testy niedyskryminacyjne: 401(k) zgodność

w Human Interest codziennie pracujemy nad testami antydyskryminacyjnymi (NDT) dla małych firm. Monitorujemy wszystkie konta naszych klientów, aby powiadamiać ich, gdy są narażeni na niepowodzenie, i pomagamy w tworzeniu planów, które zapobiegają ich niepowodzeniu—w tym wszystkie. Może to być trudne, a ponieważ nie znaleźliśmy dobrego źródła, które wyjaśniałoby wszystkie komponenty NDT w prosty, prosty sposób, postanowiliśmy stworzyć własny przewodnik!

jeśli jesteś zupełnie nowy w świecie badań nieniszczących, zalecamy rozpoczęcie od przeczytania poniższych sekcji, aby zrozumieć podstawy. Zagłębiamy się w więcej szczegółów na temat wykonywania NDT i bardziej uciążliwych tematów w naszym poście na temat planów Safe Harbor 401 (k).

mamy nadzieję, że okaże się to pomocne! Jeśli chcesz skonfigurować model 401 (k), możesz mieć pewność, skontaktuj się z naszym zespołem, a my z przyjemnością odpowiemy na wszelkie inne pytania.

Akronimy: NDT, SMB, HCE, NHCE, ADP, ACP

będziemy używać kilku akronimów w naszym opisie testów niedyskryminacyjnych. Aby zapewnić przejrzystość, wymieniliśmy je poniżej (wszystkie są szczegółowo wyjaśnione w późniejszych sekcjach):

• NDT: badania antydyskryminacyjne

• SMB: małe i średnie przedsiębiorstwa, zazwyczaj każda firma zatrudniająca mniej niż 100 pracowników

• HCE: wysoko wynagradzany pracownik

• NHCE: pracownik nieposiadający wysokich odszkodowań

• test ADP: rzeczywisty procentowy test odroczenia

• ACP Test: rzeczywisty test procentowy wkładu

czym są testy antydyskryminacyjne?

testy niedyskryminacyjne wymagają, aby pracownicy o określonym statusie (pracownicy o wysokim wynagrodzeniu i kluczowi pracownicy) utrzymywali się w ramach określonej stawki składek, określonej przez stawkę składek Nhce. (Zdefiniujemy te terminy i szczegółowo przedstawimy różne testy i podejścia poniżej.)

testy te mierzą poziom uczestnictwa HCEs i NHCEs, aby upewnić się, że plany nie są nadmiernie wykorzystywane przez HCEs. Testy te są zgodne z przepisami federalnymi, które zostały ustanowione dla każdego rodzaju programu świadczeń, w tym planów emerytalnych. Dany rok planowy jest często nazywany ” rokiem determinacji.”

podczas gdy testy koncentrują się na poziomach uczestnictwa we wszystkich typach pracowników w organizacji, wiele czynników może odgrywać rolę w tym uczestnictwie—i to, czy firma przejdzie lub nie przejdzie testów niedyskryminacyjnych.

dlaczego istnieją testy antydyskryminacyjne dla planów 401(k)?

ponieważ rząd USA oferuje znaczne korzyści podatkowe poprzez plany oszczędności emerytalnych 401 (k), chcą się upewnić, że plany nie przyniosą niesprawiedliwych korzyści właścicielom firm (kluczowym pracownikom) i HCE nad Nhce. Aby upewnić się, że plan 401(k) nie jest” dyskryminujący ” lub faworyzujący konkretnych pracowników, musi przejść zestaw rocznych testów. Odpowiedzialność ta spoczywa na firmie oferującej 401 (k) swoim pracownikom.

podczas gdy większość tradycyjnych, dużych firm nie ma problemów z przejściem, testy nie zostały zaprojektowane z myślą o startupach i małych i średnich firmach i mogą być mylące i trudne w nawigacji. Ale nie zniechęcaj się—robisz wielką rzecz, oferując 401(k) swoim pracownikom. Jesteśmy tu po to, by sprawić, że część dotycząca zgodności będzie trochę mniej onieśmielająca. Wiedz, że urząd skarbowy nie próbuje cię odstraszyć od skonfigurowania 401 (k). W rzeczywistości rząd zachęca pracodawców do oferowania świadczeń emerytalnych poprzez ulgi podatkowe i odliczenia (zobacz artykuły dotyczące pracodawcy 401 (K) podatek składkowy I 401 (k) koszt dla pracodawców).

