Zainspiruj się

praca planera wydarzeń nigdy nie jest wykonywana, nawet po zakończeniu samego wydarzenia. Tak samo ważne jak uzyskanie wszystkich szczegółów tuż przed wydarzeniem, jest praca, która pozostaje do zrobienia zaraz po samym wydarzeniu!

sprawozdanie z Wydarzenia to spotkanie z Twoim zespołem, podczas którego starannie dekonstruujesz i analizujesz poprzednie wydarzenie. Dokładne sprawozdanie z Wydarzenia pomoże Ci zidentyfikować, co poszło dobrze, co poszło nie tak, a co może być lepsze następnym razem. Jeśli nie poświęcisz czasu na przegląd swoich wydarzeń, możesz przegapić ważne możliwości poprawiania błędów i wprowadzania ważnych ulepszeń.

nawet jeśli wydaje się, że wydarzenie odbyło się bez przeszkód, zawsze istnieją elementy, które można poprawić—tutaj ważne staje się podsumowanie po wydarzeniu z zespołem. Poświęcenie czasu na odprawę wydarzenia oferuje wiele korzyści, w tym uzyskanie cennych informacji zwrotnych, usprawnienie procesu, zwiększenie doświadczenia uczestników i dalszy rozwój relacji ze sponsorami, dostawcami i pracownikami.

poświęcając czas po wydarzeniu, aby uchwycić swoje notatki i myśli, twoje wydarzenia poprawią każdą edycję lub rok! Ponadto, jeśli okaże się to konieczne, aby przekazać swoje wydarzenie komuś innemu, będziesz konfigurować je na sukces, mając wszystko udokumentowane.

odprawa rozpoczyna się podczas wydarzenia

zanim wydarzenie się skończy, poświęć trochę czasu, aby zapisać logistykę, o której chcesz pamiętać, ponieważ możesz zapomnieć o niektórych szczegółach, gdy wydarzenie jest zajęte.

weź pod uwagę następujące:

• ile osób pojawiło się na imprezie? Jaki jest procent kobiet / mężczyzn gości?
• czy to miało wpływ na catering i / lub opuszczenie?
• czy przestrzegano terminów?
• czy zdałeś sobie sprawę z jakichś wąskich gardeł lub problemów związanych z ich konfiguracją i zapobieganiem im w przyszłości?
• czy przewidziałeś wystarczającą liczbę pracowników, aby pomóc swoim gościom podczas rejestracji / obsługi szatni, na zawsze lub jakiekolwiek inne pytanie podczas imprezy?
• czy Twoi sponsorzy i partnerzy uzyskali wystarczającą widoczność?
• napisz co ci się podobało w lokalu i co chcesz poprawić.

odprawa po wydarzeniu

po wydarzeniu będziesz chciał uzyskać oceny wszystkich osób zaangażowanych w wydarzenie. Zbierz jak najwięcej informacji, które możesz uzyskać, aby ocenić cały obraz.

Wyślij ankietę eventową do swoich uczestników

użyj kwestionariusza obejmującego jak najwięcej aspektów wydarzenia, takich jak proces zaproszenia, program wydarzenia logistyka wydarzeń, dzięki czemu możesz wykorzystać informacje podczas podsumowania wydarzenia.

możesz uzyskać tego rodzaju opinie na trzy różne sposoby:

• Udostępnij swoją ankietę podczas wydarzenia, ustawiając stoisko, na którym mogą zostawiać swoje komentarze. W ten sposób otrzymujesz ich opinie, gdy są świeże w ich umyśle.
• Wyślij ankietę wydarzenia kilka dni po wydarzeniu. Jest to świetny dodatek do twojego e-maila z podziękowaniami. Hostuj ankietę jako Formularz na swojej stronie internetowej, aby mogli ją szybko wypełnić.
• poproś o opinię za pośrednictwem aplikacji eventowej (jeśli jej używasz). Jest to chyba najbardziej interaktywny sposób otrzymywania informacji zwrotnych. Upewnij się, że wyniki tej ankiety są dostępne dla sesji podsumowania wydarzenia.

zaproś Najważniejsze strony do swojego raportu

kluczowi gracze mogą dostarczyć ważnych informacji, ponieważ często mają inne zdanie na temat rzeczy. Jeśli twój zespół organizacyjny jest mały, możesz zaprosić wszystkich. Jeśli zaangażowało się wiele osób, upewnij się, że masz przedstawiciela każdej kluczowej funkcji (załoga imprezy na miejscu, miejsce hostingu, partnerzy logistyczni, prelegent lub sponsor, a ostatecznie nawet kolega, który uczestniczył w wydarzeniu.

to da Ci możliwość zebrania cennych informacji z różnych punktów widzenia i ułatwi przyszłą współpracę.

ustal szczegółowy program i skorzystaj z moderatora

ważne jest, aby trafić w kluczowe elementy wydarzenia: Rejestracja, catering, konfiguracja, prelegenci/rozrywka, oznakowanie/wystrój itp. Co więcej, ważne jest, aby wyznaczyć kogoś do prowadzenia dyskusji, aby rozmowa nie stała się chaotyczna.

zacznij od swoich celów, słuchaj uważnie, aby nie zapomnieć o podsumowaniu

zanim zaczniesz omawiać każdy aspekt wydarzenia, szybko Przejrzyj swoje cele i cele. Pomoże to Tobie i zespołowi wygenerować najlepszą opinię. Najprostszym sposobem przeprowadzenia podsumowania zdarzeń jest użycie szablonu podsumowania zdarzeń.

wykorzystaj Dane i udostępnij je innym

być może najważniejszy krok: po zebraniu danych ze spotkania podsumowującego wydarzenie i/lub ankiety ważne jest, aby używać ich do wszystkich przyszłych wydarzeń. Aby zapewnić dokumentowanie notatek i działań w dowolnym miejscu, do którego twój zespół ma dostęp w każdej chwili.

czy jesteś zainspirowany do zorganizowania następnego wydarzenia?

skontaktuj się z nami przez [email protected] lub zadzwoń +32 2 706 88 00 aby odwiedzić nasze zakłady w Antwerpii, Brukseli lub Liège. Razem zapewniamy sprawną organizację następnego wydarzenia, dzięki czemu sesja podsumowania będzie zawierała jak najwięcej pozytywnych punktów!
upewnij się, że korzystasz z innowacyjnych technologii eventowych BluePoint, które przyciągną jeszcze większą uwagę i sprawią, że wydarzenie będzie naprawdę niezapomniane. Pozytywne opinie gwarantowane!