Znaczenie planowania dokumentu biznesowego

pisanie to fajna część. Edycja jest najtrudniejsza. Wiesz jaka jest pierwsza część? Planowanie! To co robisz przed napisaniem jest tak samo ważne jak to co piszesz. Planowanie dokumentu biznesowego i używanie konspektu to cenne narzędzia, po które powinieneś sięgnąć jako pierwszy w zestawie narzędzi pisarza.

dlaczego planowanie dokumentu biznesowego jest ważne

Skuteczna komunikacja biznesowa wymaga użycia trzech liter C: pisz jasno, zwięźle i przekonująco. Jeśli dokument biznesowy jest źle napisany, zawiera liczne błędy ortograficzne lub gramatyczne, brakuje organizacji lub nie identyfikuje problemów, czytelnik ma złe wrażenie. Dlatego, aby utrzymać swoją reputację jako profesjonalista, musisz poświęcić czas na planowanie, zanim zaczniesz pisać dokument biznesowy.

na czym polega planowanie

planowanie wymaga czasu-od kilku minut do kilku godzin w zależności od rozmiaru dokumentu, ilości szczegółów i stopnia ważności.

planowanie dokumentu biznesowego wymaga od Ciebie:

• jasno określ cel
• Poznaj swoich odbiorców
• Przedstaw kluczowe punkty

skoncentruj się na celu dokumentu biznesowego

Określ swój cel i pozostań skupiony. Oczywiście, być może będziesz musiał przynieść dodatkowe materiały pomocnicze, aby wyrazić swoją opinię. Ale dodatkowe informacje nigdy nie powinny przyćmić głównego celu.

aby wyróżnić swój główny punkt, spróbuj użyć tych wskazówek:

• Zachowaj prosty format wizualnie (unikaj ozdobnych, rozpraszających czcionek)
• natychmiast zidentyfikuj problem
• przewiduj i odpowiadaj na wszelkie pytania, które może zadać czytelnik
• podaj dane, dowody lub powody wspierające główny punkt
• Zaproponuj rozwiązanie lub zaproponuj

sprawdź poniższy przykład. Zwróć uwagę, w jaki sposób e-mail identyfikuje problem (spotkanie), przewiduje pytania (czy jest to obowiązkowe?), zapewnia motywację (wpłynie to bezpośrednio na Ciebie) i daje jasny kierunek tego, co czytelnik musi zrobić (wyślij notatkę).

temat: spotkanie w środę o 10:00

Droga Sue,

wysyłam ci maila w sprawie ważnego spotkania w przyszłym tygodniu. Spotkanie odbędzie się w środę o godzinie 10:00, a wszyscy pracownicy muszą być obecni. Wiem, że jesteś bardzo zajęty jako Kierownik Działu Księgowości i doceniam, że termin spotkania może nie być idealny. Jednak to spotkanie obejmie nową inicjatywę w całej firmie, która będzie miała bezpośredni wpływ na Twój dział.

proszę wysłać notatkę do wszystkich pracowników pod twoim nadzorem w sprawie tego spotkania i podkreślić potrzebę ich obecności. Proszę dać mi znać, kiedy to się skończy.

bardzo doceniam twoją pomoc w tym zakresie. Skontaktuj się ze mną w razie jakichkolwiek pytań.

możesz skorzystać z prawa do posiadania niezorganizowanej szafy. Nie możesz skorzystać z tego prawa, jeśli chodzi o pisanie biznesowe. Komunikacja biznesowa wymaga zorganizowanego podejścia. Jeśli czytelnik jest zdezorientowany tym, co napisałeś lub nie wiesz, jakich działań oczekujesz, że podejmie, jest to ogromna porażka.

dlatego warto pisać w sposób zorganizowany, spójny. Zdania i akapity powinny płynąć naturalnie, prowadząc czytelnika od jednego tematu do następnego. Użyj odpowiedniego formatowania dokumentów biznesowych. A doskonałym ćwiczeniem, które pomoże Ci zorganizować i zaprezentować swoje pisanie, jest użycie konturu.

użyj konturu

kontur pozwoli Ci pomyśleć o tym, co musisz powiedzieć i jak to zrobić w kolejności, która ma sens. Zacznij od głównych punktów. Następnie dodaj podpowiedzi, które obsługują główny punkt. Kiedy je zapiszesz, zaczniesz widzieć, gdzie możesz potrzebować zmienić kolejność. Lub poproś o dodanie dodatkowych informacji.

kolejna korzyść z używania konturu: zmusza do spowolnienia. Zbyt szybkie pisanie prowadzi do niechlujnych błędów. Kontur sprawia, że uderzasz w pauzę, powoli myślisz o obrazie, który próbujesz namalować dla czytelnika, i eliminujesz nieistotności.

oto przykład podstawowego zarysu:

Tytuł: Zamknij drzwi do biura

1. wszyscy pracownicy muszą zacząć zamykać drzwi w nocy
   1. Wymień powody, dla których jest to potrzebne
   2. wyjaśnij, że jest to skuteczne natychmiast
2. omów Nowe Zamki do zainstalowania
   1. nowe klucze do rozdania
   2. co zrobić, jeśli zgubisz klucz
3. wniosek: Pochwal pracowników za wsparcie tej nowej inicjatywy

nie zapomnij edytować swojego dokumentu biznesowego

Twój dokument biznesowy nie jest gotowy, dopóki go nie poprawisz. Czytaj, edytuj, powtarzaj. Nie podważaj wiarygodności swojej pracy literówkami, błędami interpunkcyjnymi i nieścisłościami.

kopiujący używają tej sztuczki, aby znaleźć jakiekolwiek zaległe błędy gramatyczne lub typograficzne w tekście: przeczytaj go głośno w całości. I rób to w wolnym tempie. Słuchaj uważnie, co brzmi dziwnie. Może napisałeś “lose”, kiedy chciałeś powiedzieć “loose”. Albo pominąłeś słowo. I usłyszysz, gdy dwa razy podasz ten sam punkt w jednym akapicie.

napisanie profesjonalnego dokumentu biznesowego nie jest łatwym zadaniem. Ale przy odpowiednim planowaniu, organizowaniu myśli za pomocą konturu i stosowaniu powyższych wskazówek, możesz opanować sztukę pisania dokumentów biznesowych.