strategie i najlepsze praktyki zarządzania przepływami pieniężnymi

jednym z najważniejszych elementów w tworzeniu udanego i zdrowego finansowo biznesu jest opracowanie i wdrożenie skutecznej strategii zarządzania przepływami pieniężnymi. Od jednoosobowych startupów po właścicieli małych firm po specjalistów finansowych pracujących w dużych korporacjach, każdy, kto musi zarządzać przepływami pieniężnymi, wie, że gotówka jest siłą napędową ich organizacji-a pozytywny przepływ pieniężny, utrzymywany przy odpowiednich kosztach i we właściwym czasie, jest kluczem do zdrowia finansowego.

postępując zgodnie z podstawowymi najlepszymi praktykami i inwestując w odpowiednie rozwiązania programowe, możesz opracować strategię zarządzania przepływami pieniężnymi, która pomoże zoptymalizować kapitał obrotowy pod kątem wydajności, wzrostu, rentowności i przewagi konkurencyjnej.

dlaczego skuteczna strategia zarządzania przepływami pieniężnymi ma znaczenie

wyzwania związane z zarządzaniem przepływami pieniężnymi to numer jeden dla małych firm. Utrzymanie lub poprawa przepływu środków pieniężnych ma kluczowe znaczenie dla utrzymania rzeczy działa podczas oczekiwania na należności do uzyskania i przetwarzania płatności od klientów.

Cash management to przede wszystkim optymalne wykorzystanie kapitału obrotowego Twojej firmy przez:

• minimalizacja nadmiaru gotówki pod ręką;
• dokładne i całkowite Równoważenie napływów i odpływów gotówki;
• zapewnienie, że wszystkie środki pieniężne są wydawane z myślą o maksymalnym zwrocie z inwestycji (ROI) i tworzeniu wartości (tj. optymalizacji wskaźnika obrotu kapitałem obrotowym); oraz
• utrzymanie wystarczającego kapitału obrotowego na pokrycie zobowiązań finansowych firmy z wystarczającą ilością resztek do zarządzania nieoczekiwanymi wydatkami i korzystania z możliwości inwestycyjnych. Wymaga to równoważenia płynności przedsiębiorstwa z kosztami alternatywnymi.
  • ustalając optymalne saldo gotówkowe, firmy muszą identyfikować, śledzić i ograniczać ryzyko związane z docelowym Saldem gotówkowym.
  • muszą również określić oczekiwany zwrot z inwestycji i koszt alternatywny dla różnych opcji, np. płacić faktury sprzedającego wcześniej, aby uzyskać rabaty, a nie mieć więcej gotówki pod ręką i dokonywać płatności, gdy są należne.
  • prosty wzór, którego firmy mogą użyć do obliczenia kosztu alternatywnego, to:
    koszty transakcji + potencjalna ekspozycja na ryzyko utworzona przez utrzymanie minimalnego salda gotówkowego = koszt alternatywny dla tego salda.

aby wykonać te krytyczne zadania biznesowe, potrzebujesz zarówno jasnego zrozumienia znaczenia przepływów pieniężnych, jak i realistycznego, szczegółowego i opartego na danych podejścia. Bez sformalizowanej strategii zarządzania kapitałem obrotowym, systemu oceny i poprawy wydajności za pomocą wskaźników lub pełnego wpisowego od organizacji na wszystkich poziomach, problemy z przepływami pieniężnymi mogą okazać się częste i frustrujące.

powiązanie zdyscyplinowanego zarządzania przepływami pieniężnymi z większymi celami firmy w zakresie wzrostu, innowacji, marż zysku i siły konkurencyjnej będzie miało długą drogę w kierunku zachęcania członków zespołu na wszystkich poziomach do tego samego.

najlepsze praktyki efektywnego zarządzania przepływami pieniężnymi

1. zainwestuj w oprogramowanie

od optymalizacji cyklu konwersji gotówki po obliczanie i optymalizację dni rozliczeniowych (tj. każda część poprawy przepływu środków pieniężnych jest łatwiejsza i bardziej efektywna dzięki najlepszemu w swojej klasie rozwiązaniu typu “od zamówienia do zapłaty”, Jak Planergy.

sztuczna inteligencja (AI), automatyzacja procesów oraz zaawansowane zarządzanie danymi i analityka to podstawowe elementy nowoczesnego oprogramowania zakupowego. Uzbrojony w te narzędzia, można:

