Outdoor Event Planning Tips

Outdoor event Planning Checklist & coordination Tips

w porównaniu do planowania imprezy w pomieszczeniach, planowanie imprez plenerowych zwykle wymaga nieco więcej wysiłku i przezorności. Chociaż imprezy plenerowe pozwalają na elastyczność i kreatywność, ma swoje kompromisy, ponieważ istnieje więcej szczegółów do wzięcia pod uwagę.

ale nie stresuj się. Usługi septyczne Hall jest tutaj, aby pomóc. Postępuj zgodnie z tymi wskazówkami, aby proces planowania imprez plenerowych przebiegał tak płynnie, jak to możliwe.

#1-Wybór miejsca-wskazówki dotyczące planowania imprez plenerowych

szukając idealnego miejsca na imprezę plenerową, rozważ takie, które ma również opcję przestrzeni wewnętrznej. Może to pomóc złagodzić niektóre wyzwania, które możesz napotkać, jeśli chodzi o nieoczekiwane problemy z pogodą.

czy twój lokal pomieści liczbę gości? Podczas polowania na miejsce, pamiętaj, aby pomyśleć o oczekiwanej liczbie gości. Jeśli miejsce wydarzenia jest zbyt duże dla Wydarzenia, możesz użyć partycji, aby odtworzyć rozmiar przestrzeni. Jeśli wydarzenie odbywa się tylko za zaproszeniem, poproś uczestników o potwierdzenie, wysyłając zaproszenie w określonym terminie. W wielu przypadkach prawdopodobnie będziesz musiał skontaktować się z uczestnikami, którzy zapomnieli o RSVP, więc pamiętaj, aby dać sobie wystarczająco dużo czasu, aby uzyskać ostateczną liczbę.

zaspokoić swoją grupę docelową. Wybierz miejsce, które będzie spełniać dane demograficzne odbiorców. Pomyśl o ich dochodach, jakie są ich upodobania i niechęci, jakie są ich gusta i potrzeby itp. Czynniki te pomogą upewnić się, że uczestnicy czują się komfortowo w miejscu imprezy plenerowej.

czy lokalizacja obiektu jest dogodna dla Państwa gości? Liczba osób, które wezmą udział, może zależeć od tego, czy miejsce Wydarzenia znajduje się w pobliżu miejsca, w którym mieszkają lub pracują twoi goście. Jeśli Twoje wydarzenie dostarczy Gościom alkoholu, możesz również wziąć pod uwagę transport. Nie mają Gości pić i jeździć, zapewnić im bezpłatne lub tanie opcje transportu.

ile doświadczenia ma lokal? Ich poziom doświadczenia może znacznie wpłynąć na wydarzenie. Poproś ich o wcześniejsze Zdjęcia wydarzeń, opcje układu i odniesienia. Spotkaj się z personelem, aby ustalić, czy ich osobowość będzie pasować do Twoich potrzeb i określić, jak przychylni są. Zapytaj ich o szczegóły, takie jak stosunek serwerów do Gości, ich strój imprezowy, godziny pracy, o jakie aspekty imprezy będą dbać, takie jak dekorowanie, ustawienie lub zburzenie.

czy lokal ma jakieś ograniczenia, które mogłyby wpłynąć na decyzję o jego rezerwacji? Ograniczenia mogą, ale nie muszą, ograniczać się do tego, co można, a czego nie można udekorować, fotografii / wideografii, sprzedaży alkoholu, sprowadzania jedzenia z zewnątrz lub nawet firm cateringowych. Niektóre miejsca imprez preferują firmy cateringowe, z których musisz korzystać.

zapytaj o listę powiązanych opłat. Czy w cenę wliczone są stoły, krzesła i pościel? Potrzebujesz wynająć Nocniki porta? Co to jest Ubezpieczenie Odpowiedzialności Cywilnej? Co to jest opłata korkowa i czy licencja na alkohol jest ważna i aktualna? Jaki jest przedział cenowy obiadu lub jaki jest koszt za osobę w formie bufetu? Czy są opłaty za barmańskie i barowe? Jaki jest harmonogram płatności, zasady zwrotu i anulowania?

