przed przejściem na wirtualną kancelarię: co musisz wiedzieć

wirtualne kancelarie rezygnują z tradycyjnej powierzchni biurowej i zamiast tego decydują się obsługiwać swoich klientów przede wszystkim-jeśli nie w całości-dzięki wykorzystaniu technologii.

to podejście staje się coraz bardziej popularne, stymulowane przez znaczny postęp w technologii komunikacyjnej i stale obecne dążenie do znalezienia bardziej konkurencyjnych modeli biznesowych i poprawy marż zysku. Co więcej, pandemia COVID-19 spowodowała sejsmiczną zmianę w sposobie, w jaki firmy i klienci współpracują ze sobą—coraz więcej osób czuje się teraz komfortowo w kontaktach z firmami bez konieczności interakcji z nimi osobiście.

ale co trzeba zrobić, aby skutecznie prowadzić wirtualną kancelarię? Z jakimi wyjątkowymi wyzwaniami będziesz musiał zmierzyć się prowadząc swoją firmę w środowisku wirtualnym?

w tym poście przyjrzymy się niektórym podstawowym pytaniom, na które musisz odpowiedzieć podczas zakładania wirtualnej firmy prawniczej i przyjrzymy się niektórym powszechnym trudnościom, które mogą pojawić się po uruchomieniu.

co będziemy kryć:

• korzyści z prowadzenia wirtualnej kancelarii
• jak założyć wirtualną kancelarię: Podstawy
• narzędzia potrzebne do prowadzenia wirtualnej kancelarii

jako firma, która stworzyła narzędzie, które ma pomóc w utrzymaniu kontaktów prawników, pracowników i klientów, z pierwszej ręki przyjrzeliśmy się rodzajom narzędzi, ludzi i procesów, które są zwykle potrzebne do pomyślnego przejścia Twojej firmy do wirtualnego świata.

Zacznijmy więc od przyjrzenia się zaletom przyjęcia modelu pracy zdalnej dla Twojej kancelarii.

zobacz, jak te cztery Kancelarie Prawne z Florydy, Chicago i Nowego Jorku przystosowały swoją działalność do pracy z dowolnego miejsca-zapewniając jednocześnie doskonałą obsługę klienta. Pobierz bezpłatny case study playbook!

korzyści z prowadzenia wirtualnej kancelarii – dlaczego?

niektórzy prawnicy obawiają się idei włączenia większej ilości technologii do swoich praktyk, i słusznie.

obawiają się, że narazi ich to na niepotrzebne ryzyko związane z bezpieczeństwem i prywatnością. Ale faktem jest, że większość nowoczesnych narzędzi jest nie tylko bezpieczna, ale także niezwykle przyjazna dla klienta i niezawodna.

jeśli uda Ci się przezwyciężyć ten sceptycyzm technologiczny (i oczywiście wprowadzić odpowiednie protokoły), docenisz te korzyści biznesowe wynikające z prowadzenia firmy wirtualnie:

niższe koszty ogólne

podstawową zaletą prowadzenia firmy wirtualnie jest to, że możesz drastycznie zaoszczędzić na kosztach ogólnych. Zamiast płacić za stałą powierzchnię biurową oraz wszystkie koszty materiałów i konserwacji, które się z nią wiążą, możesz prowadzić w pełni działającą Kancelarię Prawną w chmurze—za ułamek kosztów.

Freedom (!)

jednym z najcenniejszych atutów jaki mamy jest czas. A dojazdy mogą zająć nieproporcjonalnie dużą ilość naszego czasu, czy to dojazdy do iz biura, czy podróże do klientów.

kiedy prowadzisz wirtualną kancelarię prawną, możesz odzyskać wiele czasu. Sprawdź, jak MHP& s Law z Tennessee prowadzi bardzo udaną firmę przyjazną zdalnie.

większa siła przyciągania i zatrzymywania talentów

oszczędności wynikające z niższej struktury kosztów często oznaczają, że możesz sobie pozwolić na bardziej hojne wynagradzanie swoich prawników (i siebie) w porównaniu z tradycyjną firmą. A lepsze wynagrodzenie oczywiście sprawi, że Twoja firma będzie bardziej atrakcyjna dla lepszych rekrutów.