• Rejestruj, organizuj i analizuj wszystkie dane dotyczące wydatków, aby uzyskać maksymalną przejrzystość, dokładność i kompletność. Widoczność wydatków jest niezbędna do optymalizacji wszystkich procesów biznesowych, ale szczególnie ważne jest zarządzanie przepływami pieniężnymi, ponieważ posiadanie niewłaściwych danych może spowodować niedokładną prognozę przepływów pieniężnych—i bez wystarczającej ilości gotówki na pokrycie kosztów operacyjnych, płacenie wynagrodzeń lub płacenie dostawcom, nie mówiąc już o strategicznych inwestycjach lub pokrywaniu sytuacji kryzysowych.
• Zapewnij pojedyncze, oparte na chmurze repozytorium danych z bezpiecznym, odpowiednim do roli dostępem. Każdy może uzyskać dostęp do potrzebnych mu danych, kiedy ich potrzebuje, dzięki czemu łatwiej jest podejmować mądre decyzje biznesowe zarówno w zakresie krótko -, jak i długoterminowego zarządzania przepływami pieniężnymi.
• Zintegruj swoje oprogramowanie księgowe, rozwiązanie zaopatrzenia i inne aplikacje w spójne środowisko programistyczne z lepszą komunikacją i współpracą.
• Twórz i egzekwuj polityki, które zachęcają do odpowiedzialnych, świadomych wydatków i mądrych, strategicznych decyzji w celu poprawy przepływu środków pieniężnych w czasie.
• twórz dokładne i kompletne budżety, prognozy i prognozy przepływów pieniężnych, a także podstawowe dokumenty finansowe, takie jak sprawozdania z dochodów i przepływów pieniężnych.
• automatyzuj i optymalizuj podstawowe procesy rozliczania zobowiązań, integruj z systemami dostawców i ułatwiaj współpracę z należnościami, aby zapewnić pełny wgląd i kontrolę nad wypływami środków pieniężnych i napływami środków pieniężnych. Jest to szczególnie ważne dla skrócenia cyklu konwersji gotówki.
• Twórz i śledź metryki używane do monitorowania i usprawniania procesów związanych z zarządzaniem napływami i wypływami środków pieniężnych, w tym:
  • dni zaległej Sprzedaży (DSO)
  • dni zaległej Sprzedaży (DIO)
  • dni zaległej Sprzedaży (DPO))

1. Stwórz kulturę gotówkową

aby odnieść prawdziwy sukces w optymalnym wykorzystaniu kapitału obrotowego, firmy muszą upewnić się, że wszyscy, od dyrektora generalnego PO Księgowych w zakresie zobowiązań i należności, rozumieją znaczenie skutecznego zarządzania przepływami pieniężnymi.

C-Suite może rozpocząć proces, dostarczając nie tylko instrukcji, ale także przywództwa i wskazówek w ustalaniu priorytetów strategicznego podejścia do dodatnich przepływów pieniężnych. Powiązanie zdyscyplinowanego zarządzania przepływami pieniężnymi z większymi celami firmy w zakresie wzrostu, innowacji, marż zysku i siły konkurencyjnej pozwoli na zachęcenie członków zespołu na wszystkich poziomach do tego samego.

w działach księgowości i zaopatrzenia opracowywanie i wdrażanie polityk promujących zarówno dyscyplinę finansową, jak i skoncentrowane na wartości wydatki strategiczne może ułatwić osiągnięcie zgodności, monitorowanie wydajności i identyfikowanie obszarów problemowych wymagających poprawy.

inne działy i jednostki biznesowe mogą być zachęcane do wspierania dyscypliny finansowej (i uważnego zarządzania wydatkami gotówkowymi) poprzez łączenie premii departamentowych, budżetów, a nawet wynagrodzeń z celami przepływów pieniężnych.

wprowadzenie narzędzi programowych, które upraszczają prognozy przepływów pieniężnych, budżetowanie i prognozy wymagane do realizacji tej strategii, jeszcze uprości sprawy.

zapewnienie, że wszyscy są przeszkoleni w zakresie narzędzi programowych, rozumie i zgadza się przestrzegać polityki zarządzania finansami i przepływami pieniężnymi, a także zna ich role i obowiązki we wspieraniu dążenia firmy do zdrowia finansowego, zapewni ostateczną warstwę wzmocnienia niezbędną do współpracy wszystkich na rzecz wspólnego sukcesu i lepszego zarządzania gotówką.

1. podejmij proaktywne podejście do Fakturowania

nawet dochodowy biznes potrzebuje gotówki w ręku, aby przejść ze zdrowymi liczbami w bilansie. Usprawnienie procesów fakturowania pod kątem dokładności i szybkości sprawia, że faktury trafiają w ręce klientów tak szybko, jak to możliwe, a pieniądze trafiają na konto bankowe szybciej.

zautomatyzuj procesy fakturowania. Ściśle współpracuj z klientami, aby upewnić się, że każda faktura ma odpowiednie zamówienie zakupu, aby zminimalizować wyjątki, obciążenia zwrotne i opóźnienia. Zamiast wiązać rozpraszanie faktur do określonego dnia, rozważ wysłanie ich za każdym razem, gdy osiągniesz ustalony cel, taki jak pewna liczba ukończonych projektów.

1. Usprawnij Zarządzanie zapasami

zapasy, które marnieją w magazynach lub magazynach, nie generują przychodów dla Twojej firmy. Ustal priorytety magazynowania dla silnych sprzedawców i zainstaluj systemy do likwidacji martwych zapasów i zminimalizowania lub wyeliminowania zmian w razie potrzeby.