wybór miejsca imprezy to jedna z najważniejszych decyzji przy planowaniu imprezy. Twoje miejsce nada cały ton twojemu wydarzeniu. Zrób swoje badania i zadaj jak najwięcej pytań, Jak to możliwe przed podjęciem ostatecznej decyzji.

odpowiednie zezwolenia

Po wybraniu miejsca wydarzenia powinno to być pierwszą rzeczą, którą robisz. Unikaj zamknięcia imprezy plenerowej, kontaktując się z właściwymi władzami i uzyskując odpowiednie pozwolenia.

typowe rodzaje zezwoleń na imprezy okolicznościowe:

• zezwolenia na żywność
  • jeśli zamierzasz sprzedawać, podawać, rozdawać lub próbkować żywności lub produktów konsumpcyjnych, może być konieczne uzyskanie tymczasowego zezwolenia sponsora żywności. Jeśli na Twoim wydarzeniu pojawią się inni sprzedawcy żywności, będą również musieli mieć tymczasowe zezwolenie sprzedawcy żywności. Do wymogów związanych z obsługą żywności należy uwzględnić funkcje bezpieczeństwa publicznego, takie jak umywalki do mycia rąk.
  • planowanie imprez plenerowych wymaga szczególnych rozważań, szczególnie w przypadku usług cateringowych i gastronomicznych.
    • pomyśl o pogodzie
    • wybierz najlepsze namioty. Namioty zapewnią ochronę żywności przed gorącym letnim słońcem, wiosennym deszczem i silnymi wiatrami. Stoły do jedzenia i deserów powinny być przymocowane do ziemi, aby uniknąć nieprzewidywalnych scenariuszy.
    • zapewnij bezpieczeństwo żywności. Wybór firmy cateringowej, która ma doświadczenie w cateringu imprez plenerowych będzie bardzo korzystny. Będą mogli pomóc Ci zdecydować, jakie jedzenie jest najlepsze dla gości i będą wiedzieć, jak zachować świeżość. Jedzenie, które jest pozostawione w upale zbyt długo jest szkodliwe.
    • Jeśli spodziewany jest wiatr, prawdopodobnie nie jest dobrym pomysłem używanie papierowych talerzy lub plastikowych sztućców. Ciężkie naczynia i sztućce zapewnią, że jedzenie pozostanie na stole lub zaplanują menu dostosowane do żywności palcowej i przenośnej konsumpcji.
    • Transport żywności. Pomyśl o tym, jak jedzenie zostanie przetransportowane na miejsce. Podgrzewacze i lampy grzewcze pomogą utrzymać ciepło i świeżość potraw. Lód jest koniecznością, zwłaszcza w przypadku imprez plenerowych zaplanowanych w czasie letnich upałów.
    • nawadniaj gości. Serwuj orzeźwiające napoje, takie jak mrożona herbata, lemoniada lub woda z ogórków. Pora roku wpłynie na jedzenie i napoje, które serwujesz.
  • Zezwolenie na spożywanie alkoholu
    • w zależności od miejsca imprezy może być wymagane nie tylko posiadanie zezwolenia na spożywanie alkoholu, ale nawet upoważnienie do podawania alkoholu. Różne miejsca będą miały różne zasady, a nawet ograniczenia dotyczące sposobu zarządzania alkoholem.
  • pozwolenia na budowę namiotów lub baldachimów
    • mogą być wymagane inspekcje na miejscu ze względu na rozmiar, złożoność i kwestie bezpieczeństwa w celu ustalenia, czy pozwolenie będzie potrzebne.
  • Zezwolenie na użytkowanie czasowe
    • ten rodzaj zezwolenia ma zastosowanie do korzystania z własności prywatnej i może zezwalać na określone zastosowania, przez ograniczony czas, w miejscu, w którym zastosowania te nie byłyby zwykle zatwierdzone.
  • pozwolenie elektryczne
    • w przypadku konieczności zasilania energią elektryczną za pomocą generatorów elektrycznych lub poprzez podłączenie do istniejących stałych systemów elektrycznych, może być wymagane uzyskanie pozwolenia elektrycznego.
  • pozwolenie na fajerwerki / efekty specjalne
    • działania związane z otwartym płomieniem mogą wymagać zatwierdzenia. Niezależnie od tego, czy są to fajerwerki, lasery, czy inne efekty specjalne, każdy z nich może mieć inne wymagane pozwolenie.
  • pozwolenie na działalność na chodniku/ulicy
    • pozwolenie będzie potrzebne na każdy rodzaj działalności, która odbywa się na ulicy/chodniku / placu, niezależnie od wielkości i czasu trwania. Przykłady działań, które wymagają zezwoleń: kuponowanie, pobieranie próbek, zabezpieczenie lub dowolne bezpłatne prezenty.

