Proces zamknięcia miesiąca: jak zwiększyć efektywność księgowości

księgowość to praca, która nigdy się nie kończy. Bez względu na to, czy przygotowujesz się do zeznań podatkowych, prezentujesz dane finansowe, czy faktycznie wykonujesz zamknięcie miesiąca, ledwo masz szansę oddychać.

w 2017 r.średni zespół księgowości poinformował, że zamknięcie końca miesiąca trwa dłużej niż 8 dni.

ale czas spędzony na zamknięciu miesiąca to czas spędzony z dala od wartości dodanej. Masz już niekończącą się listę zadań do wykonania,a proces zamykania kradnie twoją uwagę od zadań biznesowych związanych z zarabianiem pieniędzy i dostarczaniem strategicznych informacji.

przejrzysty proces zamykania miesiąca poprawia wydajność i zmniejsza liczbę błędów. Dowiemy się, jak możesz rozwinąć zarządzanie procesem zamykania. Ale najpierw przyjrzyjmy się zamknięciu końca miesiąca i dokładnym krokom, które możesz podjąć.

co to jest zamknięcie końca miesiąca?

zamknięcie miesiąca odnosi się do miesięcznego gromadzenia informacji finansowych, przeglądu i uzgadniania zapisów.

najważniejszy okres zamknięcia przypada na koniec roku obrotowego. Ale dobre śledzenie finansów trwa codziennie, tydzień i miesiąc.

czekanie do końca roku finansowego na rozliczenie wszystkich finansów byłoby szalone, a sezon podatkowy jest wystarczająco trudny!

więc większość zespołów finansowych również zamyka księgi co miesiąc, umożliwiając im bardziej regularne sprawdzanie transakcji, dzienników i raportów. Oznacza to również dopasowanie zarówno dochodów, jak i wydatków do fizycznych rejestrów-sprawdzanie paragonów, faktur i innych dokumentów.

w zależności od szybkości Twojego zespołu księgowego, ten proces na koniec miesiąca może trwać od 5 do 10 dni. Jest ważnym elementem systemu finansowego Twojej firmy, ponieważ księgowość:

• pomaga w łatwym wyświetlaniu informacji finansowych
• przechowuje Twoje dane w gotowości na wypadek audytu
• pomaga zapobiegać przyszłym błędom księgowym
• przygotowuje cię do prostszego i łatwiejszego składania podatków

Tworzenie widoku tego, gdzie co miesiąc przychodzą i znikają Twoje pieniądze, pozwala zbudować jasny obraz ogólnych wydatków biznesowych. Zamknięcie miesiąca podkreśla, gdzie wydatki nie są szczególnie konieczne i pomaga zoptymalizować wydatki firmy.

ale bardziej usprawniony proces zamykania na koniec miesiąca prowadzi do mniejszej liczby błędów w całej procedurze księgowej. Więc opłaca się robić to dobrze.

6 kluczowych kroków do księgowania na koniec miesiąca

nie ma idealnej listy kontrolnej na koniec miesiąca, ponieważ wszystkie firmy są różne. Niektóre działają z produktami, co oznacza, że będą miały dodatkowe kroki śledzenia obu zapasów. Inni są zorientowani na usługi lub mają poważne drobne koszty gotówkowe i biurowe, o które należy się martwić.

ogólnie rzecz biorąc, proces księgowania na koniec miesiąca dla start-upów i MŚP obejmuje sześć kluczowych etapów:

1. należności
2. należności
3. uzgadnianie kont
4. środki trwałe
5. wyciągi
6. zaplanuj z wyprzedzeniem

należności

zacznij od zapisania wszystkich dochód uzyskany przez cały miesiąc, niezależnie od tego, czy jest to gotówka, faktury, pożyczki, czy inne dochody. Ten krok obejmuje również sprawdzenie, czy otrzymałeś prawidłowe kwoty od klientów i ścigasz niezapłacone faktury.

Twój zespół finansowy powinien dokonać wpisu do dziennika, aby zarejestrować każdą z tych transakcji.

rachunki do zapłaty

w przeciwieństwie do dochodu, rachunki do zapłaty to pieniądze, które wydajesz każdego miesiąca na zakupy i rachunki. Będziesz musiał śledzić, ile wydałeś i na jakie produkty lub usługi, w tym za pomocą raportów wydatków, płatności faktur i kart firmowych.

uzgadnianie kont

ten krok w comiesięcznym zamknięciu obejmuje dopasowanie i weryfikację każdej transakcji z transakcją odpowiedniego banku, dostawcy lub firmy. Proces ten nazywany jest procesem memoriałowym.

środki trwałe

większe części maszyn, technologii i innych aktywów są czasami tłumaczone na gotówkę w Księdze. Wynika to z procesu amortyzacji i amortyzacji, co oznacza, że wartość tych aktywów spada z czasem. Ponieważ aktywa są drogie, możesz rozłożyć koszty amortyzacji w formie wydatków w miarę upływu lat.

rejestrowanie wszelkich zmian wartości tych aktywów (w tym Napraw lub amortyzacji) jest ważne, aby utrzymać stałą Księgowość i uniknąć nagłych skoków zysków lub strat.

sprawozdania

teraz nadszedł czas na zorganizowanie miesięcznych sprawozdań finansowych, takich jak bilans, zyski i straty, przychody i arkusze wydatków. Oczywiście Twoje kredyty i obciążenia powinny mieć wartość netto zerową jako saldo konta.

raporty i sprawozdania finansowe są niezwykle ważne dla zapewnienia dokładnego wglądu w dane finansowe firmy i informowania o przyszłych strategiach.

planuj z wyprzedzeniem

wreszcie nadszedł czas, aby myśleć z wyprzedzeniem o nadchodzącym miesiącu i stworzyć biznesowy plan finansowy, aby rozwiązać kluczowe ryzyka. Jeśli na przykład w tym miesiącu coś było szczególnie ręczne, może nadszedł czas, aby pomyśleć o stworzeniu procesu automatyzacji. 88% firm, które stosują automatyzację, może zakończyć proces zamykania miesięcznego w ciągu 6 dni, w porównaniu do tylko 40% tych, którzy tego nie robią.