HCE (pracownicy o wysokim wynagrodzeniu) i NHCE (pracownicy o wysokim wynagrodzeniu)

HCE jest technicznie zdefiniowany jako pracownik, który spełnia jedną z następujących kwalifikacji określonych przez Internal Revenue Service:

• własność: Określając, kto jest HCE ze względu na własność, musimy ocenić dwa okresy: testowany rok planowy (rok ustalenia) i rok poprzedni (rok wstecz). Jeśli pracownik posiadał więcej niż 5% udziałów w firmie w dowolnym momencie w ciągu roku ustalającego lub roku zwrotnego, niezależnie od tego, ile odszkodowania ta osoba zarobiła lub otrzymała, jest to HCE. Pracownicy związani z HCE na podstawie własności będą również traktowani jako HCE (“spokrewnieni” definiują się poprzez przypisanie rodziny—małżonek, dzieci, rodzice i dziadkowie—ale nie teściowie, rodzeństwo ani wnuki).

• odszkodowanie: odszkodowanie jest zdefiniowane przez IRS obejmuje wynagrodzenia, premie, napiwki i dodatkowe świadczenia. Ustalając, kto jest HCE z tytułu odszkodowania, rozważamy odszkodowanie tylko w roku zwrotnym. Pracownik będzie HCE na podstawie odszkodowania, jeśli roczne odszkodowanie pracownika w roku lookback wyniosło 135 000 USD lub więcej (jeśli poprzedni rok to 2021). Plan może ograniczyć liczbę HCE w oparciu o rekompensatę, wybierając w dokumencie planu, aby użyć “najlepiej opłacanych wyborów grupowych”, jak wyjaśniono poniżej. HCE i Nhce są wzajemnie wykluczającymi się kategoriami, więc wszyscy inni uprawnieni pracownicy, którzy nie spełniają powyższych testów, są uważani za Nhce.

na przykład, jeśli badania nieniszczące są prowadzone w roku planowym 2021 (rok ustalenia), będziemy szukać HCE w oparciu o rekompensatę wypłaconą w 2020 r.—i będziemy szukać HCE w oparciu o własność zarówno w 2020, jak i 2021.

nowi, zatrudnieni w połowie roku: należy pamiętać, że wysoko płatny pracownik nie będzie HCE na podstawie wynagrodzenia w pierwszym roku, w którym został zatrudniony, ponieważ nie ma odszkodowania w roku lookback. Więc możesz mieć więcej Nhce niż myślisz!

uwaga dla firm HCE-heavy: Opcjonalne wyróżnienie top 20% nazywa się ” najlepiej opłacanymi wyborami grupowymi.””Grupa najlepiej opłacana” to 20% odszkodowania dla całej grupy uczestników. Ta charakterystyka jest zwykle używana tylko wtedy, gdy istnieje stosunkowo duża liczba HCE. Jest to bardzo specyficzny przypadek użycia, więc jeśli masz pytania na ten temat, daj nam znać! Dokument planu musi zawierać najlepiej opłacane wybory grupowe specjalnie, zanim będzie można go wykorzystać.

kluczowi pracownicy

niezależnie od wyróżnień HCE i NHCE, ktoś jest uważany za kluczowego pracownika, jeśli którakolwiek z poniższych kwalifikacji jest spełniona w roku determinacji (rok testowany na status top heavy):

• odszkodowanie: każdy oficer, którego roczna rekompensata wynosi 200 000 USD lub więcej (za rok ustalenia 2022; 185 000 USD za rok ustalenia 2021).

• własność lub związek: każdy pracownik, który jest właścicielem więcej niż 5% firmy lub jest bezpośrednio związany z kimś, kto to robi.

