zrozumienie e-fakturowania i e-fakturowania: definicje, korzyści i niuanse

nadszedł czas, aby odejść od papierowych rachunków, które wymagają drukowania i dostarczania pocztą, i objąć e-fakturowanie, aby osiągnąć bardziej wydajną i efektywną dostawę. E-rachunki mogą nawet łączyć się bezpośrednio z najczęściej zadawanymi pytaniami lub przetwarzaniem płatności, aby przyspieszyć płatności rachunków.

Co To Jest E-Fakturowanie?

fakturowanie elektroniczne lub e-fakturowanie to proces, za pomocą którego rachunki są wysyłane i opłacane elektronicznie. Proces ten umożliwia klientom otrzymywanie rachunków za pośrednictwem poczty elektronicznej, portalu internetowego lub nawet w formatach danych nadających się do odczytu maszynowego, co ułatwia sprawniejszą dostawę i płatność.

proces e-fakturowania jest zarządzany przez dział należności, pobierając dane z oprogramowania księgowego lub systemów ERP i dostarczając je klientom. Coraz częściej aspekty tego procesu bez papieru są zautomatyzowane, aby poprawić szybkość i dokładność, w tym działania następcze, w których ramy czasowe płatności rachunków wykraczają poza warunki.

jak wygląda e-rachunek

e-rachunek lub e-Faktura to po prostu elektroniczna wersja tradycyjnego rachunku lub faktury. Wizualnie może to odzwierciedlać tradycyjny układ rachunków papierowych lub wykorzystywać możliwości online – takie jak bezpośredni link do płatności rachunków, często zadawanych pytań lub powiązanych zasobów.

alternatywnie rachunki elektroniczne mogą być dostarczane jako dane do odczytu maszynowego, takie jak dokumenty w formacie EDI lub XML, aby ułatwić automatyczne przetwarzanie i płatności przez oprogramowanie do obsługi należności.

w kontekście B2B e-billing dotyczy dostarczania faktur elektronicznych, które zawierają szczegółowe informacje, takie jak ramy czasowe płatności, Informacje podatkowe, numer zamówienia i szczegółowe wyniki.

jak działa proces e-Billing

e-billing to proces, w którym generowane są i dostarczane klientom rachunki elektroniczne, wysyłane przypomnienia i zbierane płatności. Proces e-fakturowania obejmuje również pewien stopień ustalania cen i kredytów, które można ręcznie ustawić dla każdego klienta lub określić za pomocą automatyzacji opartej na regułach.

kroki w procesie e-fakturowania są wymienione poniżej.

1. ustawienie kredytu – pierwszym krokiem w każdym procesie rozliczeniowym jest określenie limitu kredytowego i terminu płatności. Nowoczesne rozwiązania e-bilingowe mogą zamknąć pętlę od sprzedaży po kredyt, aby zoptymalizować wydajność i zminimalizować ryzyko.
2. wycena-kolejnym krokiem jest ustalenie ceny za dostarczone towary lub usługi. Elektroniczne rozwiązania rozliczeniowe mogą wyszukiwać ceny z bazy danych i stosować rabaty na poziomie konta lub kontaktu zgodnie z wymaganiami.
3. tworzenie Rachunków-e-rachunki są generowane z danych ERP lub systemu księgowego, które są wprowadzane do szablonu rachunku wymaganego dla każdego odbiorcy-od PDF do EDI. Ten krok jest zwykle zautomatyzowany i postępuje znacznie szybciej niż tradycyjne ręczne tworzenie rachunków.
4. dostarczanie Rachunków – kolejny etap, który jest zwykle zautomatyzowany, dostarczanie e-rachunków może przebiegać za pośrednictwem poczty elektronicznej, portalu, transferu plików lub bezpośredniej transmisji danych. Powiadomienia o rachunkach przez SMS, powiadomienia e-mail, WhatsApp lub podobne kanały mogą być używane do ostrzegania odbiorców, że ich e-rachunek jest dostępny za pośrednictwem bezpiecznego portalu internetowego.
5. PRZYPOMNIENIA-Jeśli biller uważa, że klienci nie potwierdzili, nie otworzyli ani nie zapłacili swojego e-rachunku w określonym terminie, komunikaty z przypomnieniami mogą być uruchamiane automatycznie, aby zachęcić do szybkiej płatności.
6. przetwarzanie płatności – e-billing oferuje wyraźną przewagę nad rozliczaniem papierowym w otrzymywaniu płatności, ponieważ klienci mogą otrzymać link do kliknięcia i zapłaty rachunku online za pomocą karty kredytowej lub bezpośredniego depozytu. Większa automatyzacja jest możliwa, gdy e-rachunki są dostarczane do zautomatyzowanych systemów płatności, które weryfikują żądanie płatności za pomocą numeru PO i dokonują automatycznych płatności za pośrednictwem ACH/NACHA.
7. Sales intelligence and reporting – śledzenie i raportowanie dotyczące dostarczania e-rachunków, odbioru, a nawet tego, kto przeczytał lub odpowiedział na e-rachunki, zapewnia wyraźną przewagę w walce z opóźnieniami w płatnościach w zakresie zdrowych przepływów pieniężnych. Informacje dotyczące sprzedaży można uzyskać na podstawie faktur, miejsca i czasu, a także informacji, które konta mogą mieć problemy z terminową płatnością i stwarzać przyszłe ryzyko kredytowe.

