowność Twojej firmy lub działu.

• rozwiązanie bez kodu, które jest łatwe do wdrożenia.
• wyższa jakość usług głosowych dla niższych kosztów. Bardzo niezawodny.
• dostęp do przyjaznego dla użytkownika oprogramowania (Panel sterowania online, dostępny z dowolnego miejsca).
• zwiększony zasięg geograficzny i zasięg (numery telefonów biznesowych dla ponad 160 krajów na całym świecie).
• dostęp do nowoczesnych funkcji i usług, takich jak przekazywanie połączeń międzynarodowych, zaawansowane opcje routingu połączeń, automatyczna reakcja głosowa itp.
• szybka skalowalność z wieloma redundancjami i krótkimi przestojami.

a kiedy masz te kluczowe funkcje na miejscu, Twoja firma może poprawić doświadczenie klienta i zadowolenie pracowników. Twoja firma może być na równi z konkurencją, a nawet zyskać przewagę konkurencyjną dzięki nowoczesnym, niezawodnym rozwiązaniom!

w zależności od Twojej firmy może to być szybki proces lub może zająć trochę czasu. Skontaktuj się z nami już dziś, aby dowiedzieć się więcej o aktualizacji starego systemu telefonicznego i przejściu do chmury.