ale wielu prawników uważa model wirtualnej firmy za atrakcyjny również z innych powodów. Faktem jest, że prawnicy pracujący zdalnie mają tendencję do cieszenia się znacznie większą kontrolą nad równowagą między pracą a życiem prywatnym. Spędzają mniej czasu na dojazdach i mają swobodę wyboru, jak, kiedy i gdzie pracują-czy to w domu, w kawiarni, czy w oczekiwaniu na zakończenie zajęć tanecznych przez dzieci.

lepsza obsługa klienta

niższe koszty ogólne oznaczają, że możesz przenieść część oszczędności na swoich klientów w postaci niższych stawek rozliczeniowych lub nowych struktur opłat. Oznacza to również, że możesz sobie pozwolić na podjęcie bardziej ryzykownych lub nietypowych przypadków niż w bardziej tradycyjnym modelu. Ta kombinacja czynników może uczynić twoją firmę bardziej atrakcyjną dla znacznie szerszej grupy klientów.

jak założyć wirtualną kancelarię prawną: podstawy

przed przyjęciem wirtualnego modelu dla swojej kancelarii, musisz zastanowić się nad następującymi względami:

powierzchnia biurowa

jedną z pierwszych rzeczy, o których należy pomyśleć przed przejściem do wirtualnej, jest to, czy powinieneś mieć jakąkolwiek stałą powierzchnię biurową. Czy przewidujesz potrzebę hostowania klientów osobiście często? Niektóre firmy przyjmują hybrydowy model posiadania częściowo rozproszonej siły roboczej, ale zachowując mniejszą fizyczną powierzchnię biurową, podczas gdy inne firmy są w pełni oddalone i całkowicie rezygnują z tradycyjnych lokalizacji.

struktura zespołu

Większość wirtualnych firm stosuje podobną hierarchię organizacyjną do tradycyjnych firm i używa tego samego rodzaju struktury zarządzania do koordynowania między adwokatami, asystentami prawnymi i personelem pomocniczym.

oczywiście specyficzny sposób organizacji działów Twojej firmy zależy w dużej mierze od rodzaju spraw, którymi się zajmujesz. Mimo to często firmy wirtualne mają dział przyjmowania i poleceń, który odfiltrowuje źle dopasowane sprawy, dział sporów sądowych, gdy nie można osiągnąć ugody, zespół marketingowy do obsługi promocji i mediów społecznościowych oraz zespół administracyjny do obsługi kont i rutynowych potrzeb operacyjnych.

proces

przechodząc do modelu zdalnego, musisz zaktualizować zasady i procesy firmy, aby dostosować je do przełącznika i upewnić się, że usługi są w minimalnym stopniu zakłócane, a pracownicy i kontrahenci muszą radzić sobie z pracą zdalną.

na przykład, powinno być jasne dla wszystkich, w jaki sposób sprawy mają być przetwarzane w nowej konfiguracji wirtualnej. Gdy nowa sprawa zostanie przydzielona do zespołu prawnego, w jaki sposób początkowo skontaktują się z klientem, aby zebrać więcej szczegółów na temat sprawy i jakich systemów będą używać do prowadzenia korespondencji?

po zdefiniowaniu zaktualizowanych procesów upewnij się, że konsekwentnie przekazujesz te nowe oczekiwania wszystkim. Nikt nie powinien mieć wątpliwości, kiedy są godziny pracy online, w jaki sposób należy przydzielać zadania i jakie kanały powinny być wykorzystywane do komunikacji.

dobrym pomysłem może być również zorganizowanie cotygodniowego spotkania dla całej firmy, podczas którego rozwiążesz wszelkie problemy związane z wirtualnym zarządzaniem sprawami-przynajmniej do czasu, aż wszyscy się zorientują.

szukanie części

mimo, że praca w wirtualnej kancelarii oznacza, że członkowie Twojego zespołu mają większą kontrolę nad swoimi osobistymi planami pracy, nadal ważne jest, aby wszyscy projektowali profesjonalny wizerunek. Jest to szczególnie ważny czynnik, jeśli prawnicy korzystają z wideokonferencji do komunikacji z klientami lub partnerami polecającymi.

rozwijanie kultury Twojej firmy

prowadzenie wirtualnej kancelarii stwarza pewne unikalne trudności, które niekoniecznie muszą być obecne w tradycyjnym otoczeniu.

