struktura zarządzania projektami i Komitet Sterujący w zarządzaniu projektami

komitet sterujący (czasami nazywany “zespołem zarządzania projektami”) to grupa osób odpowiedzialnych za nadzór, działanie i realizację projektów, programów i portfeli. Wyjaśniają decyzje dotyczące sposobu realizacji uzgodnionego zakresu prac.

komitety sterujące nadzorują proces realizacji i ustanawiają zasady i procedury zarządzania projektami, aby pomóc zespołom projektowym upewnić się, że projekty są na dobrej drodze i przynoszą pożądane rezultaty. Pogodzenie różnic i sprzecznych kwestii w zakresie ról i obowiązków zainteresowanych stron oraz zapewnienie, że wszystkie rezultaty są wysokiej jakości i spełniają uzgodniony zakres. Komitet ds. zarządzania projektami jest skuteczny, gdy zapewnia terminowe i skuteczne dostarczanie zadowalających wyników.

w tym artykule zdefiniujemy termin “komitet sterujący” dla zarządzania projektami i opiszemy, jakie role i komponenty są zwykle zaangażowane w struktury zarządzania projektami.

czym jest Komitet Sterujący w zarządzaniu projektami?

komitet sterujący projektem (zwany także “radą projektu”) jest wyższym organem decyzyjnym w strukturze zarządzania projektem, który składa się z najwyższych menedżerów i liderów, którzy zapewniają, przeglądają i monitorują strategiczny kierunek i wytyczne polityczne dla zespołu projektowego i innych interesariuszy. Komitet projektowy przedstawia również zalecenia dotyczące podejścia do realizacji i uczestniczy w omawianiu ogólnych strategii i możliwości planowania i wdrażania.

zazwyczaj członkami komitetu sterującego projektu są główni interesariusze i przedstawiciele wysokiego szczebla klientów projektu. W ramach zarządzania projektami członkowie komitetu są strategicznie rozmieszczeni, aby skutecznie promować cele swoich organizacji. Różnorodność zazwyczaj sprawia, że zarząd projektu jest elastyczny i usprawnia podejmowanie decyzji.

kto może być członkiem Komitetu zarządzania projektem:

• Kierownik Projektu
• Sponsor projektu
• właściciel projektu
• Analityk Biznesowy
• przedstawiciele klienta

niektóre obowiązki członków komitetu sterującego:

• planowanie strategiczne i przegląd
• weryfikacja zmian w dokumencie Business Case
• zatwierdzanie karty projektu pod kątem dokładności i zgodności z Business Case.
• monitorowanie i kontrolowanie projektu
• zarządzanie relacjami i konfliktami między zespołem ds. realizacji i innymi zainteresowanymi stronami projektu
• Definiowanie polityk i procedur związanych z realizacją projektu
• rekomendowanie dostosowań zasobów i ich alokacji

Lista kontrolna karty projektu

fundament komitetu sterującego jest zazwyczaj tworzony przez kierownictwo wyższego szczebla lub innych decydentów w organizacji. Często będzie to przedstawiciel organizacji, która przyczyniła się do pierwotnej wizji projektu, który poprowadzi Komitet.

Co To jest struktura zarządzania projektem?

struktura zarządzania projektem to ramy władzy i odpowiedzialności, które określają, w jaki sposób interesariusze projektu będą podejmować, komunikować się i wdrażać strategiczne decyzje oraz rozwiązywać problemy pojawiające się w całym cyklu życia projektu.

skuteczne struktury zarządzania projektami pomagają kierownikom projektów zrównoważyć sprzeczne problemy i podejmować świadome decyzje. Struktury te identyfikują linie komunikacji, prawa decyzyjne i relacje sprawozdawcze dla osób, które zatwierdzają wnioski o zmiany w zakresie projektu, budżecie lub harmonogramie. Istnieją trzy rodzaje struktury zarządzania, które są używane w projektach i programach: scentralizowane, rozproszone lub hybrydowe. Poniższe sekcje opisują je dalej.

3 Modele Zarządzania Projektami

1. Scentralizowana

scentralizowana struktura zarządzania przekazuje wszystkie decyzje z komitetu sterującego do zespołu projektowego i interesariuszy, aw niektórych przypadkach również w przeciwnym kierunku. Ten rodzaj zarządzania jest bardzo powszechny w dużych projektach, gdzie brakuje czasu na koordynację i wymianę informacji między komitetami.

kolejnym powodem przyjęcia scentralizowanej struktury zarządzania jest to, że zapewnia spójny kierunek w całym cyklu życia projektu. Zapewnia to, że projekt jest na dobrej drodze i jest zgodny z uzgodnionym zakresem prac. Kolejnym plusem jest to, że upraszcza komunikację i zmniejsza koszty i ryzyko.

