Systemy informacji o zasobach ludzkich

co to jest system informacji o zasobach ludzkich (HRIS)?

Systemy informacji o zasobach ludzkich (HRIS) to oprogramowanie, które zapewnia scentralizowane repozytorium danych podstawowych pracowników, których grupa zarządzania zasobami ludzkimi (HRM) potrzebuje do ukończenia podstawowych procesów zarządzania zasobami ludzkimi (core HR).

niektórzy wyjaśniają go również jako pakiet oprogramowania opracowany, aby pomóc specjalistom ds. zasobów ludzkich w zarządzaniu danymi. Specjaliści ds. zasobów ludzkich wykorzystują te systemy, aby ułatwić przepływ pracy, poprawić wydajność oraz przechowywać i zbierać informacje. Kilka firm oferuje pracodawcom Pakiety HRIS. Pakiety HRIS można dostosować do konkretnych potrzeb i wymagań pracodawcy.

jakie są korzyści z systemów informacji o zasobach ludzkich (HRIS)?

posiadanie scentralizowanego repozytorium danych pracowników eliminuje potrzebę przechowywania plików papierowych, które można łatwo uszkodzić, a także potrzebę przeszukiwania dużych papierowych plików pracowników w celu znalezienia informacji. W zależności od rodzaju oprogramowania systemu informacji o zasobach ludzkich, powinien on generować różne raporty, zapewniać możliwości raportowania ad hoc i oferować analizy HR w zakresie ważnych wskaźników, takich jak liczba pracowników i obroty. Nowoczesne oprogramowanie HRIS oferuje również możliwości wizualizacji danych pracowników, takich jak automatycznie renderowane wykresy organizacyjne lub siatki dziewięciokolorowe.

zakupy w jednym miejscu

jedną z najczęściej wymienianych zalet HRIS jest to, że wprowadzasz informacje tylko raz dla wielu zadań związanych z HR. I podobnie, musisz aktualizować tylko jedno miejsce, gdy zmieniają się informacje o pracownikach.

Integracja danych

ponadto różne części systemu mogą “rozmawiać ze sobą”, umożliwiając bardziej znaczące możliwości raportowania i analizy, w tym wewnętrzne oceny i audyty oraz przygotowanie danych dla osób postronnych.

dokładność

Zwiększona dokładność prawdopodobnie zakłada poprawne wprowadzanie danych i manipulowanie nimi.

samoobsługa

ta funkcja może być doskonałą oszczędność czasu dla HR. Pracownicy mogą wejść do systemu, aby zmienić dane (na przykład zmienić własne adresy), a menedżerowie i przełożeni mogą wejść do systemu, aby wprowadzić dane (na przykład przeglądy wydajności) lub pobrać dane bez przeszkadzania HR.

5. Automatyczne przypomnienia

systemy mogą planować zdarzenia, takie jak oceny wyników i terminy świadczeń, automatycznie powiadamiając i szturchając, jeśli działania nie zostały wykonane.

Hosting dokumentów związanych z firmą

system może zawierać takie materiały, jak podręczniki pracowników, procedury i wytyczne dotyczące bezpieczeństwa. Materiały są łatwo aktualizowane w jednym miejscu.

Administracja świadczeń

może to obejmować rejestrację, powiadomienia, zmiany i raportowanie.

Zarządzanie rekrutacją

może to obejmować śledzenie kandydatów, zarządzanie i raportowanie.

jakie są składniki HRIS (Human Resource Information Systems)?

‍

1. Baza danych

podstawowa oferta systemu informacji o zasobach ludzkich obejmuje bazę danych do przechowywania informacji o pracownikach. Specjaliści HR mogą wprowadzać do systemu wszystkie dane osobowe, do których można uzyskać dostęp z dowolnego miejsca, przez całą dobę. Rodzaje danych gromadzonych przez specjalistów HR w bazie danych obejmują historię wynagrodzeń, informacje kontaktowe w nagłych wypadkach i przegląd wydajności. Podstawowa baza danych może być również postrzegana jako kopia zapasowa online dla plików papierowych.

‍

2. Zarządzanie czasem i pracą

działania takie jak zarządzanie czasem i pracą mogą być bardzo czasochłonne. Pakiet HRIS umożliwia pracownikom wprowadzanie własnych przepracowanych godzin i pozwala menedżerom na natychmiastową weryfikację wniosków urlopowych, a dane są bezpośrednio przekazywane do listy płac. Zarządzanie czasem i pracą poprawia również zdolność działu HR do śledzenia punktualności i frekwencji.

‍

3. Funkcja płac

funkcja płac jest kolejnym ważnym elementem modelu HRIS. HR może łatwo pobierać lub rozładowywać godziny pracy pracowników i wystawiać pracownikom Czeki lub wpłaty płacowe. Pracownicy najemni mogą również otrzymywać wynagrodzenie przy znacznie mniejszym ryzyku popełnienia błędów. Oprogramowanie HRIS payroll zazwyczaj poprawia zgodność z przepisami podatkowymi w lokalizacjach o wielu poziomach opodatkowania.

korzyści

niektórzy pracodawcy HRIS pozwalają pracodawcom na ustanowienie i utrzymanie świadczeń medycznych i Inwestycji emerytalnych za pośrednictwem ich oprogramowania. Takie aplikacje umożliwiają pracodawcom kompleksową obsługę wszystkich potrzeb zarządzania danymi dotyczącymi zasobów ludzkich. Inne pakiety HRIS ułatwiają świadczenia medyczne i potrącenia z inwestycji emerytalnych na poczet płac, ale nie ustanawiają tych świadczeń.

