Ocena projektu-Definicja i etapy

gdy organizacja chce znaleźć rozwiązanie konkretnego problemu biznesowego i określić najlepszy sposób wdrożenia tego rozwiązania, musi zaplanować i opracować projekt, który może zapewnić skuteczny plan działania na rzecz rozwiązania problemu poprzez wdrożenie rozwiązania.

ta organizacja będzie musiała dokonać oceny potencjalnego projektu, aby upewnić się, że projekt jest naprawdę skuteczny, ponieważ wspiera właściwe rozwiązanie i rozwiązuje wymagany problem. W tym kontekście zarządzanie oceną projektu służy jako główny proces analizy i zatwierdzania projektu.

w tym artykule zamierzam napisać o procesie oceny projektu i jego kluczowych krokach. Mam nadzieję, że mój artykuł pomoże Ci nauczyć się oceniać i oceniać projekty. Na końcu artykułu podaję link do szablonu oceny projektu, który jest bardziej uporządkowanym sposobem wyjaśnienia procesu oceny.

co to jest ocena projektu? – Definicja

zanim porozmawiamy o definicji oceny projektu, chciałbym opowiedzieć jedną ciekawą historię z mojego życia. Oto ta historia.

ponieważ jestem PMP i mam szerokie doświadczenie w zarządzaniu różnego rodzaju projektami, zawsze zastanawiałem się, jak mój sąsiad, który jest kierowcą ciężarówki, a tym samym nie ma doświadczenia w zarządzaniu oceną projektu, może wykonać wszystkie te “projekty” bez wstępnej oceny i analizy początkowej koncepcji, problemu i rozwiązania. Przez “projekty” mam na myśli działania mojego sąsiada, kiedy budował garaż na swoim podwórku, remontował kuchnię, naprawiał ciężarówkę, nawet rozmawiał z listonoszem i tak dalej. Zastanawiam się, że ta osoba nie ma pojęcia o ocenie i zarządzaniu projektami, ale może robić udane “projekty”, nawet bez zrozumienia, że są to projekty.

pewnego dnia zabrałem ze sobą te wszystkie myśli i poszedłem do sąsiada. Chciałem dowiedzieć się, w jaki sposób osiągnął sukces, bez wykorzystania projektu, oceny lub czegokolwiek innego, co mógłbym uznać za proces oceny. Kiedy spotkałem go w odnowionej kuchni, byłem zaskoczony, że tworzy wstępny plan dla swojego następnego projektu: Zakup nowego samochodu. Siedział przy małym kuchennym stole i pisał coś na dużym arkuszu jakiejś gazety (“Daily News”, jeśli dokładniej). Podszedłem blisko stołu i zobaczyłem wiele słów i zdań podkreślonych i przekreślonych, z wieloma strzałkami i kółkami na kartce papieru. “Co robisz” – o to zapytałem. “Nie widzisz? Próbuję zaplanować mój nowy zakup. Pamiętasz tego wielkiego Mercedesa, który pokazałem ci w zeszłym miesiącu w magazynie dla kierowców ciężarówek. Zdecydowałem się go kupić. A teraz chcę zaplanować wszystko do przodu, aby uniknąć porażki, wiesz”.

usiadłam przy stole obok sąsiada i opowiedział mi o swoich planach. Dowiedziałem się, że zawsze robił plan przed zrobieniem czegoś ważnego lub niezwykłego w jego codziennym życiu, na przykład budowy garażu lub remontu kuchni. Nigdy nie korzystał z dokumentów i szablonów, a tylko z arkusza gazety, ponieważ, jak powiedział z uśmiechem, “gazety zawsze kłamią, ale moje zapisy i plany sprawią, że rzeczywistość będzie bardziej” realistyczna” i pragmatyczna ” (nadal nie mogę do końca zrozumieć, co miał na myśli).

nie zamierzam cię denerwować opowiadając o naszym nawróceniu w tym tekście. Chcę tylko skupić się na kluczowej idei stojącej za tą historią: często ludzie nieświadomie używają metod i technik oceny i oceny projektów, aby określić szanse powodzenia swoich przedsięwzięć. Zanim zobaczyłem w kuchni sąsiada, jak gazety mogą być wykorzystane do procesu wyceny, myślałem, że tylko formalne dokumenty i dokumenty są narzędziami do oceny projektu profesjonalnego napędu. Ale teraz wiem na pewno, że każda osoba może wykonać wycenę; jedyną rzeczą do zapamiętania jest to, że każdy rodzaj projektu wymaga odpowiedniego poziomu wiedzy i kompetencji, aby wygenerować dobry raport z oceny projektu. I to wszystko… podajmy definicję oceny projektu.

