Przewodnik po zamówieniach pracy i zarządzaniu zamówieniami pracy (przykład w zestawie)

zlecenie pracy to tkanka łącząca klienta z pracą, którą chce wykonać. Zlecenia pracy działają jak papierowy szlak określający, co należy zrobić, przez Kiedy i za ile w organizacji. Zarządzanie zleceniami pracy jest siłą napędową wielu branż świadczących usługi serwisowe i konserwacyjne.

większość z nas podpisała umowę lub otrzymała zlecenie, ale jak wiele z tego, co jest powszechne, tak naprawdę nie mamy mocnego pojęcia o tym, co to jest i dlaczego jest tak kluczowym ogniwem w wielu transakcjach biznesowych.

Co To jest zlecenie pracy?

zlecenie pracy to dokument opisujący pracę między Klientem a wykonawcą. Zlecenia pracy mogą być generowane do użytku w organizacji, prawdopodobnie z oprogramowaniem do zarządzania pracą, ale najczęściej służą jako umowa między Klientem a kimkolwiek oni umowy do wykonania żądanej pracy.

zlecenie pracy zawiera opis zadania z oszacowaniem, ile będzie kosztować jego wykonanie, w tym robociznę, części i materiały. Mogą być dołączone formularze w zależności od rodzaju pracy, którą przypisujesz, co może wymagać pozwoleń lub innych dokumentów.

zlecenie pracy będzie również zawierać informacje na temat miejsca, w którym praca jest potrzebna, kto ją wykona i w jakim terminie powinna zostać wykonana. Informacje o kliencie są również zawarte i mogą być wykorzystane jako faktura za pracę.

podobne: Darmowy szablon zlecenia pracy dla programu Excel

do czego służą zlecenia pracy?

zlecenia pracy ustandaryzuj przepływ pracy i stwórz prosty i szybki proces planowania, przypisywania i śledzenia pracy podczas dokumentowania zasobów i śledzenia wydajności.

zlecenia pracy są wykorzystywane głównie w branży budowlanej do zleceń serwisowych, ale mogą być również wykorzystywane do produktów, kontroli i audytów. Zlecenia pracy nie zawsze mogą być określane jako takie. Na przykład, w produkcji, zlecenie pracy jest często nazywany zlecenie sprzedaży, gdy budowa lub Inżynieria ma mieć miejsce.

niezależnie od branży, w której jest używane zlecenie pracy, jest ono używane do śledzenia i monitorowania stanu zadania, aby upewnić się, że zostało ukończone na czas i w ramach budżetu. Jest to prawdą, gdy zlecenia pracy są używane w terenie lub w branży, która ma za zadanie regularną kontrolę. W związku z tym działają one niemal jak raport o stanie projektu.

rodzaje zleceń pracy

pod względem struktury istnieje kilka rodzajów zleceń pracy.

• Cytaty: ten rodzaj zlecenia pracy to lista produktów z ich cenami. Te oferty są przechwytywane, a Klient może podjąć decyzję, czy spełniają swoje wymagania finansowe dla pracy. Produkty te nie są zobowiązane do inwentaryzacji.
• zamówienia: różnica między zleceniem pracy z ofertą a zamówieniem pracy opartym na zamówieniach polega na tym, że ten ostatni jest listą produktów, które są bardziej prawdopodobne, aby zostać zakupione przez Klienta. Dlatego te mogą być zobowiązani do inwentaryzacji.
• Nieplanowane Zlecenie Pracy: Dotyczy to prac, które nie zostały zaplanowane z wyprzedzeniem, takich jak awarie maszyn lub pilna, nieplanowana konserwacja naprawcza produktu.
• planowane zlecenie pracy: gdy masz prace, które powtarzają się i mogą być zaplanowane z wyprzedzeniem, takie jak konserwacja zapobiegawcza lub inne automatyczne aktualizacje, jest to określane jako planowane zlecenie pracy.
• wewnętrzne zlecenie pracy: Są to zlecenia pracy, które pochodzą od kogoś w organizacji i są wysyłane do innej osoby w tej samej organizacji. Większość wewnętrznych zleceń pracy ma charakter cyfrowy.
• zlecenie pracy zewnętrznej: gdy zlecenie pracy pochodzi spoza organizacji, jest określane jako zlecenie pracy zewnętrznej. Są one często przeglądane i zaplanowane przed wykonaniem.
• ręczne zlecenie pracy: kierownicy utrzymania ruchu często planują ręczne zlecenia pracy po otrzymaniu wniosku o pracę. Przypisują one zlecenia pracy ręcznej odpowiedniemu członkowi zespołu wewnętrznie lub zewnętrznie.
• Automatyczne Zlecenie Pracy: Gdy zlecenie pracy można skonfigurować, aby automatycznie zaplanować zadania dla odpowiednich pracowników, często za pomocą narzędzia programowego, jest to określane jako automatyczne zlecenie pracy.

jeśli mówisz o zleceniu pracy serwisowej, to zamiast produktu, szczegółowo określasz harmonogram tego zadania.

typy te są nieco elastyczne, ponieważ po złożeniu zamówienia można je zmienić z oferty na zamówienie, szczegółowo określając, ile produktów w ofercie można zaangażować. Zamówienie do oferty zawiera informacje tylko o zamówieniu, takie jak data autoryzacji.