5 Porad, aby zamknięcie końca miesiąca było bardziej wydajne

jak wspomniano, zwiększenie wydajności końca miesiąca księgowego może nie tylko dać dokładny wgląd w stan finansowy Twojej firmy, ale także zapobiec przyszłym błędom. Usprawnienie procesu lepiej przygotowuje Cię na wypadek audytu i kiedy sezon podatkowy w końcu się zbliża (dodam, że zdecydowanie za wcześnie!).

oto jak sprawić, by zamknięcie miesiąca było bardziej efektywne:

1. użyj szablonów i list kontrolnych
2. skonsoliduj wszystkie transakcje w jednym miejscu
3. Utwórz kopię zapasową swoich danych
4. wdrażaj odcięcia firmy
5. automatyzuj systemy

użyj szablonów i list kontrolnych

szablony i listy kontrolne dla każdego etapu procesu mogą wydawać się niezwykle obciążające, ale mogą skrócić cały dzień z procesu zamykania na koniec miesiąca.

kluczową zaletą korzystania z szablonów w trakcie zamykania miesiąca jest standaryzacja operacji. Udowodniono, że stworzenie standardowej procedury operacyjnej poprawia szybkość i dokładność procesu na koniec miesiąca.

jedna z firm programistycznych przypisała listę kontrolną znaku jako kluczowy powód ich sukcesu w skróceniu zamknięcia miesiąca z 3 tygodni do zaledwie 3 dni. Mów o poprawie!

Konsolidacja transakcji

ważne jest, aby konsolidować każdą kategorię transakcji w jednym miejscu. Mówimy o wydatkach, przychodach i nie tylko. Oprogramowanie do zarządzania wydatkami z wieloma kontami użytkowników pozwala zespołowi księgowemu zweryfikować wszystkie transakcje w całej firmie.

możesz również pracować z etykietami, aby łatwiej kategoryzować i wizualnie wyświetlać wydatki.

Utwórz kopię zapasową danych

bądźmy szczerzy, w dzisiejszych czasach nikt nie powinien polegać na papierze. Jeśli nie znalazłeś sposobu, aby przenieść proces księgowy online, Nadszedł czas, aby uzyskać elastyczność. Ale nawet jeśli korzystasz z cyfrowego oprogramowania księgowego lub programów online, ważne jest, aby wykonać kopię zapasową wszystkich dokumentów.

wyobrażasz sobie utratę dostępu do wszystkich swoich danych, raportów i analiz? Takie zdarzenia mogą podwoić cały proces na koniec miesiąca i z pewnością będą miały wpływ na inne procesy księgowe. Twórz kopie zapasowe danych za pomocą niezawodnego systemu opartego na chmurze, który można bezpiecznie przechowywać.

komunikuj daty odcięcia firmy

terminy odcięcia dla całej firmy to konkretne daty na koniec każdego miesiąca, które każdy pracownik powinien znać i szanować. Oznaczają one koniec bieżącego okresu rozliczeniowego, a transakcje po tej dacie zostaną przeniesione na następny miesiąc. Na przykład, jeśli pracujesz z freelancerem, który nie prześle faktury przed końcem okresu rozliczeniowego, zwykle będzie musiał poczekać na wypłatę następnego cyklu rozliczeniowego.

oczywiście twój zespół finansowy już ich używa. Ale komunikacja odcięcia daje im wystarczająco dużo czasu, aby wziąć udział w zadaniach, takich jak płacenie faktury, a także zakończenie zakończenia miesiąca.

zautomatyzuj zarządzanie wydatkami

krok numer jeden, który możesz zrobić, aby znacznie ułatwić życie pod koniec miesiąca?

zautomatyzuj swoje systemy.

Czy wiesz, że możesz zrzucić odpowiedzialność za odbiór paragonów na swoich pracowników, zamiast ścigać ich co miesiąc?

zautomatyzowane uzgadnianie płatności, wbudowane karty debetowe pracowników i bezproblemowe zatwierdzanie mogą być wykonane przy użyciu mocy Spendesk. Klienci twierdzą, że nasze oprogramowanie oszczędza około 4 dni pracy na koniec każdego miesiąca.

chociaż księgowość nigdy nie jest naprawdę zakończona, możesz zaoszczędzić czas na procesach zamykania na koniec miesiąca, aby zwiększyć wydajność i zapewnić wartość dodaną. Oczywiście, wszystkie te wskazówki i wskazówki mogą być również stosowane do zamknięcia roku i mogą korzystać z niektórych innych systemów księgowych.

ogólnie rzecz biorąc, czas zamknięcia kosztuje cenny czas i energię, które lepiej byłoby poświęcić na podejmowanie strategicznych decyzji. Masz moc, aby stworzyć lepszą satysfakcję w miejscu pracy, tworzyć oszczędności i obracać wyższy zysk. Napraw proces zamykania już dziś, na dobre.