Definiowanie oceny projektu

ocena projektu jest spójnym procesem przeglądu danego projektu i oceny jego treści w celu zatwierdzenia lub odrzucenia tego projektu, poprzez analizę problemu lub muszą być rozwiązane przez projekt, generowanie opcji rozwiązania (alternatywy) dla rozwiązania problemu, wybór najbardziej wykonalnej opcji, przeprowadzenie analizy wykonalności tej opcji, tworzenie Oświadczenia o rozwiązaniu i identyfikacji wszystkich osób i organizacji zainteresowanych lub dotkniętych projektem i jego oczekiwanych rezultatów. Jest to próba uzasadnienia projektu poprzez analizę, która jest sposobem na określenie wykonalności i opłacalności projektu.

ocena projektu oznacza ocenę proponowanego rozwiązania pod kątem jego zdolności do rozwiązania zidentyfikowanego problemu lub potrzeby. Niektóre metodyki i Przewodniki PM (np. PMBOK) dotyczą technicznej i finansowej oceny projektu jako elementu fazy inicjowania lub wstępnego planowania. PRINCE2 sugeruje opracowanie uzasadnienia biznesowego, które jest formą formułowania i oceny projektu. Metoda 123 (MPMM, która opiera się na standardach PMI i PRINCE2) wykorzystuje również uzasadnienie biznesowe do przygotowania proponowanego projektu do analizy i oceny wykonalności.

zarządzanie oceną projektu jest niezbędnym etapem każdego projektu, niezależnie od jego charakteru, rodzaju i wielkości. Etap ten stanowi pierwszy punkt fazy planowania wstępnego lub fazy inicjacji. Bez oceny projektu dalsze planowanie i rozwój jest finansowo i technicznie nierozsądne. Bez względu na to, czy zamierzasz kupić nowy samochód (np. projekt mojego sąsiada), budowa budynku, usprawnienie procesu biznesowego, aktualizacja systemu sieciowego, przeprowadzenie kampanii marketingowej, budowa garażu lub jakiejkolwiek innej inicjatywy, należy dokonać wstępnej oceny i oceny przedsięwzięcia, aby mieć pewność, że zrobisz wymaganą i niezbędną zmianę w swoim otoczeniu.

ocena projektu: kluczowe kroki

różne metody PM wykorzystują różne podejścia i techniki do opracowania oceny projektu. W mojej praktyce używamy metody, która traktuje proces oceny jako serię 4 kroków, które mają szereg podprocesów i zadań. Na tej liście kontrolnej możesz wyświetlić całą hierarchię ze szczegółami. Zamierzam dać przegląd kroków. Jeśli chcesz się zagłębić, przeczytaj listę kontrolną.

Krok #1. Analiza koncepcji

pierwszy krok wymaga od Ciebie (jako rzeczoznawcy lub analityka projektu) przeprowadzenia szeregu analiz w celu określenia koncepcji przyszłego projektu i dostarczenia pakietu decyzyjnego dla kierownictwa wyższego szczebla (sponsorów projektu) do zatwierdzenia. Oznacza to, że musisz przeprowadzić analizę rozwiązania problemu, która określa problem / potrzebę rozwiązania i rozwiązanie, które ma być wykorzystane do rozwiązania problemu. Rozwiązanie powinno być analizowane pod względem opłacalności i wykonalności (można zastosować różne metody i techniki oceny projektu). Będziesz także musiał zidentyfikować interesariuszy (osoby i organizacje zaangażowane lub dotknięte problemem i / lub rozwiązaniem) i przeanalizować ich potrzeby (w jaki sposób odnoszą się do problemu i/lub rozwiązania). W końcu musisz opracować pakiet decyzji, który zawiera Oświadczenie o problemie, propozycję rozwiązania, listę interesariuszy i wniosek o finansowanie. Pakiet ten zostanie następnie przekazany sponsorowi do zatwierdzenia (lub odrzucenia). Jeśli sponsor zatwierdzi koncepcję projektu, możesz przejść do następnego kroku.