najważniejsze zalety oprogramowania do e-fakturowania

oprogramowanie do e-fakturowania umożliwia działom należności znacznie większą wydajność. Eliminacja nieefektywności procesu oszczędza czas i pieniądze, a także zapewnia dokładniejsze i szybsze dostarczanie faktur do klientów w celu szybkiej płatności. Dobrze wdrożony elektroniczny system rozliczeniowy to coś więcej niż tylko operacyjna aktualizacja, to strategiczna przewaga.

najważniejsze zalety oprogramowania do e-fakturowania to:

1. wydajność procesu-papierowe rachunki wymagają znacznie więcej czasu i wysiłku, aby produkować i dostarczać, rachunki elektroniczne zajmują ułamek tego.
2. Zwiększona dokładność-bezpośrednie połączenie między elektronicznym systemem rozliczeniowym a oprogramowaniem księgowym i / lub systemami ERP eliminuje błędy ludzkie z procesu.
3. zwiększona dostarczalność-wysyłanie rachunków papierowych pocztą nie gwarantuje dostarczalności. Pandemia koronawirusa wykazała, że dostawa elektroniczna jest bardziej elastyczna i dokładna, docierając do klientów tam, gdzie są, w pożądanym formacie.
4. widoczność statusu – wiedza, kto otrzymał, przeczytał i odpowiedział na swoje rachunki elektroniczne, umożliwia bardziej ukierunkowane działania następcze i pomaga prognozować przepływy pieniężne.
5. Automatyzacja-firmy coraz częściej chcą zautomatyzować powtarzalne ręczne procesy w celu zwiększenia wydajności, dzięki czemu wykwalifikowany personel może skupić się na bardziej dochodowych działaniach. Przejście od rachunków papierowych do e-fakturowania stwarza ogromne możliwości automatyzacji procesów.
6. usprawnione płatności za rachunki – e-rachunki mogą być wysyłane z linkami do płatności, aby przyjmować płatności online za pomocą karty kredytowej, karty debetowej lub bezpośredniego depozytu.
7. zmniejszenie kosztów ogólnych – brak konieczności konserwacji i zarządzania maszynami do drukowania i dostarczania rachunków papierowych, ani płacenia za przesyłkę pocztową, może przynieść znaczne oszczędności dla wielu firm.
8. skalowalność i elastyczność-e-billing to znacznie bardziej skalowalne rozwiązanie niż fakturowanie papierowe. Tradycyjnie, jeśli wolumeny rozliczeń wzrosną, konieczne będą inwestycje w drukowanie, zarządzanie procesami i dostawy. Inwestycja ta byłaby zbędna i zmarnowana, gdyby wielkość sprzedaży spadła. Systemy elektroniczne mogą skalować się w górę iw dół szybciej i wydajniej.
9. redukcja śladu węglowego-rachunki papierowe wymagają więcej energii i zasobów do produkcji i dostarczania (pocztą). Rachunki elektroniczne są o wiele bardziej energooszczędne i lepsze dla środowiska.
10. Lepsza obsługa klienta-rachunki papierowe mogą teraz wyglądać trochę staroświecko dla klientów. E-rachunki mogą być prezentowane w bardziej profesjonalny sposób, z usprawnionym dostępem i przetwarzaniem płatności, upraszczając i zwiększając doświadczenie każdego klienta z Twoją marką.