Przykład zamówienia pracy

możesz się zastanawiać, co powinno być na zleceniu pracy, aby uzyskać najbardziej efektywny wynik. Aby uzyskać lepsze ogólne pojęcie o zleceniach pracy i ich skutkach, spójrzmy na próbkę. ProjectManager.com posiada szereg darmowych szablonów do zarządzania projektami, a na zdjęciu poniżej znajduje się pełna wersja naszego szablonu zlecenia pracy. Omówimy różne elementy zlecenia pracy i jak z nich korzystać.

kontakt i informacje wewnętrzne

nasz bezpłatny szablon zlecenia pracy można dostosować do potrzeb Twojej firmy, ale jest w pełni wyposażony w podstawy. Na górze znajduje się wiele istotnych informacji, takich jak nazwa firmy, adres i kontakt.

istnieje również miejsce na dodanie numeru zlecenia pracy, który jest kluczem do śledzenia zlecenia i szybkiego znalezienia zlecenia. Daty są uwzględniane w momencie wydania zlecenia, kiedy prace mają się rozpocząć, zakończyć i kiedy są zakończone.

można ustawić poziom priorytetu. Osoba, która zażądała zlecenia pracy, jest identyfikowana i podawana jest identyfikator klienta do użytku wewnętrznego. W przypadku większych organizacji można określić dział.

Opis stanowiska pracy

mięso zlecenia pracy to oczywiście praca i związana z nią praca i materiały. Tutaj praca jest opisana, kto jest rozliczany jest identyfikowany, a jeśli to konieczne, gdzie praca zostanie wysłana jest identyfikowany.

Poniżej znajduje się szczegółowy opis pracy do wykonania i ile godzin zajmie wykonanie każdego czasu linii, a także wskaźnik pracownika, któremu powierzono zadanie. To jest następnie zsumowane.

wymagane materiały

następna sekcja naszej próbki zlecenia pracy zawiera materiały potrzebne do wykonania zadania, ile z nich, koszt i wszelkie obowiązujące podatki. Wszystko to jest dodawane do powyższej sumy za subtotal. Wszelkie dodatkowe opłaty są dodawane do tej sumy częściowej, aby osiągnąć całkowitą cenę zlecenia pracy.

wreszcie jest miejsce na dodanie dodatkowych informacji. Jest też podpis i datownik. Ponownie, jest to przykład zlecenia pracy, ale kilka poprawek może dotyczyć prawie każdego zlecenia pracy, które musisz wyprodukować.

kluczowe zasady dobrego zarządzania zleceniami pracy

zlecenie pracy jest w rzeczywistości zadaniem. Jest to sposób na opisanie, przypisanie i śledzenie zadania, aby upewnić się, że zostanie ono ukończone na czas i w ramach uzgodnionego budżetu. Zarządzanie tworzeniem i przepływem zlecenia pracy podczas przechodzenia od inicjacji do wykonania i zakończenia jest kluczowe.

proces zarządzania zleceniami pracy przebiega w trzech prostych krokach:

1. Utwórz nowe zlecenie pracy: niezależnie od tego, czy jest to namacalne, czy cyfrowe zlecenie pracy, ważne jest, aby powierzyć właściwym osobom szczegółowe informacje na temat tego zadania, w tym informacje, takie jak cel, poziom priorytetu, informacje opisowe i inne.
2. ruch w organizacji: upewnij się, że odbiorca ma niezbędne informacje, których potrzebuje, aby wykonać zlecenie zgodnie z Twoimi specyfikacjami.
3. Zamknij zlecenie pracy po zakończeniu: Aby utrzymać porządek w obiegu pracy, upewnij się, że wszystkie zlecenia pracy zostały zrealizowane przed utworzeniem nowego zlecenia.

jeśli chodzi o osoby zaangażowane w zarządzanie zleceniem pracy, obejmują one osobę, która poprosiła o pracę, osobę upoważnioną do jej zatwierdzenia i tych, którzy ją wykonują.

posiadanie jakiegoś mechanizmu raportowania pomoże również śledzić pracę i upewnić się, że została ukończona w terminie. Po zakończeniu płatności wymagana jest płatność, więc płace muszą być zaangażowane w zarządzanie wszelkimi zaliczkami, a następnie ostateczną płatnością.

How ProjectManager.com usprawnia zarządzanie zleceniami pracy

ProjectManager.com to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które pomaga organizować pracę i zwiększać wydajność. Generowanie, śledzenie i płacenie za zlecenia pracy jest ulepszone przez nasze narzędzie oparte na chmurze, które zapewnia dane w czasie rzeczywistym, aby zawsze wiedzieć, czy dotrzymujesz harmonogramu.

tablice Kanban mogą być używane do tworzenia zleceń pracy, dodawania załączników, ustalania priorytetów i śledzenia postępów. Tablice te są szczególnie atrakcyjne dla tych, którzy preferują wizualny przepływ pracy. Zlecenia pracy są wykonywane na kartach cyfrowych, które są następnie umieszczane pod kolumnami, które reprezentują fazy pracy, które można dostosować do Nomenklatury organizacji.

Śledź postępy, aby uzyskać lepsze wyniki

Śledź postępy na pulpitach nawigacyjnych, które automatycznie odzwierciedlają aktualizacje statusu i obliczają metryki, takie jak czas, zadania, koszty i inne. Na przykład, jeśli przygotowujesz zlecenie pracy mechanika, a twoja załoga jest w terenie, o ile ma połączenie z Internetem, może aktualizować swój status lub współpracować, komentując na poziomie zadania.

czas zalogowanej pracy można również śledzić za pomocą arkuszy czasowych, które usprawniają również płace. Są bezpieczne i łatwe w użyciu. Nasz nieograniczony magazyn plików oznacza, że możesz używać narzędzia jako scentralizowanego centrum do zarządzania wszystkimi zleceniami pracy.

ProjectManager.com to oparte na chmurze narzędzie, które porządkuje pracę i pracowników w celu zwiększenia wydajności. Zarządzaj zleceniami i utrzymuj pracę zespołu w dowolnym miejscu i czasie. Spróbuj ProjectManager.com dzisiaj, biorąc ten darmowy 30-dniowy okres próbny.