• własność i odszkodowanie: każdy pracownik, który jest właścicielem więcej niż 1% firmy i zarabia więcej niż $150,000 (nie indeksowany).

podejścia standardowe: test ADP i test ACP

testy ADP i ACP mają zastosowanie do “tradycyjnych” planów 401 (k) (tj. planów “non-safe harbor”).

rzeczywisty procent odroczenia (ADP) test

ten test porównuje średni procent wynagrodzenia, które uczestniczy w HCE odroczyć do średniego odsetka, że nhce odroczyć. Odsetek ten pokazuje, jak relatywnie zaangażowany w plan jest każdy typ pracownika na pierwszy rzut oka. Ten test nie ujawnia całkowitej liczby ani odsetka pracowników, którzy dokonują odroczeń. Zamiast tego mierzy poziom zaangażowania.

musisz obliczyć dwa procenty:

1. roczna stawka składki HCE: pogrupuj HCE razem i Oblicz średnią roczną stawkę odroczenia pracownika jako procent całkowitego wynagrodzenia.

2. roczna stawka składki NHCE: Pogrupuj instytucje non-HCE razem i Oblicz średnią roczną stopę odroczenia pracownika jako procent ich całkowitego wynagrodzenia.

tabela ta przedstawia związek przyczynowy: roczna stawka składki NHCE określa maksymalny dozwolony wkład dla HCE. Na przykład, jeśli nhces wniósł 1%, HCE, jako średnia, może wnieść tylko 2% (lub mniej).

uwaga dotycząca obliczania wynagrodzeń HCE w stosunku do roku poprzedniego w stosunku do roku bieżącego: “rok poprzedni” oznacza średnią stopę odroczenia dla HCE w roku bieżącym (tj. testowany rok planowy) zostanie porównany ze średnim współczynnikiem odroczenia dla Nhce z poprzedniego roku kalendarzowego. Jest to ogólnie korzystne, ponieważ limit HCE znasz z wyprzedzeniem (patrz tabela w sekcji testu ADP powyżej), zamiast próbować zarządzać z ruchomym celem, który zmienia się w ciągu roku. Jednak wpływ jakiegokolwiek wzrostu udziału w kampaniach edukacyjnych zostanie rozpoznany dopiero w przyszłym roku.

jeśli konfigurujesz nowy 401(k), który korzysta z testów sprzed roku, nie będziesz miał porównania z “poprzednim rokiem”—tak więc IRS pozwala przyjąć 3% jako średnią pracowników bez wysokich rekompensat (lewa kolumna w tabeli testów ADP). W pierwszym roku zarządzania 401(k) twoi wysoko wynagradzani pracownicy będą mogli wnieść średnio do 5% swojego wynagrodzenia, jeśli zdecydujesz się skorzystać z ubiegłorocznych wyborów testowych.

Metoda ta porównuje średnią stopę odroczenia HCE dla bieżącego roku ze średnią stopą odroczenia nhce dla bieżącego roku. Plan można zmienić, aby w dowolnym momencie przejść z testów z poprzedniego roku na testy z bieżącego roku. Jednak po zatwierdzeniu zmiany plan musi zasadniczo stosować metodę roku bieżącego przez pięć kolejnych lat, zanim powróci do metody roku poprzedniego.

Test rzeczywistego udziału procentowego (ACP)

test ten ma zastosowanie tylko do przedsiębiorstw oferujących wkłady wyrównawcze w wysokości 401(k) lub po opodatkowaniu. Obliczenia i podziały są takie same jak w przypadku ADP, ale uwzględniają dopasowanie pracodawcy i składki po opodatkowaniu przy obliczaniu średniej stawki składki dla HCE i Nhce.