#2 – Logistyka-Wskazówki dotyczące planowania imprez plenerowych

zorganizuj spotkanie planowe w miejscu spotkania ze wszystkimi dostawcami/dostawcami, aby koordynować logistykę imprezy plenerowej. Logistyka może obejmować załadunek i rozładunek, parkowanie, harmonogram, układy podłóg, układy zasilania, oświetlenie, ochronę, załogę, wynajem przenośnych toalet itp. Wyszyfrowanie tych szczegółów z dużym wyprzedzeniem może utrzymać proces planowania z coraz zbyt przytłaczające.

:

• Jedzenie
  • alergie & preferencje żywieniowe: Określ, czy są jacyś Goście, którzy mają alergie pokarmowe lub preferencje, takie jak wegańskie, bezglutenowe itp. i zaplanuj catering imprezy odpowiednio, aby zapewnić opcje i bezpieczeństwo żywności dla wszystkich.
  • Jedzenie dla sprzedawców i wolontariuszy: nie zapomnij nakarmić pracowników lub wolontariuszy, którzy pomogą Ci zorganizować wydarzenie. Będą ciężko pracować, więc ważne jest, aby utrzymać ich poziom energii.
• Dollies & wózki ręczne
  • jeśli przenosisz ciężkie przedmioty, miej jeden z tych przedmiotów pod ręką, aby pomóc.
• Day-of Timeline
  • jeśli chodzi o harmonogramy dnia, zazwyczaj są dwa. Jeden, który uczestnicy zobaczą i jeden dla zespołu eventowego. Udostępnij terminy wszystkim zaangażowanym, aby zapewnić płynny proces.
• wydrukowany arkusz wzorcowy
  • arkusz wzorcowy powinien zawierać dane kontaktowe wszystkich dostawców i wystawców oraz hasła do sieci Wi-Fi.
• Tagi z nazwiskami
  • są one pomocne dla uczestników, sponsorów i wolontariuszy i pozwolą na łatwe nawiązywanie kontaktów.
• Zestaw awaryjny
  • spodziewaj się nieoczekiwanego i bądź przygotowany. Pokazanie przygotowania zestawu awaryjnego może uspokoić umysł personelu. Oto kilka pomysłów na to, co możesz dołączyć: nożyczki, długopisy, taśma, notatnik, apteczka, Długopis Clorox, Ibuprofen itp. Dobrze jest również powiadomić lokalne służby ratunkowe o swoim wydarzeniu. Mogą zdecydować się na obecność personelu medycznego i / lub policji w celu zapewnienia bezpieczeństwa i zapobiegania wydarzeniom.
• stacje ładowania
  • będzie to ogromna wygoda dla uczestników i zapewni dodatkową korzyść dla Twojej organizacji. Skonfigurowanie stacji ładowania ze stołami i przewodami zasilającymi może umożliwić ciągłą transmisję w mediach społecznościowych i fotografowanie Twojego wydarzenia.
• Porta Nocniki
  • jeśli potrzebujesz Porta Nocniki wynajem, należy wynająć odpowiednio, aby odpowiednio ułatwić liczbę gości. Ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest to, aby Twoi goście stali w niekończącej się przenośnej toalecie. I bądźmy szczerzy, to ostatnia rzecz, której chcą twoi goście.
• bezpieczeństwo
  • jako organizator wydarzenia będziesz musiał zmierzyć się z licznymi wyzwaniami, a bezpieczeństwo powinno być głównym problemem. Imprezy plenerowe zwykle obejmują znacznie większy obszar niż imprezy w pomieszczeniach, co wymaga większego planowania i w zależności od rodzaju tłumu, bardziej zaawansowanego bezpieczeństwa.
• Krótkofalówki
  • tak, telefony komórkowe też działają, ale krótkofalówki mogą pozwolić na dodanie kilku osób do rozmowy lub sytuacji naraz. Jest to bardzo pomocne, jeśli wystąpią jakiekolwiek problemy i będziesz musiał komunikować się z pracownikami.
• Potwierdź wolontariuszy
  • pamiętaj, aby zweryfikować frekwencję wolontariuszy, a także ich role i obowiązki w dniach poprzedzających wydarzenie. Konsekwentna uwaga na to może złagodzić, czy Twoja krótka ręka w czasie wydarzenia.
• Ankieta dla uczestników
  • nie zapomnij przeprowadzić ankiety w ciągu tygodnia po wydarzeniu. Jest to ważne, ponieważ jesteś w stanie zebrać szczere opinie na temat tego, co zadziałało, a co nie, i jak możesz ulepszyć swoje następne wydarzenie. Pokazuje, że ich opinie mają znaczenie, jednocześnie ostrzegając ich o tym, że nastąpi kolejne wydarzenie.