Who e-Billing pomaga

e-billing pomaga w szerokim zakresie funkcji w każdej firmie. Od usprawnienia tworzenia i dostarczania rachunków w ramach należności, po automatyzację procesów rozliczania klientów. Ulepszenia w zakresie kapitału obrotowego i prognozowania przepływów pieniężnych zapewniają pewność i kapitał wspierający wzrost i inwestycje w całej firmie. Niektóre z największych skutków są wymienione poniżej.

• Finanse-e-billing poprawia efektywność rozliczeń i uwalnia kapitał obrotowy, obniżając OSD, wcześniej utrzymywany w Księdze należności. Większa widoczność statusu związana z e-bilingiem umożliwia dokładniejsze prognozowanie przepływów pieniężnych, wspierając inwestycje w szerszym obszarze działalności na rzecz wzrostu i stabilności.
• Klienci-gdy klienci otrzymują swoje rachunki elektronicznie, są w stanie zapłacić im łatwiej i szybciej, a także mają dostęp do historii rozliczeń, jeśli będą musieli przedrukować cokolwiek.
• dostawcy – jeśli zezwolisz swojemu łańcuchowi dostaw na wystawianie faktur drogą elektroniczną, mogą oni działać wydajniej i szybciej dokonywać płatności, nie tracąc czasu na zapytanie i Wyjaśnienie niedokładnych danych na fakturze.
• Dział AR– należności korzyści z e-fakturowania więcej niż jakikolwiek inny aspekt działalności, to tutaj korzyści płynące z automatyzacji procesów i poprawy wydajności umożliwiają zwiększenie wydajności w stosunku do KPI.
• dział AP-otrzymywanie faktur drogą elektroniczną pomaga księgowym w prognozowaniu wydatków, korzystaniu z rabatów na wcześniejsze płatności i bardziej efektywnym przetwarzaniu płatności.
• operacje – operacje korzystają z lepszych przepływów pieniężnych i możliwości prognozowania finansowego e-billing, umożliwiając większe inwestycje tam, gdzie są potrzebne do poprawy możliwości operacyjnych i wydajności.

Czym Różni Się E-Fakturowanie Od E-Fakturowania?

chociaż e-fakturowanie i e-fakturowanie są czasami używane zamiennie, fakturowanie elektroniczne jest częściej używane do opisania konkretnego aspektu procesu fakturowania w kontekście B2B. Konsumenci otrzymujący rachunek za media drogą elektroniczną Zwykle opisywaliby to jako rachunek, podczas gdy firma otrzymująca fakturę za określone wymienione produkty, przeciwko konkretnemu PO, mówiłaby o otrzymaniu faktury.

faktury są konkretnymi dokumentami rozliczeniowymi wysyłanymi podczas procesu rozliczeniowego. E-fakturowanie zazwyczaj obejmuje szerszy zakres funkcji niż tworzenie faktur, dostarczanie, monitorowanie i obsługa płatności spotykane w EIPP (electronic invoice presentment and payment) lub e-fakturowanie. e-billing obejmuje również pewne elementy ustalania limitów kredytowych i tabel cenowych, a także zamykanie pętli od płatności do wglądu w sprzedaż i dostosowywanie ocen kredytowych.

system e-fakturowania lub rozwiązanie w organizacji będzie zawierać element EIPP, ale rozszerza go o wgląd, wycenę i kwestie kredytowe mające zastosowanie zarówno do konta, jak i płatnika.

czy e-fakturowanie i e-fakturowanie mogą pomóc mojej organizacji

po przeczytaniu tej informacji prawdopodobnie rozważasz inwestycję w e-fakturowanie, być może chcesz wdrożyć oprogramowanie do e-fakturowania we własnym zakresie lub wybrać odpowiedniego dostawcę usług, aby zapewnić sukces wdrożenia e-fakturowania.

nasza rada to rozmowa z kilkoma różnymi dostawcami e-fakturowania, którzy pomogą Ci zdefiniować potrzebne rozwiązanie i jak najlepiej to zrobić. W Corcentric możemy pomóc w ocenie różnych aspektów EIPP i szerszego zestawu rozwiązań do e-fakturowania-skontaktuj się z nami, aby uzyskać niezobowiązującą rozmowę już dziś.