trzeci “test”: określenie najwyższego ciężaru

chociaż technicznie nie jest to test niedyskryminacyjny, to określenie to może skutkować wymaganym wkładem do uczestników-wyjaśniamy to tutaj. Najbardziej intensywny test sprawdza, czy kluczowi pracownicy posiadają więcej niż 60% całkowitych aktywów planu, porównując saldo na koncie kluczowych pracowników z innymi pracownikami, korzystając z danych z ostatniego dnia poprzedniego 12-miesięcznego okresu testowego. W odniesieniu do pierwszego roku obowiązywania planu (brak aktywów w roku poprzednim), najwyższe ustalenie dokonywane jest w ostatnim dniu bieżącego roku.

jeśli całkowite saldo konta kluczowych pracowników przekracza 60% salda kluczowego i innego, plan jest bardzo ciężki. Jeśli plan jest najcięższy, pracodawca musi zasadniczo wnieść minimalny wkład w wysokości 3% wynagrodzenia każdego uczestnika niebędącego kluczowym uczestnikiem. Każda składka pracodawcy wniesiona za dany rok (np. match, profit sharing, Safe harbor contributions) może być wykorzystana do zrekompensowania wszelkich najwyższych minimalnych składek należnych Uczestnikowi.

kroki działania w przypadku testów ADP, ACP i top-heavy

aby upewnić się, że plan 401(k) Twojej firmy nie jest ani dyskryminujący, ani top-heavy, prawnie wymagane jest, aby administrator 401(k) przeprowadzał testy co roku. Zdecydowanie opowiadamy się za proaktywnym, regularnym monitorowaniem i śledzeniem procentów składek (interes ludzki może w tym pomóc Twojej firmie). Zachowanie czujności przez cały rok może pomóc Twojej firmie w wstrzymaniu zmian w razie potrzeby przez pracownika bez ryzyka niepowodzenia testów lub konieczności dokonania istotnych zmian pod koniec roku planowego.

ważne jest, aby przez cały rok pracodawcy zachęcali Nhce do przyczyniania się do swoich planów 401(k), aby stosunek nie był zbyt mocno przekrzywiony w stosunku do HCEs. Jest to zarówno pomocna rzecz z punktu widzenia badań nieniszczących, jak i dobra rzecz dla pracowników w zakresie wiedzy finansowej. (Uwaga: Jak wspomniano wcześniej, korzyści ze zwiększonej rejestracji NHCE zostaną opóźnione w przypadku planów wykorzystujących wcześniejsze testy roczne.).

oto trzy wskazówki, jak zwiększyć swoje stawki składek, które można wykonać proaktywnie przed corocznym testowaniem:

1. Automatyczne zapisywanie pracowników do planu 401 (k): wykazano, że Zwiększa to ogólny wskaźnik uczestnictwa. W rzeczywistości niektóre dane pokazują, że wśród nowych pracowników automatyczna rejestracja zwiększa wskaźniki uczestnictwa w planach o zdefiniowanej składce do 91%.

2. Uczyń doświadczenie 401 (k) łatwym: Pulpit Nawigacyjny Human Interest jest nieskomplikowany i łatwy w obsłudze dla pracowników, dzięki czemu są bardziej skłonni do rejestracji i dostosowywania swoich składek w razie potrzeby.

3. edukuj Nhce na temat znaczenia przyczyniania się do 401(k): nie tylko dla pomocy firmie w przejściu badań nieniszczących, ale dla ich własnej przyszłości finansowej.

z drugiej strony (ale z tych samych powodów zachowania proporcji), powinieneś powiadomić swój HCEs, że istnieje limit, ile może być w stanie wnieść (Czytaj 401(K) limity wkładu). Jeśli zostaną odpowiednio poinformowani, powinni zrozumieć, że taki pułap jest konieczny, aby firma nie oblała testów zgodności z przepisami IRS—zwłaszcza jeśli alternatywą jest brak świadczenia emerytalnego w ogóle. Jest to o wiele lepszy scenariusz dla wszystkich zaangażowanych niż Powiadamianie o HCE po tym, jak już wnieśli zbyt wiele, że mogą wymagać zwrotu pieniędzy.

jeśli istnieje podejrzenie, że twój plan jest maksymalnie obciążony, możesz również wykluczyć kluczowych pracowników lub poprosić ich, aby nie wnosili wkładu na bieżący rok planu, aby pracodawca mógł uniknąć minimalnego wkładu w wysokości 3%, jeśli jest to wymagane.