być może największym problemem jest wymyślenie, jak stworzyć i utrzymać zdrową i wspólną kulturę pracy, gdy Twoi współpracownicy znajdują się w różnych miejscach.

współpracownicy mogą mieć trudności z budowaniem relacji ze sobą ze względu na brak komunikacji osobistej. Ta forma komunikacji jest trudna do odtworzenia, ponieważ polega na wychwytywaniu subtelnych wskazówek w Mimice ludzi, tonie głosu i mowie ciała. Te sygnały są ważnymi sygnałami, które pomagają ludziom lepiej się poznać-pomyśl, jak trudno jest przekazać humor, ironię lub sarkazm na piśmie.

pokrewnym wyzwaniem, jeśli chodzi o budowanie zwartej, wirtualnej kultury pracy, jest brak tradycyjnego czatu “chłodzenie wodą”. Pracownicy zdalni mają skłonność do poczucia, że są” na zegarze ” za każdym razem, gdy wchodzą w interakcje przez telefon lub na piśmie i mogą być bardziej skłonni do utrzymywania wszystkiego wyłącznie związanego z pracą.

istnieje kilka sposobów rozwiązania tych problemów. Pierwszą rzeczą jest wielokrotne przekazywanie podstawowych wartości i misji firmy, aby wspierać poczucie jedności i wspólnego celu. Innym jest zaplanowanie regularnych spotkań jeden-na-jeden i zespół, podczas których jakiś czas jest przeznaczony na osobistą rozmowę. Jeszcze inną powszechnie stosowaną metodą pielęgnowania ducha zespołu jest organizowanie okresowych spotkań, w których członkowie zespołu mogą się spotykać i nawiązywać kontakty towarzyskie-może to być coś mniejszego, jak letni grill lub bardziej luksusowe wydarzenie, takie jak tygodniowe coroczne rekolekcje.

ostatecznie jednak codzienna gotowość Twojego zespołu do współpracy i rozwijania silnych relacji będzie w dużej mierze zależała od systemów komunikacji, które posiadasz. Co prowadzi nas do następnego punktu …

👀 dowiedz się, w jaki sposób jedna Kancelaria zapewnia obsługę klienta 24/7—bez bycia online 24/7.

narzędzia potrzebne do prowadzenia wirtualnej kancelarii

technologia stanowi trzon każdego zdalnego zespołu. Twoja wirtualna firma po prostu nie będzie funkcjonować bez odpowiedniego zestawu narzędzi komunikacyjnych i systemów, które pozwolą Ci łatwo (i bezpiecznie!) zarządzanie ważnymi plikami i informacjami klientów. Jako osoba prowadząca wirtualną firmę powinieneś zawsze szukać nowych technologii, które pomogą Ci rozwiązać Twoje problemy biznesowe.

po przejściu na wirtualne, pierwszą rzeczą do zrobienia jest zrobienie spisu narzędzi, których już używasz, aby dowiedzieć się, czego jeszcze potrzebujesz. Większość firm opiera się w dużej mierze na oprogramowaniu do zarządzania praktyką prawniczą, aby obsługiwać podstawowe funkcje, takie jak planowanie spotkań, śledzenie czasu, sprawdzanie konfliktów i zarządzanie sprawami prawnymi. Powinieneś poświęcić trochę czasu, aby dokładnie rozważyć swoje opcje i mieć na uwadze, że być może będziesz musiał zainwestować w dodatkowe szkolenie zespołu, aby w pełni wykorzystać wszelkie nowe narzędzia, które przyjmujesz.

jeśli chodzi o komunikację zespołową w wirtualnym środowisku pracy, nie można oczekiwać wydajnego działania, polegając wyłącznie na e-mailu I telefonie. Skrzynki odbiorcze są zaśmiecone, a ważne rozmowy Zakopane, podczas gdy rozmowy telefoniczne nie są odpowiednie do niektórych zadań, takich jak dokumentowanie istotnych informacji do późniejszego wykorzystania.

telefon

niezależnie od tego, co ktoś teraz mówi, trudno jednak spierać się z faktem, że posiadanie usługi telefonicznej jest niezbędne prawie każdej kancelarii prawnej, wirtualnej lub nie. Podczas gdy wideokonferencje to świetna nowa opcja (więcej na ten temat później), rozmowa telefoniczna jest nadal jednym z najłatwiejszych i najwygodniejszych sposobów skontaktowania się z klientami (i dla nich, aby dotrzeć do ciebie).