‍

5. Interfejs pracownika

większość pakietów HRIS pozwala pracownikowi na ograniczony dostęp Użytkownika. Pracownicy mają dostęp do części bazy danych, w której mogą aktualizować swoje dane osobowe, przeglądać skale płac, zmieniać programy świadczeń emerytalnych, aktualizować informacje o depozytach bezpośrednich lub pobierać dokumenty wyboru świadczeń.

‍

6. Rekrutacja i utrzymanie

wreszcie, można powiedzieć, że rekrutacja i retencja są najważniejszymi elementami HRIS. Jest rzeczą oczywistą, że jest on kotwicą wszystkich polityk i systemów HR. Znalezienie nowych talentów, pozyskanie ich, utrzymanie ich zaangażowania i wreszcie możliwość ich utrzymania to główne zadanie osoby z działu HR. HRs musi również zapewnić pracownikom nie tylko możliwość wykonywania swojej pracy, ale także odpowiednie przeszkolenie; otrzymuje odpowiednie wynagrodzenie i świadczenia od organizacji.

jakie są rodzaje systemu informacji o zasobach ludzkich (HRIS)?

I. operacyjne HRIS

operacyjny HRIS jest bardzo pomocny dla menedżera. Zapewnia menedżerowi wszystkie wymagane dane do obsługi rutynowych i powtarzalnych decyzji dotyczących zasobów ludzkich

1. Systemy Informatyczne Dla Pracowników

2. Systemy Kontroli Pozycji

3. Systemy zarządzania wydajnością

II. Taktyczny HRIS

taktyczny system informacji o zasobach ludzkich pomaga w dużej mierze menedżerom w wyborach, które podkreślają alokację zasobów.

1. Systemy Informacji Rekrutacyjnej

2. Systemy informacji o wynagrodzeniach i świadczeniach

3. Ramy szkolenia i rozwoju pracowników

III. strategiczne HRIS

strategiczne HRIS koncentruje się wokół zarządzania negocjacjami pracy, organizowanie pracowników i niektórych konkretnych programów HR.

1.System Planowania Zatrudnienia

2. Specyficzne oprogramowanie systemu informacji o zasobach ludzkich

IV. Kompletny HRIS

automatyzacja HRIS wprowadziła zintegrowaną bazę danych, która współpracuje z rejestrami zasobów ludzkich, dokumentami pracowników, stanowiskami pracowników, rejestrami magazynowymi, politykami organizacyjnymi, monitorowaniem pracowników i wieloma innymi rejestrami zasobów ludzkich. Są one opracowywane w zaplanowany sposób, że aplikacje mogą łatwo projektować prawidłowe raporty z dowolnego segmentu zarządzania zasobami ludzkimi.

HCM vs HRIS

HRIS obejmuje zarządzanie nieobecnościami, Portal samoobsługowy, rekrutację, szkolenia i rozwój, zarządzanie wynagrodzeniami, śledzenie personelu, przepływy pracy i zarządzanie świadczeniami.

Oznacza to, że zawiera wszystko, z czego składa się HRIS i ma więcej funkcji. Te funkcje to wydajność pracowników, kontrola pozycji, globalne wsparcie, Onboarding, analityka, usługi HR.

dlaczego HRIS zawodzi?

skuteczna automatyzacja procesów biznesowych może poprawić efektywność operacyjną i zmniejszyć ryzyko, umożliwiając pracodawcom skupienie się na zarządzaniu swoją działalnością. Dzięki odpowiedniemu wdrożeniu i wsparciu taki system może ułatwić życie każdemu. Wielu pracodawców nie rozumie złożoności procesu wdrażania ani wymaganego zaangażowania. Jest to kluczowy moment, który często decyduje o sukcesie systemu. Podczas gdy niektórzy pracodawcy mogą być wyposażeni w odpowiednie wdrożenie, wielu nie. Oto główne przyczyny nieudanej implementacji systemu

brak czasu i środków

po prawidłowym wykonaniu proces ten może potrwać co najmniej dwa miesiące, jeśli nie dłużej, i będzie wymagał uwagi tych menedżerów lub specjalistów HR w firmie, którzy mieli za zadanie ułatwić proces wdrożenia. Zajmie to trochę czasu od ich typowych obowiązków zawodowych, powodując obciążenie firmy i stres pracowników. Pracodawcy, którzy są nieprzygotowani, aby umieścić w czasie lub dostarczyć te dodatkowe zasoby, nie będą w stanie osiągnąć pożądanych rezultatów.

brak komunikacji

wiele można powiedzieć o jasnej komunikacji dostawcy / klienta. Nie wszystkie systemy są takie same, dlatego nie wszystkie implementacje będą takie same. Dostawca technologii powinien być w stanie dostarczyć kluczowych informacji, które mogą pomóc pracodawcom przygotować się do pomyślnego wdrożenia. Jest to szczególnie pomocne, gdy potrzeby pracodawcy zostały jasno przekazane i zinterpretowane.

słabe zarządzanie projektami

wdrożenie nowego systemu to zaangażowany projekt z kilkoma ruchomymi częściami. Nawet pracodawcy, którzy czują się przygotowani przed procesem wdrożenia, mogą paść ofiarą złego zarządzania projektami. Ważne jest, aby pracodawca ustalił realistyczne oczekiwania i terminy, które należy spełnić, zwłaszcza w odniesieniu do procesów biznesowych, które są wrażliwe na czas, takich jak płace.