#3 – Monitoruj pogodę-Wskazówki dotyczące planowania imprez plenerowych

największym powodem odwołania imprez plenerowych jest zła pogoda. Rozpocznij monitorowanie pogody z jak największym wyprzedzeniem. Miej “plan B” W przypadku opadów i alternatywny układ, jeśli potrzebny będzie namiot lub jakieś schronienie.

• ubezpieczenie pogodowe
  • ubezpieczenie deszczowe chroni wszystkie imprezy plenerowe przed utratą zysków z powodu deszczu. Najczęstsze wydarzenia to targi, festiwale, turnieje golfowe, pokazy lotnicze, festiwale sztuki, koncerty, telewizja & filmowanie komercyjne, funkcje korporacyjne, imprezy sportowe i wiele innych.
• rodzaje imprez plenerowych
  • koncerty
    • Przedłuż czas realizacji
      • daj sobie więcej czasu, niż myślisz, że będziesz potrzebować, aby wszystko uporządkować.
    • Oszczędzaj pieniądze, myśl lokalne
      • między kosztami podróży, transportu i zakwaterowania, wszystko się sumuje. Wybierz akt lokalny.
    • Poznaj swoich odbiorców
      • dowiedz się, kto jest popularny w Twojej okolicy i co jest popularne. Chcesz dać swoim odbiorcom to, co chcą usłyszeć.
    • wybierz odpowiednie miejsce
      • Wybierz miejsce z wystarczającą przestrzenią, aby wygodnie pomieścić wszystkich gości, ale na tyle małe, że będzie wyglądać jak wyprzedany pokaz. Weź pod uwagę akustykę i przestrzeń dla inżynierów dźwięku.
    • wynajmij odpowiednią scenę
      • jeśli nie możesz znaleźć miejsca, które ma wszystko, czego szukasz, zwłaszcza scenę, musisz ją wynająć. Upewnij się, że masz taki, który może bezpiecznie wspierać działania wydarzenia.
    • uzyskaj ubezpieczenie
      • ubezpieczenie na wypadek zdarzenia ochroni cię, jeśli coś pójdzie nie tak, na przykład wypadek na scenie lub zmiażdżenie tłumu. Każdy zakontraktowany pracownik lub rozrywka powinien również mieć odpowiednie ubezpieczenie.
    • Sprawdź harmonogram
      • upewnij się, że nie ma żadnych konfliktów w harmonogramie, takich jak inny lokalny koncert, który może ukraść sprzedaż biletów od ciebie.
    • pozwolenia na badania
      • jeśli planujesz mieć swoje wydarzenie w przestrzeni publicznej, takiej jak park, prawdopodobnie będziesz musiał uzyskać pozwolenie.
    • Promuj
      • umieść słowo w mediach społecznościowych, radiu, reklamach w gazetach, ulotkach itp.
    • miej plan pogody
      • zorganizuj Plan pogody, który z łatwością pozwoli Ci przenieść rzeczy do alternatywnej daty lub lokalizacji.
  • wesela
  • spraw, aby Twoi goście czuli się komfortowo
    • pomyśl o tym, jaka będzie pogoda o porze dnia i miesiąca roku Twojego ślubu w plenerze. Jeśli będzie słonecznie i gorąco, Daj Gościom zimne butelki wody podczas siedzenia. Przekształć swoje programy w fanów wesel, aby goście mogli się ochłodzić. Jeśli będzie chłodno i wilgotno, pamiętaj, aby goście nosili dodatkowe warstwy. Dobrym pomysłem byłoby również wypożyczenie przenośnych grzejników.
  • masz plan awaryjny
    • co jeśli pada deszcz? Jeśli w Twoim obiekcie znajduje się miejsce wewnątrz, przenieś wydarzenie do środka. Jeśli nie jest to możliwe, rozważ wynajęcie namiotu.
  • Plan na wiatr
    • wiele wesel plenerowych cierpi z powodu wietrznych warunków. Unikaj lekkich tkanin, takich jak szyfon w sukience i sukienkach druhny. Niech fryzjer wystylizuje włosy na pogodę, aby nie mieć włosów na zdjęciach ślubnych.
  • dźwięk
    • upewnij się, że każdy może usłyszeć przebieg wesela. Zastanów się nad wynajęciem nagłośnienia z klipami dla panny młodej, pana młodego i urzędnika.
  • wystrój