teraz oczywiście możesz użyć do tego typowego telefonu służbowego. Ale jeśli często rozmawiasz przez telefon z klientami i współpracownikami, możesz potrzebować czegoś bardziej wyrafinowanego. Na przykład, Czy wiesz, że istnieją aplikacje komunikacyjne, które pozwalają na odwrócenie połączenia telefonicznego z telefonu na komputer?

nie tylko to, niektóre z tych aplikacji umożliwiają również przełączenie połączenia telefonicznego na Połączenie wideo (na wypadek, gdybyś chciał porozmawiać twarzą w twarz lub udostępnić ekran) za pomocą jednego dotknięcia:

i obie te schludne funkcje są dołączone do aplikacji RingCentral na komputery stacjonarne i urządzenia mobilne! Możesz to sprawdzić bardziej szczegółowo tutaj:

🕹 ️ sprawdź, jak działa RingCentral, rezerwując wycieczkę po produkcie!

Wybierz czas

💰 możesz również użyć tego kalkulatora, aby zobaczyć, ile Twoja firma może zaoszczędzić, korzystając z RingCentral, aby wspierać komunikację zespołu ze sobą.

wiadomości błyskawiczne

co więcej, jeśli chodzi o komunikację z klientami, około jeden na trzech (34%) klientów preferuje, gdy prawnicy dają im możliwość pozostania w kontakcie za pośrednictwem kanałów takich jak czat na żywo lub wideokonferencje.1 można chyba bezpiecznie założyć, że liczba ta jest jeszcze wyższa dla klientów, którzy konkretnie szukają porady w wirtualnej firmie prawniczej.

wideokonferencje

jeśli prowadzisz wirtualną kancelarię, prawdopodobnie jedną z największych zmian będzie przejście ze spotkań osobistych na spotkania wirtualne.

co oznacza, że będziesz potrzebował dobrego oprogramowania do wideokonferencji. (Dowiedz się więcej o tym, jak wybrać dobre narzędzie dla Twojej firmy.)

tak więc, jeśli prowadzisz firmę prawniczą skoncentrowaną na Internecie, ważne jest, aby zainwestować w narzędzia, które ułatwią współpracę rozproszonemu zespołowi i dadzą klientom różne sposoby utrzymywania kontaktu.

na przykład wirtualny obszar roboczy RingCentral dla firm prawniczych robi dokładnie to, łącząc komunikatory internetowe, spotkania wideo i nowoczesny system telefoniczny w jedną łatwą w użyciu platformę komunikacyjną. I tak, działa na każdym urządzeniu-Mac lub PC, Android lub iOS:

Platforma tworzy stałą linię komunikacji dla klientów i łączy wszystkie ich wiadomości-z mediów społecznościowych, poczty e—mail i czatu na żywo—w jeden scentralizowany pulpit nawigacyjny, dzięki czemu Twój zespół może szybko i dokładnie odpowiedzieć.

jednocześnie członkowie zespołu mogą być ze sobą zsynchronizowani poprzez spotkania wideo, zarządzać liczbą spraw i udostępniać pliki za pomocą wiadomości zespołu oraz rejestrować i śledzić interakcje klientów za pomocą dzienników połączeń.

co najważniejsze, Platforma RingCentral zapewnia dodatkowy spokój ducha, chroniąc wszystkie rozmowy i informacje o klientach dzięki solidnym środkom bezpieczeństwa. Co więcej, jako kompleksowa platforma komunikacyjna nie musisz już subskrybować wielu narzędzi, aby twój zespół był w kontakcie!

gotowy do przejścia do wirtualnej kancelarii?

Mimo korzyści, przejście na prowadzenie wirtualnej kancelarii nie jest dla osób o słabym sercu. Konieczne jest znaczne przygotowanie, aby zapewnić płynne współdziałanie procesów, technologii i personelu w środowisku wirtualnym.

to powiedziawszy, pod warunkiem, że włożysz niezbędne prace przygotowawcze z góry i jesteś gotowy na wiele adaptacji, gdy znajdziesz się w tym nowym terenie, korzyści z pracy dla wirtualnej firmy mogą być znaczące.