1. priorytet zwinności, ciągłego doskonalenia i odporności biznesu

chociaż globalna gospodarka jest zdecydowanie zaciekle konkurencyjna, Twoim najtrudniejszym konkurentem, jeśli chodzi o osiągnięcie optymalnej wydajności, zawsze będzie twój własny biznes. Firmy, które skupiają się na sobie, aby ocenić i poprawić praktyki biznesowe (w tym operacje biznesowe, działania finansowe, sourcing strategiczny itp.) może przycinać tłuszcz, jednocześnie znajdując nowe sposoby na wykrawanie wartości z ich przepływów pracy.

praktykowanie zwinnego zaopatrzenia i priorytetyzacji odporności łańcucha dostaw nie tylko ułatwi śledzenie danych finansowych i usprawni przepływ pracy, ale także wyeliminuje marnotrawstwo, błędy ludzkie i kosztowne opóźnienia, zapewniając jednocześnie elastyczną podstawę, która promuje rentowność, jednocześnie chroniąc przed zakłóceniami (dodatkowo izolując saldo gotówkowe od nieoczekiwanych zawirowań).

wynik netto to szczuplejsza, bardziej skoncentrowana organizacja, która może łatwiej wdrożyć dyscyplinę finansową w swoje procesy biznesowe i znacznie skuteczniej wykorzystać kapitał obrotowy.

1. nie unikaj finansowania

zarówno krótkoterminowe, jak i długoterminowe finansowanie może być niezwykle pomocne w dostarczaniu zastrzyku gotówki, gdy jej najbardziej potrzebujesz lub chcesz skorzystać z wyjątkowej okazji inwestycyjnej.

finansowanie krótkoterminowe, takie jak linia kredytowa, może pomóc w wypełnieniu luki, gdy szybko potrzebujesz kapitału obrotowego. Jeszcze lepiej, możesz skonfigurować linię kredytową ze swoim pożyczkodawcą, zanim jej potrzebujesz. Zapewnia to nie tylko dodatkowy spokój, ale może potencjalnie przynieść bardziej korzystne oprocentowanie, ponieważ negocjujesz, gdy masz kolor, a nie przychodzisz do instytucji finansowej z kapeluszem w ręku (że tak powiem).

właściciele małych firm i startupy mogą zdecydowanie skorzystać z innych krótkoterminowych opcji finansowania, takich jak karty kredytowe, pod warunkiem, że narysują wyraźną, ciężką linię między osobistym a zawodowym, ustanawiając oddzielne konto bankowe i Karty kredytowe dla firmy.

oddzielenie rzeczy pozwala również na łatwiejszą integrację zakupów biznesowych kart kredytowych z ogólnym systemem zarządzania wydatkami, zapewniając cenne informacje, które można wykorzystać do udoskonalenia zarządzania przepływami pieniężnymi i zmniejszenia polegania na plastiku w przyszłych prognozach przepływów pieniężnych.

długoterminowe finansowanie jest lepszym rozwiązaniem niż kapitał obrotowy, gdy inwestujesz w duże zakupy, takie jak sprzęt produkcyjny, nieruchomości itp. Możesz spawać płatności i amortyzację przez cały okres użytkowania aktywów, a podczas gdy musisz mieć oko na stopy procentowe, twoja pozycja gotówkowa będzie znacznie silniejsza.

1. zrównoważyć marchewkę kijem

stworzenie jasnej i kompleksowej polityki windykacyjnej ma kluczowe znaczenie dla kontrolowania przepływów pieniężnych. Sformalizuj warunki płatności, doprecyzuj kary za opóźnienia w płatnościach i upewnij się, że w regularnych odstępach czasu rozpowszechniasz najnowszą wersję polisy wśród wszystkich swoich klientów, a także pracowników.

możesz zintegrować proces windykacji z przepływami pracy nad należnościami, aby monitorować terminy i kwoty płatności, a także automatycznie wydawać przypomnienia o windykacji. Zachęci to do szybkiej płatności, utrzymując rzeczy przyjazne (lub przynajmniej profesjonalne) z klientami.

to jest kij. Marchewka występuje w postaci rabatów za wcześniejszą płatność. Rabaty mogą pomóc ci zebrać więcej gotówki, szybciej, nawet jeśli otrzymujesz trochę mniej od każdego klienta korzystającego z rabatu. Poświęcenie 5% lub 10% faktury, aby uzyskać gotówkę w ręku w ciągu 10 dni jest warte tego, jeśli uniemożliwia ci zaciągnięcie krótkoterminowego kredytu i płacenie wysokich odsetek.

upewnij się, że Twój kapitał obrotowy wykonuje swoją pracę

aby przetrwać na dzisiejszym konkurencyjnym rynku, musisz utrzymać finansowe serce swojej firmy w stałym przepływie dobrze zarządzanej gotówki. Stwórz kulturę uważności na przepływy pieniężne, zainwestuj w niezawodne i wszechstronne oprogramowanie oraz opracuj i wdroż skuteczne strategie prognozowania przepływów pieniężnych i zarządzania już dziś, a będziesz mieć potrzebne zasoby, gdy nadejdzie czas na opłacenie rachunków, dokonanie strategicznych inwestycji i pokrycie sytuacji kryzysowych, które stanowią zagrożenie dla kondycji finansowej Twojej firmy.