    • naturalne piękno otacza wesela na świeżym powietrzu, ale nadal będziesz chciał zapewnić, że teren jest dobrze utrzymany, a kwiaty kwitną. Może zaplanuj wynajęte konstrukcje, takie jak altany lub altany.
  • Jedzenie
    • upewnij się, że Twój catering planuje menu, które będzie dobrze na zewnątrz w upale, unikaj potraw, które mogłyby szybko zepsuć.
  • ugasić pragnienie
    • rozważ serwowanie gościom różnych lemoniad, herbat lub ciosów zamiast pęczka alkoholu, który jest odwadniający.
  • Bugs
    • Zgaś świece citronella, aby Twoi goście przez cały czas nie rzucali się na błędy. Może nawet rozważyć opłacenie wstępnego leczenia obszaru za pomocą usługi szkodników / eksterminacji.
  • pozwolenia
    • upewnij się, że masz zgodę na lokalizację w razie potrzeby.
  • wydarzenie sportowe
    • pobudzenie ducha społeczności
      • Zdobądź wsparcie mieszkańców i firm. Stwórz kampanię reklamową, która łączy się ze społecznością, a nawet pokazuje, jak planujesz oddać lokalną organizację z wpływów z wydarzenia.
    • twórz oszałamiające wizualizacje
      • zachęć uczestników, tworząc markowe wyświetlacze wizualne, takie jak namioty, flagi, banery, balony itp.
    • Ubezpiecz się
      • rozważ ubezpieczenie, które obejmuje twoje konkursy i prezenty z nagrodami.
    • Znajdź sponsora
      • współpracuj z odpowiednią firmą, która może pomóc pokryć niektóre koszty imprezy, ale także przyciągnąć większą publiczność.
    • Market
      • Stwórz motyw, który podnieci publiczność, przyciągnie lokalnych członków mediów do reklamowania się i wykorzysta media społecznościowe, aby uzyskać informacje.
  • Music Festival
    • będziesz potrzebował dużo sprzętu technicznego i wsparcia logistycznego, aby Muzyka na żywo działała płynnie.
      • Sprzęt sceniczny, oświetleniowy, nagłośnieniowy i estradowy.
    • daj sobie dużo czasu na planowanie
      • jest wiele graczy i aspektów zaangażowanych. Zorganizuj zespoły, sprzedawców i miejsce. Zaplanuj swoją inicjatywę marketingową i sposób sprzedaży biletów na wydarzenie.
    • Zaplanuj swoją przestrzeń
      • potrzebna będzie spora ilość miejsca między scenami, Backstage ‘ ami, vanami cateringowymi, stoiskami dla sprzedawców i wypożyczalniami nocników porta.
    • budżet dla artystów
      • nie wydawaj całego budżetu na jednego wielkiego artystę, chcesz wystarczająco dużo rozrywki dla swoich festiwalowiczów. Spróbuj mieć mieszankę niepodpisanych, lokalnych talentów, up-and-coming zespołów, a następnie dużą nazwę (jeśli budżet pozwala). Pamiętaj, aby przepytać okoliczne społeczności, aby poznać najlepszą mieszankę muzyki, która przyciągnie tłumy na Twoje wydarzenie.
    • pozwolenia
      • jeśli festiwal odbędzie się na terenie publicznym, prawdopodobnie będziesz potrzebował pozwolenia z miasta. Wykonaj badania i uzyskaj odpowiednie pozwolenia, aby zapobiec zamknięciu wydarzenia.
    • Porta Potty Rentals
      • festiwale zazwyczaj nie mają standardowych toalet, dlatego prawdopodobnie będziesz musiał wynająć toalet porta. Przenośne stacje mycia rąk i przenośne stacje chusteczek ręcznych są również Świetne do rozważenia na Festiwalu, ponieważ zapewnią dodatkowe warunki sanitarne dla festiwalowiczów.
    • wejście
      • jak wejdą uczestnicy? Czy otrzymają opaski na rękę, opaski na rękę lub za pomocą biletu? Opaski są popularnym wyborem, jeśli chodzi o festiwale trwające dłużej niż jeden dzień lub wymagające identyfikacji wieku.
    • bezpieczeństwo
      • festiwale muzyczne mogą być drogie. Wynajmij wystarczającą ochronę, aby obserwować tych leje ogrodzeniowe i złodziei sklepowych, zapewniając spokój swoim płatnym dostawcom. Również festyny przyciągają tłumy, dodatkowe zabezpieczenia pomogą zapewnić wszystkim bezpieczeństwo i szybko poradzić sobie z problemami.