3. Rozproszone

w przeciwieństwie do scentralizowanego zarządzania, rozproszone struktury zarządzania utrzymują rozproszone uprawnienia decyzyjne wśród wszystkich zainteresowanych stron. Pozwala to na większą elastyczność w podejmowaniu decyzji projektowych przy jednoczesnym lepszym zachowaniu odpowiedzialności.

w rozproszonej strukturze zarządzania władza decyzyjna pozostaje w rękach zespołu projektowego, a okresowe przeglądy przeprowadzane są przez komitet sterujący. W rozproszonym systemie zarządzania nie ma barier dla zmian w zakresie i budżecie.

3. Hybrydowa

hybrydowa struktura zarządzania łączy pozytywne elementy modeli scentralizowanych i rozproszonych. Komitet sterujący modelu hybrydowego działa jak wewnętrzny komitet sterujący, jednak jest wspierany przez zewnętrzną grupę doradczą (lub panel).

struktura hybrydowa jest najczęściej stosowana w złożonych, wielofazowych projektach, które wymagają centralnego podejmowania decyzji strategicznych w późniejszych fazach projektu. Głównym celem tego typu zarządzania jest wykorzystanie najlepszych właściwości z innych typów, unikając przy tym poważnych niedociągnięć.

ścieżka krytyczna w zarządzaniu projektami-definicja, metoda, przykład MS Excel

6 najczęstsze pytania i odpowiedzi

poniżej przedstawiamy odpowiedzi na niektóre z najczęściej zadawanych pytań na ten temat.

1. Po co tworzyć komitet sterujący w projektach?

komitety sterujące są tworzone w celu umożliwienia kierownikowi projektu skuteczniejszej komunikacji z kluczowymi interesariuszami i uzyskania bardziej terminowych i dokładnych informacji na temat procesu realizacji niż to jest osiągane w tradycyjnej odgórnej strukturze zarządzania projektami.

2. Jaka jest idealna wielkość komitetu sterującego projektem?

idealna wielkość komitetu sterującego nad projektem wynosi od 8 do 15 członków, ale zaleca się, aby wielkość komitetu sterującego nad każdym projektem nie przekraczała 10 osób.

3. Co to jest posiedzenie komitetu sterującego?

spotkanie komitetu sterującego jest regularnym wydarzeniem forum, za pośrednictwem którego kierownik projektu komunikuje się z kluczowymi interesariuszami w celu przeglądu postępów prac, harmonogramów, wydatków itp., oraz podział obowiązków pomiędzy członków zespołu.

4. Jaki jest cel ram zarządzania projektami?

struktura zarządzania projektem jest potrzebna z dwóch głównych powodów: (1) w celu zapewnienia, że projekty dostarczają akceptowalne wyniki w harmonogramie i (2) w celu ochrony sponsorów przed ryzykiem związanym z trzech etapów każdego projektu – planowania, realizacji i zamknięcia.

5. Jaki powinien być skład komitetu sterującego projektu?

skład komitetu sterującego będzie się różnić w zależności od rodzaju projektu i będzie się opierał na następujących:

• Sponsor projektu: jest to właściciel projektu i jest odpowiedzialny za uzyskanie zobowiązań od sponsorów do finansowania i realizacji projektów.
• kierownik projektu: kierownik projektu jest odpowiedzialny za realizację celów i wizji przekazanych przez sponsora do zadań, które można wykonać na czas i w ramach budżetu.
• Project Portfolio Manager: ta osoba jest odpowiedzialna za ocenę projektów kapitałowych pod kątem ich zdolności do dostarczania wartości biznesowej. Powinien on być w stanie zrozumieć czynniki napędzające biznes dla projektów kapitałowych, podejmować odpowiednie decyzje dotyczące kompromisu między projektami oraz akceptować lub odrzucać nowe projekty w oparciu o ich dopasowanie do portfela. Ta rola jest również odpowiedzialna za przekazywanie strategicznych priorytetów sponsorowi i kierownikowi projektu.

6. Jakaś różnica między strukturą zarządzania projektami a biurem zarządzania projektami?

nie ma wyraźnej różnicy między tymi dwoma. Ten pierwszy ma jednak wiele znaczeń. Bardziej prawdopodobne jest, że w tym artykule opiszemy, czym jest struktura zarządzania projektem i do czego można ją wykorzystać. Dowiedz się więcej o PMO.