prosty sposób: projekt Safe harbor

użycie projektu safe harbor automatycznie zwalnia plan z testów ADP i ACP (w większości przypadków). Tak długo, jak nie wpłacasz żadnych dodatkowych składek w roku objętym planem, twój 401(k) może zostać automatycznie zwolniony z testu top-heavy.

zalety projektu safe harbor:

• pomaga firmom automatycznie przejść testy ADP i ACP, może spełnić najwyższe wymagania testowe

• stanowi ogromną zachętę dla pracowników do oszczędzania na przyszłość i pozwala wszystkim pracownikom wnosić maksymalne dopuszczalne kwoty do ich 401 (k).

• obejmuje obowiązkową, podlegającą odliczeniu od podatku składkę pracodawcy na 401 (k), która może również stanowić korzyść dla rekrutacji i zatrzymywania utalentowanych pracowników

wady projektu safe harbor:

• w ramach projektu safe harbor musisz zobowiązać się do jednego roku (który musi być odnawiany co roku).

• opłaty za rozwiązanie Umowy mogą być pobierane przez niektórych rejestratorów 401 (k), jeśli kiedykolwiek zmienisz zdanie (chociaż Human Interest nigdy nie pobiera opłat transakcyjnych)

• są konkretne terminy. Jeśli zdecydujesz się zaoferować wkład safe harbor, możesz być ograniczony do rozpoczęcia go w określonym czasie.

• może to być stosunkowo drogie, w zależności od wynagrodzeń pracowników.

co się stanie, jeśli nie wykonam badania NDT? Co mogę zrobić?

po pierwsze, chcemy powiedzieć, że oblanie testów antydyskryminacyjnych jest dość powszechne i nie powinieneś się wstydzić ani stresować! Jeśli szybko podejmiesz działania naprawcze, dość łatwo je rozwiązać—i powinieneś unikać negatywnych długoterminowych konsekwencji i kar.

Human Interest i badania nieniszczące

Human Interest to internetowy dostawca usług 401(k), a ponieważ współpracujemy z wieloma małymi firmami, pomogliśmy wielu klientom rozwiązywać i rozwiązywać problemy związane z badaniami nieniszczącymi. Oto kilka sposobów, w jakie możemy pomóc klientom w testach antydyskryminacyjnych:

• Zapewnij pracodawcom łatwy w użyciu pulpit nawigacyjny, w którym mogą przeglądać statystyki wysokiego poziomu dotyczące stawek składek dla pracowników.

• przekaż swoim pracownikom Zasady testowania IRS, zarówno podczas szkolenia, jak i poprzez powiadomienia na naszej stronie internetowej.

• zachęcanie do wkładu wszystkich pracowników, w szczególności pracowników nieposiadających wysokich rekompensat, poprzez łatwość obsługi i edukację w zakresie umiejętności finansowych.

• doradzać pracodawcom w sprawie opcji automatycznego zapisywania pracowników, tak aby opt-out zamiast opt-in, co również poprawia wskaźniki uczestnictwa.

• dokonaj wymaganych zwrotów do HCES, jeśli jest to wymagane, aby nie było kar podatkowych dla danego pracodawcy.

zainteresowanie ludźmi może pomóc Twojej firmie odkryć, który projekt planu jest najlepszy dla Twoich budżetów, potrzeb i wiarygodnych scenariuszy testowych. Jeśli nie udało Ci się przeprowadzić testów u poprzedniego dostawcy, możemy pomóc odkryć przyczynę problemu. Przeprowadzając Cię przez proces konfiguracji 401 (k), możemy pomóc Twojej firmie uniknąć problemów związanych z badaniami nieniszczącymi—dzięki czemu możesz skupić się na podstawowych funkcjach biznesowych.

mamy nadzieję, że ten przewodnik okazał się pomocny. Jeśli szukasz doskonałego 401 (k) dla swoich pracowników, kliknij tutaj, aby uzyskać więcej informacji na temat Human Interest.