    • Inne Rozrywka
      • gdy między planami jest przestój, upewnij się, że dokonałeś innych ustaleń rozrywkowych; sztuki, pokazy taneczne, magowie, występy komediowe itp. Nie zapomnij wyznaczyć lub zatrudnić MC.
    • essentials
      • nie przeocz tych innych ważnych aspektów; jedzenie, napoje, łazienki, pierwsza pomoc, punkty śmieci/recyklingu.
  • Block Party
    • rozmiar i zakres
      • określ, ile osób możesz realnie gościć. Miasta mogą ograniczyć poziom frekwencji, aby zapewnić zgodność z kodeksami bezpieczeństwa i przepisami.
    • oś czasu
      • po potwierdzeniu daty i miejsca Sprawdź kalendarze lokalnej społeczności, aby uniknąć konfliktów.
    • polisy & zezwolenia
      • ubiegać się i spełniać wymagania miasta aplikacji do przeprowadzenia imprezy na własność publiczną (zamknięcie ulicy). Pozwolenie będzie potrzebne, jeśli impreza obejmuje park publiczny, spożycie alkoholu i sprzęt nagłaśniający.
    • RSVP
      • wymusza termin, aby uzyskać liczbę osób, dzięki czemu można określić, ile żywności i napojów będzie trzeba.
    • wynajem
      • możesz potrzebować wynająć namioty, stoły, krzesła, przenośne toalety, Grille, chłodnice itp. Opłaty za wynajem badań i usługi, aby znaleźć najlepszą ofertę.
    • sanitariaty
      • jeśli spodziewasz się dużej grupy, a okolica nie ma dostępnych toalet, najlepiej jest wypożyczyć nocnik porta i umyć.
    • żywność i napoje
      • koordynuj arkusz zapisów społeczności dla wolontariuszy, którzy przynoszą określone jedzenie lub napoje. Jeśli nie jest to możliwe, może być konieczne skorzystanie z pomocy firmy cateringowej.
  • Beer Fest
    • uzyskaj pozwolenie
      • uzyskaj niezbędne pozwolenia na zorganizowanie imprezy tej wielkości i na dystrybucję alkoholu.
    • lokalizacja
      • lokalizacja jest kluczowa. Upewnij się również, że miejsce jest wystarczająco duże, aby pomieścić liczbę gości, których oczekujesz. Na letni festyn piwny rozważ lokalizację na zewnątrz, ale taką, która może zapewnić cień stołom sprzedawców piwa.
    • więcej niż piwo
      • oprócz oczywistego piwa, będziesz potrzebował również dostawców żywności. Food trucki to łatwy i modny sposób na zaoferowanie gościom jedzenia, które pomoże wchłonąć alkohol. Jeśli jest gorący letni dzień, zaopatrz się w H2O.
    • ważni goście
      • wynajęcie rozrywki da gościom coś do zrobienia między degustacjami. Wynajmij ochronę, aby zapewnić bezpieczeństwo i kontrolę nad wydarzeniem i uczestnikami.
  • pikniki firmowe
    • Wybierz lokalizację
      • ponieważ będzie to plener, wybierz miejsce ze wspaniałym otoczeniem. Sprawdź w lokalnym parku, kompleksie sportowym na świeżym powietrzu,parku rozrywki, na zewnątrz w witrynie firmy itp.
    • Wybierz motyw
      • posiadanie motywu sprawia, że jest to o wiele więcej zabawy!
        • pomysły na tematy: cyrk, Kasyno, kostium, fiesta, luau, sport, western
      • wybierz menu
        • twoje menu powinno pasować do Twojego motywu. Co najlepiej pasuje do Twojego motywu? Pieczeń wieprzowa czy grill? Karaiby czy Tacos? Baw się dobrze! Nie należy zapominać o zabawnych potrawach, takich jak wata cukrowa, rożki sno i ciężarówki do lodów.
      • Zaplanuj działania
        • działania mogą obejmować malarzy, budki fotograficzne, zbiorniki wsadowe, zajęcia sportowe itp.
      • Wynajem sprzętu
        • w zależności od lokalizacji może być konieczne wypożyczenie stołów, krzeseł, namiotów, wypożyczalni nocników porta itp.

