Plantillas gratuitas de Solicitud de Carta de Cita

Aunque puede parecer una tarea bastante sencilla, escribir una carta para solicitar una cita en realidad puede resultar una tarea bastante difícil de hacer. Le estás pidiendo a alguien que te conceda su tiempo y atención, y una respuesta afirmativa nunca se da.Si escribes para pedir una reunión con alguien que nunca has conocido, la persona a la que escribes probablemente no sabe nada de ti y, por lo tanto, es menos probable que te conceda una cita. La persona a la que le escribes también puede tener un tiempo muy limitado y no aceptar muchas solicitudes de cita. Si tomas un tono demasiado amistoso o agresivo en tu carta, puede ser contraproducente.A pesar de que puede haber algunos desafíos, nuestras plantillas de solicitud de carta de cita le brindan las herramientas para ayudarlo a solicitar esa reunión importante.

Plantilla de Carta de Solicitud de Cita

En la carta a continuación, Jeffrey Sampson escribe una carta para solicitar una reunión con su representante de distrito estatal en la Cámara de Representantes de los Estados Unidos. Está participando en un esfuerzo de promoción de base y quiere discutir un tema que es importante para él en persona en la oficina local de su legislador. En su carta, él hace un eficaz solicitud indicando claramente su objetivo y su problema y proporcionar toda la información necesaria para el seguimiento.

Cómo Escribir una Carta de Solicitud de Cita

Este tipo de carta tiene un propósito y una meta específicos: para pedir una reunión con alguien. En el caso de la plantilla de carta de solicitud de cita, el escritor es un constituyente que escribe a su congresista para solicitar una reunión en persona. Independientemente de la persona con la que solicite una cita, debe elaborar su carta de manera efectiva para lograr su objetivo.

Los legisladores, ejecutivos y otros líderes con los que tal vez desee reunirse personalmente tienen tiempo limitado y horarios ocupados. Es por eso que es imperativo que vayas directo al grano en la introducción. Preséntese brevemente y, si escribe a un legislador, mencione que usted es un constituyente. Luego, indique claramente en la apertura de su carta que está escribiendo para solicitar una cita en persona en un lugar específico.

El segundo párrafo de su carta debe explicar brevemente por qué desea programar una cita. Es importante que esta sección sea concisa proporcionando un resumen general de su preocupación o problema y lo que espera lograr con una reunión. Ten en cuenta que estás solicitando tiempo y atención a esta persona. Eso significa que su carta tiene que convencer rápidamente a la persona o a su personal de que su reunión valdría la pena el tiempo.

Cierre su carta con fuerza mencionando que tiene la intención de hacer un seguimiento poniéndose en contacto con la persona, o su personal, directamente por teléfono para determinar la hora disponible para una reunión. Esto demuestra la seriedad y determinación de su solicitud. Proporcione también sus datos de contacto, un número de teléfono y un correo electrónico.

Qué evitar en Su Carta de Solicitud de Cita

Un error que definitivamente debe evitar en su carta es asumir que la persona a la que le escribe tiene la obligación de reunirse con usted. Si te presentas como presuntuoso o pareces como si no respetaras su tiempo, él o ella puede decidir no reunirse contigo. Es esencial que exprese su agradecimiento por adelantado por su consideración de su solicitud.

Dado que este es un entorno formal, la carta debe reflejarlo. Redacte su documento como lo haría con cualquier otra correspondencia comercial, con un tono profesional y una gramática, ortografía y puntuación correctas. Si te encuentras preparado, tu destinatario tomará tu solicitud más en serio.

Evite ser demasiado prolijo o detallado en su carta de solicitud. Si y cuando obtenga una reunión, ese será el momento de entrar en más detalles sobre su problema o preocupación. La carta es simplemente para hacer un contacto inicial, así que manténgala corta y apéguese al punto.

Cómo hacer un Seguimiento Después de Enviar Su Carta de Solicitud de Cita

Es fundamental que realice un seguimiento después de enviar su carta; de lo contrario, su solicitud puede quedar sin respuesta o ignorada. Dependiendo de la posición que ocupe el destinatario de su carta, un miembro del personal puede servir como filtro inicial para la correspondencia. El seguimiento asegura que su carta no se pierda en la confusión.

Llame a la oficina de la persona después de que llegue la carta y refiérase a su carta. Es posible que desee preguntar sobre el horario y la disponibilidad de la persona. Reitere que le gustaría programar una cita. No tengas miedo de ser asertivo. La persona a la que le escribió puede tener muchas solicitudes de cita y disponibilidad limitada, por lo que desea destacar entre la multitud. Manténgase siempre respetuoso y profesional en su seguimiento.

Las 5 mejores Solicitudes de Envío de Cartas de Cita para llevar

1. Vaya directo al punto

No deambule en la introducción de su carta. Sea específico sobre quién es, su conexión con el destinatario (constituyente, empleado, etc.).), y la razón por la que está escribiendo: para solicitar una cita.

2. Agregue algunos detalles sobre su solicitud

Proporcione un poco de información sobre por qué solicita una reunión. Esto ayudará al destinatario a determinar si la cita vale la pena su tiempo. Sin embargo, evite entrar en demasiados detalles. Sea breve y conciso.

3. Exprese su gratitud por adelantado

Reconozca que esencialmente está pidiendo un favor y exprese su agradecimiento por adelantado por considerar su solicitud de reunión. Esto muestra respeto por el tiempo y la disponibilidad de la persona e indica que lo reconoce como valioso.

4. Siga las mejores prácticas de correspondencia comercial

Esta es una solicitud formal, así que asegúrese de revisar y revisar la ortografía, la gramática y la puntuación. Escribe en un tono de voz profesional y asegúrate de no hacer que la letra suene demasiado informal.

5. Cierre fuerte con la promesa de hacer un seguimiento

Mencione que planea hacer un seguimiento de su carta con una llamada telefónica para verificar la disponibilidad de la cita que está solicitando. Esto le da a su carta un peso adicional y muestra su compromiso con su solicitud.