Krok #2. Koncepcja Brief

na tym etapie należy opracować podsumowanie koncepcji projektu, aby zdefiniować cele, cele, szeroki zakres, Czas trwania i przewidywane koszty. Wszystkie te dane zostaną wykorzystane do opracowania briefu koncepcji. Musisz opracować dokument deklaracji projektu, który określa misję projektu, cele, cele i wizję. Następnie tworzysz Oświadczenie o szerokim zakresie, które określa granice, dostarcza wymagania reklamowe Twojego przedsięwzięcia. Na koniec tworzy się wstępny szablon harmonogramu, który określa szacunkowy czas trwania projektu, a następnie opracowuje dokument projekcji kosztów na podstawie szacunków kosztów i obliczeń.

Krok #3. Organizacja projektu

za pomocą briefu koncepcyjnego określasz strukturę organizacyjną projektu. Struktura ta powinna zostać opracowana i wyjaśniona w schemacie organizacyjnym projektu. Dokument obejmuje takie kwestie jak struktura zarządzania (role i obowiązki), wymagania i skład zespołu, podejście do wdrażania, środki wydajności, inne informacje. Ideą wykresu Organizacyjnego projektu jest stworzenie wizualnej reprezentacji ról, obowiązków i ich relacji oraz tego, do jakich osób/organizacji przypisane są role i obowiązki w ramach projektu.

Krok #4. Zatwierdzenie projektu

ostatni etap wymaga przejrzenia wszystkich poprzednich kroków i zebrania ich w jeden dokument o nazwie ocena projektu. Niniejszy dokument podsumowuje wszystkie dokonane szacunki i oceny, aby uzasadnić koncepcję projektu i zweryfikować, czy proponowane rozwiązanie rozwiązuje zidentyfikowany problem. Analizy finansowe, opłacalności i wykonalności będą służyć jako metody oceny projektu w celu zatwierdzenia projektu. Dokument należy przedłożyć interesariuszom snooper (klientowi, sponsorowi) do wglądu i zatwierdzenia. Jeśli ocena zostanie zatwierdzona, projekt przechodzi do następnego etapu, planowania.

rodzaje oceny projektu

ocena projektu wykorzystuje następujące dwa główne typy:

• wycena zorientowana na wyniki
• wycena finansowa (analiza kosztów / korzyści)

1. Orientacja na wyniki

odbywa się to na początku projektu, zanim zostaną poniesione jakiekolwiek pieniądze lub inne koszty materiałowe.

orientacja na wyniki ocena projektu koncentruje się na identyfikacji i przewidywaniu zagrożeń oraz ich wpływu na osiągnięcie wyników, które zostały zaplanowane w planie projektu i umowie. Ten rodzaj oceny obejmuje identyfikację ryzyka w oparciu o procesy zarządzania projektami, takie jak procesy inicjujące, proces planowania, proces realizacji i proces kontrolowania.

orientacja na wyniki ocena projektu koncentruje się również na dostosowaniu rzeczywistych i prognozowanych wyników oraz zapewnieniu, że wszystkie one są zgodne z celami i celami projektu.

2. Ocena finansowa (analiza kosztów i korzyści)

ten rodzaj oceny projektu jest wykonywany w celu oceny, czy wniosek o finansowanie (lub dokonana inwestycja) może być uzasadniony przewidywanymi oszczędnościami lub przychodami po jego zakończeniu.

analiza kosztów i korzyści to narzędzie do planowania, które pomoże Ci określić, czy inwestycja przynosi satysfakcjonujący zwrot dla Twojej organizacji. Porównuje inwestycję lub zmianę z jej alternatywami według jednego lub więcej kryteriów, takich jak koszty, czynniki techniczne, usługi, wykorzystanie zasobów itp.

analiza kosztów i korzyści uwzględnia wszystkie zasoby zainwestowane w projekt i porównuje je z oczekiwanymi korzyściami. Korzyści z projektu są zwykle mierzone przez porównanie kosztów, które zostałyby poniesione, gdyby projekt nie został zrealizowany.

zgodnie z tą metodą akceptowane są projekty wykazujące równowagę między korzyściami a kosztami, odrzucane są projekty wykazujące nadwyżkę kosztów nad korzyściami, a projekty wykazujące nadwyżkę korzyści nad kosztami są odroczone do dalszej analizy.

w praktyce niektóre organizacje stosują inne podejście, w którym akceptowane są projekty o przewidywanym stosunku korzyści do kosztów większym niż jeden, te o współczynnikach od zera do jednego jako przypadki graniczne do dalszego rozważenia, a te poniżej zera jako odrzucenia przed dokonaniem jakichkolwiek dalszych inwestycji w plany lub prac nad planami.