#4 – Zapewnij gościom odpowiednie udogodnienia-Wskazówki dotyczące planowania imprez plenerowych

jeśli goście nie czują się komfortowo na Twoim wydarzeniu, są szanse, że będą mieli trudności z zabawą. Oto kilka niezbędnych rzeczy, które powinieneś mieć do dyspozycji swoim gościom: woda lub inne napoje, krem z filtrem przeciwsłonecznym, spray na owady, apteczki pierwszej pomocy, a w zależności od temperatury, lekkie koce lub wentylatory.

#5 – wynajem-Wskazówki dotyczące planowania imprez plenerowych

wydarzenia wymagają użycia wielu różnych przedmiotów, a niektóre z nich mogą nie być dołączone do Twojego miejsca. Wybranie wszystkich rzeczy, które trafią do Twojego wydarzenia, ożywienie twojej wizji, będzie zabawną częścią procesu planowania.

najczęściej wynajmowane

• namioty
• stoły (jadalnie i koktajle)
• krzesła
• pościel
• Talerze
• szklanki
• Dozowniki do napojów
• sztućce
• podgrzewacze lub wentylatory
• sprzęt oświetleniowy i nagłośnieniowy
• parkiety taneczne
• Meble
• wystrój wnętrz
• Transport
• przenośne toalety

#6 – sanitarne-Porady dotyczące planowania imprez plenerowych

mamy duże doświadczenie w ten dział i może dostarczyć kilka doskonałych wskazówek. Przede wszystkim jest to jeden obszar, w którym nie chcesz być nieprzygotowany! Źle zaplanowane urządzenia sanitarne, od brakujących koszy na śmieci po zbyt mało toalety, mogą zatopić nawet najlepsze imprezy plenerowe w Epicki sposób. Zapewnienie odpowiedniego zaplecza sanitarnego sprawi, że Goście i załoga będą zadowoleni, a impreza plenerowa przebiegnie sprawnie.

jeśli publiczne toalety nie są dostępne i musisz wynająć Nocniki porta, pamiętaj o tych czynnikach:

• lokalizacja: Miejsce Porta nocnik wynajem, gdzie są one łatwo dostępne i na poziomie i suchym terenie. Idealnie, maksymalnie 40 lub 50 stóp od dostępu do ciężarówki.
• Ilość: z reguły upewnij się, że masz co najmniej 1 porta nocnik na każde 50 uczestników imprezy, zwłaszcza jeśli impreza obejmuje jedzenie i alkohol.
• Model: porta potty rentals są dostępne dla różnych typów odbiorców. określ rodzaj publiczności, którą przyciągnie twoje wydarzenie i upewnij się, że wypożyczalnia porta potty zaspokoi potrzeby Twoich gości. Różne typy mogą obejmować: standardowy przenośny nocnik, spłukiwany przenośny nocnik, handicap Porta nocnik lub taki, który ma stanowisko do przewijania dziecka. Po określeniu potrzebnych typów można określić ilość.
• czystość: zapewnij swoim gościom czyste środowisko. Jeśli twój przenośny nocnik nie obejmuje umywalek do mycia rąk lub środków do dezynfekcji rąk, nie martw się, możesz je wypożyczyć osobno. Hale Septic Services oferuje przenośne stanowiska mycia rąk, małe i duże, a także przenośne stanowisko mycia rąk. Ponadto przydziel opiekuna, aby upewnić się, że wszystkie przenośne toalety mają wystarczającą ilość papieru toaletowego przez cały czas.
• wentylacja: aby uniknąć zagrożeń dla zdrowia, upewnij się, że wypożyczalnie nocników porta mają odpowiednią wentylację. Niezbędne są otwory hydrauliczne i otwory wentylacyjne w ścianach i podłodze.
• Kosz: jeśli dostarczasz własne pojemniki na śmieci, zawsze błądź po stronie nadmiaru, jeśli jest ich zbyt mało lub są zbyt rozłożone, możesz skończyć z bałaganem zaśmieconego terenu i przepełnionymi pojemnikami.
• Recykling: ta sama zasada dotyczy recyklingu zawiera jako pojemniki na śmieci, więcej jest lepsze. Odpowiednie pojemniki do recyklingu zapobiegną przedostawaniu się Szkła i plastiku do pojemników na śmieci.

#7 – sprzątanie imprez-Wskazówki dotyczące planowania imprez plenerowych

wysiłki związane z sprzątaniem powinny być omówione z wyprzedzeniem. Przydzielenie załogi z get go wyeliminuje wszelkie nieporozumienia co do tego, kto jest odpowiedzialny za co po zakończeniu wydarzenia. W zależności od miejsca, w którym się znajdujesz, brak odpowiedniego sprzątania może skutkować grzywną i/lub utratą wszelkich depozytów.

Lista kontrolna sprzątania

• toalety
  • toalety wymagają usług sprzątania przed, w trakcie i po imprezie, aby zapewnić higieniczną zawartość i udogodnienia dla klientów. Jeśli wynajmujesz przenośne toalety, pamiętaj, aby omówić, czego oczekuje sprzątanie i zbieranie.
• Pielęgnacja podłóg
  • większość obiektów składa się z pomieszczeń z różnymi rodzajami podłóg. Niektóre mają dywan, płytki, beton, drewno, a nawet trawę, jeśli jest to impreza plenerowa. Podłogi z płytek należy woskować, odkurzać dywan, myć beton i zbierać odpady z trawy; przygotuj się na rodzaj podłogi Twojego lokalu.
• zarządzanie odpadami
  • utrzymuj wewnątrz i na zewnątrz miejsca wolne od śmieci; stworzy to profesjonalny i higieniczny wygląd Twojego miejsca. Recykling plastiku, butelek i papieru do odpowiednich pojemników.

planowanie imprezy nie jest łatwym zadaniem, a to z pewnością ma rację, jeśli chodzi o planowanie imprezy plenerowej. Planowanie imprezy plenerowej niesie ze sobą jeszcze więcej wyzwań i może wymagać kilku dodatkowych inicjatyw w zakresie planowania. Mamy nadzieję, że nasze wskazówki pomogą uniknąć niektórych typowych pułapek związanych z planowaniem wydarzeń. Postępuj zgodnie z tymi wskazówkami i przeszukaj resztę sieci w poszukiwaniu innych wspaniałych zasobów związanych z wydarzeniami, takich jak Bizbash.com oraz Eventmanagerblog.com.